第六讲 工作分析.ppt

第六讲工作分析 教学目的和要求 了解工作分析的含义和工作分析的相关概念 正确理解工作分析的作用和意义和工作说明书的编写格式及应用 重点掌握工作分析的步骤和工作分析的方法 教学重点和难点 工作分析的步骤和工作分析的方法 教学方法和手段 课堂讲授 案例分析 第一节工作分析概述第二节工作分析的具体实施第三节常见的工作分析的方法 第一节工作分析概述 一 工作分析的含义二 与工作分析相关的概念三 工作分析的作用和意义 第一节工作分析概述 一 工作分析的含义工作分析 jobanalysis 也可以叫做职位分析 岗位分析 它是指了解组织内的一种职位并以一种格式把与这种职位有关的信息描述出来 从而使其他人能了解这种职位的过程 通过工作分析 我们要回答或者说要解决以下两个主要的问题 第一 某一职位是做什么事情的 这一问题与职位上的工作活动有关 包括职位的名称 工作的职责 工作的要求 工作的场所 工作的时间以及工作的条件等一系列内容 第二 什么样的人来做这些事情最适合 这一问题则与从事该职位的人的资格有关 包括专业 年龄 必要的知识和能力 必备的证书 工作的经历以及心理要求等内容 二 与工作分析相关的概念 1 行动 action 指工作活动中不便再继续分解的最小单位 2 任务 task 指工作活动中为达到某一目的而由相关行动直接组成的集合 是对一个人从事的事情所做的具体描述 3 职责 responsibility 由某人在某一方面承担的一项或多项任务组成的相关任务集合 4 职位 position 由一个人完成的一项或多项相关职责组成的集合 又称岗位 5 职务 headship 是指主要职责在重要性和数量上相当的一组职位的统称 6 工作 job 是指一个或一组职责类似的职位所形成的组合 7 工作族 occupation 企业内部具有非常广泛的相似内容的相关工作群 又被称为职位族 工作群 8 职业 profession 由不同组织中的相似工作组成的跨组织工作集合 9 职业生涯 career 指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位 工作或职业 三 工作分析的作用和意义 一 工作分析为其他人力资源管理活动提供依据1 为人力资源规划提供了必要的信息 2 为人员的招聘录用提供了明确的标准 3 为人员的培训开发提供了明确的依据 4 为制定公平合理的薪酬政策奠定了基础 5 工作分析还为科学的绩效管理提供了帮助 二 工作分析对企业的管理具有一定的溢出效应 1 通过工作分析 有助于员工本人反省和审查自己的工作内容和工作行为 以帮助员工自觉主动地寻找工作中存在的问题并且圆满地实现职位对于企业的贡献 2 在工作分析过程中 企业人力资源管理人员能够充分地了解企业经营的各个重要业务环节和业务流程 从而有助于公司的人力资源管理职能真正上升到战略地位 3 借助于工作分析 企业的最高经营管理层能够充分了解每一个工作岗位上的人目前所做做的工作 可以发现职位之间的职责交叉和职责空缺现象 通过职位的及时调整 从而有助于提高企业的协同效应 第二节工作分析的具体实施 一 工作分析的步骤二 工作说明书的编写三 工作说明书的发展趋势 工作分析的常规程序 准备阶段 调查阶段 分析阶段 完成阶段 确定用途 确定工作内容及其相关资料对于组织的用处 成立工作分析小组 专家 人力资源专业人士 搜集工作的背景信息 了解组织的结构 经营以及工作 选择需要被分析的典型工作确认和选择搜集工作内容及相关信息的方法为必要的和合乎逻辑的工作分析步骤安排时间表实际搜集工作分析信息 职位调查表 