公文写作基本知识介绍.ppt

2020 1 8 1 公文写作基本知识介绍 综合部 2020 1 8 2 正确选择公文的文种 正确选择OA中的公文形式 正文 我司关于公文规范性的要求 写好一份公文 2020 1 8 3 我们先从写好公文的第一步开始吧 2020 1 8 4 第一步我们要学会正确选择OA中的公文形式 即OA中起草公文的模板 我们来简单介绍一下公文形式 红头文件 公司函 党工团发文 分公司发文 公司会议纪要 公司传真电报 部门传真电报 公司会议通知等等 2020 1 8 5 红头文件具有严肃性 它记载的必须是重要的内容 且这些内容有长期保存的意义 因此 红头文件不能随意使用 红头文件的文号使用 广东移动佛 2004 号 2020 1 8 6 红头文件适用于以下情况 1 凡是发省公司的 请示 必须使用红头文件 2 综合类 部署企业发展目标 策略 下达公司年度工作总结 计划 表彰先进 3 财务类 下达公司财务年度投资计划 收支预算以及大型专项投资计划 财务方面的资金分配 调拨等 4 人力资源类 公司组织机构设置 调整 公司室副经理以上人员任免 调整 技术职务聘任 下达公司各部门重要生产指标和考核指标等 5 市场类 重大的市场营销政策的调整 重要的资费调整 新业务推广等 6 网络技术类 重大生产 安全事故的通报和处理情况通报 关于网络 基础建设规划 立项申请 大型项目的会审纪要等 7 其他 用于转发省公司红头文件和批转分公司红头文件 2020 1 8 7 公司函 适用于与平级单位之间的重要事务商洽 联系等 党工团发文 也是红头文件的一种 是我公司党委 工会 团委 纪委的发文 其文件头和文号与红头文件不同 公司会议纪要 用于记载较重要的会议的议定事项及内容 例如 总经理办公会议 公司经营分析会等 2020 1 8 8 公司传真电报和部门传真电报 用于处理日常事务 公司传真电报是由公司领导签发 部门传真电报是由部门领导签发 向外发送的文件必须由公司领导签发 即必须以公司的名义 公司部门与部门之间处理日常事务可以使用部门传真电报 2020 1 8 9 公司内部请示 部门内部请示 公司内部请示由公司领导签发 部门内部请示由部门领导签发 公司会议通知 部门会议通知 公司会议通知 公司会议纪要由公司领导签发 部门会议通知 部门会议纪要由部门领导签发 2020 1 8 10 好啦 相信您已经对OA中的公文形式有所了解 下一步我们要来确定公文的文种 2020 1 8 11 公文的标题格式是 关于 事由 文种 而要确定文种 您要了解文种的种类以及使用该文种所要遵循的行文规则 通知 2020 1 8 12 通报 通报是一种用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况的下行公文 例如 等 2020 1 8 13 通报 情况通报正文结构一般有两个部分 一是被通报的情况 二是希望和要求 2020 1 8 14 公告 通告与通报很容易混淆 由于对象范围有差别 重要程度有差别 前两个我不适合企业内部使用 2020 1 8 15 通知 通知是向特定受文对象通报 传达有关事项 让对象知道或执行的文件 例如 等 2020 1 8 16 请示 请示是下级机关向上级机关请求指示 批准的文件 属上行公文 例如 等 请示与申请不同 请示是文种 而申请不是文种 2020 1 8 17 请示 写作要求 请示 应当一文一事 即要请示 一般只写一个主送机关 各级行政机关一般不得越级请示 受双重领导的机关向上级机关请示 应当分清主送机关和抄送机关 由主送机关负责答复 2020 1 8 18 请示 结构 正文一般由请示理由 请示事项 结束语三部分构成 惯用的结束语有 可否 请批示 当否 请指示 等 2020 1 8 19 批复 批复是答复下级机关请示事项的文件 属下行公文 例如 等 2020 1 8 20 批复 写作要求 慎重及时 针对请示答复 明确态度 不同指示 复函混用 正文 引叙来文和作出批复两部分 2020 1 8 21 报告 报告是下级机关向上级汇报工作 反映情况 提出意见建议 答复询问所使用的陈述性上行公文 例如 等 2020 1 8 22 报告 它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题 