华南理工大学IBM俱乐部-讲座策划书.doc

SUN YAT-SEN UNIVERSITY “IT冲击波”活动策划书 一、活动背景 “IT冲击波”系列活动是由颐高集团及中山大学IBM 俱乐部协力举办的旨在扩大大学城中大师生对IT了解和对颐高品牌认同的集产品展示，学术交流，竞技比赛，娱乐体验及奥运公益宣传为一体的大型综合活动。活动时间为开学之处23周以后，师生身心安定并有很强活动参与欲望的时机，组织形式以中山大学团工委为行政依托，中大顶级IT 社团IBM俱乐部总体运营，颐高集团为技术及强力物资支持，采取集中活动时间点，拉长宣传时间线，扩大影响空间面的流程架构。精英管理团队运营，精英技术小组全程技术支持，严格专设负责小组全程跟进监控，全力打造中山大学2008年度开学初的IT璀璨之日！二、活动概况 活动名称：IT冲击波 计划时间：2008年3月 计划地点：中山大学大学城校区 面向对象：全体中大近 18000 名师生 主办单位：中山大学东校区团工委 承办单位：中山大学IBM俱乐部协办单位：（其它各社团） 赞助商：颐高集团预期效果：a)树立颐高数码广场在中大学子心目中的形象。b)宣传IBM俱乐部的形象及展示其技术及运作实力。c)帮助学生了解先进数码产品及IT技术发展方向。d)为即将开始的北京奥运加油助威。三、宣传计划1. 宣传理念定位“没有失败的活动，只有失败的宣传”这是我们IBM俱乐部宣传部的座右铭，也是我们宣传责任与实力的体现。故本活动宣传我们将投入大量人力物力。立足于广大的中大学子的切身利益，努力为他们提供真实及有用的信息和良好的服务；同时将颐高集团展示给广大的中大学子，并让颐高集团良好形象深入人心。最后通过这次活动，让IBM俱乐部与颐高集团初次合作，以便建立起长久的合作伙伴关系。 2.宣传可行性分析活动前期宣传：1、活动前在相关的海报、传单上，出现赞助公司的名字及提及赞助商资讯。2、在活动海报旁边贴上赞助公司的宣传海报。3、可以为赞助公司在活动现场悬挂大型横幅。4、在活动日的宣传册上享有两页的平面广告权。5、在活动日的网站的主页面的醒目位置上摆放赞助单位的Logo，并对其主页作链接。6、可派发印有赞助公司名字的传单。派发人员可以穿由公司提供的统一宣传服装。7、在中大BBS和IBM俱乐部网站以及校园里各大群上发帖做本次活动的预告，皆写上赞助及其资讯。活动当天和后续：1、活动宣传单、节目单等出现赞助公司的名称及其资讯。2、活动现场由主持人口头鸣谢赞助单位不少三次。3、邀请赞助单位代表参加当晚报告会，安排一名代表在主席台显著位置就坐，作为闭幕式上的颁奖嘉宾。4、某些活动赞助单位可获得部分嘉宾席位，以邀请其客户到现场观看。5、活动工作人员可以穿由商家提供的统一宣传服装。6、在活动背景板上体现赞助单位地位及其资讯。7、活动现场拉横幅上，提及赞助公司。8、可以在活动现场张贴赞助公司宣传海报、派发传单、安放展板。9、晚会可以为赞助公司提供一定的节目时间。10、可在活动期间在校内展示本企业的产品，并可在现场派发公司的礼品。11、成为企业文化展活动的协办方。12、在本企业的网页以及本企业的其他媒体上享有转载活动的信息权。二、传单宣传价格低、便利以及时间短、效应快是传单的优势所在，同时是众多商家垂青的原因。本次我们将以“简约而精美”的制作概念，设计出令人乐见的传单样式，并采取逐个宿舍派发和校外派发的方式，务求让尽量多的人知识活动的同时减低传单带来的环境污染问题。在向外校派发的传单中，会附上小型地图和交通线路，准确引导外校观众到达活动现场。三、海报宣传 本次将主要采用A2海报与大型海报两种。A2海报将会张贴在各个宿舍楼的宣传栏上，主要通过鲜明的色彩、独特的图案等手段吸引同学来关注我们的活动。而大型海报则张贴在体育馆前的道路旁边，那是所有同学上课的必经之路！且可于校园巴士上悬挂海报，亦十分惹眼！四、小册子宣传为了使活动能够得到更广泛的宣传，除了常规的海报，传单外，我们俱乐部会特组织印制了本次活动的宣传小册子。该宣传册封面封底均用A4铜版纸印刷，正文A4纸印刷，装祯精美，至少三张图片、封面、封底，有着很强的吸引力，具有很强的保存价值。