共同审查所获得的工作信息归纳总结出工作分析的必需材料和要素 核实工作描述 编写工作说明书修订工作说明书 形成最终的工作说明书 一 工作分析的步骤 一 准备阶段1 确定工作分析的目的和用途 2 成立工作分析小组 3 对工作分析人员进行培训 4 做好其他必要的准备 二 调查阶段1 制定工作分析的时间计划进度表 以保证这项工作能够按部就班地进行 2 根据工作分析的目的 选择搜集工作内容及相关信息的方法 3 搜集工作的背景资料4 搜集职位的相关信息 三 分析阶段1 整理资料2 审查资料3 分析资料 四 完成阶段1 编写工作说明书2 对整个工作分析过程进行总结 找出其中成功的经验和存在的问题 以利于以后更好地进行工作分析 3 将工作分析的结果运用于人力资源管理以及企业管理的相关方面 真正发挥工作分析的作用 二 工作说明书的编写 什么是职位说明书 职位说明书又称职位描述 职位界定 岗位说明等 用来定义 辨别和描述一个职位的最重要特征 它仅描述职位本身 而与从事或即将从事此工作的人员无关 通俗地讲 就是通过对职位的工作内容 责任范围等的分析 给工作岗位画像 照相 为什么要制定职位说明书 编制职位说明书是企业管理的一项基础 也是各级主管的一项基本职责 它可以使主管对下属的工作要求有清晰的了解 以便提供必要的辅导 作出恰当的评估 另外 职位说明书为公司的许多项目 例如招聘 薪酬调查 技能差距分析 绩效考核和级别确定等 提供必要的信息 便于理解组织机构和工作关系 是职位评估进而评定各职位薪酬 级别 薪酬调查的基本依据 使员工充分了解自己在组织中的作用 相应的责任和职权 同时便于各级主管有效地管理下属的工作 是各部门绩效管理的依据之一 既便于各级主管进行有效的绩效考核 又为员工提供自我评定的参考标准 为招聘选材提供客观依据 公司可根据工作内容和技能要素 进行招聘工作 便于制定个人工作计划和部门工作计划 便于各级主管为下属制定培训 晋升 公司内岗位调动计划 如何撰写岗位说明书 HowtoWriteaJobDescription 上级主管岗位分析员在职人员 谁完成职位说明书 办法一 被分析岗位的直接主管 办法二 岗位分析专员 职位说明书的主要内容 职位标识 职位编号 职位名称 所属部门 直接上级 所辖下级 制作日期 薪点等 职位概要 用一句话说明为什么要设置这一职位 目的是什么 履行职责 主要应负责任 每一项责任的具体内容 要达到的目的 业绩标准 业绩衡量标准 如何衡量每一项责任的完成情况 工作关系 报告对象 监督对象 合作对象 外部交往 使用设备 使用的主要设备 工作的环境和工作条件 时间 地点 室内 室外 噪音 危险等等 任职资格 任职资格要求 具备何种条件的人适合承担这一职位 其他信息 主要挑战 决策和规划等 职位目的 应负责任 工作依据 职位说明书包括的内容 职位范围 任职要求 基础信息 工作说明书的监督与审查 将一个新员工填补到工作岗位上的时候 当生产的产品或产出发生重大变化时 当新设备 新方法或新程序被引入工作场所时 当工作单位出现重组时 在开始执行新的薪资制度的时候 当工作被赋予新的职责的时候 至少每年一次由人力资源管理人员负责在正式绩效评价之前的60天 职位说明书模板 职位说明书模板 续 职位说明书模板 续 三 工作说明书的发展趋势 结合工作流程编写 履行职责 已成为一个趋势 结合工作流程编写 履行职责 就是在搞清楚工作链相互关系的基础上 在描述职责的任务时加入对象状语 也就说加人工作输入和工作输出即可 结合工作流程的描述可以提炼成下面的格式 输入的对象和内容 动词 宾语 输出的对象和内容 目的状语 