公文写作暂无.ppt

生命科学与化学工程系 学生干部公文写作培训主讲人 寻烁青 生命科学与化学工程系 公文 是公务活动中所形成和使用的文字材料 是方针 政策 法规 政令和信息 情况的表现者 运载者 是机关实施管理的基本手段和重要工具 发挥着上令下达 下情上报和信息沟通的重要作用 什么是公文 生命科学与化学工程系 按照规范性和颁发程序的规范程度 行政约束力的强弱划分 规范性公文和非规范性公文 规范性公文有13种 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 公文写作的分类 生命科学与化学工程系 1 规范性公文的含义规范性公文是党政机关 社会团体 企事业单位在公务活动中所形成的有法定效力和规范体系的公文 是为管理和开展各项行政工作而制定 带有规章制度性 它为行政工作提供了标准和范式 特点 1 公文内容的强制性 规范性公文内容是作者单方面意志的表示 其规范作用的成立与实现不以对方是否同意为前提 具有极强的约束力 2 公文所针对的问题的普遍性 规范性公文所针对的问题是反复多次适用的 涉及多数人的而非特定人的一般的普遍性的问题 3 公文生效程序的严格性 规范性公文在审批和正式公布程序方面非常严格 审批过程的参加人数多 次数多 大多以会议的形式正式确认 公布也需在一定范围内正式公布 4 公文语言运用的规范性 5 公文效用的独立性 规范性公文在效用方面均实行 不溯既往 和 后法推翻前法 的原则 生命科学与化学工程系 常用的非规范性通用公文 调查报告 工作计划类 工作总结类 讲话稿 简报信息 书信类 启事类 大事记等等 常见的学生干部公文包括工作计划 工作总结 活动方案 新闻稿 通知 公 通告 邀请函和讲话稿等 生命科学与化学工程系 公文的特点 公文的特点 权威性 时效性 规范性 模式性 法定性 法定的作者 法定的职权范围和规定程序 强制阅读 强制办理或强制复文等执行效力 内容符合法律法规政策 格式 行文程序规范 公文的体裁必须遵循规范的模式 时代性 及时性 效用时间的有限性 生命科学与化学工程系 课程内容 一 常用公文撰拟要点二 学生干部处理关系技巧与应有的技巧 生命科学与化学工程系 学生干部文书写作常见错误 生命科学与化学工程系 学生干部文书写作常见错误 生命科学与化学工程系 1 标题 关于XX的通知或通知2 正文 要有受文单位目的 为了 本着 因 出席人员 请以下 希望各班 时间 将于 计划在 地点 在 将会在 内容 召开关于 讨论有关 通知 notice 生命科学与化学工程系 通知适用于批转下级机关公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项 生命科学与化学工程系 3 落款 要用全称如 生命科学与化学工程系分团委办公室二 一三年十月八日4 盖章 中 章位于单位与日期中间正 章的整体要正清 整个红印要清晰 生命科学与化学工程系 手机短信的通知 通知 你好 我是 的 请于今天下午6 00在逸夫楼519召开团支书会议 会议重要 请务必准时参加 收到请回 谢谢 分团委办公室2013年10月9日 生命科学与化学工程系 通讯礼仪 电话接听时 礼貌问候 文明用语 注意语速通话结束时 待对方先挂机短信忌 滥发短信 不回短信 不分时间场合发短信宜 注意礼貌 信息传达准确 确定所有被通知的人都已收到 邮件措辞得当 发送后通知收件人 收到后及时回复 生命科学与化学工程系 通报 通报的概念 通报是国家机关 社会团体 企事业单位用以表彰先进 批评错误 传达重要精神或通报有关情况的公文 生命科学与化学工程系 通报的分类 根据内容不同 通报可以分为表彰性通报 批评性通报和情况通报三种 第一表彰性通报 是用来表彰先进单位和个人 介绍先进经验或事迹 树立典型 号召大家学习的通报 第二批评性通报 是用来批评 处分错误 以示警戒 要求被通报者和大家吸取教训的通报 第三情况通报 是在一定范围内传达重要情况和动向 以指导面上工作为目的的通报 生命科学与化学工程系 通报的写法 通报一般由标题 正文和落款三部分组成 正文 通报正文的结构通常由开头 主体和结尾等部分组成 开头说明通报缘由 主体说明通报决定 结尾提出通报的希望和要求 不同类别的通报 其内容和写法有所不同 生命科学与化学工程系 表扬性通报 一般在开头部分概述事件情况 说明通报缘由 