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第四章工作分析的结果 第一节工作描述 一 工作描述的定义 工作描述又称职务描述 工作说明 指用书面形式来对组织中各类职位的工作性质 工作任务 工作职责与工作环境等所作的统一要求 二 工作描述的作用 1 基础作用 2 直接作用 3 研究用途 工作描述 原始资料 工作设计流程 规划 招聘 绩效评估 薪资管理 劳资处理 三 工作描述的内容 工作描述 核心内容 工作关系 可选择性内容 工作概要 工作标识 工作职责 工作环境与工作条件 职责的量化信息 工作权限 绩效标准 工作标识又称工作识别 工作认定 即某一工作区别于其他工作的基本标志 工作名称 职位编号 工作地点 其它识别标志 注意事项 1 准确反映主要职责 2 指明等级制度下的相关等级 3 尽量按照社会上通行的做法来拟定 4 讲求艺术性 工作名称是指一组在重要职责上相同的职位总称 职位编号又称工作代码 HR 03 06 MS 04 TS 08 HR 人力资源部03 主管级06 人力资源部全体员工的顺序编号 MS 市场销售部04 普通员工TS 技术支持类06 市场销售部全体员工的顺序编号 工作地点是指工作中所在的实际位置 其他识别标志主要是为了便于管理和提供特殊的类属信息 某公司人力资源部招聘主管工作标识示例 工作概要就是用简练的语言文字阐述工作的总体性质 中心任务和要达到的工作目标 准备 监督和控制 制订和实施 部门年度预算 培训计划和方案 以保证开支符合业务计划要求 以确保管理者及员工掌握必要的技术和经验 以取得出色业绩 工作行为 做什么 工作对象 对什么 对谁 工作目的 什么结果 与人力资源部门配合 有计划地培训 训练 所属人员 以提高其工作能力和素质 妥善存储 整理及保管 所有待销的商品 以确保出仓商品的优良质量 组织目标 部门目标 岗位目标 组织目标三年内成为省内最大的房地产开发商 五年内实现公司上市 成为东部地区具有很强竞争力的房地产开发商 人力资源部部门目标吸引 保留 激励与优化配置公司的人力资源 确保人力资源能支持组织目标 进行组织优化和管理变革 以提升竞争力 并满足公司上市要求 帮助公司建立董事会并优化治理结构 以提升竞争力并满足上市要求 薪酬主管的岗位目标建立并管理科学的薪酬体系 以确保公司对于核心人才的吸引 保留和激励搜寻并招募服务公司战略要求的中高层人才 确保公司的核心能满足战略发展的需要 工作关系是指任职者与组织内外其它职位或人员之间的关系 1 该职位在组织中的位置 2 任职者在工作中形成的关系 某公司人力资源经理的工作关系 向人事副总裁作汇报 监督下列人员 人事部门的工作人员 行政助理 劳资关系主管 人才培训主管 秘书 工作上配合对象 所有部门的经理人和行政主管 组织外 职业介绍所 政府劳动管理机构 各种职位应征者 工作职责是工作描述的主体 是指为了在某个关键成果领域取得成果而完成的一系列任务的集合 工作职责的描述应注意 1 以成果为导向 2 注意完备性和稳定性 3 尽量避免使用模糊化的词语 4 应采用主动句式来描述 工作权限 是指根据该职位的工作目标和工作职责 组织赋予该职位的权限范围 层级与控制力度 主要应用于管理人员的工作描述与职位评价 对组织的影响大小 和 过失损害程度 人事权限 财务权限 业务权限 批准 类 或级 以下员工的录用 考核 升迁 出差 请假等 批准 元以内的 费用 批准 事项 职责的量化信息 常用的职责的定量化信息表达方式有三种 1 各项职责所花费时间的百分比 2 各项职责的重要性排序 3 各项职责的复杂程度 工作环境和工作条件 是指经常性工作场所的自然环境 安全环境和社会环境 绩效标准 是在明确界定工作职责的基础上 对如何衡量每项职责完成情况的规定 它包括衡量要素和衡量标准两个方面 正向绩效标准 反向绩效标准 具体 可度量 可实现 现实性 有时限 Specific 不能笼统 Measurable 数量化或者行为化的 Attainable 可以实现的 Realistic 可以证明和观察 Timebound 特定期限 四 有关问题和建议 1 描述长度 一般来说 不应过长 2 具体层次 是否要提供足够的细节 用指尖在机器表面滑动来探寻损坏的边缘和突起 举起右手离机器0 3米高 把手放在机器上 然后慢慢地向两边移动手臂大约0 5米 同时用食指和中指触压机器表面 用指尖感触表面不均匀的状态 如毛刺等突起物 完成每天的指定路线全部行程的行车日志 通过计算规定路线行车里程费 完成工作日志 减去每天创收的里程费 公布旅费信息和每站完成的工作 给上级主管提供完整的日志和关键要素 以便最终完成每天指定的任务 五 编写工作描述的注意事项 1 责 权 利一致 2 与组织结构设计 职能分解和职位设置保持一致 3 职责范围清晰 第二节工作规范 一 工作规范概述 1 工作规范的概念 工作规范又称岗位规范或任职资格 是指任职者要胜任该项工作必须具备的资格与条件 1 工作规范关注的应该是工作或者是岗位 而非任职者本身 2 一般是教育 经验 知识 技能 体能 个性特征方面的最低要求 3 一般用经验判断编写 也可以用精确的统计方法 4 在建立工作规范时要综合考虑 a 某些工作可能面临法律上的资格要求 b 职业传统 2 工作规范与工作描述的区别 3 特别应注意的问题 