采购招标、合同审批流程管理办法.doc

首信股份财字20044号关于下发采购招标、合同审批流程管理办法的通知公司各单位： 经公司领导批准，下发采购招标、合同审批流程管理办法，请遵照执行。附件：采购招标、合同审批流程管理办法 二四年一月十五日主题词：管理办法 采购招标 合同审批 通知 北京首信股份有限公司总裁办公室 2004年1月15日印发北京首信股份有限公司采购招标、合同审批流程管理办法目录 第一章 采购招标第一条：目的第二条：名词解释第三条：招标原则第四条：适用范围 第五条：特殊情况第六条：招标小组 第七条：招标程序第二章 合同审批流程第一条：合同订立原则第二条：合同必备条款第三条：合同审核第四条：合同盖章第五条：合同审核人员的违纪处分第三章 审计监督第一条：监督范围和内容 第二条：公司审计部门的监督1. 事先监督2事后监督第三条业务主管人员和部门总经理的违纪处分第四条：审计人员违纪行为的处分第四章、本办法的生效和冲突解决原则第一条 ：解释权第二条：实施日期和冲突解决原则 第一章 采购招标第一条：目的为加强公司对合同的管理，完善监督制约机制，降低公司经营成本，保证公司投资项目质量，结合公司实际，制定本办法。第二条： 名词解释本办法所称招标含公开招标、邀请招标、议标和市场询价几种方式。公开招标即通过新闻媒介公开公布招标广告开展招标，邀请不特定的法人或其他组织投标。邀请招标，即由招标单位向有承担能力的单位（不少于3个）直接发出招标邀请书，邀请特定的法人或其他组织投标。议标即由招标单位选择若干个（不少于3个）信誉好的单位分别进行议标，根据商议的情况择优选定中标单位。招标（含公开招标、邀请招标和议标）应遵守本管理办法第四章规定的招标程序。市场询价是一种在程序上比较灵活的择优选任供应商的方式。业务主管负责人只要有书面证明已和至少三家适格供应商对业务合作进行了洽谈，且保留有市场调查资料、与各供应商的询价、洽谈内容记录、各供应商报价信息、承诺条件以及最终选定合同方的依据等资料、文件即可，无需遵守公开招标、邀请招标和议标的程序。市场询价由主管业务的负责人应进行。如市场询价的负责人不是该部门的总经理，该部门总经理应对整个市场询价过程进行监督。市场询价完成后，部门总经理应将询价情况报主管副总裁，由部门总经理和主管副总裁共同决定中标方。该部门的总经理和市场询价的负责人共同对通过市场询价最终选定的供方的资信情况、履约能力、合同价格、合同条款等情况负责。第三条：招标原则各类招标活动必须坚持公开、公正、公平竞争和择优选拔的原则。每项招标或每次市场询价一般应由3家或3家以上的单位参与竞争。招标和市场询价时要对投标方或洽谈方进行资质审查，评标时应以方案可行性，质量可靠性，技术先进性，报价合理性和售后服务可靠性等为依据进行综合评定，择优确定中标单位，公布评标结果。负责招标的业务人员及其部门经理必须坚持原则，秉公办事，对公司利益负责。第 14 页第四条 适 用 范 围对于单一供方年累计交易额有可能达到人民币五万元的业务活动。主管该业务的负责人必须与供方签署年度框架供货协议，并根据本规定进行招标或市场寻价。序号类别采购范围年累计采购金额，用A表示招标方式负责人入围供应商最终批准权限1固定资产包括使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其它与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2，000元以上，且使用期限超过两年的。 