由于它是作出通报的依据 因此要求把表扬对象的先进事迹交代清楚 如果属于对一贯表现好的单位或个人进行表彰 事实叙述不但要清楚明白 而且要注意详略得当 重点突击 主体部分通过对先进事迹的客观分析 在阐明所述事件的性质和意义的基础上 写明通报决定 结尾部分明确提出希望和要求 号召大家向先进学习 生命科学与化学工程系 批评性通报 在机关工作中使用的比较多 对一些倾向性问题具有引导 纠正的作用 批评性通报又分两种情况 一种是对个人的通报批评 其写法和表扬性通报基本一样 要求先写出事实 然后在分析评论的基础上叙写通报决定 最后提出希望和要求 让大家吸取教训 引以为戒 另一种是对国家机关或集体的批评通报 这种通报旨在通过恶性事故的性质 后果 特别是酿成事故的原因的分析 总结教训 从而达到指导面上工作的目的 所以写法和表扬性通报略有不同 其正文主要包括叙写事实 分析原因 提出要求和改进措施等项内容 生命科学与化学工程系 关于XX学院XX系XX级同学晚归问题的通报时间 xx系xx级同学在上完晚自习后 又在运动场及学院草坪两处自发聚谈 超过学校规定晚归时间半个小时后才陆续回宿舍就寝 其中xx xxx xxx xxx四位同学在23 点30 xX XX xXX xx四位同学在次日零点整 xx XXx两位同学在零点20分才回寝 这十一位同学违反了学生宿舍管理规定及有关规章制度 严重影响了学生宿舍其他同学的休息 经研究 对以上十一位同学违规晚归提出通报批评 希本系学生引以为戒 自觉遵守学校的各项规章制度 落款 生命科学与化学工程系 3 内容 目的申请用途 时间归还日期问式语言和恳切式语言此致敬礼附联系人方式 生命科学与化学工程系 1 标题 关于XX的申请书或申请书2 称呼 注意尊称 称呼要正确 申请书 application 生命科学与化学工程系 4 落款 1 组织名称或本人名称2 日期注意 1 坚持实事求是 客观认真的原则 2 申请理由及原因要写清楚 3 语言应精炼 简洁 4 语气要谦虚 生命科学与化学工程系 不规范示例申请书尊敬的土建系领导 由于会议需要 现需申请借用逸夫楼424教室 借用时间为2013年10月15日 生化系分团委办公室二 一三年十月十五日 生命科学与化学工程系 不规范示例修改点申请书尊敬的土建系领导 问候语 事由 由于会议需要 现需申请借用逸夫楼101教室 借用时间为2013年10月15日 具体时间 增加归还日期 问式语言和恳切式语言 此致敬礼生化系分团委办公室二 一三年十月十五日 生命科学与化学工程系 申请书尊敬的土建系领导 您好 为了使新招干事对分团委 学生会的工作更加了解 能更有效地开展学生工作 生命科学与化学工程系将于10月15日举行团学干部见面会 由于会议需要 现需申请借用贵系逸夫楼101教室 借用时间为2013年10月15日17 30 19 00 我们保证在借用期间妥善保护会议厅相关设备 并在会议结束后立即归还 以上申请妥否 恳请领导批准 此致敬礼 联系人 寻烁青联系方式命科学与化学工程系二 一三年十月十五日 生命科学与化学工程系 1 称呼 注意使用尊称2 内容 务必使邀请函的邀请对象对活动的举行细节了解清楚 包括时间 地点 活动内容 活动意义 活动流程等等 使用礼节性语言如 诚挚邀请您出席 莅临指导 如蒙应允 不胜荣幸 等 邀请函 Invitation letter 生命科学与化学工程系 注意 1 标题 称谓 正文 结语 落款缺一不可 盖章 2 用词文雅 文字精美 明白无误 让人一目了然 3 邀请校外领导参加 应附上接送车辆的时间 乘车地点或本校交通指导 生命科学与化学工程系 基艳老师 你好 分团委与学生会定于二零一三年十月十二日 星期五 下午四点至五点在逸夫楼522教室举行团学干部见面会 请你到时务必参加 分团委2013年10月 邀请函 有误 生命科学与化学工程系 邀请函 基艳老师 尊敬的XX老师 你好 您好 说明活动内容 意义 分团委与学生会定于二零一一年十月十二日 2011年10月12日 星期五 下午四点至五点 16 00 17 00 在逸夫楼522教室举行团学干部见面会 请你到时务必参加 届时诚邀您莅临指导 加上此致 敬礼 分团委 全称 2011年10月 具体到日 生命科学与化学工程系 邀请函 尊敬的 您好 为了使我系新招干事对分团委 学生会的工作更加了解 能更有效地开展学生工作 分团委与学生会一致决定定于2013年10月12日 