公文处理实施细则.doc

四川省智源对外经济技术合作有限公司公文处理实施细则（2014年4月22日）第1章 总 则第一条 为做好公司的公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，参照国家行政机关公文处理办法，结合公司的实际情况，制定本细则。第二条 公司的公文是在企业管理过程中所形成的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻公司的管理理念、决策、决定，布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。第三条 公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。公文处理应按照行文要求和公文处理规定进行，做到准确、及时、安全、保密。第二章第五条 公司常用的公文种类主要有： 一、请示 用于向上级领导机关请求指示、批准。二、报告 用于向上级领导机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上 级机关的询问。3、 指示 用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。四、通告 用于公布有关方面应当遵守或周知的事项。5、 批复 用于答复请示事项。6、 通知 用于传达上级的指示，要求下级办理或者知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，发布规章，人事任 免等。7、 通报 用于表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单 位知道的事项。8、 决定 用于重要事项或者重大行动作出安排。9、 决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。10、 函 用于平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部 门请示批准等。11、 会议纪要 用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章 公文格式 第六条 公司的公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名，发文日期、印章、印发传达范围、印制版记等组成。1.版头由发文单位全称组成。联合行文，版头可用主办单位名称，也可并用联署单位名称。2.份号 公文印制份数的顺序号。标有密级的公文和印发量大的普发性公文应标明份号，标注于公文首页左上角。3.密级 公文的秘密等级。有保密要求的公文应确定具体密级，标注于份号下方。4.紧急程度 对公文送达和办理的时间要求。标注于公文首页左上角，密级下方。紧急公文应分别标明“特急”、“加急”，紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。“特提”、“特急”件应收到即办，“加急”、“平急”件应在规定或要求的时限内抓紧办理。确定公文的紧急程度应实事求是，防止随意性。5.发文字号 由发文单位代字、发文年度和发文顺序号组成。标注于版头下方居中或左下方。联合行方，一般只标明主办单位的发文字号，必要时可并用联署单位的发文字号。发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印，发文年度用“”括起。发文顺序号自每年数字第一件起按发出顺序编排。6.签发人 上报公文应在发文字号左侧标注签发人，签发人后面标注姓名。联合上报的公文，应同时标注各联署单位的签发人。7.横隔线 隔开公文的版头部分与行文部分的横线。用红色横线，位于发文字号下方。8.标题 由发文单位全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于横隔线下居中位置。标题要字体大小适中，排列分行合理、美观、醒目。9.主送单位 主要受理公文的单位。主送单位名称应用全称或规范化简称或同类型单位统称：向下普发的公文，主送单位名称应规范、稳定。主送单位名称位于正文左上方，顶格排印。10.正文 公文的主体，用来表述公文的内容。位于标题或主送单位下方。11.附件 公文附件应置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文单位署名之前注明附件的名称。有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。被批转的下级单位公文和被转发的上级、同级单位公文，不属本单位公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。被批转、转发公文的一般格式为：标题、主送单位、正文、发文单位署名、成文日期等。被批转、转发公文的版头、抄送单位、印制版记等不再标注。12.发文单位署名 应用全称或规范化简称，位于正文的左下方，联合行文时，各联署单位称应平行排列，并将主办单位排列在前。13.