第一章贸易单证的基本要求、流程和发展.ppt

1 国际贸易单证实务 竺杏月Telffice 5528Mail zhu xingyue 要求 2020 1 5 2 不旷课 如迟到要安静的进来 少记录 以听和看为主 重点记笔记 多提问 要注意思考 多练习 3 考核方式 平时作业及课堂讨论 20 期末闭卷考试 60 出勤率 20 2020 1 5 4 外销员 外贸业务员 初始就业岗位 2020 1 5 5 外贸职业能力结构图 2020 1 5 6 操作型应用人才 技术型应用人才 我有了更高目标 单证工作的定位进阶 单证工作低级定位 注重单证缮制操作 侧重结算单据 覆盖面窄 人员对工作过程理解是片面的 割裂的 单证工作高级定位 注重解决问题能力 职业道德和职业素质 覆盖面宽 注重培养可持续发展的职业能力 外贸单证是指外贸结算中所应用的单据 证书和文件 外贸单证操作技能是外贸从业人员所应掌握的基本技能 适用于外销 报关 报检 货代等各种与外贸相关的工作 课程主要介绍了我国外贸业务活动中所涉及到的各种单证 包括合同 信用证 发票 装箱单 提单 保险单 产地证 汇票以及其他相关单据 并分别对这些单据的作用 内容 缮制 签证 认证等方面进行了详细阐述 要求根据外贸合同履行过程中各个业务环节的需要 能够办理 制作相应的单据 主要内容 2020 1 5 8 教材 国际贸易单证实务 第二版 吴国新 李元旭编著 清华大学出版社 2008 6 参考书目 EDWARDG HINKEMANINTRNATIONALPAYMENT 上海外语教育出版社 2000 王益平主编 INTERNATIONALPAYMENTSANDSETTLEMENTS 清华大学出版社 2005 2020 1 5 9 第一章国际贸易单证的基本要求 流程和发展趋势 关键词单证工作的意义基本要求单证分类单证改革发展趋势知识目标 了解进出口商务单证的意义 单证改革及发展趋势 以便更好地指导具体单证工作的实践 熟悉单证特点 技能目标 会熟练将单证准确分类 2020 1 5 11 案例2007年10月31日上海新龙股份有限公司收到创鸿 香港 有限公司通过香港南洋商业银行开来的编号为 8959344的信用证 请根据双方签订的合同 CONTRACTNO GL0082 对信用证进行审核 指出信用证存在的问题并作出修改 单证内容如教材P2 4 2020 1 5 12 分析 单证业务是国际贸易业务的一个重要组成部分 从签订合同开始 到履行合同的全过程 每一个环节都需要单证的缮制 处理 交换和传递 这一过程不能存在丝毫差错 否则就有可能给企业带来经济损失 因此 我们在缮制单证是必须做到正确 完整 及时 简洁和严谨等要求 本案例作为一个引子 意在强调国际贸易单证在国际贸易中的重要性 2020 1 5 13 信用证审核和修改要点提示 1 商品的品名 货号 规格规定与合同规定不符 这种错误一般比较容易发现 另外 对品质条款的规定 没有采用品质机动幅度 2 货物 数量规定与合同规定不符 容易出错的主要是计量单位和溢短装条款 MOL 例如 仅仅说500吨 而没有写明是公吨 M T 长吨 L T 还是短吨 S T 3 货物的包装条款与合同规定不符 例如 合同规定纸箱装 CARTONS 而信用证中却规定采用COLOREDCARTONS 明显与合同规定不符 2020 1 5 14 4 商品价格条款和贸易术语有误 主要有 商品单价的四个组成部分有误 即单价应包括计量单位 单位价格金额 计价货币和贸易术语 贸易术语有误 例如 出口业务中FOB后跟国外港口 这是非常明显的错误 总金额与合同不符 信用证规定总金额 没有考虑到溢短装条款 2020 1 5 15 5 运输条款规定有误 分批装运和转运条款与合同规定不符 例如 合同规定 transshipmentallowed 而信用证却规定 transshipmentprohibited 装运港和目的港与合同规定不符 例如 合同规定目的港为HONGKONG 而信用证却规定Singapore Hongkong 装运港和目的港的规定与贸易术语相矛盾 