实用社区公文写作.ppt

社区实用公文写作 一 公文和社区公文公文是公务文书的简称 是指党政机关 社会团体 企事业单位为处理公务而形成的具有一定规范体式的文字材料 比如通知 决定 计划 总结等 社区公文是指在社区工作中经常使用的公务文书 从本质上说 社区公文也是公文 同普通公文没有太大不同 只是由于使用的环境和阅读对象同一般公文相比存在着一定的差异 社区公文形成以下一些特点 首先 社区公文具有制作上的规范性和现实中的灵活性相结合的特点 公文具有较为严格的规范性 不论是上报还是下达 都需要遵守一定的规则 社区公文虽然也有一定的规则 但由于大量的社区文书是面对社区内的居民 这就要求社区在制作这类文件时要适应当时特定的工作内容 工作形式和工作场合 即具有一定的灵活性 其次 社区公文具有文种上的规定性和使用上的多样性相结合的特点 从社区工作常用公文的种类上看 其类别并不比一般公务文书为多 但由于在使用上要满足不同的要求 社区公文往往同一种公文变化更多 在名称 内容 格式等方面存在较大差异 表现出文种使用上的多样性和复杂性 第三 社区公文具有表达上的严肃性和阅读对象上的适应性相结合的特点 一般公文在写作上往往需要保持一定的严肃性 要求文体和语言风格得体 不特别强调平易 亲切 更不必客套 寒暄 但当社区公文面对社区居民时 其风格就要作相应的改变 适应社区居民阅读习惯和心理需求 适应当地的文化传统和风俗特点 只有这样才能使社区居民乐于阅读和接受 使社区公文取得良好的传播效果 二 公文的种类我们一般把公文分为两大类 即法定公文和普通事务文书 这两类文书的差别在于 法定公文是由有关政策法规规定的 而普通事务文书没有专门的法规加以规定 其使用方法主要依据工作习惯 一 法定公文法定公文是指在有关条例中正式规定的 有着明确的适用范围 规范的体式严格的处理程序的公文 我们经常看到和用到的法定公文有两类 分别是行政公文和党务公文 行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 具体来说 是指国务院制定的 国家行政机关公文处理办法 中所规定的公文 共13种 党务公文 是党的机关实施领导 处理公务的具有特定效力和规范格式的文书 按照 中国共产党机关公文处理条例 的规定 党务公文一共有14种 二 行政公文的文种1 文种文种是公文种类的简称 我们一般所说的文种指的是行政公文的种类 根据国务院2001年施行的 国家行政机关公文处理办法 规定 行政公文共有13种 它们是 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 由于行政公文是在 国家行政机关公文处理办法 被明确规定的 同其他的普通公文相比 行政公文具有以下一些特点 首先 具有法定的行政效力 比较而言 计划 总结的行政效力来源于习惯 而不是来源于法定的文件规定 其次 具有严格的规范体式 国家行政机关公文处理办法 和 国家行政机关公文格式 等相关文件对行政公文的制作格式和使用方法作出了严格的规定 制发单位必须依照相关规定使用行政公文 此外 行政公文的适用范围也有明确的规定 我们在使用时必须选用恰当的文种 避免文种的错用 2 行政公文的分类公文有多种分类方法 按照行文方向给行政公文分类 是较为常见的一种分类 这种分类便于我们更好地选择和使用行政公文的文种 各个行文单位之间的相互工作关系和各自的职权范围决定了它们之间的行文关系 一定的行文关系 又决定了公文必须按照一定的方向运行 即决定了行文方向 行文方向在实质上是由行文关系决定的 是各个单位行文关系的反映 我们把行政公文按照行文方向的不同进行分类 可分为上行文 下行文 平行文 上行文是指下级机关向上级机关报送的公文 如请示 报告等 平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文 如函等 某些文种 如通知 在告知事项时 有时也可临时用作平行文 下行文是指上级机关向所属下级机关的行文 如决定 公告 通知 通知 通报等 对行政公文从行文方向上分类 其意义在于明确行政公文不同文种的用途和使用方法 在分清发文机关和受文机关工作关系和职责权限的基础上 正确选用适当的文种 三 普通事务文书普通事务文书是指在公务活动中经常使用 但没有相应的法规加以规定的文种 其体式和作用是依据习惯确定的 在社区服务和管理中 普通事务文书也是经常要使用到的 普通事务文书有如下特点 1 具有一般性的行政效力普通事务文书中的文种 如计划 规章等都具有行政效力 但这种行政效力或称权威来源于工作中对相应文种长期的使用 而不是法律法规的规定 2 具有一定的体式习惯长期以来 普通事务文书的格式主要依据各地区 各部门的工作传承和习惯来确定 没有统一和明确的规定 制作单位在制作普通事务文书时有更大的自由度 3 普通事务文书的种类并不确定从总的趋势看 普通事务文书的数量在逐步增加 长期以来一直在使用的有计划 总结 简报等 近些年新增加的有述职报告 汇报提纲 公示等 第二节主旨与材料 一 社区公文的主旨社区公文的主旨也叫主题 就是通过文章的材料和运用各种表达技巧所表达出的中心思想 基本倾向或写作意图 即作者通过文章所表达出的意见和态度 主旨在文章中至关重要 首先 主旨在文章中起主导作用 主题的正确决定了社区文书的思想价值和社会价值 是一篇文书成功的重要标志 其次 主旨是文章的统帅 选择材料 安排结构 确定表达方式都要以主题为依据 在写作思路上 有了主题 就走好了写作的头一步 二 对主旨的要求 一 正确社区公文的主旨要符合党和国家的方针 政策 符合国家的法律 法规 