成文日期 一般署会议通过日期或领导人签发日期（如有两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期）；联合行文，署最后签发单位领导人的签发日期。领导人签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定或由发文单位秘书部门提出意见报领导确定。成文日期应写明年、月、日，位于发文单位署名右下方。决议、决定、会议纪要等不标明主送单位的公文，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。14.印章 除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文单位印章。15.印发传达范围 一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号标注于成文日期左下方。16.抄送单位 指除主送单位以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的单位。抄送单位名称标注于印制版记上方。17.印制版记 由公文印发单位名称、印发日期组成。一般在公文末页上部印两条横线，两线之间左侧注明制发单位名称，右侧注明印发日期。第七条 公文的汉字从左至右横排。主标题、副标题、正文之间的字体、字号的搭配应力求协调、美观、大方。第八条 公文用纸幅面规格一般采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。左侧装订。第四章 行文规则第九条 行文要注重实效，坚持少而精的原则。对普发性公文，应严格控制发文数量。凡是通过口头、电话或其他便捷的方式能够解决的问题不要再行文；由公司职能部门能够解决的问题，不要以公司的名义批转行文；某项工作的政策已经明确，执行过程中不需要采取新的措施，不要重复行文；只有原则性的意见，尚未研究出切实可行的措施或办法时，不要仓促发文，以避免一项工作多次行文，公司领导人的讲话，一般不以公司名义行文；专门性会议纪要一般也不以公司名义行文。第十条 公司的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。1.向上级单位行文，应主送一个上级单位，不得同时主送其他上级单位和上级单位的某个部门；如需其他相关的上级单位或部门阅知的，可以抄送。不得越级向上级单位行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被越过的上级单位。2.向上级单位的重要行文，应同时抄送发文单位的直接上级单位备案。3.公司各部门在各自职权范围内可以向下级公司的相关部门行文。公司综合管理部根据公司授权，可以向下级公司行文。除公司综合管理部外的公司其他部门，不得对下级公司发布指示性公文；如有关工作必须由下级公司执行的，应经公司同意后冠以经“公司同意（批准）字样”，方可向下级公司行文或由公司综合管理部转发。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。4.同级公司、公司与同级其他单位之间必要时可联合行文。要尽可能减少公司联合行文。公司联合行文主要用于：发布确需各级公司共同执行的发展方向、工作部署、决定及其他重要事项；转发公司职能部门联合拟定的工作意见、规定；通知建立（或撤、并）有关公司领导人参加的临时机构；转发上级单位的联合行文。5.无隶属关系的单位之间一般用函行文。第十一条 受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送上级单位和抄送上级单位，主送上级单位负责答复请示事项。上级单位向受双重领导的下级单位行文，应当抄送其另一上级单位。第十二条 向上级单位请示问题，应当一文一事；不应在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他部门业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应在请示中写明。除特殊情况外，请示应送上级单位的综合管理部按规定程序处理，不应直接送领导个人。公司各部门应向本级公司请示问题。未经本级公司同意或授权，不得越过本级公司向上级主管部门请示重大问题。向上级单位的请示，不可同时发送下级单位，向上级单位的报告，一般不下发，如有特殊需要可抄送同级或下级有关单位。第十三条 对不符合行文规则的上报公文，上级单位的秘书部门可退回下级呈报单位。第十四条 在报刊上公开发布的公司公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。公开发布的公文一般不再向下印发，有的可印少量份数发有关单位存档备查。第五章 公文起草第十五条 公文一般由发文单位起草。重要公文应由公司负责人亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。下级单位要求上级单位批转公文，应对公文内容的真实性、可行性及统计数字、引文的准确性负责，并代拟“通知”稿。第十六条 起草公文应当做到：1.