第二个趋势就是企业越来越重视工作规范 尤其是其中的能力和素质要求 以 素质模型 为主要标志的新的招聘标准正在逐步形成 这是因为在新经济条件下 人的因素已经变得越来越重要 拥有优秀的员工已成为企业成功的关键 为了招聘到合格的人员 必须对任职资格条件做出详细的规定 因此工作规范就焚得越来越重要 第三节工作分析的方法 工作分析的常用方法 工作实践法直接观察法访谈法问卷调查法典型事例法 需要多种方法的结合 工作实践法 工作分析人员亲自从事所需研究的工作 优点 可以准确地了解工作的实际任务 在体力 知识 经验等方面对任职者的要求 适用 适用于短期内可以掌握的工作 缺点 不适用于需要进行大量训练和危险的工作 打字员 直接观察法 工作分析人员观察所需分析的工作的过程 优点 工作分析人员能够比较全面 深入地了解工作的要求 适用 适用于工作内容主要是由身体活动来完成的工作 如 装配线工人 保安人员等 缺点 不适用于脑力劳动成分较高的工作 处理紧急情况的间歇性工作 如 律师 教师 急救站的护士等等 访谈法及其类型 与工作的承担者面谈是收集信息的一种有效方法 最有发言权 主要类型 个别访谈法工作之间有明显差别时使用 时间比较充分的情况下采用 群体访谈法多名员工从事同样的工作时使用 访谈时提出的典型问题 你平时需要做哪些工作 主要的职责有哪些 如何去完成它们 在哪些地点工作 工作需要怎样的学历 经验 技能或专业执照 基本的绩效标准是什么 工作有哪些环境和条件 工作有哪些生理要求和情绪及感情上的要求 工作的安全和卫生状况如何 访谈法优缺点 优点 能够简单 迅速地收集工作分析资料 适用性强 由任职者亲口讲出工作内容 具体而准确 缺点 被访谈者往往夸大其承担的责任和工作的难度 容易引起工作分析资料的失真和扭曲 访谈时需要注意的几个问题 选择最了解工作内容 最能客观描述职责的员工 尽快建立融洽的感情 说明访谈的目的及选择对方进行访谈的原因 目的是不要让对方有正在进行绩效考核的感觉 事先准备一份完整的访谈问题表 重要的问题先问 次要的问题后问 如果工作不是每天都相同 就请对方将各种工作责任一一列出 然后根据重要性排出次序 以避免忽略那些虽不常见但却是很重要的问题 在访谈过程中 工作分析人员只是被动地接受信息 如果出现不同的看法 不要与员工争论 如果出现对主管人员进行抱怨 工作分析人员不要介入 不要流露出对工资待遇方面有任何兴趣 否则员工会夸大自己的职责 访谈结束后 将收集到的材料请任职者和他的直属上司仔细阅读一遍 以便做修改和补充 问卷调查法的优缺点 优点 能够迅速得到进行工作分析所需的资料 速度快 节省时间和人力 实施费用一般比其他方法低 调查表可以在工作之余填写 不会影响工作时间 可以使调查的样本量很大 适用于需要对很多工作者进行调查的情况 调查的资料可以数量化 由计算机进行数据处理 缺点 设计理想的调查表要花费很多时间 人力和物力 设计费用比较高 填写调查表是由工作者单独进行 缺少交流 被调查者可能不积极配合与认真填写 从而影响调查的质量 职位分析方法的比较 观察法 能较多 较深刻地了解工作要求 不适用于管理类职位 研究工作 耗时长或技术复杂的工作 不确定性工作 面谈法 效率较高 面谈对象可能持怀疑 保留态度 对提问要求高 易失真 问卷调查法 费用低 速度快 调查面广 可在业余进行 易于量化 可对调查结果进行多方式 多用途的分析 对问卷设计要求高 可能产生理解上的不一致 实践法 短期内可掌握的工作 不适用于需进行大量训练或危险的工作 典型事例法 可揭示工作的动态性 生动具体 费时 难以形成对一般性工作行为的总的概念 本章参考文献 1 安鸿章 工