符合上级的意图和统筹安排 还要符合社区的实际情况和居民的意愿 使社区公文在社区活动中发挥有效的 积极的作用 二 鲜明公文制作者必须旗帜鲜明地表达出自己的主张 态度明朗 叙述准确 让读者一目了然 为此 文章的主题必须集中 单一和有针对性 集中 就是社区公文必须内容精炼 概括 对位准确 绝不能庞杂无序 单一 是说社区公文的主题一般应当保证一篇文章只有一个主旨 多主旨或偏离主旨都会影响读者对文章的阅读和理解以及贯彻和执行 针对性强 就是要求社区么公文有的放矢 不说空话 套话 废话 针对问题提出看法和主张 切实提高公文的实用性 三 便于读者理解和把握使社区文书在更大范围内适应社区居民阅读水平 提高文书的宣传效果 社区文书还应注意读者的阅读习惯 充分利用各种写作技巧 达到突出主题的作用 比如利用标题和小标题点题 利用段落首句片言居要 及时点出段落大意等 三 材料及其运用社区文书的材料是指在写作社区文书时 为确立和表现出题而收集和积累的事实和理论 它实际上包括两种 一种是作者为了写作的需要 通过观察 调查 实践或查阅资料等方法 途径获取的材料 另一种是在文章写作过程中 根据表达主题的需要 经过选择写入文章的材料 材料是形成主题的物质基础 文章作者必须占有大量材料 才能从中选择出恰当 生动的典型事例来表现主题 没有或者材料不足 写起文章就会让人感到捉襟见肘 空洞无味 因此 我们在平时工作中就应该注意观察 充分利用各种样的机会深入实际 扩大阅读面 对收集到的有价值的材料要及时筛选 分类和保存 材料积累多了 在写作时才能得心应手 游刃有余 四 材料选择的标准在收集材料时多多益善 在使用材料时则应该有所取舍 选择材料的标准有如下一些 一 真实真实是文章的基石 材料不真实或存在瑕疵就会使文章在读者心中的价值大打折扣 其消极作用是十分明显的 二 扣题写文章的材料必须和文章主题高度统一 观点统帅材料 材料表达观点 两者必须有机地结合 三 典型应当在收集到的众多材料中选择最能表现主题和最有代表性的材料 在一篇文章中选用什么样的材料 舍弃什么样的材料 某个材料在文章中多用还是少用 都需要我们根据主题和材料本身的特点加以斟酌 作出取舍 第三节社区文书的思路和结构 一 社区文书写作的基本思路写作思路实际上指的是文章作者在构思文章和写作过程中体现出的思维的逻辑过程 有的人写文章时思维非常严密 文章的结构安排就会非常合理 有序 表达就会更加顺畅 准确 相反 写文章时思路不清晰 缺乏条理性 文章结构就可能杂乱无章 表达就可能含混不清 所以 文章作者在构思和写作时理顺思路 保持思维的条理性 连贯性是十分重要的 社区文书写作时有这样一些常见的思路 一 叙述性思路叙述性思路主要运用在布置和安排工作 反映和沟通情况等文种中 其特点叙述性 概括性强 在写作中比较注重分类和归纳 二 分析性思路分析性思路主要运用于说明理由 阐述道理和介绍经验等文种中 其特点是叙述性和分析性并重 在写作中比较注重评价 对比以及前后因果关系的阐释 三 说明性思路说明性思路主要运用于告知事项 介绍情况等文种中 其特点是表述细致 周全 在写作中比较注重次序和条理性 当然 在实际写作中 各种文书的工作背景和阅读对象都存在着或多或少的差异 以什么样的思路构思一篇社区公务文书还要看写作时的具体情况和要求 但不管写什么样的文章 清晰的思路和对所写文章性质准确的把握 都是写好社区公文的前提 二 社区公文的结构文章的结构是指文章根据主题表达的需要和体裁的要求 按照事先的构思 对选用的材料所作的组织和安排 结构既反映了文章内容自身的客观规律 同时也反映了作者对文章内容的把握 好的结构既有利于表现作者的思想 态度 也有利于读者阅读和理解文章 一 层次和段落1 段落是文章在写作意义上的基本单位我们在说话和写文章时 一般都是以一组语句作为表达一个基本意义的单位 这样的一组语句就形成了文章形式上的段落 划分段落应当注意下面的问题 1 要注意段落的独立性 一个段落应当表达一个中心意思 不能把多个中心放在一个段落中 2 要注意段落的连贯性 虽然每个段落都应当具有自己独立存在的地位 但段落之间又是相互联系的 独立性只是相对的 不能使段落和段落之间的意思跳跃过大 以至于读者抓不住文章的思想脉络 2 层次是文章中思想相对完整的一个或一组段落 段落和层次是从不同的尺度去划分的 一般来说 层次小于篇章 大于段落 有时一个层次包含几个段落 有时就只包含一个段落 也有些文章是篇段和一的 即一篇文章只有一个段落 层次清楚意味着文章条理上的清晰和有序 在社区公文中 层次的划分应当遵循客观的线索或依据 可以按照时间划分 可以按照空间划分 也可以按照文章内在的逻辑顺序划分 一般地说 社区公文结构应当尽量简单 清楚 二 过渡和照应过渡是指层次和段落之间的衔接和转换 社区公文中常见的过渡有三种 种是通过词语过渡 比如使用 因为 所以 可是 等关联词 一种是使用过渡句 还有一种是使用过渡段 应是指文章前后的承上启下 关照呼应 有了前后照应 才能增加文章的整体感 突出文章各部分之间的内在联系 照应包括文章主体和标题的照应 开头和结尾的照应 文章前后之间的照应 三 开头和结尾公文的开头一般应当直截了当 开门见山 社区公文的写作当然也不例外 即使有些文种开头需要问候对方 比如对社区居民使用的公开信 提示等 也应当在稍作寒暄后直入正题 力争简洁 公文中常见的开头形式包括导语式 直陈式 援引依据式 引叙来文式等 公文的结尾也是多种多样 在习惯上有一些文种是使用专门的结束语收束全文的 第四节社区公文的语言和表达方式 一 社区公文的语言语言往往是提升写作能力的难点 我们在提高社区公文写作能力的过程中要特别注意提高运用语言的能力 