一般FOB后跟装运港 CFR CIF后跟目的港 如果上海某公司出口一批货到日本 信用证写成FOBYOKOHAMA就是错误的表达方式 提单运费条款规定与贸易术语相矛盾 如果贸易术语为FOB 则提单的运费条款应为 FreightCollect 如果贸易术语为CFR或CIF 则提单的运费条款应为 FreightPrepaid 2020 1 5 16 6 保险条款有误 保险金额与合同规定不符 主要表现为加成率 例如 合同规定加成110 而信用证却规定加成120 保险条款的类别有误 目前 在我国进出口货物运输保险业务中 通常采用中国人民保险公司 PICC 规定的 中国保险条款 ChinaInsuranceClause C I C 而国际上许多国家和地区的保险公司在国家货物运输保险业务中往往采用英国保险业协会制定的 协会货物条款 InstituteCargoClause 简称I C C 因此在审核信用证时 要注意这一问题 例如 合同规定保险条款为 ALLRISKSANDWARRISKSASPERCHINAINSURANCECLAUSES 而信用证却规定 THEINSTITUTECARGOCLAUSES A THEINSTITUTEWARCLAUSES 保险险别有误 例如 合同规定投保 ALLRISKS 信用证却规定投 ALLRISKSANDT P N D 有时出口方不应该提交投保单 FOB CFR条件下 但信用证却规定出口方提交 InsurancePolicy 应将这一条款删除 2020 1 5 17 7 汇票条款有误 付款期限与合同规定不符 例如 合同规定即期 atsight 而信用证却规定远期20天 at20dayssight 没有将开证行作为汇票的付款人 在信用证方式下 应按照信用证的规定 以开证行或其指定的付款行为付款人 倘若信用证中未指定付款人 应为开证行 2020 1 5 18 8 有关信用证的规定有误 信用证的性质和种类有误 例如 合同规定是保兑 Confirmed 信用证 而信用证却规定为不保兑 WithoutConfirmation 明显不一致 信用证到期日和到期地点规定不符合合同或相关惯例 一般来说 信用证的到期日应为货物装运后15天或21天 到期地点一定要在出口商所在地以便于出口商及时交单 信用证金额 币种 付款期限规定与合同不一致 信用证是否申明适用国际商会UCP规则条文 一般信用证都在最后申明适用惯例 例如 THISCREDITISSUBJECTTOTHEUNIFORMCUSTOMSANDPRACTICEFORDOCUMENTARYCREDITS 2007REVISION ICCPUBLICATIONNO 600 2020 1 5 19 9 信用证 软条款 的审核 所谓信用证 软条款 是指在不可撤销的信用证中加列的一种条款 结果使开证申请人实际上控制了整笔交易 受益人处于受制于人的地位 而信用证项下开证行的付款承诺毫不确定 很不可靠 开证行可随时利用这种条款单方面解除其保证付款的责任 带有此种条款的信用证实质是变相的可撤销信用证 极易造成单证不符而遭开证行拒付 这种条款在国家贸易跟单信用证业务中称为 软条款 SoftClause 在我国有时也称之为 陷阱条款 PitfallClause 例如 ThecertificatesofinspectionwouldbeissuedandsignedbyauthorizedtheapplicantofL Cbeforeshipmentofcargo whichthesignaturewillbeinspectedbyissuingbank 这就是典型的 软条款 实际上使开证申请人控制了整笔交易 2020 1 5 20 本章案例分析如下 1 信用证的性质不符合合同的要求 应将信用证不保兑 withoutconfirmation 改为保兑 confirmed 信用证 2 议付地 到期地均为香港 HONGKONG 应改为上海 SHANGHAI 议付银行NANYANGCOMMERCIALBANK LTD H K 应改为国内银行 3 