该宣传册会从活动开幕之前一直在全校的师生当中广传，并且我们的编委会会组织人员会与颐高集团负责宣传的部门进行共同协商，强强联合，共同制作。对本活动：宣传册上包括有奥运知识，IT知识，HOT产品预告等。对赞助公司：我们可以根据公司的需求在宣传册的适当位置加入公司的宣传材料，从而使商家的宣传更加深入。以其独特的保存价值，可以作为赞助公司此次活动的留念刊物，对公司以后的宣传活动有很强的参考价值。五、展板宣传根据实际赞助项目，公司可在指定地点摆放宣传本公司企业文化、产品资讯、人员招聘等信息的X架、易拉宝、大型展板等作宣传。此宣传方式更容易吸引人的眼球，配合公司现场咨询可达到事半功倍的效果。六、宣传栏宣传各宿舍楼旁边及食堂广场的宣传栏是平时宣传的必争之地，一定要以最具独特的宣传方式及宣传手法拿下。七、横幅宣传横幅是学生活动的传统宣传手段，红底黄字十分抢眼，价格较低，以其大大的字体容纳了所有必需信息而更容易吸引更多路人的优点，成为除海报和传单以外最受青睐的宣传手法之一。横幅可悬挂在体育馆路边及活动现场。八、网站宣传制作面向大众的主题网站，全面介绍整个活动的进行。主题网站将每天更新，活动频繁时会一天分次更新。利于打造品牌之用，其网址将出现于海报、横幅、传单、工作人员即时通讯工具的签名资料等地方中，为同学们了解活动提供详情。活动新闻的发布主要在主题网站以及各集体QQ群上发布，提前三天到一周作前期宣传，活动期间会有详细图文新闻报道，而活动结束后也会有后期宣传。另外，还会在华工、广药、广中医、广工等高校（尤其是在大学城里内的高校）的BBS上分期做阶段性宣传介绍，更扩大宣传力度。九、广播台宣传作为学校媒体的一部分，学校广播可遍及学校每个角落。我们将与学校广播站联系,计划当天午饭及晚饭时间广播,报道当天活动的新闻、活动花絮，以及预告即将举行的活动。十、礼品宣传赞助公司可以其产品或含有公司名称、商品文化标识的纪念品、刊物、光盘等作为比赛型活动的奖品或派发给现场观众的纪念品。此种宣传的实际性比其它方式更大，师生们在使用此物品的同时也有可能向他人进行推广宣传，达到更广阔的宣传空间。十一、产品宣传赞助公司可在校内指定位置设置产品展示点，向师生路人介绍本公司最新产品资讯，尤其在大学城，师生出行不便，这种直接的产品接触体验比在平面媒体、网络媒体等接触更为有效。十二、活动道具用品宣传。这样可除了达到一定的现场宣传效果，我们还会在往后的活动中，根据实际需要重复使用其中某些道具，达到后续宣传的效果。十三、咨询点宣传 根据实际赞助项目，公司可在指定地点设立咨询点，配合产品宣传、展板宣传等将能更容易向师生们介绍自己的产品及商业咨询服务，而且还可以向大家派发纪念品和宣传刊物，更可以自行设计一些与同学之间的互动来塑造公司形象，向同学树立良好的企业形象。 十四、背景幕布宣传当闭幕式有背景幕布时，将会在上面印有赞助公司的名称和商标。根据实际活动赞助金额和方式，分为特别鸣谢、协办单位、支持媒体等。十五、现场鸣谢 根据实际赞助项目，在相关活动过程中，对公司名称的口头鸣谢会适当添加。十六、问卷调查如果公司有这方面的意愿，我们可以派专门的工作人员面向师生们协助公司进行纸张或网上的问卷调查、投票等，让公司更加了解校园的市场方向，有利于公司制定合适的面向校园的市场方针，具有现实的战略意义。十七、媒体宣传本次我们将会全程视频记录活动盛况并将完成的纪录片刻录成光盘，使之能够在更广泛的范围内流传。另外，我们还会联系校外媒体对本次活动进行报道宣传，3宣传范围：遍及中大东校区，辐射整个大学城。4、宣传方案：活动前期宣传宣传方式时间地点形式人数合计成本（元）传单3月26日第一膳堂门口设置摊位200（张/人）33000张约0.1X3000=300第三膳堂门口设置摊位100（张/人）43月27日第一膳堂门口设置摊位200（张/人）3第三膳堂门口设置摊位100（张/人）4a) 传单宣传方式时间地点形式人数合计成本（元）海报3月25日-27日新膳堂前宣传栏3张(A1）248份约4603月23日-27日公共教学楼B,C栋一楼5张(A1）23月25日-27日各宿舍楼下40张(A1）8b) 海报如图所示（海报和传单将会覆盖整个中大生活区,形成星火燎原之势。）