公文写作--公文知识大全--文件办理(ppt52).ppt

2020 1 8 1 第三章文件办理 2020 1 8 2 学习目的和要求 认识我国国家机关的类型与机关间的关系 掌握党政机关有关行文规则的规定 了解文件办理的基本任务 熟悉文件办理各环节的工作内容 技能与规范性要求并能胜任文件管理工作 认识特殊文件 明确对特殊文件进行不同办理的意义 掌握特殊文件在办理过程中的不同要求与做法 2020 1 8 3 第一节行文关系与行文规则 2020 1 8 4 国家机关类型及关系 党政机关行文规则 国家机关类型及关系 2020 1 8 5 一 机关类型及关系 指全国与地方之间的关系 机关之间的关系是由机关的职能 地位及工作需要所决定的详细 2020 1 8 6 二 行文的方向与方式 为了保持正常的领导与被领导关系 下级机关一般均应直接向自己的上一级领导机关报送请示和报告 条例 规定 因特殊情况必须越级行文时 应当同时抄送被越过的上级机关 同级机关或不相隶属机关之间的行文 一般用函联系工作 2020 1 8 7 国家机关类型及关系 党政机关行文规则 党政机关行文规则 2020 1 8 8 1 行文必须确有必要 4 机关一般不得越级请示和报告 3 联合行文的机关应为同级 同级政府 党委 同级政府 党委 各部门 上级政府 党委 部门与下一级政府 党委 等 也包括与同级的军队机关 人民团体 事业单位等 2 机关与部门的行文权限行文关系根据隶属关系和职权范围确定 机关与部门的行文权限详细 党政机关行文规则 5 受双重领导机关的请示应分清主 抄送 6 对不符合行文规则的上报公文的处理 上级机关的秘书部门可退回原呈报机关 2020 1 8 9 第二节发文办理 2020 1 8 10 发文办理概述 各环节工作内容与要求 发文办理概述 2020 1 8 11 草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发 以本单位名义制发公文的过程 包括 一 发文办理的定义 2020 1 8 12 2 发文记录了本单位内外工作活动过程 为本单位积累档案奠定了基础 1 发文单位通过发文行使法定的职权 表达意图 传递信息 二 发文办理的实质 3 单位发文的形成与过程是由众多工作人员共同参与的组织行文 2020 1 8 13 三 发文办理程序和特点 拟稿 会稿会商 审核 会审 签发 会签 复核 注发 缮印与校对 用印或签署 发送或公布 登记 催办 环节之间具有连续性 确定性 不可逆转性 办结处置 2020 1 8 14 发文办理概述 各环节工作内容与要求 各环节工作内容与要求 2020 1 8 15 4修改文稿 3 会稿与会商 1 领受任务与准备 2 起草 引用公文应当先引标题 后引发文字号 日期应当写明具体的年 月 日 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 形成文稿 2020 1 8 16 1 核稿的范围与内容 是否确需行文 行文名义是否妥当凡文件内容涉及全面的 重要的 方针政策等问题的 应以单位名义发行 一般的业务性问题的文件则由有关业务部门行文 报批程序是否符合规定 审核文稿 内容是否符合党的路线 方针 政策和国家的法律 法规 涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见 所提措施和办法是否切实可行 2020 1 8 17 经审核发现属于总体方面的问题 应提出原则性修改意见 退撰稿人或撰稿部门进行修改 审核文稿宜在纸质发文稿纸上进行 2 审核工作的分工 业务部门负责人审核 审改的重点是文稿中涉及的有关业务工作的有无与现行政策法规相抵触之处 文稿中引用的材料是否准确 反映的情况是否如实 所作结论是否恰当 3 核稿的结果 2020 1 8 18 签发 签发内容务必明确 完整 规范 明确签署核准意见 完整地签上姓名与时间 签发的分工 以本单位 部门 名义制发的上行文 由主要负责人或者主持工作的负责人签发 以本单位 部门 名义制发的下行文或平行文 由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发 联合行文的会签 联合行文一般由主办机关首先签署意见 协办单位依次会签 签发是绝大多数公文生效的必要程序 文稿只有经过签发后方能成为定稿 具有正式文件的效用 2020 