公文写作与处理培训课件.ppt

公文写作基本知识 公文写作 一 公文定义二 公文分类三 公文的行文关系四 公文格式五 常用文种及其区别 一 什么是公文 是一种具有法定效力和规范体式的文书 是机关依法行政和各企事业单位 社会团体进行公务活动的重要工具 具有规定性 权威性 规范性 程序性 中国共产党机关公文处理条例 中办发 1996 14号 国家行政机关公文处理办法 国发 2000 23号 二 公文的分类 法定性公文 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 函 会议记要 决议 指示 意见 公报 条例 规定 党的机关公文与国家行政机关公文比较 非法定性公文 规章 细则 简报 计划 调查报告 会议记录 讲话稿等 此件所选择的文种为 计划 此件所用文种为 工作要点 以上所列举的两种情况 法定性公文文种中没有计划和工作要点 要规范为 关于印发 工作计划的通知 三 公文的行文关系 下行文 上级向下级行文 如命令 批复 指示等行文方式 逐级行文 多级行文 上行文 下级向上级行文 如请示 报告等 行文方式 逐级行文 不得越级行文 平行文 不相隶属的同级机关或部门之间的行文 如函 注意 1 部门行文规则 政府各部门可以相互行文 可以向下一级政府的相关部门行文 一般不得向下一级政府正式行文 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 2 联合行文规则 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 政府部门与同级人民团体可以联合行文 3 请示的行文规则 一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 4 受双重领导机关的行文 向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 四 公文的格式 眉首 主体 版记 一 眉首 发文机关标识 套红 发文字号密级程度和期限紧急程度签发人份数序号 限于绝密 机密公文 0001机密 一年特急国务院文件国发 2001 11号 二 主体 标题主送机关正文附件成文时间印章附注 国务院关于整顿和规范市场经济秩序的决定各省 自治区 直辖市人民政府 建立规范的市场经济秩序 附件 1 2 印章 二 一年四月二十七日 关于标题 发文机关 关于 事由 文种例 国务院关于整顿和规范市场经济秩序的决定铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告关于加强城市商业网点建设管理问题的请示关于颁发 外国人在中国就业管理规定 的通知中华人民共和国主席令中国人民银行通告 关于主送机关 受理机关 执行机关上行文 一般是一个主送机关 不报送领导个人 下行文 常为两个或以上主送机关 有时直接使用泛称 一些公布 通告性公文可以不标主送机关 关于正文 开头 主体 结尾开头 制发文件的原因 目的 依据 主体 阐述公文的具体事项 结尾 套语式 也可没有 关于附件 1 在正文下空一行 左空2字标识 附件 后标冒号和名称 2 附件如有序号使用阿拉伯数码 如 附件 1 3 附件名称后不加标点符号 4 附件应与公文正文一起装订 关于成文时间 1 以领导人签发的时间为准 2 成文时间一般表明生效时间 文中标有生效时间除外 3 联合行文成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准 4 标法 用汉字将年 月 日标全 零写为 如 二OO三年九月十六日 5 成文时间右空4个字 关于印章 1 除会议纪要外 法定性公文都应加盖印章 2 印章一定要与发文机关一致 3 单一机关制的公文在落款处往往不署发文机关名称 只标识成文时间 加盖印章 4 联合行文印章有两种情况 两个印章 三个以上印章 三 版记 主题词抄送机关印发机关和日期 主题词 经济整顿秩序决定 抄送 党中央各部门 各计划单列市人民政府 中央军委办公厅 全国人大常委会办公厅 各民主党派中央 国务院办公厅秘书局2001年4月28日印发 关于主题词 类别 类属 文种 例 国务院关于整顿和规范市场经济秩序的决定 类别词 经济类属词 整顿秩序文种 决定主题词 经济整顿秩序决定例 国务院关于加强水土保持工作的通知 类别词 水利类属词 加强水土保持文种 通知主题词 水利加强水土保持通知 公文格式 A4型公文用纸页边及版心尺寸 天头 上白边 为 37mm 1mm订口 左白边 为 28mm 1mm版心尺寸为 156mm 225mm 乌鲁木齐市第一中学文件 乌市一中校发 2008 1号 关于XXXXXXX市教育局 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX二 八年三月二十五日 版心 眉首 主体 版记 红色反线 37mm 28mm 乌鲁木齐市第一中学文件 乌市一中校发 2008 1号签发人 XXX 空2行 标题小标宋体2号 关于XXXXXXX请示市教育局 为了进一步提高学生的XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 仿宋3号 空4mm 正文仿宋三号 空两行 空一行 签发人姓名用三号楷体 三号仿宋 小标宋体 五 公文主要文种及其区别 一 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 类别有 公布令 行政令 任免令 嘉奖令 惩戒令以及动员令 戒严令 特赦令等 命令 令 一般由标题 包括发文机关 事由 文种 发文字号 正文 签发人 日期等几个主要部分 二 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 决定可以分为 指挥性 知照性和奖惩性三种 决定一般由标题 包括发文机关 事由 文种 受文单位 正文 发文机关 日期等几个主要部分 如 国务院关于授予巴金 人民作家 荣誉称号的决定 两者区分 1 发布内容不同 公告旨在宣布重要事项 通告的内同则是公布应当遵守或周知的事情 