c)横幅宣传宣传方式形式合计规格成本（元）横幅网球场（单色），图书馆旁(彩喷)，新膳堂楼上（单色），各一条3条待定约400d)活动宣传礼品（选用） 派送礼品可以吸引大量学生，极大增强宣传效果，礼品形式由公司决定。e)广播宣传（选用）作为学校媒体的一部分，学校广播可遍及学校每个角落。我们将与学校广播站联系,计划当天晚饭时间广播,报道当天活动的新闻、活动花絮，以及预告即将举行的活动。广播媒体中午12点至6点半每时段播放1次，活动开始前一周每天连续播放成本0（元）f)网络宣传宣传方式时间地点形式人数成本（元）网络宣传3月20日-31日中大主页每晚将设专人负责灌水4人03月20日-31日逸仙时空BBS3月20日-31日中大透透3月20日-31日中大各社团Q群g)动态宣传(选用)动态宣传时间地点形式成本（元）“海报飞车”3月27日中大工作人员带着海报骑车绕中大100“如影相随”3月26日-27日中大把海报贴在电瓶车后100“跑步迎奥”3月27日中大或内环路组织学生跑步迎奥运待定活动中的宣传: 时间：3月27日地点：活动现场a)在活动场地附近设道路指示标志；b)在活动场外悬挂横幅（横幅右下方出现协会和IBM公司名称）；c)在活动地点较醒目的位置挂上宣传画等,加大宣传力度;d）利用食堂门口若干个宣传大板进行活动时时跟进及颐高咨询宣传。活动后期宣传时间：整个活动结束后整个一周 方式：校园广播、网络和报刊 内容：a)连续三天通过校广播站在18：0018：30时段对活动的成功举行进行总结及评论，同时鸣谢颐高集团。b)在校园网站及专设的BLOG上，为活动作简评、概述，上传活动照片。c)在报刊上，如中大青年，求进报（如果有机会，可在广州日报及南方都市报）进行报道，总结及评论。备注：整个宣传环节的成本总计预算为1360，根据IBM俱乐部以往的活动经验与借鉴其它单位活动经验，此为大型宣传，辐射面广，效率高，凸显活动质量和层次四、活动计划1） 活动流程安排第一波：“IT冲击波”冲击现场活动(一) 活动时间：中午、傍晚活动地点：一饭门口小广场物料： 帐篷5顶，桌子1618张，椅子1922把，音响设备，手提电脑两台，展板两块（颐高数码广场介绍，IBM俱乐部宣传介绍）。现场内容：组装机比赛，现场电脑维修，现场Show，电子竞技，知识问答（IT小知识、颐高知多少），商家展示。活动形式：现场设有6个摊位，每个摊位都有相应的游戏或比赛，参加任一游戏或比赛都可获得相应数量的印花，根据集齐印花的数量可到礼品兑换相应等级的礼品。具体的兑换规则视活动当天具体奖品情况而定。设点活动项目物料活动说明工作人员安排备注摊位一组装机比赛帐篷一顶，桌子34张，椅子3把，笔纸若干参加比赛的同学在现场会拿到一张写有各类电脑组件品牌、价格、（性能？）的资料，在限定时间内根据组装要求和说明写出组装机组装配置最优方案。中午进行，方案上交后由评委进行评定，选出N份获奖方案，以短信的方式通知选手，傍晚时到现场领奖。傍晚进行的则于第二日领奖。参与即可获印花3张，获奖者另有奖品。2名工作人员需要35名评委摊位二现场电脑维修帐篷一顶，桌子3张，椅子56把此活动与其他IT社团合作，（如Maxcell）免费为电脑有故障的同学提供帮助。包括硬件维修，防杀病毒等等。此项活动可获印花1枚。56名电脑维修人员摊位三电子竞技手提电脑两台，帐篷一顶，桌子2张，椅子2把每轮比赛两名选手，进行电子竞技，内容为奥运体育项目游戏比赛，胜出者可获印花3枚2名工作人员摊位四知识问答帐篷一顶，桌子2张，椅子3把展板上展出关于颐高数码广场的一些信息以及一些IT方面的小知识。知识问答的题目都是展板上的相关内容，同学们阅读后即可参加知识问答。抽题箱中有若干道题目，每人抽三道题答对两道者则可获印花一枚3名工作人员摊位五商家展示帐篷一顶，桌子34张，椅子68张34家品牌商家展示，包括产品展示，数码资讯介绍，现场咨询等。 拥有相应品牌产品的同学可凭相关凭证换取小礼品一份（产品年份等应有所限制）。1名工作人员颐高竞标确定进行展示的商家（此项可带来部分额外赞助收入）摊位六现场Show音响设备街舞表演，Cosplay（选取与参展项目契合度有关的内容）2名工作人员增设礼品兑换点桌子1张工作人员根据持有印花数量的多少派送对应等级的奖品。