星期五 16 00 17 00在逸夫楼522教室举行团学干部见面会 届时诚邀您莅临指导 此致敬礼生命科学与化学工程系分团委二 一三年十月十二日 生命科学与化学工程系 亲爱的毕业生家长 各界朋友 全校师生 四年 他们从懵懂稚嫩到睿智成熟 从青涩羞怯到自信坚强 一路走来 也许一直都有您默默的关怀 因您的呵护而荫蔽风雨 因您的资助而学途坦荡 因您的教诲而破茧成蝶 如今 他们即将身披学士服 接受隆重的学位授予 从大学殿堂扬帆启航 怀感恩之心 承责任之重 以激情之志 寻梦想之途 诚邀您共同参加我校 届本科生毕业典礼 见证这一庄重的盛大仪式 分享他们人生中的珍贵时刻 定格为永恒的美好记忆 一段难忘的岁月 一份难舍的情怀 一场难得的相聚 让我们共同祝福 届校友 前程似锦 时间 地点 附 1 毕业典礼会场交通路线图2 参会嘉宾观礼席位置安排 生命科学与化学工程系 先生 我院定于二0 年 月 日上午九时在本校体育馆举行建校七十周年校庆纪念日活动 敬请光临 接待地点在本校行政大楼会议室一 室 学院 公章 年 月 日联系人 高 请柬 封面是图案 正面 反面 请柬 生命科学与化学工程系 一 计划分为工作计划和活动方案1 工作计划 1 标题 常规是由计划单位名称和计划时间两个要素构成 如 湖南科技学院生命科学与化学工程系分团委2013年下学期工作计划 2 正文 前言一般用一两个自然段即可 主体一一列出步骤 方法 措施 要求等 3 结尾应提出希望 发出号召 也可不写 计划 plan 生命科学与化学工程系 2 活动方案标题 由活动的名称组成 正文 活动目的 主办单位 参加人员 活动时间 活动地点 活动流程 组织人员的安排 经费预算 可加上活动预期效果 生命科学与化学工程系 1 基本情况 主要是对工作的主客观条件 有利和不利条件以及工作的基础和环境等作出分析2 经验和教训 应有一定的理论高度 3 今后的打算 提出改进的措施 总结 Conclusionfinalreport 生命科学与化学工程系 注意方面 1 材料要充足 实事求是 2 用语上咬文嚼字 检查要心细 3 剪裁得体 详略得宜 4 条理清晰 总结 生命科学与化学工程系 称呼 尊称包涵要素 事由请假时间恳请性问语此致敬礼请假人请假日期 请假条 Note NoteforLeave 生命科学与化学工程系 例请假条尊敬的周老师 您好 由于我今天今天身体不适 不能来上课 为此 特向您请假 恳请批准 此致敬礼请假人署名日期 生命科学与化学工程系 会议名称会议时间 会议地点 出勤情况 会议发言记录 会议记录人署名会议记录时间 分团委某某会议 生命科学与化学工程系 材料汇编 1 前言和后序2 目录3 内容 不要用方案和总结堆积 4 页眉和页脚5 封面 生命科学与化学工程系 1 文件 材料中无错别字 无语法错误 2 需上交的文件 材料的纸质稿须A4纸打印 3 材料标题为小二 黑体 居中 4 材料正文为四号 仿宋 GB2312行距为固定值24磅 5 材料落款方 落款日期为四号 仿宋 GB2312 加粗 右对齐 固定值24磅 6 分团委上交的材料第一落款方必须为共青团湖南科技学院委员会 7 上交的材料落款日期须大写 如 2013年2月25日 写成 二 一三年二月二十五日 分团委一般性公文模板 生命科学与化学工程系 补充说明 1 文件 材料上交的电子稿 邮件主题须注明所属机构 部门和材料名称 如 由XX系XX部门上交的2011年度工作计划须写成 XX系XX部2011年度工作计划 2 文件 材料上交的电子稿 文档命名应概括文件 材料的内容 出处 如 工作汇报应写成 XX系XX部XX月份工作汇报 3 请认真按本规范执行 有少数特殊的可按实际情况稍作调整 以达到书写美观 大方 4 封面匀以白色为底 黑色字体 生命科学与化学工程系 一般性公文序码标示第一层 一 二 三 四 第二层 一 二 三 第三层 1 2 3 4 第四层 1 2 3 第五层 生命科学与化学工程系 学习好公文写作 是干部工作的一个必要条件 对外公布公文是学生会的一个 脸面 代表的是整个组织 而你就是学生会 学习好公文写作 需要清楚其书面的知识 更重要的是要在实际中时刻锻炼 身为学生干部 要努力成为 站起来能说 做下来能写 走出去能干的人 公文就是一个开始 结语 生命科学与化学工程系 一 学生干部处理关系技巧与应有态度 生命科学与化学工程系 干事现阶段需要改进