采购与供应管理毕业论文-电子采购系统在中小企业中的应用与发展.docx

对外经济贸易大学高等教育自学考试本科毕业论文对外经济贸易大学高等教育自学考试本科毕业论文电子采购系统在中小企业中的应用与发展专 业：采购与供应管理学生姓名：准考证号：指导教师：日 期：目录摘要3一、绪论4（一）文献综述4（二）探讨背景4（三）探讨的内容与目的5二、基本概念6（一）采购和电子采购的含义6（二）电子采购的优势和作用6（三）国内中小企业电子采购现状7三、电子采购在中小型企业中的实施12（一）电子采购的实施策略12（二）电子采购的实现方式13（三）电子采购系统的扩展功能15四、中小型企业电子采购发展的对策19（一）完善中小企业电子采购的外部环境19（二）中小企业自身要高度重视电子采购20（三）依靠国家和社会力量，提供人才，技术，理念等支持21五、结论23主要参考文献24电子采购系统在中小企业中的应用与发展摘要随着现代信息技术和互联网的高速发展，人们生活的方方面面都在产生着日新月异的变化，包括采购在内的企业运营的每个环节也都在感受着信息技术发展带来的冲击。传统的采购流程包括从确定需求、需求说明到记录与档案维护等十个步骤，需要耗费大量的人力和时间，直接导致了企业运营成本的提高。而结合了现代信息技术的电子采购具有效率高、成本低、流程优化、减少安全库存、信息共享、改善客户服务、降低供应商销售成本等优点。电子采购系统比一般性的电子商务交易平台在本质上具备更多的概念延伸，不只是单纯的利用互联网技术完成一套采购流程，而且可以对采购全程的各个环节进行管理：有效地整合企业的资源、优化采购流程、积累宝贵的供应商和交易数据、完善和共享市场以及渠道信息、为供求双方降低成本、提高企业的核心竞争力。但是在相关法律法规、市场规则、技术标准尚未完善，国内中小企业电子采购理论和技术普遍欠缺的情况下，电子采购系统的全面发展还需要整体环境、企业信息化意识、国家政策、专业人才等多方面力量的加强。希望通过本文可以从电子采购在国内中小企业的发展现状、电子采购在中小型企业中的实施策略、系统设计规划、发展趋势等角度入手，深入探讨电子采购在现代采购过程中起到的重要作用。关键词：电子采购 企业信息化 发展现状 实施策略 发展对策一、绪论（一）文献综述电子采购是目前比较流行的企业采购方式, 特别是在一些大型企业中已经广泛应用。所谓电子采购就采购本身的过程而言，就是运用计算机和internet技术结合现代采购流程，代替传统的采购方式，通过网络支持完成采购工作的一种业务处理方式, 也称网上采购。扩展到电子采购管理系统，它能够使企业通过网络,寻找管理合格的供货商和物品，随时了解市场行情和库存情况, 编制销售计划, 在线采购所需的物品，并对采购订单和采购的物品进行在途管理、台帐管理和库存管理, 实现采购的自动统计分析。电子采购具有成本低、效率高、流程实现快、操作简单、信息共享性强等特点, 已经逐步成为当前最具发展潜力的企业管理方式之一。四大会计师事务所之一的安永公司2009年调查报告中称：中小型企业利润的40%都用于非生产性产品和服务的采购过程，如果在此项支出上节约10%对于改善利润的效果就相当于增加30%的净收益。夏璐挪威政府积极推动电子采购国际市场2008（2）而电子采购降低成本、缩短生产周期、提高投资回报率等作用恰恰可以在这方面可以得到体现。当下我国中小型企业运用电子采购降低采购环节成本、提高核心竞争力的需求同样相当迫切，但面对中小企业自身存在的一些短处，电子采购系统的成功实施和良性运转也面临不少亟待解决的问题。韩景峰在电子采购模型与实施策略中谈到：实施电子采购存在的障碍主要包括：合理的系统整合、初始投资成本、系统安全问题、采购业务流程再造和企业文化的根本变革、人才缺乏等。韩景峰电子采购模型与实施策略天津职业大学学报2009曹巧艳在中小企业电子采购应用模式研究一文中提到：中小企业多采用小批量、多品种的生产方式、信息化相关人才缺乏、资金实力薄弱，融资难度大、信息化认知度较低、管理水平较为落后等特点，曹巧艳中小企业电子采购应用模式研究合作经济与科技2007(20)而这些都或多或少的阻碍了电子采购的顺利发展。以上学者对国内中小企业实施电子采购的必要性、存在的问题、实施模式、未来展望等提出了自己观点和看法，但并没有很深入的研究如何为中小企业选择适合自身发展需要的电子采购模式、如何进一步推进中小企业电子采购的发展，使企业享受到企业信息化带来的更多效益。本文将就上述问题展开探讨。（二）探讨背景上世纪90年代以来，身处经济全球化进程中的企业越来越深刻认识到采购职能对提高企业运作效率和增强竞争力的巨大潜力。进入21世纪之后，采购管理职能进一步与企业所有业务过程整合，采购也从以交易为基础的战术职能上升为以流程为导向的战略职能。采购管理作为企业价值链中的重要一环，不论从成本和质量的角度，还是从交货期和敏捷性上考虑，都对企业竞争力的提升具有重要意义，而电子采购也正是在这种市场背景下被世界范围内的企业广泛接受和运用。