接单员工作职责及注意事项.doc

.接单员工作职责及注意事项一、接单前提工作1、掌握公司产品信息及报价表；如门芯、门套形状，门套类别以及线条款式。线条高度等。2、接单常识，客户报单尺寸是属于门洞尺寸还是门芯尺寸，以及墙体厚度、颜色、线条搭配、开启方向、技术要求、交货期等要有详细说明或资料。3、合理预测特殊订单的交货时间，如加急单，需与跟单员沟通，落实清楚可实现的交货时间。4、要求接单信息准确、详细；遇特殊情况不能确定能否接单或者不能确定交货时间的要与跟单员沟通后及时回复客户。二、接单员职责1、细心做好接单信息登记，每下一个生产订单都与接单信息认真核对；避免出现与客户要求相左的差错，如信息不详询问清楚再下生产订单。 2、订单信息如：产品款式、规格、颜色、开启方向及技术条件、交期等要求必须清晰、明了。3、对于同一个客户出现 2种不同类别的门，接单信息登记必须分开记录，避免给订单带来混乱。4、接单员根据客户、业务员提供的信息工整的记录在接单信息登记本上，客户上本公司订货的可要求在接单信息登记本上签字确认，业务员提供的信息由业务员签字确认。5、当天下午16：00前接到的订单当天完成下单工作，16：00之后接到的订单在次日上午10：00前完成下单工作。6、接单员在下单时负责对每件产品进行编号，产品编号原则为月份+序号，如：301,表示：2015年3月份接的第一个单。7、接单信息登记、填写生产订单、订单录入电脑等应规范、及时、准确，避免因差错造成工作被动及经济损失。所有原始单据整理存档，妥善保管，便于查阅。8、生产订单每100份装订成一册，并在封面上注明订单起讫编号及接单时段。9、生产订单的电子档为每月一表，每月做好期末统计，如：订单份数、交货数量、订单金额、收款金额、准时交货率、货款回笼率等数据统计；便于对各工序进行绩效考核时提供有利依据。三、交期提醒1、产品生产周期：实木门10-15天。2、加急单生产周期：实木门7天。加急情况需要特殊处理并知会跟单员。3、遇加急单，接单员需要提前2天提醒跟单员加急跟进，确保及时交货。4、出现不能按期交货的，跟单员须及时反馈，便于接单员与客户解释并告知明确的交货时间，属人为原因延后3天还不能交货的，客户损失将由责任人承担，严重的公司还会采取相应惩罚措施）四、客户接待及客户信息的存档 1、业务员带来的新客户或者是自行找上本公司订货、初次合作的都需要及时将基本信息输入电脑存档，如：姓名、电话、地址一样都不能少。2、新客户订样品或是初次订货的客户需要详细介绍产品信息。3、新客户下单之前须提供价格表以及样本资料，以便客户及时了解价格和产品信息。4、在给新客户发货时需要顺带样本资料、产品宣传册、发货单等，避免出现客户下次订货没有资料参照。5、所有接单的原始信息必须整理存档以备查询。五、接单后的更改1、客户确定需要更改订单或撤单时，必须在规定的时限内进行，撤单和更改在未投产前进行，颜色更改在次日16：00前进行。2、客户提出的更改订单或撤单，接单员需填写产品订单更改（撤）通知单，由接单员、跟单员在产品订单更改（撤）通知单上签字确认；产品订单更改（撤）通知单一式二联，接单室一联，生产部一联。3、同时跟单员负责将产品订单更改（撤）通知单与对应生产流程卡装订在一起，便于各生产工序展开工作。六、争议处理1、遇到产品自身质量、价格方面的争议，先做记录随后通知业务员或者其他相关人员处理，价格方面必须依照公司制定的价格方针，接单人员不得随意变动。