第三章公文文体的写作(二).ppt

PPT模板下载 应用文写作主讲人 蓝田 第三章公文文体的写作 二 第一节报告与请示第二节批复 决定与意见第三节通知与通报第四节公告 通告第五节函和会议纪要 第一节报告与请示 一 报告 一 报告的概念报告是 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 的公文 运行方向 上行作用 下情上达 二 报告的分类1 综合报告和专题报告综合 定期的工作报告 如一年一度的专题 答复询问 递送材料 某项工作的进展 问题 经验等2 呈报性和答复性报告 三 格式与写法1 标题 公文三要素标题 两要素标题 2 发文字号 完全式 即三要素齐全 3 主送机关 一般为直属上级 4 正文 导语 主体 结束语 5 落款 即署名 署明发文机关 6 成文日期 一般为领导签署的日期 四 写作要求不同的报告在写作的详略 时效性 针对性上要求不同 工作报告 情况报告 答复报告 报送报告各有其写作侧重 工作报告 主体的 四大块 基本情况 取得的成绩或存在的问题 原因或措施 今后工作的安排 二 请示 一 请示的概念请示是 适用于向上级请求指示 批准 的公文 运行方向 上行 日常中涉及人事 项目建设 资金等的批准或拨付 疑难问题的解答等 二 适用范围 1 请求指示 解释 2 请求审批法规等 3 请求批准人事 资金等 4 请求审定方案 办法 5 请求协调 6 根据规定必须履行审批程序的事项 三 请示的分类1 求示性请示 涉及工作中的难题 分歧 新问题等 2 求助性请示 涉及资金 人事指标等 3 求准性请示 涉及超出本机关职权范围的事项 请求上级批准 允许 四 请示的特点 补充内容 1 针对性 只有本机关无权决定或无力解决而又必须解决的事项 才可以用 请示 行文 请求上级机关给予指示 决断或答复 批准 因而请示有很强的针对性 2 超前性 请示必须在办理事项之前行文 不允许 先斩后奏 3 隶属性 发文单位只能按照隶属关系向直接的主管机关发文请示 4 单一性 请示要一事一请示 且主送机关只能有一个 不应在一篇请示中同时要求解决几个事项 以免在办理过程中因涉及单位多 职责交叉 互相推诿 或因对几个事项态度不一 级上级机关批复造成困难 使公文得不到及时处理 贻误工作 5 呈批性 请示的目的是针对某一事项取得上级的指示或批准 上级机关对呈报的请求事项无论是否同意 都必须给予明确的 批复 属于双向行文 五 请示的结构与写法请示由标题 主送机关 正文 落款组成 1 标题 一般由请示单位 事由 文种或事由和文种组成 如果请求的事项特别重要 时间紧迫 可以 请示 前加 紧急 字样 请示标题的文字要求 事由文字不与文种 请示 的请求之意重复 文种词 请示 不作 请示报告 2 主送机关 为直属上级机关 即一般只报一个主管的领导机关 不要多头请示 否则容易造成误会 或几方都不回复 贻误工作 或多方回复 由于意见不一致或完全相反而难以执行 3 正文 正文一般由三个部分组成 1 请示缘由 是上级机关批准的依据 应简明扼要地陈述请示的原因 依据 原因 依据必须充分 有力 可信 突出请示事项的必要性 迫切性和可行性 要言之有理 实事求是 切忌为了获得批准而夸大困难 弄虚作假 2 请示事项 是请示的核心 就是要请示上级机关给予指示 批准或批转 请示事项应明确 具体 如举办交流会需要上交审批 应把宗旨 目标 规模 时间 经费来源等都要写得十分清楚 有时请示事项只有一句话 如一份请求拨给会议经费的 请示 请拨给会议经费3000元 避免笼统含糊 模棱两可 态度不明朗 常见有些请示的请示事项不够具体 在阐明理由 陈述情况后 不写具体要求 只写上 以上情况该怎么办 请上级指示 之类的话 不明白你的具体要求 上级也就很难给予明确答复 所以 必要时 主要是请求指示性请示 应对问题予以分析 提出对解决问题的建议和意 见 供上级机关参考 提出的请示 要符合有关方针 政策 法律 法规 要符合实际 应考虑到上级的审批权限和解决能力 不能漫天要价 提出无法办到的请求 请示的内容要具体 用语要明确肯定 语气要得体 3 请示要求 是请示的结语部分 应明确提出要求解决问题的方法或途径 常用 以上意见 请示 当否 妥当 请批示 批复 核批 审批 指示 特此请示 请批复 以上请示 望批复 等等 过去常用批转性请示 结语 如无不妥 请批转有关单位执行 新 办法 出台后 新增 意见 这一文种 批转性请示应呈转性意见行文 