四特白酒工作分析和岗位信息问卷填写培训教材.ppt

江西四特酒有限责任公司工作分析和岗位信息问卷填写培训 2020年1月7日 目录 一 项目进展回顾二 工作分析的概念和意义三 工作分析的程序四 岗位信息问卷的填写方法五 填写岗位信息问卷的安排 分析 工作分析 工作分析用以确定该岗位的任务 责任 权限 与其它岗位的关系以及该岗位的任职资格要求的研究过程 什么是工作分析 什么是岗位 岗位 在特定的组织中 在一定的时间和空间内 由一名员工承担若干项任务 并具有一定的职务 责任和权限时就构成一个岗位 工作分析是开展现代人力资源管理的基础 公司目标 公司经营活动 对岗位提出要求 对组织提出要求 对人员提出要求 现在的岗位设置是否合理 现在的组织能否适应 什么样的人员合适 工作分析 层层分解 层层分解 公司使命 部门职责 岗位职责 缺乏沟通与理解 也是理顺内部管理的必要手段 工作分析可以推动组织改进和职责优化 很多公司希望通过进行系统的工作分析工作 来理清组织中繁多的交叉职责 特别是这其中的重叠部分系统的工作分析工作还是一次很好的上下沟通的机会 使管理者有机会倾听下属的改进意见 推动对岗位内涵的理解 通过实施工作分析并推广工作分析的成果 将有助于建立管理者和任职者对岗位的共同理解 任职者的角度 管理者的角度 二者一致的认可 工作分析 岗位说明书 绩效管理 薪酬激励 培训安排 职业发展 现代人力资源管理 同时也关系到每个员工的切身利益 因此 请务必认真对待本次工作 工作分析的结果是岗位说明书 基本信息 主要职责 工作权限 任职资格 工作关系 岗位总体目标 强调 工作分析是描述分析的过程 描述分析的对象是事实 关于岗位的分析过程客观分析精细化管理的开始绩效提高的必要 工作分析不是 工作分析是 关于人的事实罗列主观判断管理本身绩效提高的必然 目录 一 项目进展回顾二 工作分析的概念和意义三 工作分析的程序和方法四 岗位信息问卷的填写方法五 填写岗位信息问卷的安排 工作分析 全面了解工作并提取有关工作全面信息 进行如下六方面的分析 工作责任是什么责任职责分析 岗位工作分析 工作结果是什么绩效结果分析 工作要如何做过程控制分析 工作关系是什么权限关系分析 工作环境怎样条件导向分析 工作需要什么人任职资格分析 组织结构图职责的分配高层的意见 工作分析的程序 收集岗位信息其它可能的岗位信息收集方法整理职责分配分析 沟通和编制书面文件 岗位说明书管理者与任职者的一致理解优化职责分配 输入 过程 输出 通常会经历下面5个阶段 岗位工作信息的收集方法 观察法单独面谈调查问卷工作日志 岗位工作信息的收集方法 观察法 通过对任职者正常工作的状况进行观察 从而获取所需的工作信息适用于体力工作者和事务性工作者直接观察法 由于要求尽量观察工作的全过程 因此适用于工作周期短的职务阶段观察法 如果希望了解周期长的工作 可以进行分阶段的工作观察工作模拟法 适用于较多应付突发事件的工作 岗位工作信息的收集方法 单独访谈 特点 信息来源更加直接 便于得到更准确及时的信息适用于脑力工作者 如管理人员 研发人员等比较费时对工作分析人员的语言表达能力和逻辑思维能力有较高的要求 岗位工作信息的收集方法 调查问卷 由工作分析人员事先拟定 然后由任职者进行填写 优势 快捷的回应时间经济方案灵活目的多样性支持其它工作分析方法 劣势有时很难全部收回对于语言表达技巧不熟练的员工则受到限制对于不全面 不准确的反应需要跟进措施需要注意不充分的回答或有意的错误陈述 岗位工作信息的收集方法 工作日志 特点 任职者按照设计好的工作日志单填写工作内容应当随时进行而非下班前一次完成应当适当采取措施保证工作日志的真实性 分析信息 信息分析阶段是将各种方法收集到的信息进行统计 分析 研究 归类的过程应重点分析以下内容 基本岗位信息 如 名称 所属部门等工作职责和流程 如 职责范围 工作联系范围等任职资格要求 如 学历 工作经验等体现公司文化特色的素质要求 如 个人倾向 性格要求等信息分析阶段的工作将有效帮助工作分析人员充分评估信息收集的充分性和准确性 从而最终帮助完成岗位说明书 目录 一 项目进展回顾二 工作分析的概念和意义三 工作分析的程序和方法四 岗位信息问卷的填写方法五 填写岗位信息问卷的安排 岗位信息调查问卷包含的内容 基本情况岗位名称岗位编号所属部门岗位编制人数岗位总体目标工作职责工作权限 工作联系 直接上级和直接下级 内部联系和外部联系任职资格 教育背景 工作经验 知识技能 个人素质 从业资格 工作环境 岗位信息调查问卷包含的内容 岗位基本情况 岗位名称 原则上以公司最新制订的组织机构中的岗位设置名称为依据 不得随意变换岗位名称 岗位编号 依照一定的编号规则对岗位进行编排 所属部门 