对公务文书写作能力的要求可以概括为以下几点 一 准确清楚在叙述中用词用句要力争准确 使语言在形式上的表述和我们实际想要表达的意思相一致 同时尽量减少语病和歧义 二 简练社区公文的语言要尽量简明扼要 不写过长的句子 避免语言罗嗦 意思重复 三 得体写作时心里要有阅读对象 面对不同的受文对象要注意使用不同的语体本风格 选用不同的词语和句式 作到既使文章符合规范 又能收到最佳的阅读效果 四 平实在用语上应当力求平易浅近 朴实自然 不要使用花哨繁复的表达技巧 五 注意习惯语的使用公文中存在着大量的习惯用语 从内容上看有称谓用语 表敬用语等 从习惯用语在文章中的位置看 有过渡语 结束语等 这些都需要我们认真观察 琢磨 学会使用 二 社区公文的主要表达方式社区公文中常用的表达方式有说明 议论 叙述 以说明为主 一般文章中常用的描写和抒情则基本上不用 第二章行政公文的格式 行文规则和应当注意的技术细节 第一节行政公文的格式一 公文格式的基本构成行政公文的勺格式由三大基本部分构成 一 眉首眉首指公文正本中红色反线之上的部分 包括份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等格式 二 主体主体指公文正本中红色反线之下到主题词之上的部分 包括标题 主送机关 正文 附件 成文日期 公文生效标识等格式 三 版记版记指公文正本中主题词 含主题词 以下的部分 包括主题词 抄送机关 印制单位和印发时间等格式 二 份数序号份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 绝密 机密 级公文应当标明份数序号 如需标示公文分数序号 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行 份数序号没有规定位数 一般为六位数 实际数量不够的应当虚位 三 秘密等级和保密期限涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限 秘密等级包括绝密 机密 秘密三级 绝密和机密文件应当同时标明保密期限 如需标示保密期限 用3号黑体字 顶格标示在版心右上角第1行 两字之间空1字 同时标示秘密等级和保密期限时 用3号黑体字 秘密等级和保密期限之间用 隔开 这时 绝密 机密 两字之间 年份 如 一年 之间不空格 四 紧急程度紧急公文应当根据紧急程度分别标明 特急 急件 电报应当分别标明 特提 特急 加急 急件 如需标示紧急程度 用3号黑体字 顶格标示在版心右上角第1辛行 两字之间空1字 同时标示秘密等级与紧急程度 秘密等级在第1行 紧急程度在第2行 五 发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 联合行文时应主办机关名称在前 行政机关和党 军 群联合行文时 按照党 政 军 群排列 文件 置于发文机关名称右侧 上下居中排布 联合行文机关过多 必须保证公文首页显示正文 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25毫米 对于上报的公文 发文机关标识上边缘至版心上边缘为80毫米 推荐使用小标宋体字 用红色 字号酌定 以醒目美观为原则 但一般应小于22毫米x15毫米 六 发文字号发文字号由三部分组成 包括机关代字 年份 序号 联合行文只标明主办机关的发文字号 下行文的发文字号在发文机关标识下空2行 用3号仿宋体 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码 年份应标全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 发文字号下4毫米处印一条与版心等窝的红色反线 机关代字中是否应当使用 发 字 函 文 等字样 并未见于明文规定 各单位在工作中往往根据习惯而定 例如有些部门行文时 发 对下 函 对同级 文 对上 例 东政发 发 字是对下级发文时所用机关代字 西政函 函 字是对同级行文时所用机关代字 东政文 中的 文 字则用于请示 报告等上行文 七 签发人上报的公文应标明签发人姓名 签发人在发文机关标识下空2行 用3号仿体 居右空1字 这时发文字号居左空一字 当联合行文有多个签发人时 主办单位签发人在第1行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 使最后一个签发人姓名处在和发文字号同一行 红色反线与之的距离为4毫米 八 标示题 国家机关公文处理办法 规定 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容 标明公文种类 一般应当标明发文机关 由此 我们说 标准的公文标题应有三项内容 包括发文机关名称 事由 文种 即所谓三项式标题 但正式公文由于有发文机关标识等完整格式 写两项式标题也允许 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 标题在红色反线下空2行 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 标题是公文写作中的一个难点 有相当一部分公文标题存在问题 这些问题主要有 第一 事由不清 应当把文件所涉及事项在标题上表述出来 过于简单 如写 关于当前几个问题的通知 就属于事由不清 第二 语言冗长及混乱 有的文章标题想把所有内容都概括进去 结果出现许多定语 状语 把句子结构写得很复杂 其实 只要简单地写出事由 