1 8 19 印制文件 复核 即核发 是指秘书部门发文交付印制前对定稿的审核 注发 规定印数与印制及发出的时限 复核与注发 校对 校对内容和校对格式 包括发文的用纸大小 版面设置 行距 字距 公文中各组成部分的标识等是否符合有关规定 2020 1 8 20 用印与签署 印制的有特定版头的普发性公文外 其余绝大部分文件印制完毕必须按规定用印 以示发文机关对文件生效的认可 对此负有法律责任 发文原则上以谁的名义文 就用谁的印章 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 2020 1 8 21 发文传递与公布 发文传递 直接送达收文机关 普通邮寄 机要通信 机要交通 文件交换 电信传递 发文传递是连接文件的发文程序与收文程序的通道 签定合同 协议书 意向书等文件时往往采取互换文本的方式进行传递 文件的公布 文件公布是将发文单位的意图最快地传递给收文者的有效方式 发文登记 2020 1 8 22 第三节收文办理 2020 1 8 23 收文办理概述 各环节工作内容与要求 收文办理概述 2020 1 8 24 一 收文办理定义 签收 登记 审核 承办 批办 拟办 收文办理指对单位收到公文的办理过程 2020 1 8 25 二 收文办理的实质 收文单位 收文办理 行使法定的职权 处理公务 获取外界有关信息 通过 2020 1 8 26 三 收文办理程序和特点 签收 登记 分办 拟办 批办 承办 注办 催办 环节之间具有连续性 确定性 不可逆转性 办结处置 审核 2020 1 8 27 收文办理概述 各环节工作内容与要求 各环节工作内容与要求 2020 1 8 28 一 签收 签收是收文办理工作的起始环节 通过签收对收进的文件进行核对并予以确认 签收时必须做到 认真核对 认真检查 及时妥善转送 启封时应注意 对于初次来文的单位 应保留其信封 若要复文时可依据封套上该单位的地址与邮政编码等 2020 1 8 29 二 审核 收文审核的重点 收文审核后对文件的处置 文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理 需要两个以上部门办理的应当明确主办部门 对不符合规定的文件 经办公厅 室 负责人批准后 可以退回呈报单位并说明理由 紧急公文 应当明确办理时限 是否应由本机关或单位办理 是否符合行文规则 内容是否符合国家法律 法规及其他有关规定 涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商 会签 文种使用 公文格式是否规范 2020 1 8 30 三 登记 登记是收文程序中的一个重要环节 它是控制 管理和保护文件的基本手段 也是了解文件处理状况的依据 登记文件的主要数据 需要登记的收文 对于领导和有关人员外出开会或参加有关重要活动带回的 帐外文件 文件也应登记 内容反映上级交办事项的文件 不需要登记的收文 各种广告 各种公开的和内部无密级的出版物 一般性的公开信 一般事务性的通知 便函 介绍信 请柬等 文件的来文单位 文件标题 密级 附件 登记形式包括 簿册式 卡片式 联单式与电脑登录 2020 1 8 31 四 分办 收文经登记后即进入办理阶段 对 领导亲启 件的分办 直接送达领导者本人 分送给领导人和单位内各承办部门或人员的文件必须履行签收手续 以免文件丢失 2020 1 8 32 五 拟办 拟办是指单位办公部门或业务部门的负责人及有关人员对需办理的文件提出建议的工作 拟办工作是一项参谋性工作 它发挥综合部门和业务部门熟悉文件处理情况和业务的长处 为领导决策提供参考性意见 拟办应对办理的原则 方法等方面提出建议或相关的办理方案 2020 1 8 33 六 批办 批办是单位领导人行使职权 直接办理公务的体现 批文时应使用符合保管要求的书写材料 字迹工整 易于辨认 批办的范围与拟办的范围大体相同 凡经拟办的文件均应呈送领导人批办 批办的内容大体与拟办相同 由于批办人员与拟办人职权 地位的不同 因此同一份文件的批办与拟办的结果即使是完全相同 两者性质也完全不同 一般由单位与部门的正职领导主要负责对全局性的 方针政策性文件 特别重要等文件的批办 其它文件可授权副职与办公部门的负责人 在其职权范围内审批有关业务文件与行政事务性文件 批办的分工 2020 1 8 34 七 承办 