汇票的付款期限不符 应将at20day ssight 改为atsight4 转船规定与合同规定不符 应将TRANSSHIPMENTPROHIBITED改为TRANSSHIPMENTALLOWED 5 目的港不符合合同规定 合同为HONGKONG 而信用证却规定为Singapore HongKong 2020 1 5 21 6 运费条款有误 因合同规定为CIF贸易术语 因此 应将运费条款 FreightCollect 改为 FreightPrepaid 7 保险金额与合同规定不符 应将发票金额的120 改为110 8 保险条款有误 应将 THEINSTITUTECARGOCLAUSE A THEINSTITUTEWARCLAUSE 改为 ALLRISKSANDWARRISKASPERCHINAINSURANCECLAUSES 9 对货物包装的要求与合同规定不符 应删去 COLORED 一词10 检验条款应删去 INSPECTORDESIGNATEDBYTHEBUYER 这是信用证软条款 何谓 单证 单证 Documents 就是指在国际结算中应用的单据 文件与证书 凭借这种文件来处理国际货物的交付 运输 保险 商检 结汇等 狭义的单证指单据和信用证 广义的则指各种文件和凭证 1 1国际贸易单证工作的意义 1 2外贸单证的分类 依单证所涉及的贸易双方不同 分为进口单证和出口单证依据单证的性质 可分为金融单证和商业单证 依单证的作用不同 分为资金单据 商业单据 货运单据 保险单据 官方单据和附属单据依单证在结汇时是否需要 分为结汇单证和非结汇单证 1 2外贸单证的分类 依单证所涉及的贸易双方不同 分为进口单证和出口单证进口单证 进口许可证 信用证 进口报关单 FOB项下的保单等出口单证 出口许可证 出口报关单 包装单据 出口货运单据 商品发发票 保单 汇票 商检证 产地证等 1 2外贸单证的分类 依据单证的性质 可分为金融单证和商业单证 金融单证 汇票 本票 支票等取得款项的凭证商业单证 发票 运输单据等 1 2外贸单证的分类 依单证的作用不同 分为资金单据 商业单据 货运单据 保险单据 官方单据和附属单据资金单据 汇票 本票 支票或其它类似用以取得款项的凭证商业单据 商业发票 装箱单等出口商签发的单据货运单据 海运提单 不可转证海运单 租船合约提单 多式联运单 空运单等保险单据 保险单 预保单 保险证明等官方单据 海关发票 领事发票 原产地证明 商检证明附属单据 包装单据 装箱单 尺码单 规格单等 受益人证明 寄单证明 寄样证明 装运通知 航程证明等 1 2外贸单证的分类 依单证在结汇时是否需要 分为结汇单证和非结汇单证结汇单证 国际贸易结算中所要使用的单据 票据以及证明 如发票 装箱单等 非结汇单证 在国贸流程中 为使货物顺利出口通关 办理相关出口手续时所要使用的各种单据 票据以及证明 如出口许可证 出口收汇核销单等 结汇单证 信用证单据 托收单据 汇付单据注 其中汇付单证的要求是最低的 只要大体上过得去 不影响买方的进口通关 纳税以及会计做账就算合格 可以接受 2020 1 5 28 国际商会2007年修订的 跟单信用证统一惯例 通常被简称为UCP600 UniformCustomsandPracticeforDocumentaryCredits 国际商会在2007年修定的 关于审核跟单信用证项下单据的国际标准银行实务 通常被简称为ISBP681 InternationalstandardBankingPracticefortheExaminationofDocumentsUnderDocumentaryCredits 国际商会在1996年修定的 托收统一规则 通常被简称为URC522 TheUniformRulesforCollection 2020 1 5 29 1 3与单证相关的国际贸易惯例 1 4外贸单证工作的基本要求 单据制作要正确 完整 及时 简洁和严谨 单同相符 单货相符 单证相符 单单相符是单据协调的要求 单证员要有外贸知识 英语水平和计算机操作能力 国际贸易单证工作的基本要求 