如果直接上级机关无权审批请示事项 需再向上级请示 这时 请示的结语应写成 以上请示如无不妥 请转报 审批 不能无结语 请示如果不写结语 就意味着不需要上级机关 指示 批准 事前请示 就变成了形式主义 请示 也成了一张白纸 失去了其本身所具备的功能 4 落款 要写明发文机关和成文时间 六 请示的写作要求 补充内容 重点内容 1 一事一请示 内容力求单一 切忌把互不相关的事写在一件请示里 2 单头请示 一般只主送一个上级领导机关或主管部门 不多处主送 如果发文机关受双重领导或请示的内容涉及多个上级机关 应根据内容确定一个主送机关 由主送机关负责答复 其他机关 用抄送形式 让其知晓请示内容 这就可以避免出现推诿 扯皮的现象 请示上报的同时不要同时抄送同级和下级机关 除领导直接交办的事项外 请示不得直接送领导个人 按隶属关系逐级请示 在一般情况下不越级请示 请示与报告不能混用 不能将请示写成报告 即不写 请示报告 3 不越级请示 这一点 请示与其他行政公文是一样的 如果遇到以下几种特殊情况可越级请示 1 情况紧急 事情重大 如战争 严重自然灾害等 逐级请示会贻误时机 给国家安全 人民生命财产等带来重大损失的 2 多次请示直接上级而未见批复的 3 更高一级机关至最高机关或领导人指定越级请示的 属于前两种情况 越级请示需要同时抄送被越过的上级机关 4 不抄送下级机关 请示是上行公文 行文时不得同时抄送下级以免造成工作混乱 更不能要求下级机关执行上级机关未批准和批复的事项 另外 在请示中 我们得注意语气要谦恭 要尊重上级 不能有要挟 命令 催促的口吻 应写 拟 而不是 决定 怎么办 四 请示和报告的区别 重点内容 1 请示用于向上级机关请求指导 批准 上级接文后一定要给予批复 报告则用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 供上级了解情况 为上级提供信息和经验 上级机关接文后 不一定给予批复 2 请示内容具体单一 要求一文一事 必须提出明确的请求事项 报告内容较广泛 可一文一事 也可反映多方面情况 但不能在报告中写入请示事项 也不能请求上级批复 请示起因 事项和结语缺一不可 报告行文较长 结构安排不拘一格 因文而异 3 请示涉及事项是没有进行的 等上级批复后才能处理 必须事前行文 不能先斩后奏 报告涉及事项大多已过去或正在进行中 可以事后行文 也可以事中行文 请示时间性要求强 报告时间性要求一般较差 4 批准性请示 上级未做出答复前 成文单位无权安排和办理 批转性报告在上级未作答复前 成文单位即可进行安排和部署 第二节批复 决定与意见 运行方向 批复 决定 下行文 意见 既可以作上行文 也可以作下行文 批复回复请示 是被动行文 决定 意见 是主动行文 一 批复 运行方向 下行 一 批复的概念批复适用于 答复下级机关的请示事项 的公文 二 格式与写法与一般公文基本相同 注意 主送机关为被答复的请示的发文机关 体现 针对性 之一 见例文 批复的写作要求 1 引述来文式开头 见教材P 36 正文 引语 2 针对性强 针对来文 明确作答 及时回复 注意 引述来文式开头是公文中的一种特殊开头方式 它体现批复的针对性 它是批复的固定写作内容 同时我们可以以此掌握 认识批复 教材P 36和37页两处引文请同学看看 强化对正确引文方式的认识 二 决定 1 决定的运行方向 下行文2 作者 上自国家领导机关 下至基层领导机关3 写作需要 重要事项 重大行动 如表彰 处分 某项大行动的开展等 4 特点 决断性 下级必须贯彻执行 一 决定的概念 1 概念 决定是一种是用于对重大事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文 教材第38页 2 决定的特点 指示性 明确性 说理性 二 决定的分类 1 处置性决定 表彰先进 处理问题 设置机构 安排人事等等2 公布性决定 公布事项 3 部署性决定 对重大行动做出安排 三 决定的格式与写法 1 标题及题下标注 1 标题 a 三要素齐全的标题 发文机关 事由 文种 如为会议通过的决定应使用三要素齐全的标题 发文机关写会议名称的全称 b 两要素式标题 事由 文种 2 题下标示位置 标题正下方 正文上方方法 直接标示成文时间 签署时间 例见教材第39页文中举例 会议通过的决定标示 标题下方居中 加圆括号 圆括号内注明批准 通过的会议名称和会议通过的时间 见下页示例 会议通过的决定的题下标示示例 