第六章 报表.doc

5.1 报表的基本概念和组成 5.1.1 报表的本概念报表是Access数据库中的一个对象，它根据指定的规则打印输出格式化的数据信息。报表的功能包括：可以以格式化形式输出数据；可以对数据分组，进行汇总；可以包含子报表及图表数据；可以输出标签、发票、订单和信封等多种样式报表；可以进行计数、求平均、求和等统计计算；可以嵌入图像或图片来丰富数据显示的内容。5.1.2 报表设计区Access的报表操作提供了3种视图：“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图。报表由以下几部分组成：报表页眉：在报表的开始处，用来显示报表的标题、图形或说明性文字，每份报表只有一个报表页眉。页面页眉：用来显示报表中的字段名或对记录的分组名称，报表的每一页只有一个页面页眉。主体：打印表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域。页面页脚：打印在每页的底部，用来显示本页的汇总说明，报表只有一个页面页脚。报表页脚：用来显示整份报表的汇总说明，在所有记录都被处理后，只打印在报表的结束处。考点4 报表设计区设计报表时，可以将各种类型的文本和字段控件放在报表“设计”窗体中的各个区域内，一次处理一条数据记录。在报表的“设计”视图中，区段被表示成带状形式，称为“节”。 l报表页眉节报表页眉节的任何内容都只能在报表的开始处，即报表的第一页打印一次。在报表页中，一般是以大字体将该份报表的标题放在报表顶端的一个标签中。2页面页眉节页面页眉中的文字或控件一般输出显示在每一页的顶端。通常，它是用来显示数据的列标题。3组页眉节根据需要，在报表设计5个基本节区域的基础上，还可以使用“排序与分组”属性来设置“组页眉组页脚”区域，以实现报表的分组输出和分组统计。组页眉节内主要安排文本框或其他类型的控件显示分组字段等数据信息。4主体节主体节用来处理每条记录，其字段数据均须通过文本框或其他控件(主要是复选框和绑定对象框)绑定显示，可以包含计算的字段数据。5组页脚节组页脚节内主要安排文本框或其他类型的控件显示分组统计数据。6页面页脚节一般包含页码或控制项的合计内容，数据显示安排在文本框和一些其他类型控件中。7报表页脚节该节区一般是在所有的主体和组页脚被输出完成后才会打印在报表的最后面。通过在报表页脚区域安排文本框或其他类型控件，可以显示整个报表的计算汇总或其他的统计数字信息。报表的分类：（1）纵栏式报表纵栏式报表(一也称为窗体报表)，一般是在一页中主体节内显示一条或多条记录，而且以垂直方式显示。纵栏式报表记录数据的字段标题信息与字段记录数据一起被安排在每页的主体节区内显示。（2）表格式报表 表格式报表是以整齐的行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录、一页显示多行记录。表格式报表与纵栏式报表不同，其记录数据的字段标题信息不是被安排在每页的主体节区内显示，而是安排在页面页眉节区内显示。 （3）图表报表 图表报表是指包含图表显示的报表类型。报表中使用图表，可以更直观地表示数据之间的关系。 （4）标签报表 标签报表是一种特殊类型的报表在实际应用中，经常使用标签，可以通过标签报表来实现。 5.3创建报表 5.2.1使用“自动报表”创建报表 自动报表可以创建这样的报表：该报表能够显示基础表或查询的所有字段和记录。 (1)在“数据库，窗口中，单击“对象”下的“报表”。 (2)单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。 (3)在“新建报表”对话框中，根据需要任选下列向导之一： “自动创建报表：纵栏式”。每个字段都将以单独的行显示，并在左侧附以标志。 “自动创建报表：表格式”。每条记录的字段在一行显示只在每页的顶部打印标志。 (4)单击包含报表所需数据的表或查询。 (5)最后单击“确定”按钮。