第三章 工作分析与工作设计.ppt

1 工作分析与工作设计 第三章 课前案例 2 A公司是一个生产汽车零配件的中型公司 大学刚毕业的小杨到该公司从事人力资源管理工作 在工作的过程中 他发现该公司的人力资源工作存在一些弊端 比如 工作岗位职责要求很不明确 没有详细的工作内容 工作说明和规范 也没有相应的成文典章制度 员工们的职责几乎是凭他们自己的理解和自觉性来履行的 这样他们之间经常以不知道或不明确自己的工作为由 出现人浮于事 纠缠扯皮现象 特别让他吃惊的是 有一次 他到车间去查看员工的工作情况时意外地发现位于甲乙两个车间的通道里堆满了杂物和废品 很影响工作人员的行走 也有碍美观 于是他让车间的小王负责清理时 小王却声称那不是他们车间的事 不应该让他去负责 他只负责属于他们车间内部的卫生 小杨听后很生气 但又觉得小王的说法似乎也有道理 于是他就又跑到乙车间去了解情况 而乙车间的人又说这属于甲车间的事情 整个公司里这样的事情非常多 导致很多问题互相推诿没有人去做 3 内容 4 3 1工作分析概述 5 一 工作分析的地位 双子星塔 地基建设现场 6 工作分析是人力资源管理的平台 工作分析 招聘选拔 培训开发 晋升 绩效评价 工作设计 工作评价 薪酬管理 7 二 什么是工作分析 jobanalysis 是组织人力资源管理的基础 是获得有关工作信息的过程 研究一个职位包括的具体工作内容和责任 对这一职位的工作内容及有关因素做全面的 系统的描述和记载 指明承担这项工作的人员必需具备的知识和能力 界定本工作与其他工作的差异 通过工作分析得到的信息被用来制作职位说明书 解决 某一职位应该做什么 和 什么样的人来做最适合 的问题 8 三 工作分析的作用 预测人员需求 制定人力资源规划的基础 为招聘录用提供了标准 可以作为雇员培训和发展的目标 为员工绩效评估确立了依据 有助于确定员工的报酬 工作分析的作用 有利于劳动保护工作的开展 9 中外运 敦豪国际快件公司招聘广告 DHL 职位名称 人力资源经理 分公司 职责 确保所有的人力资源战略和政策都能够与公司的业务发展相匹配 确保对员工进行有效的培训以提高员工的质量 通过对下属的甄选 培训 激励以及开发确保他们能够胜任当前以及未来的职责 任职资格 大学及大学以上教育程度 人力资源领域五年以上工作经验 两年管理经验 对国家政策和规章制度有全面了解 良好的英语和计算机应用能力 10 3 2工作分析的过程与方法 11 工作分析的一般流程 准备阶段 调查阶段 分析阶段 完成阶段 确定用途 确定工作内容及其相关资料对于组织的用处 成立工作分析小组 专家 人力资源专业人士 搜集工作的背景信息 了解组织的结构 经营以及工作 选择需要被分析的典型工作确认和选择搜集工作内容及相关信息的方法为必要的和合乎逻辑的工作分析步骤安排时间表实际搜集工作分析信息 职位调查表 共同审查所获得的工作信息归纳总结出工作分析的必需材料和要素 核实工作描述 编写工作说明书修订工作说明书 形成最终的工作说明书 12 一 工作分析的准备与设计 工作分析的准备明确工作分析的总目标 总任务设计调查方案搞好职工对工作分析的接纳工作组织有关人员学习掌握职务调查 分析的具体实施步骤和方法审查现存文件 过去的工作描述 组织结构图 工作分析的资料和其他有关企业的信息可以用来参考 13 一 工作分析的准备与设计 工作分析的设计选择信息来源选择工作分析人员选择收集信息的方法和系统 二 工作信息的获取阶段 编制各种调查问卷和提纲在调查中 应灵活运用访谈 问卷 观察和参与等方法广泛深入地收集有关职位的工作内容 14 15 工作分析中需要搜集的信息 1 工作活动 工作关系工作活动与过程 活动记录所运用的程序 个人的责任领导和下属等2 