全国人民代表大会常务委员会关于迅速审判严重危害社会治安的犯罪分子的程序的决定 一九八三年九月二日第六届全国人民代表大会常务委员会第二次会议通过 一九八三年九月二日中华人民共和国主席令第四号公布施行 2 发文字号 决定的发文字号为完全式 3 主送机关 1 有明确发送对象 用实例说明 2 普发性公文 往往见于发表在报刊杂志等 4 正文 1 两层式 原因 事项 均为两层式 为了 决定 决定 2 三层式 原因 事项 号召 表彰性决定 会议通过的决定 重大事项的决定常有 号召 见第36页决定例文两大自然段落 第一段为事项和决定 第二段是希望和号召 5 落款正文右下方写明发文机关名称 若标题上已有发文机关 则签署可省略 6 成文时间若属会议通过的决定 日期须用圆括号置于标题之下 属领导机关的决定 日期一般放在落款之后 三 意见 一 概念 适用于对重要问题提出见解和处理办法的公文 意见属于多方向行文的公文 作为下行文时 下级要遵守执行 作为上行文时 上级可以批转也可作为制定政策时的参考 意见 是2001年1月1日新进入国家行政机关公文的规定文种 其作用取代原来的 建议报告 和涉及其他单位的事项要求批转的 请示 二 意见的分类 1 按行文方式分 转发 直发转发性意见 主管部门就自己主管的工作提出了指导性的意见 但由于与执行单位没有上下级关系 不能直接行文 于是将 意见 呈报自己的上级 上级接到下级以 意见 作文种的文件 审读同意并批转给有关单位执行 2 按性质内容分 指示性 计划性 三 意见的格式与写法 1 标题 同一般公文标题 意见的标题由制发机关 事由 文种三部分组成 也可是两要素标题 2 发文字号 为完全式 三要素 3 主送机关 为应知照的单位或群体 经上级批转下发的意见 因主送机关已标注在批转通知中 故不须再标注主送机关 直接下发的意见 需要标注主送机关 举例说明 4 正文一般由意见的原因 见解和事项组成 意见的原因 即写意见的根据 主要写当前存在的问题和解决这些问题的必要性 本部分一般为开头 意见的见解和事项 即围绕核心问题提出见解和解决的办法 5 落款 署发文机关的名称 6 发文时间 在落款的下面 注意 直发性意见按一般公文在署名盖章处 按公文的要求盖章 署成文时间 经批转 印发 的意见 被批转 印发的意见 是随 通知 等公文运行的 通知 等公文已经盖章 署成文时间 原来的意见正文结束后可无盖章和成文时间 第三节通知与通报 课堂练习 材料 为了宣传我院 十一五 期间的办学成就 经过一段时间的筹备 我校 十一五 期间办学成就已完成布展工作 展览分为十二个板块 通过文字 图表 照片等形式全面展示了我校 十一五 期间在人才培养 科学研究 师资队伍建设 办学条件 服务地方 办学特色 内部体制改革 精神文明建设 党建工作等方面所取得的主要成就 为了让广大师生员工进一步了解学校办学成就和实力 激发广大师生员工爱校 勤奋学习工作的热情 学校决定组织全校师生员工有序参观 十一五 成就展 你作为学校党委办公室工作人员 请拟一份通知 有关事项 1 时间 2015年9月7日至12日 2 地点 图书馆二楼展厅 3 要求各单位各部分展前报送本单位部门参观人数 并于2015年9月6日前报送学校党委办公室 一 通知的概念 通知是 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 的公文 通知 一般为下行文 二 通知的特点 1 应用广泛 使用频率高2 内容单纯 行文简便3 具有执行性 三 通知的分类 1 发布性通知 颁布法规规章 2 批示性通知 批转 转发文件 3 指示性通知 指示下级机关工作 4 会议通知 上级的重要会议需正式行文 5 任免通知 任免人员 6 一般性通知 事项性通知 如 启用印章 成立 调整 撤销某个机构 催报材料 报表 变更作息时间 四 格式与写法 1 标题 三要素式 两要素式 文种前可加 紧急 需要注意的是 批转 转发通知的标题 其中的事由是所批转 所转发公文的名称组成 如 国务院批转国家旅游局关于加强旅游行业管理若干问题意见的通知 如果被转发 批转的公文是法规性文件 则须在法规性文件名称上加上书名号 2 发文字号 为完全式 3 主送机关 所有通知都须有主送机关 即必须指定此通知的承办 执行和应当知晓的主要受文机关 这些机关一般为直属下级机关 或需要了解通知内容的不相隶属的单位 4 正文 颁布或转发性通知结构简单 其余通知一般由三部分构成 