所以不带请示事项 这是它与请示的重要区别之一 报告在内容上不象请示那样有 一文一事 的要求 它可以在一件公文中综合报告几件事情 层次结构也比较复杂 广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息 2020 1 8 23 函 函即信件 是机关用来处理公务的信件 结构 1 原由2 事项3 结尾 一般写 特此函达等 2020 1 8 24 函 种类 便函 商洽函 主要用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题 例如 问答函 主要用于向对方询问或答复某一事项 例如 请批函 用于向有关主管部门请求批准某一事项 例如 2020 1 8 25 会议纪要 会议纪要是记载和传达会议情况及议定事项的文件 2020 1 8 26 以上我们介绍了公文文种 知道了各类公文文种的适用范围 其实 要正确地选择文种 除了要了解其适用范围 还得考虑是否符合行文规则 2020 1 8 27 按行文规则对文种进行分类 上行文有 请示 报告 下行文有 通报 批复 平行文有 通知 函 会议纪要等 2020 1 8 28 行文规则 市五套领导班子是上级部门 市五套领导班子是指 中共佛山市委员会 佛山市人大 市政协 中共佛山市纪律检查委员会 佛山市人民政府 市五套领导班子的下属工作单位 例如 市政府信息化办公室 与我公司是平级的关系 2020 1 8 29 行文规则 我公司与业务往来单位 当地企 事业单位之间是平级关系 省公司是我公司的上级单位 省公司与市公司在业务上存在指导与被指导关系 因此 市公司应使用上行文向省公司专业部门请求指示 批准 汇报工作 2020 1 8 30 行文规则 市公司与分公司在业务上存在指导与被指导关系 因此 分公司应使用上行文向市公司专业部门请求指示 批准 汇报工作 市公司专业部门与分公司在行政上是平级单位 不带请示 报告性质的公文可以使用通知 函等平行文 2020 1 8 31 行文规则 遵循行文规则 分公司不得越级向省公司请示 报告工作 因特殊情况必须越级请示 报告工作 应抄送市公司 2020 1 8 32 恭喜你 题目一旦确定 您要起草的公文已经成功了一半了 不过 您还要注意一些相关事项 2020 1 8 33 公文处理相关注意事项 公文应标明主 抄 送单位全称或规范化简称 两个以上的主 抄 送机关应遵照先外后内 先大后小的顺序排列 写主 抄 送单位时 如果同时有省公司和市公司部门 必须明确区分 主送 抄送本公司内部的最小单位为 分公司 部 中心 不写到 室 公文正文字体 红头文件 党工团发文 函的正文用仿宋体 GB2312小三号字体 除上述几种公文形式外 其他公文 包括 传真电报 会议通知 会议纪要 公司呈批件等 一律使用仿宋体 GB2312四号字体 2020 1 8 34 公司对公文精简的要求 少用文 可以邮件 电话 报表传递 公告 信息反馈单等方式解决的事务尽量不使用公文 多以部门的名义行文 多使用部门传真电报 部门会议通知等 尽量缩短流程 精简主送 抄送部门 以免增加其他部门在文件处理方面的负担 文字精 公文的内容应尽量精简 长话短说 以解决问题为目的 大附件少用 超过5M的附件称为 大附件 对于此类附件 建议放在OA系统的 公共信息 共享材料 模块中 然后建立链接到公文中 2020 1 8 35 现在 您写出一份规范的公文已经是不成问题了 先别得意 讲完下面两部分 马上要考考大家 2020 1 8 36 在日常工作中 我们要面对省公司 市公司 地方政府部门 分公司 请示类公文的实际应用显得较为复杂 处理好这些关系 才能使您的 请示 有的放矢呵 2020 1 8 37 公司内部的请示类公文可以使用OA中 公司内部请示 和 部门内部请示 视乎所要呈送的上级决定选择以上两种中的任何一种 或公司领导或部门领导 对上级部门的请示 上面介绍过的上级部门指省公司和市五套领导班子 一律使用红头文件形式 2020 1 8 38 分公司向市公司相关部门发 请示 可以以部门传真电报的形式 市公司相关部门以部门传真电报的形式给予分公司批复 2020 1 8 39 做好公文保密工作 加强企业信息管理 在目前的企业竞争中显得尤其重要 