5A50万市场寻价主管该业务的负责人主管该业务部门的总经理50万A成立招标小组主管该业务部门的总经理主管副总裁500以上主管该业务部门的公司副总裁总裁办公会或总裁2办公用品类家具、礼品、文具、低值易耗品等 5A10万市场寻价主管该业务的负责人主管该业务部门的总经理 10A100万成立招标小组主管该业务部门的总经理主管副总裁100以上主管该业务部门的公司副总裁总裁办公会或总裁3营销类直接用于销售、广告、宣传、促销、展览会、赞助等营销活动的采购 5A30万市场寻价主管该业务的负责人主管该业务部门的总经理 30A100万成立招标小组主管该业务部门的总经理主管副总裁100以上主管该业务部门的公司副总裁总裁办公会或总裁4基建类基本建设、各类装修等 5A30万市场寻价主管该业务的负责人主管该业务部门的总经理 30A100万成立招标小组主管该业务部门的总经理主管副总裁100以上主管该业务部门的公司副总裁总裁办公会或总裁5技术、服务、中介、代理类技术进口、软件进口、国内外技术咨询、各类咨询合同、代理合同、中介合同等 5A50万市场寻价主管该业务的负责人主管该业务部门的总经理 50A500万成立招标小组主管该业务部门的总经理主管副总裁500以上主管该业务部门的公司副总裁总裁办公会或总裁6其他类不属于上述内容的合同，不包括与产业相关的原材料采购合同，这类合同按照本办法“第五条：特殊情况”的约定处理 5A30万市场寻价主管该业务的负责人主管该业务部门的总经理 30A100万成立招标小组主管该业务部门的总经理主管副总裁100以上主管该业务部门的公司副总裁总裁办公会或总裁第五条：特殊情况1 与手机产业相关的原材料采购按照公司资源认证流程及办法执行。经营财务部对于在成本中占比例较大且产品市场较成熟的料件会逐步纳入招标范畴。对于纳入本招标制度的料件经营财务部会另行公布，并作为本制度的补充；2、凡在国家各部委立项的技术改造项目，均按国家各部委的相关规定进行招投标活动；3、 单一供方为我公司提供货物或服务的年累计金额在万元以下的业务活动，不适用本规定；4、 采购的活动涉及国家安全和秘密的；5、 用户指定特定供方的；6、 市场上可供选择的适当资质的供应商在2家以下，或某商品只能从唯一渠道获得，在竞标时可不遵循3家以上竞标单位的原则，但主管该业务的负责人应对市场可选择供应商的范围和被选任的供应商资信情况持续跟踪。在市场可选择的适格供应商增加时，应进行招标或市场询价；7、 对于按照本办法应当招标但主管业务人员因各种原因不能招标的，主管业务部门总经理应向审计部门和风险管理部门提交合理解释，并接受审计部门的监督。主管业务部门总经理对未经过招标程序选用的供方的资信情况、履约能力、合同价格、合同条款等情况负责。第六条：招标小组、主管业务部门总经理或主管该业务的负责人应担任招标小组的组长。招标小组的组长负责召集组员，并在拟定组员名单后通知审计部门。审计部门指定该招标项目的审计代表。审计代表提出更换、增加或减少组员的，招标小组组长必须遵守，否则审计部门有权要求招标小组组长终止招标程序并上报主管审计工作的副总裁。、招标小组的组员构成应包括该采购所涉及的部门人员代表、审计人员一名、财务人员一名、风险管理人员一名。另外审计部门应根据招标项目所涉及的技术领域在公司其他部门寻找一名技术人员代表。、招标小组的组长应根据实际情况和交易惯例选择采用公开招标、邀请招标和议标方式中的任何一种，但法律或公司另有规定的除外。如招标负责人不是该部门的总经理，该部门总经理应对整个招标过程进行监督。该部门总经理和招标小组组长共同对通过招标最终选定的供方的资信情况、履约能力、合同价格、合同条款等情况负责。、招标小组组长应将招标过程各阶段的工作成果和内容及时通知审计部门指定的审计代表，以便审计部门行使监督职能。招标小组的其他成员仅参与评标阶段与评标有关的工作。除审计人员外其他小组人员应对各竞标方独立书面发表评审意见。