符合企业的发展方向和国家的法律、法规及上级单位的指示，完整、准确地体现发文单位的意图，并同现行公文有关要求相衔接。2.全面、准确地反映客观实际情况，提出的对策、措施等切实可行。3.观点明确，情况属实，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。4.开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。5.人名、地名、时间、数字、引文准确。时间应写具体的年月日。引用公文应先引标题，后引发文字号。6.汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案。计量单位的用法符合国家主管部门的规定。7.公文中的数字除部门序数和作为词素构成类型的词、词组、惯用语、成语、缩略语、概数等必须使用汉汉字外，其他数字应使用阿拉伯数字。公文结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加括号“（1）”，不得逆向使用。在同一公文中，数字的使用应前后一致。一般公文应尽量避免采用多层次结构。8.用词准确规范，使用简称时，除已规范化的简称外，一般先用全称，并注明简称。9.文种、格式使用正确。第六章 公文校核第十七条 公文文稿送公司负责人审批之前，应由综合管理部进行校核，综合管理部应确定人员负责文稿校核工作。公文校核的基本任务是协助单位领导人保证公文的质量。公文校核的内容：1.报批程序是否符合规定。2.是否确需行文。如无行文必要，应提出建议并说明情况，供公司负责人审批时参考。3.内容是否符合公司的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级单位的指示精神，是否完整、准确地体现发文单位的意图，并同现行有关公文精神相衔接。4.涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。5.所提措施和办法是否切实可行，决定事项是否符合本单位的职权范围。6.人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范围、主题词和文字表述是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本实施细则的规定。7.发文规格是否合适。第十八条 公文校核的程序：1.拟印发的公文，除公司会议决定印发的外，部门代公司起草的文稿或要求公司批转下发的公文，应按照实施细则的规定办：送公司综合管理部校核、拟办；不要直送公司负责人审批。2.部门代公司起草的文稿或要求公司转发的公文，在送综合管理部校核之前，都要由部门按照本章第（一）条的要求严格把关，特别是文稿中涉及到其他部门的问题应协商一致。同时，要附上文稿中涉及的有关资料和简要说明材料（要求公司行文理由等），由部门负责同志签字后送核。3.综合管理部进行校核时，如需对文稿作较大修改，应与原起草部门协商或请其修改。4.已经公司负责人审批的文稿，在印发之前应再作校核。经校核如需作涉及内容的实质性修改，须报请原审批领导人复审。第七章 公文签发第十九条 公文须经本公司负责人审批签发，否则，公文不能生效。未经公司综合管理部校核的文稿，公司领导一般不予签发。公司的公文按照下列规定签发：1.公司会议通过或原则通过的公文，一般由董事长签发或委托综合管理部部长签发。2.根据公司会议决定事项起草的公文，视其内容由综合管理部部长签发，特别重要的公文由董事长签发；公司的决定、决议等重要公文，由董事长签发。3.公司各职能部门行文，一般由部门负责同志审签；涉及全局性的重要公文，应由公司有关领导同志审阅后发。4.公司综合管理部代公司发布的公文，与公司公文的签发权限相同。发布该综合管理部职权范围以内事项，由综合管理部部长签发。向上级公司报送工作报告，内容涉及到公司全面工作的，由综合管理部部长签发，特别重要的由董事长签发；某方面的专题报告，由综合管理部部长签发。5.同级单位联合行文，须经各方面的负责同志会签。负责同志会签之前，应由所在单位的综合管理部门审核。第二十条 起草、校核、签批公文应使用钢笔或毛笔。领导人签发公文，应签署明确意见，并写上姓名和时间。第八章 收文办理第二十一条 收文办理包括公文的签收、登记、拟办、分发、传阅（传批）、承办和催办等程序。1.签收 收文时应逐件清点，重要文件要逐页清点，并以签字或盖章的方式签收。如发现问题（如散包、被拆、错送、错投等）须及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。紧急公文应注明签收的具体时间。2.登记 公文办理过程中对公文的特征和办理情况作记载。登记应将公文标题、密级、发文字号、发文单位、成文日期、主送单位；份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。收文登记的具体做法根据具体情况确定并做到规范化、一般应将上级来文、下级报文、报告性公文、请示性公文分开登记并标注本单位的收文序号。3.拟办 收文后，由综合管理部门按有关规定对需要办理的公文逐件提出办理意见包括需送领导人和部门阅知的范围、需提请公司会议集体审议审批的意见、需转请公司所属部门研办的建议，然后将办理意见、公文及必要的背景材料送综合管理部负责人核定。