即写出是关于什么事情就可以 对此事情的态度 评价 方法 步骤等具体内容等都应当在正文中表述 第三 随意使用标点符号 第四 语句不合语法规范 第五 文种使用不当 有的公文作者不了解或不会正确运用适当的的文种 以致长期只使用通知 决定等二三个公文 其余文种一概不用 有的公告 通告 通报分不清 有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种 导致文种使用混乱 九 主送机关主送机关是指公文的主要受理机关 主送机关应当使用全称或者规范化简称 统称 主送机关位于标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称放在版记中主题词之下 抄送之上 标识方法同抄送 写主送机关应当注意以下问题 第一 准确把握主送机关和抄送机关的范围 主送机关是指负有办理和答复责任的机关 抄送机关是指主送机关以外的机关 应当准确确定主送机关 严格控制抄送机关的范围 第二 上行文必须一文一主送第三 普发 统发下行文 主送机关应当排列有序第四 除非领导者交办的事项 不主送领导者个人 第五 注意区分党政 政府机关不应向党的组织行文作指示 交任务 十 正文主送机关名称下一行 每自然段左空2字 回行顶桢格 数字 年份不能回行 十一 附件附件是附属于正文的文件 附件效力等同于正文 批转 转发类通知往往会有附件 请示有时也有附件 比如附上报表等 公文如有附件 在正文下空一行 左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 标注附件时应注意 第一 附件如有序号 应当使用阿拉伯拍数码 如 附件 1 XXXXXX 附件中的标题不加书名号 当附件中的标题过长必须折行晰 第二行第一个字对着上一行冒号后第一个字 第二 附件应与公文正文一起装订 在附件左上角第1行顶格标识 附件 并加冒号 有序号标识序号 具体位置是在印章和成文日期之后 有附注的在附注之后 另起一页印刷附件 附件全文印完之后 标注主题词 第三 附件的序号和名称前后应一致 如附件与公文正文不能一起装订 应附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号 再在其后标识附件及其序号 十二 成文时间成文时间即公文的生效日期 一般公文以负责人的签发日期为准 联合行文 以最后签发机关负责人的签发日期为准 电报 以发出日期为准 标识成文时间应当注意 第一 年 月 日 写全 年份写四位数 第二 应当使用汉字 O 不使用阿拉伯数字 而是使用正圆圈 第三 成文时间标注在正文右下方 具体位置视公文生效标识 印章 而定 成文时间的位置 一般是右空四字 使用印章时 应上不压正文 距正文或者附件说明2 4毫米 下压成文时间 十三 公文生效标识公文生效标识的使用有两种情况 一 单一发文时的印章用法单一机关制发的公文在落款处不置发文机关名称 只标识成文时间 成文时间右空4字 加盖印章应上距正文2毫米 4毫米 端正 居中 下压成文时间 印章用红色 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文时间上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文时间上 二 联合行文时的印章用法当联合行文需加盖两个印章 应将成文时间拉开 左右各空7字 不加发文机关名称 主办机关印章在前 两个印章均压成文时间 印章用红色 只能采用相同加盖印章方式 以保证印章排列整齐 两印章互不相交或相切 相距不超过3毫米 联合行文需加盖3个以上印章时 为防止空白印章 机关名称 可用简称 排在发文时间和正文之间 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间 另外 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距三 字距的措施加以解决 尽量使印章与正文同处一面 一般不要采用标识 此页无正文 的方法解决 上报的公文只加盖主办机关的印章 会议纪要不加盖印章 十四 附注附注用于需要说明的其他事项 公文如有附注 用3号仿宋体字 居左空2加圆括号标识在成文时间下一行 十五 主题词公文应当标注主题词 上行文应当按照上级机关的要求标注主题词 主题词是确切表达公文主题的规范化名词或名词性词组 主题词和公文主题内容关系密切 但它主要用于检索公文 而不是用来概括中心 为检索方便 行政领导机关编制了公文主题词表 撰稿人应从主题词表中选择主题词 标注原则是先标类别词 再标类属词 再标文种 主题词居左顶格 用3号黑体字 居左顶格标识 后标冒号 词目之间空一字 词目用3号小标宋体字 主题词的数量 除类别词外 最多不超过五个 标注主题词应注意 第一 一份文件如有两个以上的主题內容 先集中对一个主题内容进行标引 再对第二个主题内容标引 可将不同类的主题词组配标引 第二 尽量按照主题词表标示 否则会分类不准 影响检索 当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时 可以在类别词中选择适当的词标引 同时将能够准确反映文件内容的词标引在类属词的后面 在该词的后面加 以便区别 主题词以下 称为版记 版记中各要素之下均加一条反线 宽度同版心 版记应在公文最后一页 封四 上 版记的最后一个要素放在最后一行 如果有印数说明 则印数说明放在最后一行 十六 抄送机关抄送机关 指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 