时至今日，电子采购系统已经成为规模型企业管理组织中的重要组成部分，有相当数量的中小型企业也开始逐渐将这种日趋成熟的管理手段引入自己的管理模式之中，但是在这些企业里，有相当一部分在缩短交货提前期和降低交易成本等方面的结果不尽人意，并没有达到应用电子采购系统前的预期效果。究其原因，主要是公司过多地重视了硬件系统的投资和开发，而轻视了对电子采购实施策略的研究。规划和实施电子采购需要在战略、组织流程和系统方面做出重大调整,本文中也将讨论如何在系统实施的过程中清楚的认识并解决存在的障碍和问题，从而让电子采购为企业带来更高的效益。（三）探讨的内容与目的本文主要围绕电子采购系统的发展现状、系统的设计规划、实施中的核心步骤和电子采购系统在中小企业中的发展展开论述。首先就一些基本理论、电子采购的优势和电子采购在国内中小企业的发展现状进行阐述。其次介绍中小企业电子采购实施的策略、实现方式、核心步骤、系统规划并提出一些扩展性的功能。而后对中小型企业电子采购的未来发展趋势提出看法。最后对全文的主要论点进行总结。本文探讨的目的在于加深对电子采购在现代企业管理中的作用的认知程度，加强对国内中小型企业采购电子化程度的了解，明确中小企业电子采购系统的实施策略、规划思路和发展趋势，以为企业打造一套完整、适用、高效的电子采购系统，全面提高企业信息化程水平，全面增强企业的核心竞争力。二、基本概念要深入的研究中小企业电子采购的细节问题，首先要对与电子采购相关的一些基本概念有全面的理解。（一）采购和电子采购的含义采购是企业为维持运营和获取利润而从外部资源中获得原材料、零部件和半成品、以及其它服务的过程。最终目的就是从合适的供应商那里，获得合适数量和质量的产品和服务，并以合适的价格递送到合适的地点。它主要包括：采购需求确认，评价供应商，选择供应商，订单的提交和跟踪，持续供应商绩效评估，供应关系管理等内容。李恒兴，鲍钰采购管理北京理工大学出版社2007常见的电子采购是在电子商务环境下的采购模式，也就是网上采购。郝庆欣电子采购：互联网时代企业信息化切入点电子商务世界2006（8）通过建立电子商务交易平台发布采购信息，或主动在网上寻找供应商、寻找产品，然后通过网上洽谈、比价、网上竞价实现网上订货，甚至网上支付货款，最后通过网下的物流过程进行货物的配送，完成整个交易过程。事实上，这也只是电子采购的一个组成部分。电子采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概念延伸扩展功能，它不仅仅要完成采购行为，还要利用信息和网络技术对采购全程的各个环节和供应商数据进行管理甚至分析，有效地整合企业的资源，帮助供求双方降低成本，提高企业的核心竞争力。（二）电子采购的优势和作用传统采购存在着许多弊端，主要表现在过多的单证操作、纯文本工作消耗大量成本、交易范围小、采购效率低等方面。电子采购从根本上改变了企业的传统采购模式，使企业提高了效率，降低了成本，获取了更大的效益。企业发现，在供应链中电子采购的过程与体系整合得越好，节约成本的幅度及流程改进的效益就越大。这主要体现在： 1. 低采购成本。通过电子采购，企业可以大大降低采购交易成本和物料成本。通过internet，企业可以进行在线订货，大大减少了纸质文件处理、信息收集、供需间通讯和其它费时的交易程序，优化采购流程，缩短交易周期，从而降低交易成本。例如，3M公司实施电子采购后，之前需要3天完成的订货流程降为1小时，采购订单的处理成本由120美元降为40美元，比原来降低了65%。另外，电子采购还可以随时汇总不同生产环节的相同采购需求，从而得到供应商的批量折扣，降低物料成本。据美国供应管理协会估计，仅此一项企业就可以节约15-25%的采购成本支出。马红，傅展舟企业电子采购的创新方案中国物流与采购2007（14）2. 扩大交易范围。电子采购的发展一方面扩大了卖方的销售机会，另一方面便于买方通过供应商或第三方搭建的平台寻找有特殊要求的商品和选择符合自己标准的供应商，通过积累在系统中的数据还可以进行有效的供应商管理（识别对象：确定可选的供应商名单；成本评估：确定目标与所需资源；优先排序：找出可行的方案并排出顺序；特性分析：分析选定的方案；执行计划：完成项目；成果评估：生成文档并找出有待提高的问题）；同时，一些采购需求相同的中小企业也可以利用第三方搭建的市场（如阿里巴巴和慧聪网）联合起来进行采购，从而获取更多的折扣和其他长期利益。3. 使企业采购向战略供应管理转移。在电子采购系统的支持下，采购人员能够摆脱以前日常的非增值性采购活动的束缚，跨越了职能边界和公司边界并且已经或正在成为一种具有战略意义的资源获取行为。战略供应管理主要包括市场环境监测、整合供应战略、商品战略、信息管理、战略规划、战略性采购、战略性供应联盟、供应网络、社会责任和理解、关键供应行业等10个战略性活动。企业采购的职能向战略和管理转移，并以未来的长期利益为指向，精心选择合作伙伴，将其联结为一个不可分割的、协调发展的整体。同时强调快速反映市场需求及战略差异化，追求高稳定、低风险、低成本、高效益，从而达到供应链整体价值的最大化。