业务性强 2 行文范围不同 公告范围广 即国内外 通告限一定的范围 3 制发级别不同 公告级别高 一般国家一级 通告发文机关级别低 4 发布方式不同 公告多用登报 广播方式 通告可用文件形式 也可登报 广播 四 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 三 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 五 通知适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 通知的种类有 1 发布性通知 用于发布法规规章 2 批转性通知 用于批转或转发文件 3 事项性通知 4 任免通知 如 关于香港特别行政区政府曾荫培等2人职务任免的通知 5 指示性通知 对下级机关有所指示 如认为其内容不宜用命令或指示发布的 可以用 通知 发布 六 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 通报多限在机关体系内部使用 属于限知性公文 与通知相比 并非都是以上对下 不能有所部署 只能用于批评表扬和通报重要情况 通报有三种 1 表彰性通报 表扬好人好事的 表扬先进典型 如 国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报 2 批评性通报 如 国务院办公厅关于浙江省兰溪市非法成立金融机构并引发挤兑事件的通报 3 情况通报 传达重要情况和要各机关知道的事项 以情况为主 可以有分析 提要求 如 中共广东省委 广东省人民政府关于全省林业大检查的情况通报 通知与通报区别1 内容范围不同 通知可以发布行政规章 批转公文 传达周知事项等 通报则是表扬先进 批评错误 传达情况 信息 2 目的不同 通知目的在告知 部署工作 内容具体 通报在于交流 了解情况 3 表现方法不同 通知表现方法主要是叙述 语言平实 通报兼用叙述 说明 分析 议论 有较强的感情色彩 七 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 格式包括标题 发文机关 事由 文种都不能省略 原由 事项 结语 用 提请审议 字样结尾 如 国务院关于提请审议 中华人民共和国劳动法 草案 的议案 八 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 包括情况报告 工作报告 答复报告 格式包括标题 原由 事项 结语 用 特此报告 专此报告 字样结尾 如 关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告 九 请示适用于向上级机关请求指示 批准 写作请示必须符合的规则 一文一事 单头请示 不越级请示 不得抄送下级机关 不得用 请示报告 字眼作标题 请示的格式包括标题 原由 事项 要求 结尾 标题一般由事由和文种构成 原由应有理有据 具体明白 事项应具体 如需要多少钱 多少人等 结尾应写上 以上请示 请批复 以上请示 请审批 等专用公文术语 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 请示与报告的区别1 行文目的 作用不同 请示旨在上级批准 指示 需要上级批复 重在呈请 报告向上级报告工作 反应情况等 不需要答复 重在呈报 2 行文时间不同 请示需要在事前行文 报告一般在事后或工作时行文 3 主送机关数量不同 请示只写一个主送机关 报告可以多个主送机关 4 受文机关处理方式不同 请示属办件 收文机关必须及时批复 报告多数阅件 除建议报告外 可不行文 十 批复适用于答复下级机关的请示事项 批复必须针对请示予以答复 格式要求 1 标题 写成 关于 的批复 或者 关于 的批复 如 国务院关于同意广东省设立茂名市茂港区的批复 国函 2001 11号 2 原由 应用类似 你省 关于茂名市设置茂港区的请示 粤府 2000 38号 收悉 你局 关于上报信宜市第三中学扩建项目可行性研究报告的请示 信计字 2003 132号 收悉 作为原由 3 批复事项 表明批复的态度与意见 十一 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法 意见 可以用于上行文 下行文和平行文 格式要求 1 标题 一般采用 发文机关 事由 文种 的模式 如 中共中央国务院关于做好2001年农业和农村工作的意见 2 原由 讲明发布意见的背景和根据 3 事由 具体对工作指导的办法和措施 4 结尾 一般为提出要求 十二 函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函 作为主要文种之一 与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力 函有商洽函 问答函 审批函 答复函 发函 大体是开头提出问题 说明是什么事或针对 根据什么 主体表示要求 商洽什么 告知什么 请求什么 即要对方做什么 结尾要求何时答复及得体的礼貌用语 如 请大力协助为盼 望准予 是荷 望能同意 请即函复 盼复 望早日函告 等 复函 与 批复 类似 说明是根据什么函所发的复函 表明态度 结尾一般用 特此函复 作结束语 十三 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 会议纪要不加盖印章 会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下 形成文章 作为会议的一种文件 属于议决性公文 也叫会议文件 有些重要会议 可以用决议 决定等公文郑重发布议决的问题 有些较为一般的会议 可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端 修改题一 市政府文件 政发 2005年 第11号关于表彰市 厂实现 安全生产年 的通报市各属企业为了确保企业生产和人民生命财产的安全 我市 厂在2004年 为此 市政府决定给予市 厂通报表