标注抄送机关应当使用全称或者规范化简称 统称 抄送机关标注在主题词下一行 左空1字 用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关用顿号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后 个抄送机关后标句号 如主送机关移至主题词下 标识方法同抄送机关 十七 印发机关和印发时间位于抄送机关之下 无抄送机关则在主题词之下 占1行位置 用3号仿宋体字 印发机关左空1字 印发时间右空1字 印发时间以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 十八 页码用4号半角白体阿拉伯数码标识 放在版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7暈米 单页码居右空1字 双页码左空1字 空白页和空白页以后的页不标识页码 十九 公文中表格如有表格 对横排A4纸型表格 页码放在横表的左侧 单页码在表的左下角 双页码在表的左上角 单页码表头在订口一边 双页码表头在切口一边 二十 公文的特殊格式某些特定的情况或者某些特定的公文 其正本格式较为特殊 具体有以下几种 一 信函格式信函格式只标识发文机关全称或规范化简称 国家机关行政公文处理办法 规定 政府各部门只能以函的形式向下一级政府正式行文 商洽工作 询问和答复问题 审批事项 北京市实施 国家行政机关公文处理办法 细则 规定 部门内设机构与相应的其他机关联系工作 确需行文 应当以函的形式行文 以 函的形式 行文应注意选择使用与行文方向一致 与公文内容相符的文种 信函格式的特点是 发文机关全称上边缘距上页边距离为30毫米 用小标宋体字 字号酌定 发文机关下4毫米处为一条武文线 上粗下细 距下页边20毫i 处为一条文武线 上细下粗 两条线长均为170毫米 发文机关名称和双线用红色 二 命令格式用发文机关名称加 命令 或者 令 组成 用红色小标宋体字 字号酌定 命令标识上边缘距版心上边缘20毫米 下边缘空2行标识令号 令号下空2行标识正文 正文下1行右空4字标识签发人签名章 签名章左空2字标识签发人职务 例 北京市人民政府令 字样 下一行用令号 第XX号 不加红色反线 三 会议纪要格式由会议名称加 会议纪要 组成 其标识位置同发文机关标识一样 用红色小标宋体字 字号由发文机关酌定 不加盖公章 行政公文格式示意图 000001机密 一年急件北京市民政局文件京民发 2005 I号关于XXXXXXXXXXXX的通知各区 县民政局 XXXXXXX XXXXXXo北京市民政局办公室2005年1月10日印发 第二节行政公文的行文规则 行文规则是公文制发机关和受文机关在制作和使用公文时应当遵守的规则 为保证行政公文能够正常有序地运转 提高行政公文的使用效率 规范行政公文的运作方式 行政公文在行文时应当遵循以下一些基本规则 一 明确行文关系 按机关隶属情况和职责范围行文行文关系 是各级党政机关 各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在 行文运行中的体现 机关 单位之间的相互关系 一般可分为同一系统上下级之的相互隶属关系 同一机关各部门之间的平行关系以及不同系统的机关和部门之间的不相隶属关系等三种情况 有隶属关系的机关之间行文 应当使用上行文或下行文 平行关系和不相隶属关系的机关之间行文当使用平行文 在具体行文中 根据组织关系和工作需要 可以采取逐级行文 多级行文 越级越级和直接行文等不同的行文方式 一 按机关隶属关系行文 上级机关对下级机关可以作指示 布置工作 提出要求 下级机关可以向直接的上级机关报告工作 提出请示 上级机关对请示事项应予研究答复 除了这一层关系外 在我们国家现行管理体制中 还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系 其中有些部门属本级政府和上级部门双重领导 有些部门虽然和上级业务部门之间不相隶属 但由于在业务上存在指导圭与被指导的关系 也就自然形成了上下级之间的行文关系 二 按机关的职责范围行文 按照这一要求 公文的内容应是本机关职责范围内的事项 而不能超出职责权限 超出即为越权 如果干涉了别的机关事务 不仅在实践中行不通 而且会造成政令混乱 二 联合行文的规则同级政府与政府之间 部门与部门之间 上级部门与下级政府之间可以联合文 政府与同级党委 军事机关之间可以联合行文 政府部门与同级党委部门 军事机关部门之间可以联合行文 政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间 就某些相关的业务 经过会商一致后可以联合行文 联合行文 既可联合向上行文 也可联合向下行文 联合行文应当确有必要 单位不宜过多 三 一般情况下不越级行文不越级行文体现了一级抓一级 一级对一级负责的原则 尤其上行文更应注意一般情况下不越级行文四 协商一致原则机关应当按照职责范围行文 如果有涉及其它部门职责范围的事项又未与其它部门协商 或虽经协商但未达成一致意见 不可以单独向下行文 如果擅自行文就构成越权行为 会造成工作中的许多矛盾 上级机关如发现这种情况 有权责令纠正或撤销这类公文 现实中 这类情况时有发生 因此造成 文件打架 政出多门 解决这类问题 应提倡部门之间多协商 多对话 多沟通 通过联合行文或授权行文的方式解决 五 