4. 提高整体供应链的获利能力。企业将电子采购纳入整个供应链管理战略，能够利用互联网在供应链成员间实时、低成本的传递信息，让供应链中的合作伙伴彼此分享生产计划和库存水平等信息，根据准确的算法有预见性的安排企业采购需求以提高预测的准确性。由于企业采购不确定性的降低提高了企业库存的安全性以及供应链成员之间的动态沟通，使得供应链上的库存水平整体下降，从而降低了整个供应链的总成本，提高了供应链的获利能力，实现供需之间的双赢和多赢局面。（三）国内中小企业电子采购现状1.中小企业传统采购的特点现阶段，就我国中小企业而言，在传统采购中通常表现出以下特点：（1）采购决定权力较为集中，流程灵活、简单中小企业大多为民营企业，管理层级相对较少，在物资采购问题上多数采取集权决策和控制，即通常由企业领导层人员掌握采购决定权，且采购计划时间多集中在年末岁首或行业销售旺季带来的集中生产之前。中小企业采购流程灵活性强且很简单，通常是由业务部门先提出申请，采购人员填报年度或临时采购预算计划，报主管领导和公司领导审批后实施龚国华，吴嵋山，王国才采购与供应链复旦大学出版社2005。（2）采购信息渠道多样中小企业获取采购信息的渠道随着信息化时代的到来，已经变得越来越多样化，不仅通过市场、业务关系网及媒体广告等传统方式了解采购产品信息，还通过展会、网络等渠道获取信息。随着越来越多的供应商通过网络进行产品宣传和建立自己的B2B系统，互联网已经逐渐成为中小企业获取采购信息的一个重要渠道。（3）采购规模有限、价格敏感性强中小企业规模小，资金有限，采购规模普遍不大。据统计，中小企业的年采购额集中在50至100万元和500至1000万元人民币。因资金的相对匮乏、企业主营业务方向也不太稳定，管理者对采购成本的控制比大型企业更为严格，但随机性相对较强，普遍更为关注短期投资回报率，且对采购物资的价格非常敏感。（4）采购中体现出较强的个性化需求中小企业由于在规模、行业、地域、客户群体及管理水平上存在巨大跨度和差异，不同行业不同规模的企业在不同发展阶段，对采购物资的需求情况是不一样的。每个企业的采购管理模式和采购流程都不尽相同，在采购中一般都有贴近企业实际情况的需求，且实用性和灵活性很强。以上这些特点也就决定了在中小型企业中实施电子采购系统的时候，系统在功能、模式、流程等方面的巨大差异。下面我们就来了解一下中小企业中电子采购系统的发展现状。2.中小企业电子采购发展现状根据中国互联网络信息中心2012年5月发布的2011年中国中小企业电子商务调查报告:受访整体中小企业中，20人以上规模的企业占总受访比例的45%，而这些企业应用电子采购的占总比例的56%；而7人以下的微型企业中有过电子采购活动的却较少，只占总比例的14.7%。中国互联网络信息中心2011年中国中小企业电子商务调查报告2012年5月图2.1电子采购应用企业规模分布按不同行业划分，采用电子采购的企业中，不同行业中开展电子采购的占比与不同行业在整体企业中的占比差异不大。其中，与在线销售情况相同，机械制造业、信息传输、计算机服务和软件业的在线采购应用企业所有在线采购企业中的比例，高于其在整体中的占比。中国互联网络信息中心2011年中国中小企业电子商务调查报告2012年5月图2.2电子采购企业所属行业分布从整体比例上看，根据本次调查数据，受访中小企业在线采购的应用水平较低，在总采购额中平均占比为19.2%。其中有72.3%的企业在线采购在总采购额中所占比不到四分之一，而在线采购比例超过50%的企业只占6.7%。图2.3电子采购额占总采购额的比例分布报告中还体现了地域上的区别：东部地区采用电子采购的企业比例明显高于东部地区中小企业。受访的东部地区企业中，电子采购的比例为63.3%。涉及业务范围的区别：经营全国性业务和国际性业务的企业中，应用电子采购的企业比例高于其他业务范围的企业。中国互联网络信息中心2011年中国中小企业电子商务调查报告2012年5月总结以上内容，国内中小企业电子采购的现状呈现以下特点：（1） 企业规模与应用电子采购的规模成正比。（2） 业务范围相对稳定、采购流程比较复杂且固定的企业更容易采用电子采购。（3） 企业所在地区的整体经济水平对企业是否采用电子采购影响至深。（4） 从事规模化和国家政策扶持行业的企业更重视电子采购。那么阻碍国内中小企业电子采购发展的主要原因有那些呢？（1）企业信息化观念落后。目前我国企业信息化总体水平处于发展阶段，与发达国家相比还有一定的差距，虽然绝大部分央企和大型企业在国家政策及资金的扶持下已经开始使用信息管理系统，但是我国中小型企业的信息化水平却依然处于起步阶段，电子采购对于这些企业的管理者说还是个陌生的概念，有些中小企业因管理层对电子采购认识不深，短期投资收益意识过强，怀疑电子采购不能给企业带来立竿见影的效益，对实施电子采购的必要性缺乏认知，从而阻碍了企业电子采购的引入史文崇从电子采购平台看我国电子采购业的发展中国市场2008（8）；另有一些中小企业，虽然管理层为了加强采购管理而有意引进电子采购系统，但在系统实施前期往往不能正确的汇总企业需求，或者在实施过程中常常会遭遇基层员工的抵触，而究其原因主要有两种：一种是人们对脱离熟悉的工作流程或者忽然增加的信息化工作量感觉不满，另一种情况是害怕因采购模式的改变而失去原有的供应商关系。