十字 正确 完整 及时 简明 整洁 1 正确正确 Accurateness 是单证工作的前提 单证不正确就不能安全结汇 正确就是指 一方面是要求各种单据必须做到 四相符 即证同相符 单证相符 单单相符 单货相符 另一方面则要求各种单据必须符合有关国际惯例和进口国的有关法令和规定 例 一般信用证中都没有汇票必须由出票人签字的规定 但一张没有出票人签字的汇票肯定是不合格的 许多国家 票据法 都规定 汇票不签字 票据不成立 所以符合法规的单据才是正确的单据 正确主要包括以下两个方面的含义 单据在文字上都必须与相关信用证的规定严格一致 例1 信用证上把受益人的名称写作 JIANGSUPROVINCIALINTERNATIONALTRADINGCORP LTD 8 YUNNANNORTHROAD NANJING CHINA 受益人在制单时 就一般不要把 CORP 改写成 CORPORATION 把 LTD 改写成 LIMITED 例2 信用证如果把 PIECE 写成了 PEICE 把 VIOLET 写成了 VOILET 如果受益人事先没有要求开证人修改信用证 则将错就错 2020 1 5 33 正确主要包括以下两个方面的含义 单据内容在逻辑上与买卖合同和信用证的规定一致 例1 信用证规定 Beneficiarymustputastrongstickerorlabelinsidethedoorofcontainerstatingthenameandaddressofopeneranditstelephonenumber thecommoditydescriptionandthemodeofpacking AndthePackingListmustevidencethesame 装箱单上不能照抄 应该这样证实 Wecertifythatwehaveputastronglabelinsidethedoorofcontainerstatingthenameandaddressofopeneranditstelephonenumber thecommoditydescriptionandthemodeofpacking 2020 1 5 34 2 完整完整 Completeness 单据成套 内容齐备 份数不缺单证完整的一种意义是指单证群体的完整性 单证在通过银行议付或托收时 一般都是成套 齐全而不是单一的 单证完整的另一意义是要求每一种单据的本身内容必须完备齐全 包括签字 盖章 背书等 完整还要求出口人所提供的各种单据的份数要如数交齐 不能短缺 份数齐全指每一种单证按要求制作正本XX份 副本XX份 3 及时 Timeliness 制单及时 交单及时由于发货装运和制单结汇是紧密相连的 它是多环节的综合性工作 如制单工作不及时 将会影响到运输 商检 海关监管 港口作业等多部门的工作 轻则打乱了工作秩序 重则造成巨大的经济损失 P7 一方面是指各种单据的出单日期必须合理 可行 也就是说 每一种单据的出单日期不能超过信用证规定的有效期限或按商业习惯的合理日期 如 保单的出单日不得迟于提单的签发日 提单的签发日不得晚于或早于装运期限 装运通知必须在货物装运后立即发出等 这些日期如果搞错了 就会造成单 单或单 证的不符 影响单据的正确性 及时出单还反映在交单议付上 这里主要是指向银行交单的日期不能超过信用证规定的交单有效期 注意21天 4 简明 Conciseness 国际商会 跟单信用证统一惯例 中指出 为了防止混淆和误解 银行应劝阻在信用证或其任何修改书中加注过多细节的内容 简化单证不仅可以减少工作量和提高工作效率 而且也有利于提高单证的质量和减少单证的差错 5 整洁 CleanlinessandTidiness 单据必须清晰可认 不能直接手写 也不能随意涂改 一份单据一般不要修改两处以上 更改处要加盖 校正章 注意 同一份单据上填写的内容使用不同的字体或大小不同的字号 在传统上也属于 更改 的范畴 这些地方一般也要加盖 校正章 在出口业务中 出口方的单证工作更多 更集中 从签订合同后至交易完成 