一般不对领导者个人行文除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以上机关名艾向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 六 请示 应当一文一事 一文一主送请示一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 请示的内容也应当集中 单一 第三节起草公文应当注意的技术细节 行政公文的写作过程中 有一些细节问题虽然看似不大 但如若使用混乱 也会给阅读带来麻烦 同时影响文面的整齐划一 降低文件的劫规范性 严肃性 因此 国家行政机关公文处理办法 对起草公文时的一些技术细节也做出了明确的规定 一 人名 地名 数字 引文要准确人名 地名 数字 引文都要准确无误 对无把握的人名 地名 数字字 引文等 应当在叙述中体现出来 比如 引文在只能引述大意 无法引用准确的原文时 就不要加引号 避免读者把引述的大意误解为原文 在公文中 人名 地名 单位等名称表述应注意作到 同一名词在一篇公文中数次出现时表述应一致 排名次序要合理 有序 使用简称时不要出现歧义 二 引用公文应当先引标题 后引发文字号例如 国家行政机关公文处理办法 国发 2000 23号 三 日期应当写具体的年月日在公文写作中撰写日期时 应当写具体的年月日 而不应当使用诸如 今天 本周二 下月初 等容易出现混乱的词语 年份也不要随意省略或者只写两位数 并且应当使用公元纪年 四 应当按规定使用层次结构序数按照 国家行政机关公文处理办法 规定 公文中的结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 在使用时 上述层次标号不能跨越使用 前后层次序数不得颠倒 五 数字的使用 一 公文中的数字 除成文日期 部分层次结构序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字据此 我们可以作出如下的理解 第一 一般情况下 公文中的数字应当使用阿拉伯数字 第二 在三种情况下 应当使用汉字 一是成文日期 二是部分结构层次序数 具体说 就是第一层的 一 和第二层的 一 应当使用汉字 不能用阿拉伯数字 三是在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字 例如 一心一意 不管三七二十一 三个代表 十五计划等 其中的数字都只能用汉字 而不能用阿拉伯数字 二 在用阿拉伯数字的地方 数字的书写形式也要注意准确 规范和统一我们可以根据 出版物上数字用法的规定 国家技术监督局1995 12 13发布1996 06 01实施 的规定 对数字的使用加以规范 1 非物理量 一般情况下应使用阿拉伯数字 尤其在数字较精确 或者用在具有统计意义的数据中时 2 物理量应当使用阿拉伯数字 例 600克100公斤3 整数一至十 如果不是出现在具有统计意义的一组数字中 可以用汉字 要照顾到上下文 求得局部体例上的一致 例 一个人三本书四种产品六条意见读了十遍五个百分点表示概数 三五个 七八十种 一千七八百元 约数 多 余 左右 上下 约 一般汉字 但为使体例一致 也可用阿拉伯数字 4 尾数有多个 0 的整数数值时 非科技出版物的数值一般可以 万 亿 作单位 例 三亿四千五百万可写成345 000 000也可写成34 000万或 3 45亿 但一般不得写作3亿4干5百万 5 数值巨大的精确数字 为了便于定位读数或移行 作为特例可以同时使用 亿 万 作单位 例 我国1982年人口普查人数为10亿817万5288人 1990年人口普查人数为11亿3368万2501人 六 文内使用非规范化简称 应当先用全称并注明简称七 使用国际组织外文名称或其缩写形式 应当在第一次出现时注明准确的中文译名 第三章请示第一节请示的适用范围一 请示的概念 办法 规定 请示适用于向上级机关请求指示 批准 归纳起来 请示主要用于下列情况 第一 在工作中 遇到缺乏明确政策规定的情况 请求新的政策 第二 遇到情况特殊 现有政策难以贯彻执行的 请求对现行政策的变通 第三 超出本部门职权之外 涉及多个部门和地区的事情 请求上级予以指示 第四 按照规定需要上级批准才能办理的事情 第二节请示的格式和写作一 标题三项式标题应有发文机关名称 事由 文种 但在正式公文行文时 也允许写两项式标题 有相当一部分请示标题存在问题 比如事由不清 语言冗长及混乱 语句不语法规范 错用文种也是写请示时常见的问题 如有的人不了解公文中报告 函与请示是不同的文种 经常混淆不清 使用时张冠李戴或干脆写成 请示报告 而实际上 请示报告 作为文种 在行政公文中是根本不存在的 二 主送机关写主送机关应注意 第一 一般只写一个主送机关 一般不得主送给领导者个人 也不应既写主送机关 又同时主送 抄送给主送机关领导人 区分党政 尤其是上行文 更应当注意 一般不得越级请示三 正文由于有其他文种分担了一部分作用 请示现在的作用和使用方法比较明确 单一 一般只用于向上级请求批准 内容相对比较简单 具体 请示被批准后 执行机关范围也比较小 常常就是请示单位自己 请示一般由三部分组成 请示理由 请示事项 请示结语 一 请示理由请示理由是文章的开头部分 要扼要地讲明请示的事实背景或政策根据等 理由是请示的核心部分 可以从以下几方面考虑 1 重实事求是 忌片面夸大 把实际存在的问题和实际困难讲清楚 但也要避免过分夸大 言过其实 写得具体 实在 才有说服力 2 重政策依据 忌抽象理论 可以把当前重要工作 中心工作 会议精神 文件要求 领导指示等作为依据 阐述理由 进而提出请示事项 