（2）缺乏复合型人才。电子采购系统是一种基于WEB浏览器或者应用程序存在的软件系统，通常具备一些计算机基础知识的员工经过培训之后即可掌握软件的日常操作，但是系统的软硬件维护、数据处理（备份、导入、导出、传输等）和后期功能扩展则需要专业人员来完成。胡志高，汤昌娥电子化采购技术发展与现状中国政府采购2008（7）此外，在电子采购系统软件需求分析和开发阶段，需要企业中既熟悉管理和业务流程又懂计算机技术的复合型人才配合软件外包商，才可能开发出符合企业实际需要的电子采购系统。而大多数中小企业经营规模小，品种数较单一，企业员工的专业知识和业务能力与大企业相比普遍偏低。同时由于企业规模、环境和待遇等因素，中小企业对人才的吸引力相对有限，其内部很少能够找到既懂得计算机专业知识又熟悉业务流程和管理的复合型人才。（3）资金短缺。实施一套电子采购系统在软硬件方面都需要较大投入，而且据统计，电子采购系统投入使用后每年的维护费平均还要占整个系统建设费用的10%20%。中小企业一般实力较弱、规模较小，管理水平偏低、资金相对紧张，以至于许多中小企业根本负担不起或者不愿承担这样的系统开发费用，还有些企业由于后续资金不足导致系统开发半途而废。由于这些原因，导致中小企业电子采购发展缓慢。多数中小企业的电子采购仅限于次数有限的第三方平台B2B交易和网上信息发布等单一的功能，至于合同签定、支付、供应商及订单管理等活动基本上还是在线下进行，没有形成应有的供应链，以至电子采购活动不能形成规模，达不到应有的效果。（4）缺乏供应商的有效配合。有些中小企业虽然有能力实施电子采购系统，但很少能得到供应商们在信息共享等方面的支持而使得系统不能发挥最大的效用。一般供应商对中小企业客户的电子采购系统整合方案不感兴趣而且也并不愿意参与合作，主要原因是供应商害怕泄露如价格、产品流向、产品质量反馈等敏感信息。史文崇从电子采购平台看我国电子采购业的发展中国市场2008（8）另外，如果配合客户的电子采购活动，供应商必须在信息技术设备和相关人员培训上进行必要的投资，然而收益却并不很直接明了，这使得供应商们对采购方企业实施的电子采购整合方案往往持冷漠的态度。清楚的认识到电子采购在中小企业中的发展现状和上述阻碍电子采购发展的主要原因，根据企业的行业、规模以及企业自身情况量体裁衣，提出适合的电子采购解决方案，为企业寻找到一种合适的电子采购模式，并顺利运用到企业日常的采购流程和采购管理之中，才能真正发挥电子采购系统的效用。三、电子采购在中小型企业中的实施（一）电子采购的实施策略要实施一套适合企业使用的电子采购系统，首先就要制定完善的实施策略。1 做好战略设计。企业必须首先对电子采购有清晰的目标，企业的决策层在认识上也必须对电子采购的必要性达成一致，并全力参与和支持电子采购工作的推进，从而保证企业各部门之间能够协调运作。同时，企业还要充分分析外部环境。例如，将供应商进行初步分类，分析出企业有多少供应商有能力有兴趣参与企业的电子采购，企业是否对供应商参与电子采购有足够的控制能力。白果实施电子商务采购的步骤有哪些石油石化物资采购2008（1）在实施电子采购前，还需要审慎地做好战略设计，战略设计涉及采购目标的确立、企业中与采购相关的各部门之间的协调以及对外部环境的分析，同时要做好充分的风险评估，考虑在系统应用中的风险和管理流程变动的需要，这是实施电子采购之前的基础性工作。2 优化采购作业流程。电子采购要求企业的采购作业流程清晰而简洁，杜绝冗余的作业环节，以便提高采购作业的效率。为此，企业需要对原有的采购作业流程进程分析和重新设计，对于采购申请、采购订单、定价、供应商管理等环节一一明确工作流程和相关参与角色，以使采购作业流程适用于电子采购系统，保证电子采购的顺利实施。这一工作可通过以下三个途径来实现：一是企业有能力对自身采购流程进行分析，并根据电子采购系统进行调整；二是邀请第三方咨询公司帮助企业根据电子采购系统改进业务流程；三是邀请合作伙伴级供应商共同参与采购作业流程的再设计。3.加强采购团队建设。电子采购是对传统采购模式的一次变革，这一采购模式的实施，必然会对企业的组织结构及其职能带来冲击，必然会要求与之匹配的组织文化的支撑，必然会要求熟知电子采购技术与规则的高素质的采购人员的积极参与。因此，必须加强组织建设，要重新调整和划分组织职能、营造适合电子采购的组织文化、引进培训高素质的采购人员，以消除电子采购的阻力，为电子采购的有效实施提高组织保障。4寻求强有力的技术支持技术方面。安全、可靠、易于管理和维护的计算机网络是企业实施电子采购的必要组成部分。企业需要知道自身的电子采购系统是否与供应商的系统兼容；企业新的电子采购系统是自主开发还是外包；如果外包，如何选择电子采购系统的供应商；新的电子采购系统如何与财务、生产、营销等部门链接等。