单证工作包括审证 制单 审单 交单 归档五个环节 单据协调的要求 审证 通知行审核信用证开证行的资信情况以及信用证的密押情况等 出口企业主要审核信用证条款是否与合同相符 如有不符或不能接受的条款须及时提出 要求对方修改 制单 根据信用证或合同条款制作单据 同时也要考虑买房对某些单据的特殊要求 单据制作顺序为商业发票 装箱单 报验单据 托运单据 投保单据 报关单据 结汇单据 财会做账单据 申报出口退税单据等 审单 全套单据缮制完后应先预审 一般以发票为中心 严格仔细审核 作到单证 单同 单单一致 交单 预审无误后 严格按信用证或合同规定的期限及时交单 防止逾期交单 影响收汇 归档 交单后还可能有退单 议付 索赔 争议 仲裁等发生 所以应保持一份完整的副本归档 保存一段时间 以备查阅 单据与合同不符点举例 2020 1 5 41 所以 单据工作不仅要求单证制作完备 作为从事单据工作的人员 还应当对各种单据的作用 性质 具体内容 填制注意事项 各有关法律或国际惯例对各种单据的要求等都有所了解 以保证及时而安全地收到货款 提高经济效益和履行合同的质量水平 为以后业务的拓展打下坚实的基础 另外 制单员 业务员还要密切合作 互通信息 以避免出现由于理解 作业不一致而造成的各种差错 要建立健全复核制度 制单员制作的单据要由他人复核 出单以后也应经常同银行联系 发现错误 及时更正 单同相符 单货相符 单证相符 单单相符 这16字是企业单据工作的协调准则 1 5外贸单证的18步详尽流程 1 客户询盘 一般在客户下PurchaseOrder之前 都会有相关的OrderInquiry给业务部 做一些细节上的了解 2 报价 业务部及时回复客人查询 确定货物品名 型号 生产厂家 数量 交货期 付款方式 包装规格及柜型等 PerformaInvoice给客户做正式报价 3 得到订单 经过洽谈 收到客户正式的订单PurchaseOrder 4 下生产订单 得到客人的订单确认后 给工厂下订单 安排生产计划 5 业务审批 业务部收到订单后 首先做出业务审核表 按 出口合同审核表 的项目如实填写 尽可能将各种预计费用都列明 合同审批需附上客人订单传真件 与工厂的收购合同 审核表要由业务员签名 部门经理审批 再交管理部人员审核后才能执行 如金额较大的 或有预付款和佣金等条款的 要经公司总经理审批才行 合同审批之后 制成销售订单 交给部门进程员跟进 1 5外贸单证的18步详尽流程 6 下达生产通知 业务部在确定交货期后 满足下列情况可下达生产通知 通知工厂按时生产 6 1 如果是L C付款的客户 通常是在交货期前1个月确认L C已经收到 收到L C后 业务员和单证员分别审查信用证 检查是否存在错误 交货期能否保障 及其他可能的问题 如有问题应立即请客人改证 6 2 如果是T T付款的客户 要确认定金已经到账 6 3 如果是通过银行D A等方式收汇等 需经理确认 7 验货 7 1 在交货期前一周 要通知公司验货员验货 7 2 如果客人要自己或指定验货人员来验货的 要在交货期一周前 约客户查货并将查货日期告知计划部 7 3 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的 要在交货期两周前与验货公司联系 预约验货时间 确保在交货期前安排好时间 确定后将验货时间通知工厂 1 5外贸单证的18步详尽流程 8 制备基本文件 工厂提供的装箱资料 制作出口合同 出口商业发票 装箱单等文件 单证员 9 商检 如果是国家法定商检产品 在给工厂下订单时要说明商检要求 并提供出口合同 发票等商检所需资料 而且要告诉工厂将来产品的出口口岸 便于工厂办理商检 应在发货一周之前拿到商检换证凭单 条 1 5外贸单证的18步详尽流程 10 租船订仓 10 1 如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款 通常客人会指定运输代理公司或船公司 应尽早与货代联系 告知发货意向 了解将要安排的出口口岸 船期等情况 确认工厂的交货期 