通知事由写明制发通知的理由 目的 依据或情况 通知主体 即通知事项 要求主要受文机关承办 执行和应予知晓的事项 通知事项多数分条列项写出 条目分明 结尾 不同内容的通知 主体 的写作要求 重点内容 1 发布性通知 正文简短 写明被发布的文件名称 发布的意义 目的 要求等等 2 颁布或转发性通知 要求在正文中简短地说明所颁布或转发的公文的制发机关 制发 批准 生效 日期与公文标题以及颁发或转发的目的 意义与要求等 3 指示性通知 须写明提出指示的根据与指示事项 内容要求明确具体 4 会议通知 要求写明召开会议的名称 目的 议题 时间 会址 对参加会议人员的要求 如准备发言 文件 论文 生活用品等 注意事项以及筹办会议单位名称 联系人 联系地址 电话号码 电报挂号 会议食宿安排 去会址路线 接洽标志等 有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等 总之 要写得清楚 具体 对必须写明的项目无一错漏 以保证会议按预定要求准时召开 5 任免通知 任免人员的姓名 任命 或者免除 的职务 时间等等 6 一般性通知 事项性通知 有事写事 一般较短小 通知的结尾有三种常用写法 事项结束 全文就自然结尾 意尽言止 不单写结束语 用习惯用语 特此通知 收尾 但前言和主体之间如用了 特作如下通知 作过渡语 则不宜在收尾处再用习惯用语 用简要的文字再次明确主题或作必要的说明 以引起收文单位对该通知的重视 5 落款 在正文右下方写明发文机关名称 如果发文机关在标题中标明 落款时可以省略 6 成文日期 写在落款之下 转发教育部办公厅关于加强校庆管理的通知市属各高校党委 各区 县级教育局 局属各中心小学 中职学校 现将省教育厅 转发教育部办公厅关于加强校庆管理的通知 教办 2009 08号 以下简称 通知 转发给你们 请你们认真贯彻落实 通知 要求 在工作中切实加强对校庆工作的管理 确保校庆活动规范 有序 健康进行 刘三姐市教育局政教科2015年10月15日 二 通报 一 通报的概念1 通报的概念 通报是 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 的公文 换言之 主要用于上级机关对下级机关的表彰 批评 情况说明三类情况 注意通报的教育性 因为注重教育性 通报在写作上与一般公文有较大的区别 有较多的议论 要通过议论来揭示 典型 的性质 二 通报的分类1 直述式和转述式 按形式分 2 表扬通报 批评通报 情况通报 按内容分 说明 一份通报可以是兼类的 一份表彰式通报同时是直述式或者转述式 三 格式与写法1 标题 三要素 两要素式 2 发文字号 为完全式 3 主送机关 一般为直属下级机关 或需要了解该内容的不相隶属的单位 4 正文 一般由三部分组成 导语 写通报的目的或缘由 主体 即通报具体内容 结尾 即根据通报内容提出各类事项的要求或希望 5 落款 盖章 标注发文机关 如单一机关发文并且标题为三要素式 也可不署发文机关 6 成文日期 注发文日期 也可注于标题之下 三 写作要求1 及时 快速 2 材料必须新颖 典型 具有代表性 3 通报的材料必须调查核实 第四节公告与通告 公告 通告 布告都重在告知 区别主要在于发布范围和公布方式上 原则上 从发布范围 发布方式上看 公告 通告 布告 一 概念比较 1 公告是 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 的公文 2 通告是 适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项 的公文 二 公告 通告的区别 1 宣布的事项 重大事项与一般事项 2 发布范围 国际国内与国内一定范围3 发布机关 最高权力机关 全国人民代表大会 人大常务委员会 最高管理机关 国务院 与各级政府机关等 三 分类比较 1 公告的种类有 国家事项公告 司法公告 2 通告的种类有 知照性通告 办理性通告 行止性通告 教材这两类文种的各自分类不具有对照比较性 四 格式与写法的比较 一 标题 有的不写事由 仅写制发机关和文种 有的省略 关于 和 的 也有的是制发机关 事由 文种都齐全的 例如 中华人民共和国全国人民代表大会公告 北京市人民政府通告 北京市海淀区人民政府建设用地通告 中国人民银行关于调整储蓄利率的公告 二 正文正文一般由三部分组成 1 缘由 写公告或通告的原因及依据2 事项 