而不必讲抽象的大道理 这样 理由才容易写充分 使有关领导心中有数 易下决心 3 重换位思考 忌主观臆断 执笔人往往从本单位 本部门思考多 从领导角度考虑少 习惯性地认为自己的问题是最重要的问题 领导应当首先考虑 而不是从领导角度思考 想一想领导会怎样看待自己的这个问题 写请示就应当从领导的思考角度入手 领导可能想到的问题 自己先想到 在行文中给出适当的解释 可以使理由更有说服力 概括地说 请示理由应当合情合理 具体充分 意图明确 二 请示事项请示事项应当在请示理由之后水到渠成地提出 一般是几条 但也可以多 些 请示应当一文一事 即一份请示只能围绕一个基本的请求事项提出 请示事项应当明确提出 把请求事项说彻底 不能问题上交 提不出自己的意见和态度 也不能想当然地认为领导当然明白 请示事项必须明确 具体 可行 三 请示结语请示结语是请示的结尾部分 一般是另起一行空两格书写 请示结语语气要谦恭 请示结语的通常写法是 特此请示 请审批 以上认识当否 请指示 特此请示 请批复 等 范文XX省财政厅关于 会计人员职权条例 中 总会计师 是行政职务不是技术职称的请示财政部 国务院19xx年国发 19xx Xx号通知颁发的 会计人员职权条例 规定 会计人员技术职称分为总会计师 会计师 助理会计师 会计员四种 其中 总会计师 既是行政职务 又作为技术职称 在执行中 工厂总会计师按 条例 规定 负责全工厂的财务会计事宜 可是每个工厂 尤其大工厂 授予总会计师职称的人有四五人 究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜 执行总会计师的职责与权限呢 我们认为宜将行政职务与技术职务分开 总会计师为行政职务 不再作为技术职称 比照最近国务院颁发的 工程技术干部技术职称暂行规定 将 条例 第五章规定的会计人员职称中的 总会计师 改为 高级会计师 以上认识是否妥当 请指示 XX省财政厅Xxxx年X月X日 第四章报告第一节报告的适用范围一 报告的概念 办法 规定 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问用报告 另外 在习惯上报告还可用于报送文件 在写作报告时 要注意它和请示的区別 报告 和 请示 是两种不同的文种 请示和报告既有相同之处 又有区别 相同之处是两个都是写给上级的上行文 公文里都有陈述意见和反映情况的内容 区别是 第一 时间有别 请示与报告相比 时间要求更紧迫 请示写的情况是未解决的 属于将来时 报告写的情况是己做过的 属于过去时 第二 内容的侧重点有别 请示着重于请求批准 报告着重于汇报工作 第三 行文要求有别 请示要求上级必须回复 报告则不必 只供上级参考 办法 中明确规定 报告 中不得夹带请示事项 上级机关对 报告 可以不作答复 如果报告中夹带请示事项 很容易误事 二 报告的分类 一 工作报告工作报告是就本部门 本单位的日常工作情况向上级机关作出的报告 内容包括工作的进展情况 取得的成绩和经验 存在的问题和教训以及今后的打算等 工作报告有总结的因素在内 但它属于正式公文 具备法定公文的职能 代表发文机关的意见 直接有法定效力 总结不是正式公文 其效力不是法定的 工作报告常把回顾过去工作与部署今后工作连在一起 总结的重点在于回顾过去工作情况 总结经验 吸取教训 工作报告又分为两种 1 综合报告综合报告是就本单位工作的全面情况向上级机关所作的报告 其内容带有练合性 如 XX局关于2005年上半年工作情况的报告 2 专题报告专题报告就工作的某一方面或某一专项工作所作的报告 内容有单一性 例 XX局关于落实2001 2005年干部教育培训规划情况的自查报告 二 情况报告情况报告用来及时反应工作中遇到的新问题 特殊事件 灾害性事故等情况 以便上级机关及时制定或调整政策 或对问题的处理给予指示 例 铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告 三 答复报告答复报告是针对上级的询问 向上级汇报有关情况的报告 四 报送报告报送报告是向上级机关报送文件时加在前面的报告 目的是使不能直接行文的普通公务文书 如计划 总结 调查报告 能以法定公文的形式呈报上级 第二节报告的写作一 专题报告的写作写作专题报告时 一般是先把某一专项工作的有关材料进行综合 归纳为基本情况 主要体会和今后意见等几个部分 每一部分都从整体着眼 对这一专项工作作一整体把握 一 基本情况应写清前一段工作的指导思想 工作开展的概况 采取的主要方法措施 取得的主要成绩 应当简洁概括 行文时应顾及后文 对准角度 二 主要体会包括经验和教训两个方面 这些经验和教训都应是对于前一段工作实践的总结 结 都应是能够反映事物的本质与对今后工作有指导意义的规律性的东西 可以经验为主 也可以教训为主 也可只有经验没有教训 往往哪方面为主就先说哪一部分 大多数工作报告以总结正面经验为主 常见的思路有三种 一是从做法上总结经验 做了什么工作 怎么做的 二是从认识上总结经验 这些认识是能够反映事物本质和发展规律的观点 三是从效果上总结经验 把前一段工作取得的突出成效摆出来 以证明决策的正确和方法措施的得力 三 今后意见结合上文提出对今后工作的设想以及改进意见 如要发扬什么 克服什么 要采取哪些新的措施和方法 今后设想的提出应以对经验和教训的总结为基础 因此 要注意和前面部分的照应 二 情况报告的写作 一 前言情况报告可有一个简短的前言 交待有关背景材料或概括提示报告内容 用 现将情况报告如下 过渡 本部分也可以不要 开头直接介绍情况 二 主体部分1 介绍情况应高度概括 