5.2.2使用“向导”创建报表 (1)在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“报表”。 (2)单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。 (3)在“新建报表”对话框中，单击所需的向导。在对话框左侧将显示所选向导的说明。 (4)单击包含报表所需数据的表或查询。 Access将该表或查询作为报表的默认记录源。但是，在向导中可以更改记录源并从其他表和查询中选择所需字段。 (5)最后单击“确定”按钮。 如果在第3步选择的是服表向导”、“图表向导”或“标签向导”，请按照向导对话框的提示操作；如果选择的是“自动创建报表：纵栏式”或“自动报表：表格式”，Access将自动创建报表。 如果对生成的报表不十分满意，可以在“设计”视图中对其进行修改。5.2.5使用“设计”视图创建报表 除了可以使用自动报表和向导功能创建报表以外，Access中还可以从“设计”视图开始创建一个新报表，主要操作过程有：创建空白报表并选择数据源；添加页眉页脚；布置控件显示数据、文本和各种统计信息；设置报表排序和分组属性；设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等。 5.3编辑报表 5.3.1设置报表格式 (1)在报表“设计”视图中打开相应的报表。 (2)选择下列操作： 如果要设置整个报表的格式，请单击相应的报表选定器。 如果要设置某个节的格式，请单击相应的节选定器。 如果要设置一个或多个控件的格式，请选定相应的控件。 (3)在工具栏上单击“自动套用格式”按钮。 (4)在列表中单击某种格式。 (5)如果要指定所需的属性(字体、颜色或边框)，请单击“选项”按钮。 5.3.2添加背景图案 报表中的背景图片可以应用于全页。 (1)在“设计”视图中打开相应的报表。 (2)双击报表选定器打开报表的属性表。 (3)将“图片”属性设置为bmp，ico，wmf，dib或emf文件。如果在其他应用程序上已经安装了图形过滤器，就可以使用这些过滤器所支持的任何文件。如果不能确定文件的路径或名称，请单击“生成器”按钮。 (4)在“图片类型”属性框中指定图片的添加方式：嵌入或是链接。如果指定的是嵌入图片，该图片将存储到数据库文件中二如果以后将同一个图片嵌入到其他窗体或报表中，该图片将再次存储到数据库文件中。而如果指定的是链接图片，则该图片并不存储到数据库文件中，但是必须在硬盘上保存该图片的复本。如果要有效地使用硬盘空间，应指定为“链接”设置。 (5)通过设置“图片缩放模式”属性可以控制图片的比例，该属性有以下3种设置。 剪裁：按实际大小显示图片如果图片的大小超出了负边距以内的区域，则区域以外的图像需剪掉。 拉伸：将图片的大小调整到符合页边距以内的区域。此设置可能会扭曲图像。 缩放：将图片的大小按照页边距以内区域的高度或宽度调整，此设置既不会剪辑图片也不会扭歪图像的比例。 (6)通过设置“图片对齐方式”属性可以指定图片在页面上的位置。Access将按照报表的页边距来对齐图片。可用的设置选项有：“左上”、“右上”、“中心”、“左下”及“右下”。 (7)将“图片平铺”属性设置为“是”可以在页面上重复图片平铺将从“图片对齐方式”属性中指定的位置开始。 将“图片缩放模式”属性设置为“剪裁”模式时，平铺的背景图片效果最好。 (8)通过设置“图片出现的页”属性可以指定图片在报表中出现的页码位置：可用的设置选项有：“所有页”、“第一页”及“无”。5.3.3添加日期和时间 (1)请在报表“设计”视图中打开相应的报表。 (2)单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令。 (3)如果要添加日期，请选中“包含日期”复选框，然后再单击相应的日期格式选项。 (4)如果要添加时间，请选中“包含时间”复选框，然后再单击相应的时间格式选项。 