5.科学进行绩效评估。企业采用电子采购就是为了获取新系统所能带来的收益，因此评估和控制电子采购的绩效是保证电子采购成功运作的关键。科学的绩效衡量指标有助于企业发现电子采购中存在的问题并及时改进，绩效评估的指标主要包括：订货满足率、准时交货率、处理采购订单的时间、采购价格的降低、库存成本的降低、订货成本的降低、运输成本的降低、供应商绩效的提高、与供应商关系的改善等。6. 电子采购实现方式的选型电子采购的实现方式主要有三种：卖方系统、买方系统和第三方系统，每种方式的运作流程、应用范围和实现方法都不尽相同，我们将在下一节重点对这三种系统进行阐述。7电子采购平台的构建。企业在实现了采购流程的电子化之后，还可以考虑搭建电子采购平台，它是实现采购管理的载体，这一平台至少要包括以下三个部分：（1）协同招投标管理系统：基于网络的招标采购管理平台，其功能是使各种层级的采购参与者(包括组织者、采购商、投标商、审批机构等) 都能在这个平台下按照制定好的业务流程和权限来协同工作，摆脱时间和地域的限制，以便高效透明的完成采购招投标过程。（2）企业竞价采购平台：是一个供应商之间以及供应商和采购商之间互不见面的网上竞价采购管理平台，其功能是使得供应商可以通过网络远程参与采购商发起的采购竞价，帮助采购商扩大可选供应商的范围，并合理利用供应商之间的竞争，大幅度降低采购成本。马红，傅展舟企业电子采购的创新方案中国物流与采购2007（14）（3）电子目录采购系统：是一套集办公自动化、产品目录管理、供应商管理以及电子采购于一体的综合解决方案，这一系统首先解决了传统方式下产品目录和供应商管理混乱无序的问题，利用数据库管理产品和供应商信息，保证了这些信息随时被更新并且避免冗余数据。其次，该系统可以帮助客户搭建符合其自身需求的涵盖包括招标采购、竞价采购、商务谈判在内多种采购方式的在线采购平台，快速高效地实现内部采购供应系统的任意商业运作流程及业务规则。（二）电子采购的实现方式电子采购的实现方式主要有三种：卖方系统、买方系统和第三方系统1. 卖方系统（Sell-side system）卖方系统是指供应商在互联网自有平台上发布其销售产品的名录，采购方则通过网页浏览来取得所需的商品信息，选择自己需要的产品，在线下订单以及确定付款和交付方式或者直接利用在线支付完成交易。简单的说，这就是供应商为宣传产品、增加市场、拓宽销售渠道而搭建的B2B网站，它包括一个或多个供应商的产品或服务。登录卖方的系统通常是免费的。使用这一系统的好处是访问容易，能接触更多的供应商，买方无需任何投资。虽然卖方模式不需要采购方的信息和系统维护工作，但是也存在一些弊端：（1）供应商和产品可选性有限：采购方必须要在网络上寻找自己需要的网络平台，在获取平台信息并确认平台安全之后，才能登录平台寻找目标供应商并进行产品比对。这和传统的采购流程并没有太大的改观。（2）低效率：很大一部分卖方系统并不支持实时交易，仅仅是把产品信息上网，而真实的订货、交易流程却在线下进行，如果采购方的需求非常紧急，卖方模式未必能满足这种需求。（3）市场不对等性：在这样的市场中，卖方处于优势，买方处于劣势，造成双方力量的不对等，不利于整个采购的进行，也不利于供需双方建立长久的合作伙伴关系。2. 买方系统（Purchase-side system）买方系统是由采购企业自己开发并控制的电子商务系统，它通常与企业的内部网络（Intranet），或企业与其贸易伙伴形成的外部网络（Extranet）相连。这种系统通常由一个或多个采购需求相同的企业联合建立，目的是把市场的定价权和主动权转向买方。如GE塑料全球供应商网络；美国三大汽车公司的全球汽车零配件采购网络。这一系统的好处是拥有快速的客户响应、节省采购时间和利于对采购过程进行控制和跟踪、能长期积累供应商信息。马红，傅展舟企业电子采购的创新方案J中国物流与采购2007（14）缺点主要体现在系统的高成本：相对于中小企业，首先，如果中小企业自行建立企业采购网站，需要耗费大量资金，还必须要有专门的IT 人员进行网站的建立和维护，以及进行采购目录的维护和更新，这让很多中小企业望而却步；其次，中小企业在国内的知名度不高，很多中小企业只是面向区域的，其采购网站无论从技术还是形象设计同国内大型企业和机构相比较还是差强人意，其对采购商的吸引力也是有限的。而中小企业恰恰处于人才缺乏、资金薄弱的劣势，采用买方模式，建立自己的采购网站难度很大。所以这种模式并不适合经营规模过小、采购流程过于简单化的中小企业。3. 第三方系统（Third-party system）是指供应商和采购方通过第三方搭建的平台进行采购业务的过程。在这个模式里，第三方网站提供平台，供应商和采购方在该平台上发布并描述自己销售或需要采购的产品信息，第三方网站则负责产品信息的归纳、整理和更新，以便于用户能更快捷的在平台中寻找自己需要的产品或者发布自己销售的产品。但由于该平台是独立的第三方网站，与采购方的供应商管理系统集成在技术上有一定难度。