工作中的人的活动人的行为 如身体行动以及工作中的沟通作业方法分析中使用的基本动作 工作对人的要求 如精力的耗费 3 在工作中所使用的机器 工具 设备以及工作辅助用品电话 电脑 传真机 汽车 对讲机 飞机 车床 4 与工作有关的有形和无形因素处理或者运用的知识 比如会计 所加工处理的材料 所生产的产品或所提供的服务 5 工作绩效工作标准 工作的衡量要素 如完成一项工作所花费的时间 6 工作背景工作时间表 物理工作条件 7 工作对人的要求个人特征 如个性和兴趣 所需要的教育与培训水平 工作经验 16 二 工作信息的收集 工作实践法直接观察法访谈法问卷调查法 写实法 典型事例法 需要多种方法的结合 17 一 工作实践法 工作分析人员亲自从事所需研究的工作 优点 可以准确地了解工作的实际任务 在体力 知识 经验等方面对任职者的要求 适用 适用于短期内可以掌握的工作 缺点 不适用于需要进行大量训练和危险的工作 18 二 直接观察法 工作分析人员观察所需分析的工作的过程 优点 工作分析人员能够比较全面 深入地了解工作的要求 适用 适用于工作内容主要是由身体活动来完成的工作 如 装配线工人 保安人员等 缺点 不适用于脑力劳动成分较高的工作 处理紧急情况的间歇性工作 如 律师 教师 急救站的护士等等 19 三 访谈法 与工作的承担者面谈是收集信息的一种有效方法 最有发言权 主要类型 个别访谈法工作之间有明显差别时使用 时间比较充分的情况下采用 群体访谈法多名员工从事同样的工作时使用 20 访谈时提问的典型问题 你平时需要做哪些工作 主要的职责有哪些 如何去完成它们 在哪些地点工作 工作需要怎样的学历 经验 技能或专业执照 基本的绩效标准是什么 工作有哪些环境和条件 工作有哪些生理要求和情绪及感情上的要求 工作的安全和卫生状况如何 21 访谈法的优缺点 优点 能够简单 迅速地收集工作分析资料 适用性强 由任职者亲口讲出工作内容 具体而准确 缺点 被访谈者往往夸大其承担的责任和工作的难度 容易引起工作分析资料的失真和扭曲 22 四 问卷调查法 优点 能够迅速得到进行工作分析所需的资料 速度快 节省时间和人力 实施费用一般比其他方法低 调查表可以在工作之余填写 不会影响工作时间 可以使调查的样本量很大 适用于需要对很多工作者进行调查的情况 调查的资料可以数量化 由计算机进行数据处理 缺点 设计理想的调查表要花费很多时间 人力和物力 设计费用比较高 填写调查表是由工作者单独进行 缺少交流 被调查者可能不积极配合与认真填写 从而影响调查的质量 23 三 工作信息的分析与综合 工作名称分析工作规范分析工作任务分析 工作内容 职责工作责任分析 工作权限工作关系分析 协作关系劳动强度分析 劳动定额等工作环境分析 物理环境 安全环境 社会环境工作执行人员必备条件分析 知识 经验 操作能力和心理素质 四 总结 完成阶段 召集整个调查中所涉及的基层管理者及任职人员 讨论由职位分析人员制定的职务说明书和职务规范是否完整 准确召开职务说明书和职务规范的检验会 将职务说明书和职务规范初稿复印 分发讨论斟酌职务说明书中的每个词语 参会人员提出意见根据讨论的结果 列出详细的职位说明书 24 25 五 工作分析的结果表达 基本资料 工作描述 任职资格说明 工作环境 职务名称直接上级职位所属部门工资等级工资水平所辖人员定员人数工作性质 工作概要工作活动内容工作职责工作结果工作关系工作人员运用的设备和信息说明 最低学历培训工作年限 经验能力兴趣爱好个性体能特殊要求 工作场所工作环境的危险性说明职业病工作时间要求工作的均衡性工作环境的舒适性 26 工作说明书的内容 职位标识 职位编号 职位名称 所属部门 直接上级 所辖下级 制作日期 