以组织机构中的部门名称为依据 岗位编制人数 根据公司最新定编定员来填写 岗位信息调查问卷包含的内容 岗位总体目标 简单 准确地说明该工作存在的意义及它对整个组织成功的独特贡献按 三段论 的形式编写 为了 目标 在 限制范围或影响范围之内 做 工作为了 目标 指的是本岗位存在的目的和对公司的作用 与本岗位的层级相挂钩在 范围之内 指的是本岗位的工作成果达成的限制条件 如 在部长的领导下 或 根据 文件 制度 规定 计划 规划 等等做 工作 指的是本岗位主要工作成果概述 总是始于一个主动词 并表达出这一动词要达到的结果或目的 例如 某公司财务部部长的职位总体目标 为了给公司的年度经营目标的实现提供有力的财务保障 根据公司的年度经营目标和计划 遵守国家会计准则和税法等法律法规 全面主持公司的财务和税务统筹工作 岗位信息调查问卷包含的内容 工作职责 每一项工作职责分为三部分 行为动词 动词内容和核心成果 行为动词 措词准确 体现责任承担程度和职责完成方式动词内容 体现动词的作用 即干什么 为谁等核心成果 目标 工作职责的最终成果是什么 可以解答为什么要进行该项工作工作职责要体现出岗位总体目标的向下分解过程 每一条职责都是岗位目标的一个具体工作成果和目标的体现 某公司办公室主任的工作职责部分 编写工作职责要使用规范用语 规范化用词参考表 岗位信息调查问卷包含的内容 工作权限 工作权限主要反映该岗位为实现其岗位目的 完成其职责与任务所应该具有的权限 决策权限针对该岗位不用再请示就能最终决定的事务 可以从业务流程决定权 人员配置权 财务审批权等方面加以确定 监督权限针对由该岗位直接监督并因此能产生直接效用的事务 建议权限针对该岗位可以提出具有影响力建议的事务 决策权限 参考示例 授权内的财务审批权本部门预算内的费用使用权授权的xx的审定权在采购指导价内 确定供应厂商的审批权对公司员工奖惩的决定权对所属下级的工作争议有裁决权 监督权限 有对各项费用开支的监督检查权对xx的执行情况的监督检查权对违反xx规定的行为有制止权和处罚权对各部门防火安全与保卫隐患 xx 有限期整改权有对各部门的安全保卫 防火 卫生工作 xx 的监督检查权对进出公司的人员和车辆有盘查权对公司各部门办公秩序的监督检查权对经理层指示和高管级会议有督办权经理办公会制定的制度和经理办公会决议的监督实施权对公司各项管理制度和规范执行情况的检查权各部门及时做好文件 资料的立卷 归档工作的督促权对所属下级的管理水平 业务水平和业绩的考核评价权对所属下级的工作有监督 检查权对员工出勤的监督权 参考示例 建议权限 选择xx的建议权对下属人事任免建议权对公司投资方案的建议权有对直接下级人员调配 奖惩的建议权和任免的提名权对下级的岗位调配有建议权 参考示例 工作联系中的直接上级 直接下级是针对行政隶属关系而言 直接上级是指直接行政主管 直接下级是指直接行政下属内部联系 外部联系是指因履行岗位职责需要与公司内部 外部有关单位 部门产生业务工作协调关系的需要 填写岗位信息问卷时要填写 岗位名称 而不是现任职者人名 岗位信息调查问卷包含的内容 工作联系 内部联系 外部联系 岗位信息调查问卷包含的内容 任职资格 教育背景 如大学专科以上学历 专业或 相关专业 要求必须按国家统一规范填写专业名称 对某些岗位 除填写主要专业外 可填写 相关专业 如发酵原理或发酵相关专业 工作经验 如8年以上工作经验 5年以上相关业务岗位工作经验 2年以上管理岗位工作经验 知识技能 可根据程度不同选用 精通 掌握 了解 例如 精通市场营销知识 掌握财务管理 生产管理 质量管理 法律 金融证券等方面的知识 个人素质 能力 本岗位工作对任职者能力的要求 依照重要性排序 不超过五项 具体可参考下表 例如 具有很强的领导能力 分析和判断能力 决策能力和沟通能力 个人性格特征 本岗位工作对任职者个人性格特征的要求 依照重要性排序 不超过五项 具体可参考下表 例如 敬业 严谨 稳健 能够承受较大的工作压力 个人素质 本岗位任职时所需的能力和个人性格特征 从业资格 本岗位上岗所需的专项要求 包括资格证 某些特殊身份要求和职称要求 如 会计证 某级质量工程师证 注册会计师 证书等工作环境 室内还是室外 是否经常需要出差 岗位信息调查问卷的填写原则 坚持对事不对人的原则 填写岗位信息调查问卷 是以岗位为基准 针对岗位本身的要求进行填写 描述或说明 不能考虑或针对实际岗位 岗位 所在员工的具体情况进行填写 坚持实事求是 客观公正的原则 填写岗位信息调查问卷 要客观真实 公正合理 防止人为夸大或缩小岗位元素 做到不增不减 坚持统一和规范的原则 填写岗位信息调查问卷 对所需填写每一项内容元素要不遗不漏 并按照要求 使用规范术语和标准进行