要善于综合全面情况 抓住基本点 给以准确地反应 可以用数字概括情况 如果是一个较为完整的事件或过程 则可按时间顺序织材料 交待清时间 地点 人物及事情发生的原因 经过和结局等要素 2 分析情况指出所反映情况的性质以及产生的原因 影响或意义 如反映的情况是事故 还要分清责任 3 提出处理意见包括已经采取的措施和下一步的打算 三 结束语例 特此报告 以上报告 请审阅 等惯用语应独立成段 单占一行 三 答复报告的写作撰写答复报告时 要根据上级的询问来汇报工作 反映情况 答复报告就内容和写法来说与一般工作报告 情况报告无明显的区别 如上级要求汇报某一项工作 就可按下作报告的要求写 如要了解某一特殊事件的处理情况 就要写成一份情况报告 有时上级机关询问的问题比较具体 这种情况下 答复报告就比较简单 篇幅也较短小 只要能够把上级机关所要了解的问题准确简洁 言之有序地表达清楚即可 四 报送报告的写作报送报告一般只用一两句话把所报文件的名称 件数说清 以 请审阅 请收阅 请核查 请查收 等惯用语首尾即可 文后不必设 附件 一项 直接把上报的文件附在后面即可 范文XX社区 一帮一 帮扶情况报告Xx社区的 一帮一 单位是xx公司 李总自从和我社区结成 对子 后 非常关心我社区各项工作的进展 也尽力帮助我社区搞好建设 今年的7 18会议 李总和副总都来参加了我社区的居民代表大会 认真聆听了社区居委会干部的汇报 听取了居民的意见 并讲话 表现出了我社区建设的热情 一番话说得村民心里热烘烘的 居民当下最关心的事是 安装有线电视 修路 盖自来水管道 老年活动站的建设 李总选择了最艰巨的任务一一修路 从2006年10月17日开始 召开了居民员会 组织领导小组 配合施工队进行路面的清理 拓宽 铺无机料 铺沥青的工作 截至11月1日 共修路6000平方米 总投资34万元 李总为支持新农村建设 为我社区居委会添置办公设施一一桑塔纳轿车 价值3万元 支持我社区建设的热心人还有 2006年6月19号 xxx赞助4万元安装有线电视 2006年8月27号 xxx赞助5万元用来改自来水主管道 2006年10月17号 xxx赞助2万元用来修路 我们XX社区居民非常感谢以上这些热心人士对社区建设的大力支持 他们为我们社区的发展做出了自己的贡献 Xx社区居民委员会2006年12月20日 例文2关于我校工会干部待遇的报告市总工会 X月X日函悉 现将我校工会干部有关待遇报告如下 一 我校基层工会主席由教师兼任 每年减免工作量40学时 二 部门工会主席任职期间享受本单位行政副职待遇 由教师担任的每年减免工作量30学时 三 校工会委员任职期间减免工作量30学时 部门工会委员每年减免工作量15学时 专此报告 XX大学工会一九八九年六月五日 第五章通知第一节通知的适用范闱一 通知的概念 办法 规定 通知适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 据此 通知有下列六项作用 第一 批转下级机关的公文 第二 转发下级机关和不相隶属机关的公文 第三 传达要求下级机关办理或者执行的事项 第四 传达需要有关单位周知的事项 第五 公布任免事项 第六 发布行政机关依法制定的各种行政规章制制度 二 通知的分类 一 批转 转发类通知 二 部署性通知1 工作性通知工作性通知用于布置需要办理和执行的工作任务 安排活动 内容偏重于交待具体的工作任务以及具体的政策措施和执行要求 2 指示性通知指示性通知用于下达某项指示 内容偏重于阐述指导原则和方针政策 通常由领导机关制发 三 告知性通知1 会议通知2 事项性通知 事项性通知是指向有关单位传达某一事项或某一信息 起告知的作用 四 发布性通知发布性通知是用通知发布规章 办法 规定 条例 细则等 要求有关单位共同执行 五 任免通知 第二节通知的写作一 标题通知标题的写作应注意以下几个问题 第一 标题不能只写文种 通知 两字 第二 通知事项如重要或紧急 可加 重要 或 紧急 两字在文种 通知 前 第三 任免人员的通知的标题一般是 发文机关 人员姓名 加 任职 或 免职 两字加文种 例如 北京市人民政府关于XXX同志任职的通知 北京市人民政府关于XXX同志免职的通知 人数较多 既有任职 又有免职时 标题一般是由发文机关 人员姓名 人数 职务任免 四字加文种组成 例如 北京市人民政府关于XXX等12名同志职务任免的通知 第四 批转 转发类通知标题在两个 关于 中常省略转发的文件中的 关于 保留被转发文件中的 关于 例 国务院批转国家医药管理局关于进一步加强中药工作的报告的通知 第五 批转 转发类标题中 除法规 规章名称可以加书名号外 一般不用点符号 例 国务院办公厅转发国家计委灾后重建整治江湖兴修水利现场办公会会议纪要的通知 北京市人民政府办公厅转发市教委市财政局 关于国家助学贷款管理规定 试行 的实施办法 的通知 二 正文 一 批转 转发类通知第一种 表明本机关的态度 批转公文如同意 要写上 批准 或 同意 的文字 然后提出希望和要求 第二种 在表明态度 提出希望和要求之后 进一步阐明意义和细化执行要求 二 部署性通知主要用于布置工作 要求下级机关遵照执行 在写法上要明确提出工作任务的目标 具体可行的措施 使之能够付诸实施达到预期目的 第一部分 通知因由内容包括发通知的原因 依据 目的 和完成某项工作的重要意义 点明目的例 为做好XXXXXX工作 XXXXX 点明依据例 为贯彻落实国务院关于进一步做好XXXXXX工作的要求 第二部分 通知事项写明工作任务 办理方法及具体的政策 措施和执行要求 这是通知的主体部分 内容较多 篇幅较长 全文行文应逻辑