财务代表人和风险管理代表人主要从付款方式、项目成本、交易安全等方面提出评审意见；技术代表主要从各竞标方提供产品或服务质量、品质方面提出评审意见；相关部门人员（最终接受该产品、服务或与该招标项目产品、服务相关的部门业务人员）主要根据以往使用同种或同类产品、服务的经验独立发表评审意见；招标小组的组长根据对各竞独标方的了解、自己的专业知识、经验并结合招标小组组员的评审意见，提出自己的评审意见。上述评审意见均应以书面形式做出且由审计部门保存原件。、对于不需要提交总裁办公会定标的采购项目，招标小组组长综合招标小组组员评审意见后报本部门总经理，由部门总经理和主管副总裁共同决定中标方。该部门的总经理对最终选定的供方的资信情况、履约能力、合同价格、合同条款等情况负责。对于需要提交总裁办公会定标的采购项目，招标小组的组长应将各竞标方材料和招标小组所有组员的评审意见提交总裁办公会定标。第七条：招标程序主管部门进行招标应遵守以下流程1邀请招标程序、 由主管业务负责人或部门总经理编制招标文件、 主管业务负责人或部门总经理向拟被邀请的单位进行投标探寻、 接受邀请投标单位购买或领取招标文件、 投标单位编制标书、 投标单位按规定时间密封报送标书、 主管业务负责人或部门总经理当众开标，共同检查确认标书的有效性，并由投标单位介绍标书、 主管业务负责人或部门总经理组织评标。评定一名拟中标方且在定标前征求主管该业务的总裁或副总裁的意见。、 主管该业务的总裁或副总裁如无相反意见，主管业务负责人或部门总经理通知中标单位，负责与投标单位协商合同条款。2议标程序1) 主管业务负责人或部门总经理编制招标文件2) 主管业务负责人或部门总经理向拟被邀请的单位进行投标探寻3) 接受邀请投标单位领取招标文件4) 投标单位编制标书5) 主管业务负责人或部门总经理对报送的标书进行研究，并分别与投标单位商议6) 主管业务负责人和部门总经理进行评标。评定一名拟中标方且在定标前征求主管该业务的总裁或副总裁的意见。7) 主管该业务的总裁或副总裁如无相反意见，主管业务负责人或部门总经理通知中标单位，负责与投标单位协商合同条款。3公开招标程序1) 由主管业务负责人或部门总经理编制招标文件2) 主管业务负责人或部门总经理组织发布招标广告3) 投标单位购买或领取招标文件4) 投标单位报送投标申请书5) 投标单位编制标书6) 投标单位按规定时间密封报送标书7) 主管业务负责人或部门总经理当众开标，共同检查确认标书的有效性，并由投标单位介绍标书8) 主管业务负责人和部门总经理组织评标。评定一名拟中标方且在定标前征求主管该业务的总裁或副总裁的意见。9) 主管该业务的总裁或副总裁如无相反意见，主管业务负责人或部门总经理通知中标单位，负责与投标单位协商合同条款4招标文件一般包括：1) 投标邀请2) 投标人所应具备的资信3) 主要合同条款和要求4) 货物需求一览表及技术规范5) 提交投标文件的方式、地点和截至日期5投标文件要求1) 参加投标的单位应在规定的时间内报送相关资料，报送的内容应按照招标文件规定的内容提供2) 投标单位的标书必须加盖单位法人印章，密封后在规定的时间内报送招标单位，标书一经报出，不得以任何理由要求更改第二章 合同审批流程第一条：合同订立原则公司所有类型的合同（包括按本办法规定通过市场询价方式或招标方式订立的合同）在合同签字前，部门总经理应对方的签约资格、资信状况、履行能力及签约人的代理权限再次进行充分审查。不得订立有损公司利益的合同，不得与无主体资格或资信不佳、不具备履行能力的单位订立合同。第二条：合同必备条款公司合同内容必须具备标的(指货物、货币、劳务、工程项目等)，数量和质量、价款或酬金、履行期限、地点和方式，权利义务，违约责任等主要条款。 第三条：合同审核、合同金额大于千元人民币的，各部门在签订合同前应将双方拟定的合同版本报公司经营财务部风险管理组审查。对于单一供方年累计交易额有可能达到人民币五千元的业务活动，主管该业务的负责人必须与供方签署年度框架供货协议。