薪点等 职位概要 用一句话说明为什么要设置这一职位 目的是什么 履行职责 主要应负责任 每一项责任的具体内容 要达到的目的 业绩标准 业绩衡量标准 如何衡量每一项责任的完成情况 工作关系 报告对象 监督对象 合作对象 外部交往 使用设备 使用的主要设备 工作的环境和工作条件 时间 地点 室内 室外 噪音 危险等等 任职资格 任职资格要求 具备何种条件的人适合承担这一职位 其他信息 主要挑战 决策和规划等 27 工作说明书的书写规范 28 工作说明书的监督与审查 将一个新员工填补到工作岗位上的时候 当生产的产品或产出发生重大变化时 当新设备 新方法或新程序被引入工作场所时 当工作单位出现重组时 在开始执行新的薪资制度的时候 当工作被赋予新的职责的时候 至少每年一次由人力资源管理人员负责在正式绩效评价之前的60天 29 3 3工作设计 30 一 工作设计的内容 工作内容工作职能工作关系工作结果工作结果的反馈 31 二 工作设计的要求 全部职务的集合通过工作设计应能顺利地完成组织的总任务全部职务所构成的责任体系应能保证组织总目标的实现职务分工应有助于发挥人的能力 提高组织效率 这就要求工作设计应全面权衡经济原则和社会原则每个职务规定的任务 责任应由当时的资源条件决定适当人选 32 三 影响因素 个人 行为因素 自主权 多样性 任务一体化 任务意义 反馈组织因素专业化 工作流程和工作习惯环境因素人力资源因素 社会期望 四 工作设计的类型 效率型工作设计方法激励型工作设计方法生物型工作设计方法知觉运动型工作设计方法 33 1 效率型工作设计方法 这种方法是旨在找到一种使得效率最大化的最简单的方法来构建工作 包括降低工作的复杂程度从而提高人的效率 即让工作变得尽可能简单 从而使任何人只要经过快速培训就可以胜任工作评价科学管理是一种最早也是最有影响的效率型工作设计的方法 科学管理首先要做得的是找出完成工作的 一种最好的方法 通常需要进行时间 动作研究以找到工人工作的最有效方法 然后则对工人的潜在能力进行甄选 并按照完成工作的 最有方式标准 对工人进行培训 并通过金钱刺激来使工人发挥最大能力 如果按照这种方法设计工作 组织就可以减少对较高能力水平员工的依赖 一个员工是很容易被替代的 因为新员工经过快速而低成本的培训就可以胜任工作 效率型工作设计强调按照工作任务专门化 技能简单化以及重复性的基本思路来进行工作设计 按照这种方法来进行工作设计 组织就能够减少它所需要的能力水平较高的雇员数量 从而减少组织对单个工人的依赖 34 机械型工作设计法对工作特征的描述如下 1 工作专门化 从工作目的或者工作活动角度来说 工作是高度专门化的吗2 工具和程序的专门化 就目的方面看 这种工作所使用的工具 程序 原材料等是高度专门化的吗 3 任务简单化 工作任务是比较简单 不太复杂的吗 4 单一性活动 工作要求任职者在同一时间内只从事一项任务吗 它是否不要求任职者同时或者紧接着完成多项活动 5 工作简单化 工作所要求的技能较少 同时所要求的培训时间也相对较短吗 6 重复性 工作要求在职者反复不断地执行相同的一种或多种活动吗 7 空闲时间 在工作的各种活动之间只有很少的空闲时间吗 8 自动化 工作中的许多活动都实现了自动化或者能够得到自动化设备辅助吗 35 2 激励型工作设计方法 这种方法强调的是可能会对工作承担者的心理反应以及激励潜力产生影响的那些工作特征 并且把态度变量 比如满意度 内在激励 组织承诺 工作参与以及出勤率 生产率等 看成工作设计的最重要结果 激励型工作设计法所提出的设计方案往往强调通过工作扩大化 工作丰富化等方式来提高工作的复杂性 同时还强调要围绕社会技术系统来进行工作的构建 激励型工作设计法倾向于强调提高工作的激励潜力 