为了弥补这一缺陷，目前网上交易市场特别是由电子采购方案提供商建立的e-market，采用了基于XML的开放型构架，通过XML技术提供的借口使得企业采购系统和第三方系统进行沟通和集成。第三方采购系统又分为以下不同类型：（1）采购代理：第三方采购代理为企业提供了安全的网络采购场所，另外也提供诸如在线投标和实时拍卖等服务。（2）联盟采购：一组不同的企业把他们要采购的相似的商品在数量上累加，以增强集体购买力，这种系统通常由几家企业共同开发和维护。（3）中介市场：由专业的网络公司建立，用来匹配企业和多个供应商的在线交易。（三）电子采购系统的扩展功能上面提到的三种电子采购的实现方式，仅限于产品的筛选比价、供应商选择、订单确定等环节，但包括供应商管理、订单管理甚至和其他职能部门或业务部门在业务上有交集的一些内容并没有涵盖，如果电子采购能够真正达到优化流程、提高效率、降低成本，甚至能为企业后期的采购起到参考指导作用，整个采购体系的信息化，也就是电子采购管理系统的搭建在企业实力允许的情况下也是必要的。1.技术实现方式的确定电子采购系统在技术方面的实现方式主要有B/S架构和C/S架构两种。B/S是Brower/Server的缩写，客户机上只要安装一个浏览器（Browser），如我们常用的Internet Explorer，服务器安装SQL Server或者Ms access等数据库。浏览器通过Web Server 同数据库进行数据交互。这种实现方式的特点是：访问灵活便捷、开发周期短、成本低，但扩展性、稳定性和安全性相对较差。C/S又称Client/Server或客户/服务器模式。服务器通常采用高性能的PC、工作站或小型机，并采用大型数据库系统，如Oracle或 SQL Server。客户端需要安装专用的客户端软件。这种实现方式的特点是：系统功能强大、运行稳定、安全性强、扩展性强，但成本偏高，访问便捷性较差。百度百科信息化建设/view/1391200.htm考虑到中小企业专业人才缺乏和资金不足等问题，我们围绕一个以外包形式搭建B/S架构的电子采购系统的案例中最关键的两个环节需求分析和规划设计进行讨论。图3.1电子采购实施流程图2.电子采购管理系统的功能需求分析电子采购平台在需求分析方面需要考虑以下几个方面：（1）实现产品、供应商、订单等的电子化目录管理。将企业与供应商签订的采购协议、产品名录、供应商等相关信息通过电子采购系统统一发布，其内容包括供应商基础信息、产品基础信息、订单基础信息、采购及配送范围等。（2）需要具有直观的web采购需求提交界面公司所有采购需求部门可以根据统一发布的采购物资清单目录直观、便捷的选择和提交物资需求，物资需求提交完成后，根据系统中设置的审批流程，由相关人员在线审批，需求提交人员可全程跟踪自己提交的采购申请、采购订单、到货接收等执行情况，并可设置层级权限，查看有权限的相关内容。武刚竞争性电子采购智能群决策支持系统设计中国管理信息化2007（10）（3）优化采购流程，实现统一框架，分签采购系统需能够自动引用各部门的采购申请自动生成订单（即发放单），各部门自行复核并分别向供应商下达采购单，供应商也可登录该系统，根据各部门下达的采购单，将实物及发票一起配送至订单要求的地点，从而简化采购申请、采购审核、订单创建等系统常规业务流程的环节。图3.2电子采购业务流程图（4）领用、结算统一在线完成采购部门人员能够在电子采购系统中做货物接收；需求人员领用货物时，电子采购系统能够出具接收单据，并能够将相关耗用数量、费用自动核算至需求部门，为财务部门对采购的核算提供准确数据，积累采购和领用数据，为日后的MRP分析提供可靠的数据参考。以上是需求分析阶段需要考虑的几方面问题，特别要强调的是：需求分析团队的组成尤其重要，这个团队既要有企业高级管理层和外包公司人员，也要有来自信息部门的技术人员和相应职能部门的熟悉企业流程的业务人员，这样才能保证系统功能需求的全面性和各功能模块上的协调一致性。3.电子采购管理系统的规划设计在完成了电子采购系统最初的需求分析之后，开始进一步对系统中应该应有的功能模块进行规划（1）供应商管理子系统供应商的选择是采购工作成功的关键。系统中首要的工作就是正确考查、评估、认证和选择适当的供应商。不能单纯从一次交易的价格高低来判断供应商的好坏，如果供应商选择不当，日后会后患无穷。供应商的开发是为今后采购工作的顺利进行打下坚实的基础，为了选择高品质的供应商，必须成立评选小组，针对企业所有的供应商指定科学、合理和系统的评审项目，一般来说评审供应商的指标包括：制造能力、技术水平、品质性能、经营状况、企业资质和信誉、管理绩效等，把合格的供应商按A（最好）、B(良好)、C(较好)分级建立档案。并且确定定期重审评估制度，根据供应商评估制度，从产品品质、价格、服务水平、交货周期、履行合约的承诺与能力等的得分高低重新随时进行调整和动态管理，把供应商开发与管理有机结合起来，实现最佳供应商的选择，是电子采购系统的重要作用之一。