、用英文或其他外国文字起草的合同，合同条款必须要有中文译文。合同条款中必须约定中文与该外国文字具有同等的法律效力。、经营财务部风险管理组对合同进行法律和商业上的基础审查，审查重点如下：-合同条款合法性，有无违反法律禁止性规定；-合同本身表述在法律上的严谨性，避免歧义特别是对公司不利的歧义的存在；-避免企业承担不合理责任或义务，从而避免可预见的违约责任的承担；-避免明显损害或明显可能损害公司利益的条款存在；-合同条款不违反公司的有关制度和政策；-相关部门对招标办法遵守情况的形式、表面审查，表现在：要求提供市场调查证明资料或询价、招标相关资料；对于需要由审计部门参加的招标项目，提供审计招标过程监督记录。、经营财务部风险管理部经主管副总裁批准或应主管副总裁要求可审查特定部门每笔合同的盈利情况。相关部门应配合审查工作并填写各种利润测算表格。具体操作办法参见财务部风险管理部的发文。、经营财务部风险管理组不审查合同对方的资信情况，如有要求经办人可以特别提出申请，财务经营部视具体情况给予帮助。、在一般情况下，经营财务部风险管理组人员在接受合同草本(可以是电子版本，也可以是书面)交办之日起三个工作日内提供修改意见，重大或复杂合同的审查时间可以视具体情况适当延长。对经营财务部提出的修改意见，主管业务部门必须予以充分考虑并自行或要求风险管理人员帮助对合同版本进行相应的修改。修改后，风险管理人员方可在合同评审表上签字。如主管业务人员或部门总经理根据业务需要或市场情况，认为不能按照经营财务部风险管理人员提出的意见进行修改的，应与经营财务部风险管理人员进行沟通。经营财务部风险管理人员认为业务人员的解释合理的，可以要求业务人员将该理由写在合同评审表并签字。风险管理人员在业务人员签字后，可以在合同评审表上签字。如经营财务部风险管理人员认为业务人员的解释不合理的，应与该业务主管部门总经理联系并协商解决方案，如该业务部门总经理也坚持原先的条款或做出变通修改后，经营财务部风险管理人员仍然认为公司要因该条款承担相当大的风险的，应当要求业务人员将该条款存在或不存在的理由写在合同评审表并签字。同时，风险管理人员也应将其意见在合同评审表中列出并签字。由主管该项业务的总裁或副总裁视具体情况酌定处理。、在下述情况下，风险管理人员有权拒绝签字-按本办法应进行市场询价的采购，相关部门不能提供做过市场调查的证明资料，-按本办法应招标的项目，不能提供做过招标的相关资料，-审计部门出具的招标监督报告上如记载该项目招标过程中可能有违纪行为的，风险管理人员不得在合同文本上签字。且应对该项记载进行调查。-利润测算表上的项目利润低于公司要求（但主管副总裁特批的除外）、合同审核表经风险管理人员签字后，才可进入审批程序。、在合同上代表公司签字的人必须是经公司总裁授权的合同签字代表人。授权标准参见合同审批权限标准。、经过风险管理人员审核的合同的商业风险（即合同方的资信情况、履约能力、合同价格、产品质量、交易条件等）仍由主管业务人员和其部门总经理负责。合同审核人员对其审核合同的行为独立承担责任。第四条：合同盖章合同文本经有权签字的领导审批后，方可到经营财务部风险管理部加盖公司合同专用章。在加盖印章前，风险管理组人员应审查合同审核表上的签字是否完整并且是被授权人签字的字样。第五条：合同审核人员的违纪处分风险管理人员在审核合同过程中如因玩忽职守或重大过失给公司造成重大损失的，或上述人员与业务主管负责人或业务部门经理串通损害公司利益的，公司除给予处分外，有权要求其承担民事赔偿责任，情况严重的，报公安机关处理。第六章 审计监督第一条： 监督范围和内容公司审计部门负责对公司采购业务进行监督。监督内容包括采购负责人（包括部门总经理）的业务能力和职务责任感；招标、市场询价和供应商选任的公开、公正、公平原则的落实情况；采购价格的合理性；主管业务人员和部门总经理职务廉洁性；招标程序的完整、合规性；本办法的执行情况等。