第三讲 工作分析.ppt

第三章工作分析 中国古代寓言 西邻五子 老大朴实 种地老二聪慧 经商老三双目失明 占卜老四驼背 搓麻绳老五跛足 纺绳 一 工作分析概述 一 工作分析的含义工作分析 jobanalysis 也可以叫做职位分析 岗位分析 它是指了解组织内的一种职位并以一种格式把与这种职位有关的信息描述出来 从而使其他人能了解这种职位的过程 通过工作分析 我们要回答或者说要解决以下两个主要的问题 第一 某一职位是做什么事情的 这一问题与职位上的工作活动有关 包括职位的名称 工作的职责 工作的要求 工作的场所 工作的时间以及工作的条件等一系列内容 第二 什么样的人来做这些事情最适合 这一问题则与从事该职位的人的资格有关 包括专业 年龄 必要的知识和能力 必备的证书 工作的经历以及心理要求等内容 二 职位分析的作用 职位分析 职位评估 招聘 工作目标的设定 任职资格能力考察 确定职位对公司的贡献大小 用于确定薪酬范围 了解职位的情况 选择合适的人到合适的工作岗位 工作目标的设定是业绩管理与绩效考核的基础 工作目标是该职位的应负责任的量化 实化 包括岗位适应性考察及用于晋升 人事调动 教育培训等工作的任职资格能力考察 工作分析 工作说明书工作描述执行标准报酬因素 组织设计工作设计人力资源规划招聘录用绩效评价报酬管理培训开发劳动关系管理 三 工作分析的结果及运用 工作分析结果 结果运用 四 工作分析的实施 1 工作分析的过程 收集 分析 综合工作信息 确定工作分析的目的和用途 成立工作分析小组 对人员培训并准备 确定工作进度 收集资料及相关信息 人事管理人事决策人事研究 准备阶段 调查阶段 分析阶段 完成阶段 结果运用 编写工作说明书 并进行总结 2 工作分析的内容 3 工作描述的内容 WHO用谁WHAT做什么WHEN何时WHERE何地HOW怎么样WHY为什么FORWHOM为谁 4 工作分析所提供的讯息 5 工作说明书的编写 1 职位标识 2 职位概要 3 履行职责 4 业绩标准 5 工作关系 6 使用设备 7 工作环境和工作条件 8 任职资格 9 其他信息 五 工作分析的常用方法 工作实践法直接观察法访谈法问卷调查法典型事例法 需要多种方法的结合 工作实践法 工作分析人员亲自从事所需研究的工作 优点 可以准确地了解工作的实际任务 在体力 知识 经验等方面对任职者的要求 适用 适用于短期内可以掌握的工作 缺点 不适用于需要进行大量训练和危险的工作 打字员 直接观察法 工作分析人员观察所需分析的工作的过程 优点 工作分析人员能够比较全面 深入地了解工作的要求 适用 适用于工作内容主要是由身体活动来完成的工作 如 装配线工人 保安人员等 缺点 不适用于脑力劳动成分较高的工作 处理紧急情况的间歇性工作 如 律师 教师 急救站的护士等等 访谈法及其类型 与工作的承担者面谈是收集信息的一种有效方法 最有发言权 主要类型 个别访谈法工作之间有明显差别时使用 时间比较充分的情况下采用 群体访谈法多名员工从事同样的工作时使用 访谈时提出的典型问题 你平时需要做哪些工作 主要的职责有哪些 如何去完成它们 在哪些地点工作 工作需要怎样的学历 经验 技能或专业执照 基本的绩效标准是什么 工作有哪些环境和条件 工作有哪些生理要求和情绪及感情上的要求 工作的安全和卫生状况如何 访谈法优缺点 优点 能够简单 迅速地收集工作分析资料 适用性强 由任职者亲口讲出工作内容 具体而准确 缺点 被访谈者往往夸大其承担的责任和工作的难度 容易引起工作分析资料的失真和扭曲 访谈时需要注意的几个问题 选择最了解工作内容 最能客观描述职责的员工 尽快建立融洽的感情 说明访谈的目的及选择对方进行访谈的原因 目的是不要让对方有正在进行绩效考核的感觉 事先准备一份完整的访谈问题表 重要的问题先问 次要的问题后问 如果工作不是每天都相同 就请对方将各种工作责任一一列出 然后根据重要性排出次序 以避免忽略那些虽不常见但却是很重要的问题 在访谈过程中 工作分析人员只是被动地接受信息 如果出现不同的看法 不要与员工争论 如果出现对主管人员进行抱怨 工作分析人员不要介入 不要流露出对工资待遇方面有任何兴趣 否则员工会夸大自己的职责 访谈结束后 