5.3.4添加分页符和页码 1添加介页符 在报表中，可以在某一节中使用分页控制符来标志需要另起一页的位置。例如，需要报表标题页和前言信息分别打印在不同的页上，可以在报表页眉中标题页上要显示的最后一个控件之后和第二页的第一个控件之前设置一个分页符。 (l)在“设计”视图中打开相应的报表。 (2)单击工具箱中的“分页符”按钮。 (3)单击报衷扣需要设置分负符的位置，请将分负符设置在某个控件之上或之下，以免拆分了控件中的数据。 Access将分页符以短虚线的方式标在报表的左边界上。 如果要将报表中的每个记录或记录组均另起一页，可以通过设置组页眉、组页脚或主体节的“强制分页”属性来实现。 2添加页码 (l)请在报表“设计”视图中打开相应的报表。 (2)单击“插入”菜单中的“页码”命令。 (3)在“页码”对话框中，根据需要选择相应的页码格式、位置和对齐方式。对于对齐方式，有下列可选选项： “东”：在左页边距添加文本框。 “中”：在左右页边距的正中添加文本框。 “右”：在右页边距添加文本框。 “内”：在左、右页边距之间添加文本框，奇数页打印在左侧，而偶数页打印在右侧。 “外”：在左、右页边距之间添加文本框，偶数页打印在左侧，而奇数页打印在右侧。 (4)如果要在第一页显示页码，请选中“首页显示页码”复选框。5.3.5使用节 1添加或删除报表页眉、页脚和页面页眉、页脚 (1)在“设计”视图中打开相应的报表。 (2)单击“视图”菜单上的“报表页眉页脚”命令或“页面页眉页脚”命令。 页眉和页脚只能作为一对同时添加。如果不需要页眉或页脚，可以将不要的节的“可见性”属性设为“否”，或者删除该节的所有控件，然后将其大小设置为零或将其“高度”属性设为0。 (3)如果删除页眉和页脚，Access将同时删除页眉、页脚中的控件。 2更改报表或窗体的页眉、页脚或其他节的大小 可以单独更改报表上各个节的大小。但是，报表都只有唯一的宽度，更改一个节的宽度将更改整个报表的宽度。更改高度或宽度的步骤如下： (1)在报表“设计”视图中打开相应的报表。 (2)将鼠标放在节的底边(更改高度)或右边(更改宽度)上。 (3)上下拖动鼠标更改节的高度，或左右拖动鼠标更改节的宽度。 5.3.6绘制线条和矩形 l在窗体、报表或数据访问页中绘制线条 (l)在报表“设计”视图中打开报表。 (2)单击工具箱中的“直线”工具。 (3)单击报表的任意处可以创建默认大小的线条，通过单击并拖动的方式可以创建自定大小的线条。 如果要在报表上绘制水平线或垂直线，单击“直线”工具，然后拖动鼠标以创建线条。 若要对报表中的线段的长度或角度作小的调整，可选中该线段，按住Shift键，并按任意箭头键。 如果要细微调整线条的位置，则同时按下Ctd键和箭头键中的一个。 如果要改变线条的粗细，可单击线条，再单击“格式(窗体报表)”工具栏上的“线条边框宽度”按钮，然后单击所需线条的粗细。 若要更改报表中线段的线型(点、点划线、双线等)，可单击该线段，单击工具栏上的“属性”按钮以打开属性表，然后单击“边框样式”属性框中的某一边框样式。 2在窗体、报表或数据访问页中绘制矩形 (1)在报表“设计”视图中打开报表。 (2)单击工具箱中的“矩形”工具。 (3)单击报表的任意处可以创建默认大小的矩形，或通过拖动方式创建自定大小的矩形。 若要更改矩形边框的粗细，可单击该矩形，单击“格式”工具栏上的“线条边框宽度”按钮旁边的箭头，然后单击所需的粗细。若要更改报表中矩形的线型(点、双线等)，单击该矩形，然后单击工具栏上的“属性”按钮以打开属性表，然后单击“边框样式”属性框中的边框样式。 5.4报表排序和分组 5.4.1记录排序 在报表中最多可以按10个字段或表达式进行排序 (1)在“设计”视图中打开报表。 (2)单击工具栏上的“排序与分组”按钮，显示“排序与分组”对话框。 (3)在“字段表达式”列的第一行，选择一个字段名称，或键入一个表达式 （难）。 第一行的字段或表达式具有最高排序优先级(最大的设置)，第二行则具有次高的排序优先级，依此类推。 