写具体知照内容3 结束语 常用 特此公告 特此通告 等语词 三 印章与发布时间 1 落款 在正文右下方写明发布机关名称 如果发布机关在标题中出现 此处可省略 2 成文时间 文告成文时间可写在标题之下用括号括上 也可以写在落款之下 四 其他项目 发文字号 非完全式 有的省略 主送机关 为周知性文体 无主送机关 例文 表扬性通报 市人民政府关于表彰计划生育先进集体和先进工作者的通报各县 市 区 人民政府 市属各部门 九五 计划期间 我市各级党委 政府和有关部门高度重视计划生育工作 认真贯彻省计划生育条例 计划生育工作者和全市人民共同努力的结果 为了进一步推动我市计划生育工作的深入开展 市人民政府决定授予 县等三十五个单位 全市计划生育先进集体 光荣称号 授予 等四十五位同志 全市计划生育先进工作者 光荣称号 希望受到表彰的单位和个人 要戒骄戒躁 继续努力 为我市计划生育工作向深层次 高质量发展做出新的贡献 类似于表彰决定 二00一年 是 十五 计划的第一年 各级政府和广大干部要全面贯彻落实好党的十五届四中全会精神 继续把 力争我市 十五 期间人口出生率控制在5以内 为本世纪末实现我市人口控制在四百万以下的目标而努力奋斗 提出希望 附 市计划生育先进集体 先进工作者名单 市人民政府 盖章 二00一年二月五日 例文二 批评性通报 国务院办公厅关于 省 市 县擅自停课组织中小学生参加迎送活动的通报2015年10月15日 省 市举行 高速公路在本市通车仪式 市主要领导擅自决定 让本市部分中 小学校停课参加通车仪式 近千名中小学生在风雪天等候长达二小时 致使部分中小学生生病 学生家长和群众极为愤慨 致信中央要求坚决制止此类现象 中小学校依照国家规定建立有严格的教育教学秩序 动辄调用中小学生为各种会议 考察 参观 礼仪活动 有些地方还因此发生了严重的安全事故 造成极恶劣的社会影响 县发生的问题 已不只是一般的形式主义 而是官僚主义 严重脱离群众 此类不良风气必须坚决予以制止 各地区 各级领导干部 要高度重视这一问题并从中吸取深刻的教训 杜绝此类事件再度发生 议论部分 揭示问题的实质 中小学生是祖国的未来 今后各地区 各部门都必须严格执行国家的有关法规和规定 不得擅自停课或随意组织中小学生参加 活动 如确有必要组织的 须报经省级教育行政部门批准 提出要求 国务院办公厅 盖章 2015年10月16日 有些事 明知是错的也要去坚持 因为不甘心有些人 明知是爱的也要去放弃 因为没结局有时候 明知没路了却还在前行 因为习惯了如果有一天 我不再烦你 如果有一天 你的生活中没有了我没有了每天的电话 每天的留言每天的关心 每天的小小脾气我把一切一切都表现了出来你知道了 清楚了 了解了最终感动了 可是我却离开了今天陌生的 是昨天熟悉的 第五节函与会议纪要 一 函 一 函的概念1 函的概念 函是 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 的公文 运行方向 平行 二 函的分类从内容上可分为 商洽 询问 答复从运行程序和文面格式上分 公函 便函 便函不属于正式公文 用于一般事项 三 格式与写法 基本格式同一般公文 发文字号分完全式 三要素式 和便函式 不写发文字号 关于函的发文字号 由于函的特殊性 其发文字号单列 不走发文大系列 以函字排列 如 校函 2006 号 三 复函复函的正文开头形式同 批复 使用 引述来文式 开头 如 年 月 日关于 的来函悉 你 函 收悉 年 月 日来函悉 函的结束语 即请函复 请予研究函复 特此函达 特此函复 四 函的写作要求1 特别注意 函的用语得体问题 庄重 礼貌 2 一函一事 尤其是请求批准 询问函 以保证尽快得到回复 3 答复函同批复一样要具有针对性 在开头方式上近似批复 引述来文式开头 4 结束语可表示祈请盼望之意 与一般公文不同 课前练习 为进一步繁荣和发展桂西北少数民族文化事业 河池学院正筹建一个桂西北少数民族文化展示中心 为尽快收集到各地少数民族文化物质 河池学院领导及工作人员到三江县开展开展有关桂西北少数民族文化资料收集事宜 1 人员 党委副书记覃某某 党办主任韦某某 宣传部干部李某 司机等四人 2 2015年9月17日上午 3 联系单位 三江侗族自治县政府 你现在作为办公室人员 要给三江县人民政府发一份函 你该如何写 修改题 关于协助做好我校大学生到村 社区 挂职工作的函宜州市人民政府 根据自治区 关于印发 社会主义新农村建设试点方案