能否早于开船期至少一周以前 以及船期能否达到客人要求的交货期 应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知 通常在开船一周前可拿到定仓纸 10 2 如果是由卖方支付运费 应尽早向货运公司或船公司咨询船期 运价 开船口岸等 经比较 选择价格优惠 信誉好 船期合适的船公司 告诉业务员通告客人 如客人不同意时要另选客人认可的船公司 开船前两周书面定仓 程序同上 10 3 如果货物不够一个小柜 需走散货时 向货代公司定散货仓位 拿到入仓纸时 还要了解截关时间 入仓报关要求等内容 10 4 向运输公司定仓时 一定要传真书面定仓纸 注明所定船期 柜型及数量 目的港等内容 以避免差错 1 5外贸单证的18步详尽流程 11 安排拖柜 11 1 货物做好并验货通过后 委托拖车公司提柜 装柜 拖车公司应选择安全可靠 价格合理的公司签定协议长期合作 以确保安全及准时 要给拖车公司传真以下资料 定仓确认书 放柜纸 船公司 定仓号 拖柜委托书 注明装柜时间 柜型及数量 装柜地址 报关行 及装船口岸等 如果有验货公司看装柜 要专门声明 不能晚到 并要求回传一份上柜资料 列明柜号 车牌号 司机及联系电话等11 2 传真一份装车资料给工厂 列明上柜时间 柜型 订仓号 订单号 车牌号以及司机联系电话 11 3 要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部 列明货柜离厂时间 实际装货数量等 并记装箱号码和封条号码作为提单的资料 要求工厂装柜后一定要记住上封条 1 5外贸单证的18步详尽流程 12 委托报关 在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行 委托出口报关及做商检通关换单 通常要给报关留出两天时间 船截关前 委托报关时 应提供一份装柜资料 内容包括所装货物及数量 口岸 船公司 定仓号 柜号 船开截关时间 拖车公司 柜型及数量 本公司的联系人和电话等 13 获得运输文件 13 1 最迟在开船后两天内 要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理 补料要按找L C或客人的要求来做 并给出正确的货物数量 以及一些特殊要求等 包括要求船公司随同提单出的船证明等 13 2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单 仔细核对样本无误后 向船公司书面确认提单内容 如果提单需客人确认的 要先传真提单样板给客人 得到确认后再要求船公司出正本 13 3 及时支付运杂费 付款后通知船公司及时取得提单等运输文件 支付运费应做登记 1 5外贸单证的18步详尽流程 14 准备其他文件 14 1 商业发票 L C要求提供的文件中 对商业发票要求最严格 发票的日期要确定在开证日之后 交货期之前 发票中的货物描述要与L C上的完全相同 小写和大写金额都要正确无误 L C上对发票的条款应显示出来 要显示唛头 如果发票需办理对方大使馆认证 一般要提前20天办理 14 2 FORMA原产地证书 FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办 需注意的是运输日期要在L C的交货期和开船日之前 在发票日期之后 未能在发货之前办理的 要办理后发证书 需提供报关单 提单等文件 经香港转运的货物 FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签 证明未在港对货物进行再加工 1 5外贸单证的18步详尽流程 14 3 一般原产地证 一般原产地证可在中国贸易促进会办理 要求低一些 可在发货之后不太长的时间内补办 如果原产地证书要办理大使馆加签 也和发票一样要提前20天办理 14 4 装运通知 一般是要求在开船后几天之内 要通知客人发货的细节 包括船名 航班次 开船日 预计抵港日 货物及数量 金额 包装件数 唛头 目的港代理人等