工作扩大化 增加所需完成工作的类型 工作丰富化 增加工作的决策权 以及自我管理工作团队等管理实践都可以在激励型工作设计法中找到自己的渊源 研究表明 激励型工作设计法在大多数情况下提高了员工的满意度和绩效质量 但并非总能带来绩效数量的增加 同时 由于这个模型是基于个人未必存在的心理状态设计的 因此 管理者很难直接应用它 36 激励型工作设计法对工作特征的描述如下 1 自主性 这种工作允许承担者在工作时间 工作顺序 工作方法 工作程序 质量控制以及其它方面的决策拥有自由 独立或者相机行事的权力吗 2 内在工作反馈 工作活动本身能够提供有关工作绩效有效性 用质量和数量来衡量 的直接而清晰的信息吗 3 外在工作反馈 组织中的其他人 管理人员和同事 提供有关工作绩效有效性 用质量和数量来衡量 方面的信息吗 4 社会互动 工作本身能够提供积极的社会互动 比如团队工作或者同事协助 吗 5 任务 目标清晰度 工作的责任 要求和目标清晰而具体吗 6 任务多样性 工作的责任 任务和活动具有多样性吗 7 任务一致性 工作要求承担者完成一件具有整体性和具有可辨认性的工作吗 它是否给任职者提供一个从头到尾完成全部整件工作的机会 8 能力 技能水平要求 工作要求较高水平的知识 技能和能力吗 9 任务重要性 同组织中的其他工作相比 这种工作是否具有显著性和重要性 10 成长 学习 工作是否提供学习以及在能力和熟练程度方面成长的机会 37 3 生物型工作设计方法 主要来源于生理机械学 工作心理学 职业医学 也就是通常所说的人类工程学 人类工程学所关注的是个体心理特征与物理工作环境之间的交互界面 其目标是以人体工作的方式为中心对物理工作环境进行结构性安排 从而将工人的身体紧张程度降到最低 因此 它对身体疲劳度 痛苦以及健康抱怨等问题非常关注生物型工作设计法已经被运用到对体力要求比较高的工作进行再设计 以降低某些工作的体力要求 使得每个人都能完成它 许多生物型工作设计法还强调 对机器和技术也要进行再设计 比如调整计算机键盘的高度来最大限度地减少职业病 如腕部血管综合症 对于办公室工作来说 使座椅和桌子的设计符合人体工作姿势的需要 38 生物型工作设计方法对工作特征的描述 1 力量 工作只要求非常小的肌肉力量吗 2 抬举力 工作只要求相当小的抬举力以及 或 只要求任职者举起相当轻的物体吗 3 耐力 工作只要求相当弱的肌肉忍耐力吗 4 座位位置 工作中的座位安排恰如其分吗 有足够的机会坐下 有舒适的座椅以及良好的坐姿支持等 5 体格差异 从间隙距离 伸手距离 眼的高度以及腿的放置空间等来看 工作场所能够容纳各种不同体格的人吗 6 手腕运动 工作允许人的手腕伸直而没有过多的运动吗 7 噪音 工作场所中没有过多的噪音吗 8 气候 从温度和湿度的角度看 工作场所的气候舒适吗 没有过多的灰尘和烟雾吗 9 工作间隔 根据工作的要求 任职者有充分的工作间隔时间吗 10 轮班工作 工作不要求任职者从事轮班工作或者过多的加班工作吗 39 4 知觉运动型工作设计方法 来源于对人性因素的研究 所注重的是人类的心理承受能力和心理局限 这种工作设计法的目标是 在设计工作的时候 通过采取一定的方法来确保工作的要求不会超过人的心理承受能力和心理界限之外 这种方法通常通过降低工作对信息加工的要求来改善工作的可靠性 安全性以及使用者的反应性 在进行工作设计的时候 工作设计者首先看一看能力最差的工人所能够达到的能力水平 然后再按照使具有这种能力水平的人也能够完成的方式来确定工作的要求 这种方法一般也能达到降低工作的认知要求这样一种效果 比较注重 在对所有的工作进行设计的时候 管理者们却必须认识到信息加工的要求 并且确保所有这些要求不会超出有可能执行这类