完成“字段表达式”列的填充以后，Access将把“排序次序”设置为“升序”，即从A到Z或从0到9。 (4)要改变排序次序，可以在“排序次序”列表中选择“降序”，即从Z到A或从9到0。 5.4.2记录分组 （考点）在报表中最多可按10个字段或表达式进行分组。 (I)在“设计”视图中打开相应的报表。 (2)单击工具栏上的“排序与分组”按钮，显示“排序与分组”对话框。 (3)为报表中的数据设置排序次序。 (4)单击要设置组属性的字段或表达式。 (5)在报表中设置组属性。如果要创建一个组级别并设置其他组属性，必须将“组页眉”或“组页脚”设置为“是”。 “组页眉”，为字段或表达式添加或删除组页眉。 “组页脚”，为字段或表达式添加或删除组页脚 “分组形式”，指定对值的分组方式。可用的选项取决于分组字段的数据类型。如果是按表达式分组，将显示所有数据类型的所有选项。 “组间距”，为分组字段或表达式的值指定有效的组间距。 “保待同页”，指定Access是否在一页中打印组的所有内容 5.5使用计算控件 （考点）5.5.1报表添加计算控件 (1)在报表“设计”视图中打开报表。 (2)单击工具箱中要作为计算控件的控件工具。 文本框是最常用来显示计算数值的控件，但是也可以使用任何有“控件来源”属性的控件。 (3)在报表上，单击要放置控件的位置。 (4)请执行下列操作之一： 如果控件是文本框，则可以直接在控件中键入表达式。 对于任意控件，请确保选定了控件，单击工具栏上的“属性”按钮显示控件的属性表，在“控件来源”属性框中键入表达式。如果要在Access数据库(mdb)中使用“表达式生成器”创建表达式，请单击与“控件来源”属性框相邻的“生成器”按钮。 在计算控件中，每个表达式前都要加上等号()运算符 如果在“控件来源”属性框中需要更多空间来键入表达式，请按Shift+F2快捷键来打开“显示比例”框。5.5.2报表统计计算 在Access中利用计算控件进行统计计算并输出结果操作主要有两种形式： 1主体节内添加计算控件 在主体节内添加计算控件对每条记录的若干字段值进行求和或求平均计算时，只要设置计算控件的控件源为不同字段的计算表达式即可。 2组页眉组页脚节区内或报表页眉报表页脚区内添加计算字段 在组页眉组页脚节区内或报表页眉报表页脚节区内添加计算字段对某些字段的一组记录或所有字段进行求和或求平均计算时，这种形式的统计计算一般是对报表字段列的纵向记录数据进行统计，而且要使用Access提供的内置统计函数来完成相应的计算操作。 5.6创建子报表 5.6.1在已有的报表中创建子报表 如果要将子报表链接到主报表上，请确保在进行此过程之前已经正确建立了表关系。 (l)在“设计”视图中打开希望作为主报表的报表。 (2)确保已经按下了工具箱中的“控件向导”工具。 (3)单击工具箱中的“子窗体子报表”工具。 (4)在报表上单击需要放置子报表的插入点。 (5)按照向导对话框的提示进行操作。 在单击了“完成”按钮之后，Access将在报表中添入子报表控件，同时还将创建一个作为子报表显示的单独报表。 5.6.2将已有报表添加到其他已有报表来创建子报表 如果要将子报表链接到主报表上，请确保在进行此过程之前已经正确建立了表关系。 (l)请在“设计”视图中打开希望作为主报表的报表。 (2)然后确保已经按下了工具箱中的“控件向导”工具 (3)按F11键切换到“数据库”窗口。 (4)将报表或数据表从“数据库”窗口拖曳到主报表中需要出现子报表的节。 Access将子报表控件添加到报表中。 5.6.3链接主报表和子报表 在插入包含与主报表数据具有相关的信息的子报表时，子报表控件必须与主报表相链接。该链接可以确保在子报表中打印的记录与在主报表中打印的记录保持正确的对应关系。 在通过向导创建子报表，或者直接将报表或数据表由“数据库”窗口拖到其他报表中来创建子报表时，如果满足下列条件，Access将自动使子报表与主报表保持同步。 (1)已经定义了所选表的关系，或者已经定义了所选查询基础表的关系。