4.分发 综合管理部门根据有关规定和经综合管理部负责人核定的办理意见，将公文分送有关领导人和部门阅知、批示或研办。需提请公司会议集体审议的公文，应在会前适时分发。5.传阅、传批 对需送几位领导人传阅或传批的公文，由综合管理部门按一定的顺序送有关领导人阅知或批示。一般原则是，传阅件应按领导人排序由前向后递送，传批件应按领导人排序由后向前递送。办理公文传阅、传批应随时掌握公文去向并予记录，避免漏传、误传和延误。公文传阅、传批不要横传，以免传阅失控或造成丢失。6.承办 主管部门对需要办理的公文进行办理。凡在承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应直接答复呈文单位，同时抄送交办单位销案；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应主动与有关部门协商办理；由需报请上级单位审批的事项，承办部门应提出处理意见并代拟批复文稿一并送请上级单位审批。7.催办 综合管理部门对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节，对紧急或重要公文应及时催办，对一般公文应定期催办，并及时向领导人反馈办理情况。第九章 发文处理和传递第二十二条 公文经起草、校核和领导签批后转入发文办理。发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。1.核发 综合管理部门在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核。2.登记 发文登记须由专人办理，包括填写发文字号、记录签发人、按经领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。3.印制 应做到准确、及时、规范、安全、保密。标有密级的公文如需送外单位印制，应认真做好各环节的保密工作。4.分发 公文要认真登记，认真执行公文份数、发文通知单、封皮号码“三对照”的制度，仔细核对，保证分拣、装封准确无误。第二十三条 需要送请领导人阅批的传真件，应复印后办理，以利长期保存。第二十四条 在单位之间传递标有密级的公文，应由综合管理部的机要交通人员或机要通信局传递；如用传真机、计算机网络传输，必须有加密措施。密码电报不得明传，答复密码电报必须用密电，不得明电、密电混用。第10章 公文管理 第二十五条 公司综合管理部主管本公司的公文管理工作，并对各部门和子公司的公文处理工作进行业务指导。 1.公文一般只发给组织，不发给个人。综合管理部门应切实做好公文的管理工作，既发挥公文效用，又有利于公文保密。 2.对公司标有密级的公文的分发、传达范围应按照发文单位的要求执行，下级单位、无隶属关系的单位如需变更，须经发文单位批准。 3.公开发布公司公文，须经发文单位批准。标有密级的公文公开发布后，原公文即行解密。 4.复制上级组织标有密级的公文，须经发文单位批准或授权，翻印件应当注明翻印单位名称、翻印日期和份数。复印件应加盖复印单位戳记。复制的公文应与正式印发的公文同样管理。未经发文单位批准，不得将上级单位标有密级的公文录入计算机。 5.借阅公文要经过批准，严格借阅手续，限期退回。如需延长使用时间，须办理续借手续。 6.汇编上级单位标有密级的公文，须经发文单位批准或授权。上级单位汇编所属下级单位的公文可不受此限。公文汇编本的密级按照其中公文的最高密级标注并进行管理。 7.绝密级公文和密码电报应由综合管理部门指定专人管理，并采取严格的保密措施。 8.对录有保密公文的计算机磁盘、光盘、磁带等应按同密级的公文管理。 9.密级公文应当在阅文室（或办公室）阅读，不得随意带出。因公外出确需带密级公文，要经有关领导批准，履行借阅手续，并妥善保管，用完后及时退回。到上级开会带回的公文，要及时交单位公文管理员人员登记保管，个人不得私自保存。 10.公司的综合管理部门应对收进、发出的标有密级的公文定期进行清理、清退，并于次年6月底前向主管单位报告公文管理情况。除省军级以外的其他秘密公文和未标密级的正式公文（除标有要清退的外），由公司综合管理部门妥善保管，除需留存归档备查的外，其余应在一年后按有关规定自行清理、登记、销毁。销毁标有密级的公文，经领导批准后，由两人监销，保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。遗失秘密公文，要认真进行查处并及时向上级发文单位和公司保密委员会办公室写出书面报告。 11.单位合并时，全部公文应随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文立卷后按有关规定移交档案部门，其他公文按照有关规定登记销毁。工作人员调离工作岗位时，应将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。第十一章 公文立卷归档第二十六条 公文办理完毕后，综合管理部门应按照有关规定将公文的定稿、正本和有关材料（包括电报、音像材料）收集齐全，立卷归档。个人