下面介绍一下公司在公文保密方面的管理规定 2020 1 8 40 公文保密 密级的分类及发放范围 商绝密 发放范围是省公司董事会 商机密 发放范围是市公司副总经理或省公司部门副经理以上人员 商秘密 发放范围是市公司部门副经理或省公司室副经理以上人员 2020 1 8 41 公文保密 密级文件的传阅 密级文件不得以邮件转发 不得打印 复制 办理或阅文人员应将密级文件保管好 遵守公文保密安全规定 2020 1 8 42 公文保密 密级文件的界定 综合管理方面 部署企业发展目标 战略执行计划 工作会议材料 公司的经营指标 公司年度工作计划 经营分析数据 上级领导有关公司总体战略 经营工作的指示及讲话 财务管理方面 公司固定资产投资项目的项目投资额 年度投资计划等 财务数据 财务方面的资金分配 调整 审计资料等 人力资源方面 公司的人事信息 薪酬信息 各类考核指标等 2020 1 8 43 公文保密 市场经营方面 市场经营数据 客户信息等 以及下达有阶段性指导意义的营销政策 例如 新业务推广计划 品牌营销计划 客户推广计划 网络管理方面 关于网络基础建设规划 网络设备分布情况 网络运行情况通报 网络资源分析 网络建设 科技项目的投资等 工程管理方面 工程建设项目的投资计划 工程进度量等党工团方面 党工团组织内部的重要决定等 2020 1 8 44 公文基础知识小竞赛 以小组为单位进行竞赛 采用抢答形式 每小组起始分数为50分 第一部分 共10题 答对一题 得5分 第二部分 共5个案例 每个案例有两个问题 每个问题答对为5分 答错扣相同的分数如果本小组伙伴答错 有一次补答的机会最后以分数最高的小组为胜 2020 1 8 45 第一部分文件标题改错 每题5分 关于佛山公司申请新号段的报告 正确答案 关于佛山公司新号段的请示 2020 1 8 46 第一部分文件标题改错 每题5分 佛山移动通信服务厅装修工程施工中选通知书 正确答案 关于佛山移动通信服务厅装修工程施工中选的通知 2020 1 8 47 第一部分文件标题改错 每题5分 关于上报2004年2月份物资发放情况的通知 正确答案 关于2004年2月份物资发放情况的报告 2020 1 8 48 第一部分文件标题改错 每题5分 上报6月佛山分公司客服分析报告 正确答案 关于6月佛山分公司客服分析的报告 2020 1 8 49 第一部分文件标题改错 每题5分 关于对南海分公司6月16 19日期间购销的套卡进行差价补偿的请示的批复 正确答案 关于对南海分公司6月16 19日期间购销的套卡进行差价补偿的批复 2020 1 8 50 第一部分文件标题改错 每题5分 关于广州申请新增模糊计费小区确认的函复 正确答案 关于广州申请新增模糊计费小区确认的复函 2020 1 8 51 第一部分文件标题改错 每题5分 上报2003年佛山公司服务改善计划 正确答案 关于2003年佛山公司服务改善计划的报告 2020 1 8 52 第一部分文件标题改错 每题5分 南海综合楼室内装修工程招标答疑文件 正确答案 关于南海综合楼室内装修工程招标文件的答复函 2020 1 8 53 第一部分文件标题改错 每题5分 关于上报佛山分公司资产盘点结果汇总套表 正确答案 关于佛山分公司资产盘点结果汇总套表的报告 2020 1 8 54 第一部分文件标题改错 每题5分 关于直流电源列柜招投标评标会议报告 正确答案 关于直流电源列柜招投标评标会议通知 2020 1 8 55 第二部分案例分析 每题10分 如果您要将5月佛山大市所有营业厅的营收报表作一个汇总 上报给省公司营销帐务中心 请您确定采用什么文种 标题如何写 正确答案 关于佛山分公司5月营收报表的报告 2020 1 8 56 第二部分案例分析 每题10分 本周六 周日 营销中心安排了两天的促销活动 您需要发一份文 告知后勤中心 综合部 各分公司提供配合 您会采取哪一种公文形式 标题该如何写 正确答案 用 部门传真电报 发送 标题 关于配合开展促销活动的函 2020 1 8 57 第二部分案例分析 每题10分 假设您草拟了营业厅日常管理办法 要向全公司发布 您会采取哪一种公文形式 红头文件或公司函 标题如何写 正确答案 用 红头文件 发送 标题 关于发布 营业厅日常管理办法 的通知 20