任职资格必须与工作高度相关 不能随意主观判断 3 特别应注意的问题 工作描述 显性任职资格 提取指标 隐性任职资格 工作规范 人职匹配 工作满意 职位目标实现 二 工作规范的内容 1 显性任职资格 身体素质 教育程度 工作经验 工作技能 培训要求 身体素质是人先天的形状和能力的物理状况 教育程度是指岗位所需的接收教育的程度 工作经验是指任职者所需的工作经历 它可以通过工作年限和所从事的具体工作来表述 工作技能是指对与工作相关的工具 技术和方法的运用 学历 工作经验替代表 2 隐性任职资格 隐性任职资格是指难以测量或者测量的准确性较低 但与工作绩效相关性更高的任职要求 主要指任职者胜任能力要求 知识与技能 认知过程 感知 自我观念动机 三 工作规范的形式 1 计分式 2 文字表达式 3 表格式 计分含义1不需要这种能力2不大需要这种能力3可以考虑4比较需要5非常需要 心理品质主要用途音色的差别感受性用于确定铃声的音质双手协调用于装配所有零件注意力集中在倾听音乐时 必须把铃声与一切无关噪音区别开来 很有必要 必要 有帮助 希望 经常 有时 高度 低度 不需 四 编制工作规范的具体注意事项 1 工作规范应结合本组织实际情况加以确定 2 工作规范应以工作描述为依据来拟定 3 不要与有关法律规定相抵触 五 工作规范范例 职务名称 招聘专员所属部门 人力资源部职务代码 XL HR 021工资等级 9 13直接上级职务 人力资源部经理一 知识和技能要求1 学历要求 本科及以上 2 工作经验 3年以上大型企业工作经验3 专业背景 从事人力资源招聘工作2年以上4 英文水平 达到国家四级水平5 计算机水平 熟练使用Windows和Office系列二 特殊才能要求1 语言表达能力 能够准确 清晰 生动地向应聘者介绍企业情况 准确 巧妙地解答应聘者提出的各种问题2 文字表述能力 能准确 快速地将希望表达的内容用文字表述出来 对文字描述很敏感3 观察能力 能够很快的把握应聘者的心理4 处理事务能力 能够将多项并行的事务安排得井井有条三 综合素质1 有良好的职业道德 能够保守企业人事秘密2 独立工作能力强 能独立完成布置招聘会场 接待应聘人员 应聘者非智力因素评价等任务3 工作认真细心 能准确的把握同行业的招聘情况四 其他要求1 能够随时出差2 假期一般不超过一个月 第三节工作说明书 一 工作说明书的含义 工作说明书也称职位说明书 是关于工作是什么以及工作任职者具备什么资格的一种书面文件 这种信息包括两部分 即工作描述和工作规范 二 工作说明书的作用 为招聘 录用员工提供依据 对员工进行目标管理 绩效考核的基本依据 为企业制定薪酬政策提供依据 员工教育与培训的依据 为员工晋升与开发提供依据 三 工作说明书的编制 一份合格的工作说明书必须达到以下标准 准确性 完备性 普遍性 简约性 预见性 可操作性 四 工作说明书的形式 叙述式 表格式 复合式 职位 发货员部门 货品收发部门地点 仓库C大楼工作概要 听从仓库经理指挥 根据销售部门的发货委托单据 将货品发给客户 工作内容 五 工作说明书的内容安排 六 工作说明书编写的常见问题 职责界定缺乏系统性 工作描述表达方式不规范 用语不准确 工作说明书的编写缺乏实用性 宣传不到位 员工不理解 工作规范与工作描述之间缺乏内在联系 七 工作说明书编制的注意事项 对工作分析的结果取得一致认同 定位明晰 高层认同 格式统一 用语准确 内容得当 及时沟通 八 工作说明书范例 略 案例分析 小王为何要辞职 小王来到公司的人力资源部 张经理 小王说 可能我无法适应目前的工作 我希望在这个月末试用期结束时离开公司 张经理听了很惊讶 小王是两个月以前到公司销售部担任销售部经理助理的 在这段时间的工作中 人力资源部通过销售部经理及销售部其它同事了解小王试用期的工作情况 大家反映都很好 想不到小王会主动提出辞职 三个月以前 销售部经理提出了增加经理助理职位的需求 由于销售部将加强与国外厂商的业务联系 急需熟练使用英语口语和处理英语书面文件的员工 并希望新增加的员工具有一定的计算机水平 同时可兼顾公司对外网站的管理工作 人力资源部就所需增加的岗位进行工作分析 经过与销售部经理协商 编写了该岗位的工作说明书 其中对岗位职责的描述是 1 协助经理处理国外业务的联系及英文书面文件 合同 2 在需要的情况下可担任英文翻译 3 整理销售部内部业务文档 4 负责在网站上发布有关公司的业务信息 并进行公司网页的更新 调整 由于工作岗位对语言能力方面的要求决定了应聘人员最好是英语专业的毕业生或在国外生活过的人员 而计算机网站管理又对应聘人员的计算机水平提出了较高的要求 要求能制作网页和进行数据库处理 应聘者最好是具备计算机专业学历的人员 看到这样的任职资格要求 人力资源部感到这个岗位的招聘工作难度较大 当招聘信息在人才招聘渠道发布后 应聘的人员不多 小王是华南地区某商学院毕业的学生 毕业后在广告公司做过业务工作 后来到英国留学 在国外所学的专业是计算机应用 留学回国才一年 各方面的条件完全符合招聘岗位的要求 经过两次面试后 销售部和人力资源部都觉得小王是这个岗位的最佳人选 于是通知小王来公司报道上班 为什么你会觉得自己不能适应这项工作呢 张经理问小王 小王说 工作中业务文件处理 与客户的业务联系都没有问题 内部文档也能按要求管理好 但是我不了解