将收集到的材料请任职者和他的直属上司仔细阅读一遍 以便做修改和补充 问卷调查法的优缺点 优点 能够迅速得到进行工作分析所需的资料 速度快 节省时间和人力 实施费用一般比其他方法低 调查表可以在工作之余填写 不会影响工作时间 可以使调查的样本量很大 适用于需要对很多工作者进行调查的情况 调查的资料可以数量化 由计算机进行数据处理 缺点 设计理想的调查表要花费很多时间 人力和物力 设计费用比较高 填写调查表是由工作者单独进行 缺少交流 被调查者可能不积极配合与认真填写 从而影响调查的质量 典型事例法 对导致工作成功或失败的行为特征或事件进行详细记录 分析和研究的方法 适用范围 用于了解工作行为准则 但不宜进行一般工作分析 利弊 可直接描述代表性工作行为 揭示工作的动态特征 但收集归纳耗时长 也难以完整反映工作全貌 六 工作说明书的编写 什么是职位说明书 职位说明书又称职位描述 职位界定 岗位说明等 用来定义 辨别和描述一个职位的最重要特征 它仅描述职位本身 而与从事或即将从事此工作的人员无关 通俗地讲 就是通过对职位的工作内容 责任范围等的分析 给工作岗位画像 照相 为什么要制定职位说明书 编制职位说明书是企业管理的一项基础 也是各级主管的一项基本职责 它可以使主管对下属的工作要求有清晰的了解 以便提供必要的辅导 作出恰当的评估 另外 职位说明书为公司的许多项目 例如招聘 薪酬调查 技能差距分析 绩效考核和级别确定等 提供必要的信息 便于理解组织机构和工作关系 是职位评估进而评定各职位薪酬 级别 薪酬调查的基本依据 使员工充分了解自己在组织中的作用 相应的责任和职权 同时便于各级主管有效地管理下属的工作 是各部门绩效管理的依据之一 既便于各级主管进行有效的绩效考核 又为员工提供自我评定的参考标准 为招聘选材提供客观依据 公司可根据工作内容和技能要素 进行招聘工作 便于制定个人工作计划和部门工作计划 便于各级主管为下属制定培训 晋升 公司内岗位调动计划 职位说明书的主要内容 职位标识 职位编号 职位名称 所属部门 直接上级 所辖下级 制作日期 薪点等 职位概要 用一句话说明为什么要设置这一职位 目的是什么 履行职责 主要应负责任 每一项责任的具体内容 要达到的目的 业绩标准 业绩衡量标准 如何衡量每一项责任的完成情况 工作关系 报告对象 监督对象 合作对象 外部交往 使用设备 使用的主要设备 工作的环境和工作条件 时间 地点 室内 室外 噪音 危险等等 任职资格 任职资格要求 具备何种条件的人适合承担这一职位 其他信息 主要挑战 决策和规划等 职位目的 应负责任 工作依据 职位说明书包括的内容 职位范围 任职要求 基础信息 职位说明书模板 职位说明书模板 续 职位说明书模板 续 职位基础信息 职位名称 职位所属部门 大部门 小部门 职位类型 职位定级 拟定人 人力资源专业人员 该职位的直接主管 审核人信息 该功能 业务部门的主管 评审小组代表签字 生效日期 批准日期 职位名称指公司内部的工作岗位头衔 它应该能反映此职位的主要功能 如会计 销售经理 部门名称指各部门 办公室 例如 人事部 财务部 维修部 如果是分公司 请注明名称后 再同时写明部门名称 分支部门指各职能 各大部门下属的分支机构或部门 如果没有 该栏目可以省略 直接主管直接上级主管的工作头衔 直接主管签字和任职人签字在职位说明书编制完成之后 或新的任职者就任之前 直接主管将说明书交给下属 双方签字确认 职位说明书撰写 修改人姓名职位说明书撰写 修改日期 总体工作目标请使用一两句简捷概括的话 准确说明该岗位存在的原因是什么 通常情况下一两句话就足以说明 除非该岗位是由一个任职人同时完成着两个或更多的不同的工作 此部分的撰写目的主要是从公司整体的角度看待该岗位的总体重要性 或者是该岗位对公司业务的独特贡献 通常以一个动词开始总体工作目标的撰写 如计划 指导 监督 协调等 例如 销售经理计划 组织并控制销售的动作以完成销售额 达成销售利润 同时降低销售费用 干什么 计划组织并控制影响什么 销售的运作这样做的目的 在降低销售费用的同时 完成销售额 达成销售利润 汇报及联络关系下属人数指可以支配和管理的人数 