（2）采购绩效考核子系统采购绩效考核是指通过建立科学、合理的评估指标体系，全面反映和评估采购政策功能目标和经济有效性目标实现程序的过程。主要内容包括采购部门目标绩效考核制度、采购人员绩效考考核制度和供应商绩效考核制度。在建立采购绩效考核子系统时，首先要确定一套能够反映和代表采购绩效的指标体系，明确绩效考核的目的、原则、程序与方法，其次要选定、设置合理的考核人员和考核机构，正确及时反馈考核结果，认真搞好考核工作总结。保证考核结果客观化、考核手段科学化、考核内容重点化、考核指标定量化。一般来说，采购组织绩效指标体系包括采购（计划完成及时率）、物料质量（来料合格率）、采购成本（价格差额比率）、采购周期、供应（供应准确率）、库存（库存周转率）、服务满意度等，与供应商绩效指标体系和采购人员绩效指标体系是有所不同的。建立可持续进行评估的部门绩效子系统有利于企业有效地发现采购工作中存在的问题，这样就可以有针对性的制订改善的措施和解决的方案，确保采购目标的实现和绩效的全面提升。（3）采购管理制度、工作标准、动作程序与作用流程子系统为了使采购工作更加全面、准时、有效，实现物料采购、生产计划、物料需求计划三者之间的动态协调与均衡，必须要有合理的作业流程、明确的工作标准、完善的管理制度和适用的运作程序作为前提。在这里我们把企业的采购管理组织分成四个层次，也就是这个子系统的主要内容：a.管理制度，主要制定解决采购组织部门的工作职能、制度与管理方面的问题；b.工作标准，按工作岗位不同拟订的衡量工作水平的标准，是用于检验考核采购工作人员是否达标的依据；c.运作程序，规定采购部门与其他各职能和业务部门往来时的运作程序；d.业务流程，更为详细地制定出各项具体业务的工作流程图，明确的指导采购人员按工作流程正确完成工作任务。这些都是采购系统规范化管理的基础，有利于采购管理工作全面走上正轨。一套更为完善的电子采购系统还可以包含采购（资讯）信息子系统、采购策略规划子系统、采购预算管理子系统等。但是无论电子采购系统的实现方式和规划设计如何，企业信息化的基础永远都是以业务为核心的，而不是计算机网络技术本身，后者仅仅是前者的实现手段。整套系统的运行目的就是要从企业长期经营目标出发，结合外部采购环境的变动，并分析企业所处的内外环境优劣因素，以求利用自己的长处和抓住外部的机遇，克服自身的弱点和规避外部的风险，采取积极的对策迎接挑战，使企业采购活动由被动变主动，化劣势为优势，从而实现企业在未来的发展中获得良好的采购收益。我们必须认识到，电子采购在我国的发展仍存在很多障碍，比如之前提到的：企业信息化观念落后、缺乏复合型人才、资金短缺、缺乏供应商的有效配合等。明确电子采购的发展对策是改变我国电子采购发展相对落后现状的关键。四、中小型企业电子采购发展的对策（一）完善中小企业电子采购的外部环境1.制订政策法规，营造电子采购安全稳定发展的良好环境目前，在我国电子采购的热潮中，尽管各外包厂商纷纷推出各式各样的行业解决方案，政府相关部门也已将政府电子采购作为一般采购的主要渠道。然而，我们发现有关电子采购的讨论基本都集中在系统软硬件、技术实现手段和实施方案的讨论，对于相关政策法规的诸多问题缺较少提及，而建立一套健全的电子采购法律法规保护采购方和供应商双方的权益，加强市场监督，规范市场行为，理顺市场秩序；制订合理的税收政策，协调好国家利益、企业利益和消费者利益；防范和打击利用信息系统进行的犯罪活动，维护经营者和消费者的合法权益，保障电子采购活动的公开、公平和公正的进行、为电子采购营造良好的发展环境已经迫在眉睫。我国的电子采购法制建设与国际接轨还有很大差距，国内电子采购法律法规的制定既要考虑到国内环境，又要考虑到与国际同步。在全球经济一体化的大环境下，发达国家和发展中国家在发展电子采购方面存在着巨大的利益冲突，围绕着如何制定行业规范和应当遵守什么样的行业规范等问题也会进行一场实力和智慧的较量。2.以“市场主导、政府护航”为原则发展我国的电子采购根据各国电子商务的发展经验，我们应以“市场主导、政府护航”作为指导思想来构建我国的电子采购发展总体框架。市场主导：市场的变化从来都是遵循价值规律、适应供需的，通过经济杠杆的控制和市场的竞争机制有效配置社会资源，实现优胜劣汰。企业是电子采购的主体，国家鼓励企业推进信息化，积极开展以B2B模式为重点的电子采购应用，根据本地区、本行业的特点采取多样化、多层次和多模式的电子采购发展战略，通过电子采购系统的实施，优化传统业务流程，减少交易环节，提高运作效率，降低采购成本，增强企业竞争力，同时实现对传统产业的升级和改造。百度百科电子商务的发展/view/757.htm政府护航：充分发挥政府的宏观调控、格局规划和整体指导作用，加强政府部门间的相互协调，推进电子采购有关政策法规的出台，并保障相关标准与市场发展的一致性，引导电子采购的健康发展。通过政府推动来切实改善电子采购的应用环境。加强基础设施建设，增加网络带宽，加强竞争机制，进一步突破网络基础设施的行业垄断，反对信息服务的行业垄断，保证公平接入和互联互同。完善在线金融支付系统，加强物流配送行业建设，保障电子采购的快捷性和及时性。