展板上面画有“颐高”LOGO的轮廓，同学们兑换奖品后将印花贴在展板上组合成LOGO的图案。4名工作人员活动（二） 迎奥运签名活动活动时间：中午、傍晚物料：长布条幅，桌子2张，油性笔6支活动地点：与慎思园至善园之间的圆形花坛活动说明：长布条上面画有“2008，祝福奥运”式样的框架，由同学们的签名组合成2008的图案。横幅上有商家的标志。人员需求：需要78名工作人员。活动流程：9 :00 a.m.11:00 a.m. 活动现场布置 11:00 a.m.13:00 a.m. 现场活动进行16:00 p.m17: 00 p.m 活动现场布置17:00p.m.18:45 p.m. 现场活动进行第二波：“IT冲击波”先进技术报告会一、讲座内容l 通过先进产品的展示打造颐高数码的强势技术实力与顶级产品能力。l 通过技术人员的演讲开启学生对IT业历史及前景的清晰认识。l 总结整天的活动，公布获奖名单二、讲座亮点l 借助周杰伦“先进音乐报告会”经典宣传的余热，以“先进技术报告会”为题，立题新颖，主题鲜明，吸引力强。l 用丰富的奖品与互动礼品来达到现场的高度热烈气氛。时间活动备注部门17：00工作人员到场，物资到位人力资源部17：00-18：15布置会场场地布置宣传部17：00-18：15技术部设备调试，主持人到位，礼仪于门口接待确定嘉宾的PPT到位18：15-18：30听众陆续进场，向每位入场的听众发宣传单册（上有抽奖号码），开场video，发放讲座相关宣传视频场内由34位干事维持现场秩序，技术部播放相关的宣传片18：3018：35讲座正式开始，主持人开场白并介绍到场嘉宾开场白结束时提醒听众注意抽奖券号码18：3519：40主持人邀请颐高代表宣布报告会开始19：4019：45播放颐高公司宣传视频技术部19：4520：55嘉宾主题讲座&互动游戏&有奖问答秘书处全程监控，游戏主持异装火爆上场秘书处20：5521：10主持人邀请俱乐部主席及颐高代表做活动总结21：1021：20针对活动内容及后续活动开展，听众自由发问时间主持人强调发问者有礼品赠送（58个问题）21：2021：30主持人主持抽奖仪式，工作人员递上抽奖箱由嘉宾及俱乐部代表抽奖，主持人邀请获奖同学上台领奖21：3021：35主持人宣布讲座结束工作人员维持听众退场秩序，学术部播放俱乐部宣传片，听众提交问卷,工作人员发讲座票等等。人力资源部21：3521：50清理场地人力资源部五、活动经费预算1）预算内容活动内容事项总额（单位元）人力资源调动包括交通、劳务及公关费用400宣传总计（详细内容见上）加上现场200份宣传小册1510现场耗材纸和笔（包括油性笔）：40元印花：约5元横条幅：20 元水粉颜料：约20元请表演费用：200元 /音响：200485整体活动奖品与纪念品（具体奖品与纪念品品种与数量由IBM俱乐部与颐高集团商榷决定）MP3播放器5个，U盘5个，软件或光盘20份（组装机比赛奖品）T-shirt 50件 、笔记本10本 钥匙扣、笔、杯子、像框等小奖品约100个 台历、奥运赛程的挂历 100个 颐高近期内部杂志50本预计2000紧急情况储备金用于突发事件的处理及预置255合计46502）预算分析A. 各项费用占用总体比例B经费预算各部分分布上我们参考了以往活动的经验，在平衡各方面之处的同时我们根据本次活动的目的及赞助商实力适当调高了宣传费用32.47和奖品费用43.01%。大力的宣传和丰厚的奖品设置在一定程度上极大提升了活动的品位及效果。与活动内容相得益彰。C奖品种类上建议颐高尽力提供诸如T-shirt和塑料杯等，此类奖品成本小，实用性强，且对同学来说具有很强的宣传效果。六、 活动问题对策与应急措施活动中需要注意的地方：一、为防止当月过多活动造成场地、时间、物资等冲突，将及早向多个单位部门进行协商。二、为防止活动进行中途突然下雨，将事先准备遮阳伞或帐篷。电源插座和电线接口处将用透明封箱胶包裹防止短路。活动举行之前每天留意天气状况变化，如有需要将向各参展公司和节目负责人进行协商提前或延期。三、为防止活动过程中由于人为因素停止了电力供应情况，将在架设电力工作时做好固定电线、认真检