在文件办理工作中承办专指对文件在办理程序上的处置 2020 1 8 35 八 催办 催办 主要是送负责人批示或者交有关部门办理的文件 即对内催办和对外催办 一般文件定期催办 对紧急文件跟踪催办 对重要文件重点催办 指文秘部门对文件办理所进行督促与检查的工作 防止在文件办理过程中出现拖延 滞留 积压的现象 有助于文件的及时办理 进而提高文件工作的效率 定义 意义 重点 对象 方法 2020 1 8 36 九 注办 注办也称为留注 是指在文件办理完毕后将其承办情况和结果进行注明的工作 注办的内容 即对需办复的文件 由承办人注明是否已经办复 复文字号 日期 注办的要求 注办必须及时 在对文件阅读或承办完毕立即进行 注办 定义 2020 1 8 37 第四节特殊文件办理 2020 1 8 38 一 主要类型 1 法律 法规与规章 规范性文件的形成机关必须严格依法在自己的职权范围内形成有关文件 2 内部规章制度 一 规范性文件 2020 1 8 39 二 发布 法律 全国性行政法规 地方性行政法规 国务院部门规章 地方政府规章 机关的规章制度 经全国人民代表大会或全国人民代表大会常务委员会通过后 由国家主席以令的形式发布 一种形式是由国务院总理以令的形式发布 经地方人民代表大会或地方人民代表大会常务委员会通过后 以公告的形式发布 由主管部 委 局发布 由地方人民政府以令的形式发布 凡属对外进行社会管理之用的 应张贴在适当场所 以便于公众了解 执行 凡属内部管理之用的 根据需要 可以张贴 也可以通知的形式下发或以手册的形式下发 另一种形式是由国务院批准 国务院主管部门发布 2020 1 8 40 三 办结文件的处理 对于机关在行政管理与专门业务活动中必须执行的规范性文件亦应归档保存 凡与本机关业务活动直接有关的规范性文件 包括本机关制定的各种规章制度均应归档保存 对与机关业务活动 行政管理 专门业务活动非直接相关的规范性文件宜妥善保存 以便机关在公务活动与社会生活中有法可依 有章可循 2020 1 8 41 一 会议的主要类型 二 会议文件 例会 工作会议 专业会议 代表会议或代表大会 联席会议 学术会议 2020 1 8 42 二 会议文件的形成与种类 1 会议前必须准备就绪的文件 召开会议的依据性文件 须经会议审批的文件 会议议程文件 会务文件 会议所需有关材料 2 会议召开过程中形成的文件 座谈与讨论会上的发言 会议记录 会议简报 会议总结 闭幕词 会议纪要 2020 1 8 43 三 大型会议文件的处理 会议结束后应尽快将文件的正本 定稿收集齐全 按文件的形成时间顺序 或按文件的内容性质进行排列 编号 组成案卷 会议文件的立卷要求应是完整地反映会议活动的面貌 以备日后查考 因此不可将其中的文件抽出与其他文件去组卷 会议决定事项应另行行文 按会议决定而形成的这些文件不同于会议文件 因此这些文件不能与该次会议的文件立在一个案卷内 2020 1 8 44 四 例会文件的处理 例会的会议记录可用固定格式的记录本 纸 上面印有会期日期 地点 出席者 缺席者 主持人 记录人 发言内容等栏目 单位领导例会记录反映了领导的集体决策 因此会议记录不得下发或任意传阅 必须由专人妥善保管 单位行政与党委的例会记录按规定属归档文件 届期可按时间顺序排列 将其直接归档 例会文件 2020 1 8 45 三 信访文件 信访受理实行分级负责制 信访事项由责任归属单位受理 1 坚持分级负责 归口办理 谁主管 谁负责 2 建立健全保密与回避制度 一 信访文件的处理原则 2020 1 8 46 二 信访文件的处理步骤 对于检举 揭发 控告重大案情的来信与来访 应立案查处 2020 1 8 47 四 电讯传递文件 电讯传递 最大优点 1 节省文件传递的时间 克服时空障碍 提高单位工作效率 2 可省去制作文件的费用 主要类型 电话 电报 传真 2020 1 8 48 五 音像文件 一 照片文件 照片文件的组成 照片 底片 说明词 照片文件的保管 保管照片文件要特别注意防光 防尘 防火 防污染 保管照片的温度应在14 24C 相对湿度应在40 60 保管底片的温度应在13一15C 相对湿度应在40 60 2020 1 8 49 二 音像文件 制作型 纪实型 音像文件的类型 录像带的原母带和录音带的原声带不外借 2020 1 8 50 机关的主要类型 收 发文办理的定义与实质 收 发文办理的一般程序及其特点 形成文稿 规范性文件的主要类