第二条：公司审计部门的监督1. 事先监督事先监督表现为审计部门派员参加并监督整个招标过程。审计人员与主管该业务的部门总经理的关系是既相联系又各自独立。联系表现在双方在工作上应当相互配合，给予对方必要的支持和协助同时都不得因为开展自己的工作而严重影响对方工作的正常进行。独立表现在审计人员的监督行为独立于决策行为。审计人员仅对其自身的监督行为负责，审计人员在招标过程中有询问权、了解权、记录权、要求增加竞标单位数量权、要求相应业务主管人员进一步调查了解市场权，要求相应业务主管人员解释权，但审计人员不享有评标权、修改招标文件权、改变招标方式等会对招标结果产生实质性影响的权利。在整个招标过程中，除非是本办法特别授权的事项，审计人员不得干预或影响业务主管负责人和主管部门总经理的决定、决策，不得向其直接或间接表达自己对某一供应商的评价。部门总经理和该业务的主管负责人员（招标小组组长）共同对中标结果负责。对中标方的资信情况、履约能力、合同价格、合同条款等情况负责。审计部门的人员在招标过程中具体权利、义务如下：1) 审计人员有权对业务部门选择的招标方式（公开招标、邀请招标、议标）的原因和依据进行询问，招标小组组长或部门总经理有义务认真答复。审计人员对该答复不满意的，审计人员有权要求招标小组组长终止招标程序同时上报主管审计工作的副总裁。2) 在评标阶段，审计人员可以对需要招标项目的市场情况、技术信息、项目背景等相关情况向招标小组组长或主管该业务的部门总经理等人进行了解。如审计人员认为业务主管负责人对市场情况、招标项目的有关技术信息了解不足的，有权要求业务部门进一步调查了解并要求招标小组组长终止招标程序。 3) 审计人员有权直接对参加投标的供应商提出有关该公司经营信息、财务信息、产品、技术标准、服务内容等问题；4) 在发出投标邀请阶段或在拟定竞标单位阶段，如参加竞标单位的数量不足三家的，审计人员有权向招标小组组长提出要求增加适当资质的候选供应商。如招标小组组长不增加且审计人员对其不增加的理由不满意的，审计人员有权要求招标小组组长终止招标程序同时上报主管审计工作的副总裁。5) 审计人员对参加投标单位的资质有疑问的，可以向业务主管人员提出增加适当资质竞标单位的要求。主管业务人员应当增加适当资质的竞标单位。如主管业务部门总经理有合理理由认为再增加竞标单位对业务本身无益处的，可以向审计人员提出解释。审计人员对该解释不满意的，审计人员有权要求招标小组组长终止招标程序同时上报主管审计工作的副总裁。6) 审计人员监督评标活动，但不参加投票或表决，不对供应商的最终确定发表意见。即使主管业务负责人或业务部门总经理询问审计人员对参加评选单位的意见，审计人员也不得发表意见。但审计人员认为招标过程违反公开、公平、公正、原则或对评标结果的合理性存在质疑的，有权就评标结果向业务主管部门总经理提出质疑。业务主管部门总经理应立即给予合理答复。审计人员如对主管部门经理的解释不满意的，应记录在招标过程审计报告中并有权要求招标小组组长终止招标程序同时上报主管审计工作的副总裁。7) 审计人员认为招标小组组长或该业务部门总经理有其它不正当行为的，或有其他违法本程序或有损公司利益行为的，必须记录在招标审计报告中并有权要求招标小组组长终止招标程序同时上报主管审计工作的副总裁。8) 审计人员在相关业务部门拟定中标单位后，应将审计报告报送主管该业务的总裁或副总裁以及主管审计工作的副总裁。9) 审计人员必须与参加投标的供应商进行接触，不得完全委托主管部门代理进行相关信息的收集。10) 审计人员不得要求业务主管部门增加自己亲属、朋友经营、代理的或与自己本人或亲属有其他利害关系的单位参加竞标。11) 审计部门应对公司经常购买货物或服务的技术标准、市场价格和市场可