建立和加强信息安全保障体系、认证体系、信用体系，维护电子采购环境的安全性可靠性，以提高企业对电子采购的认知度和信任程度。我国电子采购总体发展框架是指导我国电子采购发展的大纲性指南，必须符合我国企业信息化的实际情况，体现我国市场和行业现状。坚持在政府设定的总体发展框架下，实现政策的统一和组织的协调。各国电子采购发展的实践表明，必须发挥政府的作用，才能给电子采购提供更宽广的发展空间。比如新加坡的电子采购均由政府控制，政府实施了“新加坡一号”计划。即使一向主张宽松管制的美国政府也提出，在必要的时候政府会采取手段对企业进行相关的协助。总而言之，我国电子采购的政府扶持工作仍然任重道远。如果对这一点认识不足，重视不够，必将影响我国电子采购的发展，进而严重影响中小企业在整个市场经济中的地位。（二）中小企业自身要高度重视电子采购1充分认识电子采购的重要性目前电子采购整体发展水平的落后制约着我国中小企业采购现代化水平的提高。电子采购是推动企业快速发展的重要动力，作为中小企业，应当从战略高度重视电子采购对未来企业发展的重要推动作用，制定和完善电子采购发展框架与战略。电子商务日新月异的发展正在引起全球企业的密切关注。从理论上讲，在通过网络这个世界上最大的信息交换中心发布、交换、获取信息方面，发展中国家与发达国家的机会是平等的。逯宇铎，李杰全球采购管理机械工业出版社2006也就是说，利用互联网发展中国家可以获取与发达国家对等的市场信息，同样的，中小企业也可以获取与大型企业同样的商业机会。近年来，中国电子采购得到了一定的发展。像春兰、海尔、美的等大企业都先后建立了自己的电子采购网站，阿里巴巴、慧聪等第三方B2B平台也日益扩大市场份额。其他许多大中小型企业也开始认识到电子采购的重要性，并逐步学会利用互联网和企业信息化手段来降低企业的采购成本，提高企业各环节的运作效率。2推进企业信息化进程信息化是企业乃至社会发展的必然，是新经济的主体，对国家的经济命脉产生着深远的影响。在这场信息化强国的战役中，政府既是掌控全局的导演，又是身先士卒的演员，既要制定规范标准、指出发展方向，又要进行引导和示范。政府采购和大型央企的电子化就具有这种双重战略意义。在政府和央企电子采购发展的带动之下，中小企业应当借助企业信息化的趋势，努力建设自身的信息化系统，做好前期选型和需求分析工作，循序渐进的推进企业的信息化进程。3企业高层领导的重视是实行电子采购项目成败的关键企业高层管理者的态度对于任何信息化项目实施的成败都是一个关键因素。企业信息化是“一把手”工程，已经成为企业的共识。由于局部利益的冲击使电子采购在实施过程中或多或少的受到阻力，因此高层领导的有力支持几乎是其成功的必备因素。作为高层管理者往往能从企业的整体利益、战略角度来认识采购管理电子化的意义，能从战略的高度为企业描绘未来蓝图，进而给企业改革给予有力的支持，从而影响和带动企业各级员工的积极性。我国企业成功实施电子采购的实践，已经证明了“一把手”的重要作用。（三）依靠国家和社会力量，提供人才，技术，理念等支持1加强基础设施建设要想实现真正实时的网上交易，要求网络有非常快的响应速度和较高的宽度，这必须有硬件给高速网络提供支持。而我国由于经济实力和技术方面等原因，网络的基础设施建设还比较滞后，已建成的网络其质量离电子商务的要求还相距甚远。另一方面，上网用户少，网络利用率低，致使网络资源大量被闲置、浪费；上网费用较高，与我国一般居民的收入不成比例，严重障碍了网民对网络的使用；胡志高，汤昌娥电子化采购技术发展与现状J中国政府采购2008（7）投资效益低，严重制约着网络的进一步发展。因此，加大网络基础设施建设，提高经济效益，改变网络通信方面的落后面貌，是促进电子商务应用普及的首要问题。2拓宽电子采购企业的融资渠道，提供目前融资的来源主要是民间资本。但是在相当多的传统行业，由于人为设置的行业壁垒和相关法规的限制，民间资本的进入较为困难，尽管电子商务风险较大，但由于进入门槛低，加上国外对电子采购企业的投资热潮，都极大地刺激了民间资本以较快的速度和规模向电子商务领域的投入。为加快我国企业电子采购规模的发展壮大，必须不断拓宽电子采购企业的融资渠道，除了民间资本，还应吸收国有资本、外资或者它们的混合形式。比如，在上海、深圳证券市场中，已有多家国有控股公司投资发展电子商务。除此之外，政府为扶持中小企业发展而设立的贷款也是中小企业获得资金支持的一个重要渠道。3大力培养电子采购的专门人才电子采购是一项全新的、具有划时代意义的重大技术进步，我国了解和熟悉互联网络的人才一十分短缺，特别是既懂信息技术、网络技术，又懂经营管理的复合型人才更是短缺。这严重阻碍了电子采购的推广应用。应当在公众中普及电子采购教育，使得有文化基础的公众基本掌握电子采购的应用技能和相关知识。4以点带面，逐步推进目前我国尚处在电子采购发展的初期，根据国家急需、可行性强、效果显著的原则，稳妥地开展电子采购，抓好重点领域、行业、地区、企业的电子采购试点，通过电子采购示范工程，重点在法律法规、标准规