是直接管理和间接管理的全部员工数之和 内部关联在完成工作时 该岗位会同公司内什么样的主管上级 同部门同事 其它部门发生工作关系 也可以说是对该职位有或受该职位影响的单位或个体有哪些 外部关联指因完成该岗位工作而必须发生联系的所有公司以外的机构 包括供应商 客户 上级单位 关系单位 政府机关等 工作性质及范围用一段或两段话概括说明该职位的主要工作内容 以描绘该职位是如何融汇到企业当中 说明该职位在完成工作过程中主要需处理的问题和所面临的挑战 同时说明该岗位所能够作出的决定或建议是什么 例如 在完成工作过程中主要需处理的问题和所面临的挑战是什么 其自行作出的决定是什么 在工作中要向其上级主管作出的建议是什么 主要工作职责这一部分是职位说明书的核心部分 主要工作内容 按重要性顺序排列 每个职位都有若干项职责 最多不超过10项 最少不能少于4项 一般为6至8项 每项职责都有一个概括 用几个关键字来概括说明该项工作内容 然后再具体描述怎么干 有什么限制条件 所要达成什么结果 例如 某行政助理的第4项工作是负责公司车辆管理 可以写成 4 车辆管理按照车辆管理规定 审批用车申请 监督驾驶员按照规定保养与驾驶车辆 并进行日常考核 又例 财务部某职位 其第三项职责是 3 流动资金管理 预测和估计债务人和债权人的短期和长期的资本需求 保持足够的流动现金和获得最高的回报 影响范围财务数字 预算 计划 实际发生 未来预测 项目费用 销售目标 营业额 工资总额 费用支出 客户数目 定单数目 供货商数目等 财务权限 指根据公司有关财务规章制度而赋予该岗位的最高财务批准权限 人员数量 包括直接主管和间接主管的人数 描述该职位说明书范围的有关数字 以相关数字和 或事实说明该岗位会影响到的工作活动的范围和程度 该岗位直接或间接影响到的重要的数字 该数字可以年度 年度 月份 不固定期限为单位 视具体工作岗位及具体工作职责而定 衡量标准包括数量 费用 时限和质量四个方面的要求 如果能全部涵盖最好 至少也要包括其中的一项 数量 利润率 产量 收入增长 增长率 市场占有率 顾客保有率 新顾客数 新产品比例 投资回报率 每股收益等等 费用 单位成本 预算与实际之比 人工成本与销售额之比等 时限 按时交货 投放市场时间 单位生产时间 客户响应时间等 质量 准确率 错误率 次品率 可靠性等 任职条件此部分罗列了任何任职人必须带到岗位上的 必须符合的 基本的 最低的 必需的知识 能力等的要求 知能本岗位所必需的受教育程度 专业知识水平及工作经验等 例如 注册会计师 质量审核员证书 高压电工本 锅炉工上岗证等 专业技能为完成岗位工作 任职人所必备的技能 包括实用性的 功能性的和技术性的 例如 存档 文字处理软件应用 大客户管理等 行为素质能力即任职人所必需的个人的 人际关系类的和 或管理素质及能力 例如 灵活性 承受压力能力 说服力 团队合作能力 计划能力 激励 案例分析 一个机床操作工把大量的机油洒在他机床周围的地面上 车间主任叫操作工把洒掉的机油清扫干净 操作工拒绝执行 理由是工作说明书里并没有包括清扫的条文 车间主任顾不上去查工作说明书上的原文 就找来一名服务工来做清扫 但服务工同样拒绝 他的理由是工作说明书里也没有包括这一类工作 车间主任威胁说要把他解雇 因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工 服务工因害怕解雇便勉强同意做清扫 但是干完之后立即向公司投诉 有关人员看了投诉后 审阅了三类人员的工作说明书 机床操作工 服务工和勤杂工 机床操作工的工作说明书规定 操作工有责任保持机床的清洁 使之处于可操作状态 但并未提及清扫地面 服务工的工作说明规定 服务工有责任以各种方式协助操作工 如领取原材料和工具 随叫随到 即时服务 但也没有确写明包括清扫工作 勤杂工的工作说明书中确实包含了各种形式的清扫 但是他的工作时间是从正常工人下班后开始 问题 1 对于服务工的投诉 你认为该如何解决 有何建议 2 如何防止类似意见分歧的重复发生 3 你认为该公司在管理上有什么地方需要改进 答案要点1 对服务工应该批评 对操作工来讲 那么我们要分析他为什么要把大量机油撒在机厂周围 他到底是有意