行政管理标准.doc

1 范围本标准规定了公司文件管理的职能、内容与要求、检查与考核等。 本标准适用于公司文件管理工作。2 引用标准及参考文件GB/T1.1-2000 标准化工作导则GB/T15498-1995 企业标准体系 管理标准和工作标准的构成和要求GL/T800-2001 电力行业标准编制规则DL/T600-2001 电力标准编写的基本规定GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式国务院 国家行政机关公文处理办法中国国电集团公司 公文处理办法3 职责3.1 总经理工作部主管公司的行政公文处理，具体由文书（秘书）负责。3.2 公司发文件只限管理部门，执行部门不得发文。4 管理内容与要求4.1 公文管理4.1.1 行文规则4.1.1.1 企业可就有关事项，向下属行政部门发布指示性文件，部署工作，可以向上级公司、地方政府请示、报告工作，可以向同级的公司系统、地方政府各有关部门、企业（公司）互相行文。4.1.1.2 不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应抄报越过单位。4.1.1.3 向上级单位的请示，必须一文一事，不得直接送领导个人或同时抄送请示单位的部门。4.1.1.4 上报文件可以同时抄送与文件内容有关的下级单位和同级单位。向下级单位的重要行文或贯彻上级要求的公文可以同时抄报与文件内容有直接关系的上级单位。4.1.2 公文处理要求行政公文处理应实行无纸化办公，在计算机办公自动化（OA）系统上进行电子办文，同时考虑到实际情况和计算机网络覆盖面等因素，需要印发若干纸质文件。发文原稿的拟稿、签发必须与电子办文同时进行。在公文处理的全过程中，各部门领导都应掌握和熟练运用OA系统，及时进行电子签阅和批办。4.1.2.1 收文处理要求1）收文。凡署名企业名称及总经理工作部收启的信件，一律由总经理工作部收拆；由参加会议人员带回的直接对企业的文件一律交由总经理工作部按本标准处理。2）登录。对上级来文和其它单位直接对企业的文件，一律由文书（秘书）在收文当天内登录到OA系统。下级请示、报告一般直接送由主管领导和部门阅批，不作收文处理。3）拟办。总经理工作部按收文的轻重缓急和领导分工，将收文经总经理工作部负责人或秘书提出拟办意见，送分管领导阅批。4）传阅。按主管领导阅示意见通过OA系统发送主办部门承办，随到随传。5）阅批。主管领导在签文单上签署阅示意见要明确、具体，并及时将原件送回总经理工作部。6）承办与协办。有主管领导批办意见的文件，承办、协办部门负责人须签署承办、协办意见，明确责任人及质量、期限要求，于收到发送文件当日内送给承办责任人。承办人必须严格按文件内容要求和批办意见办理。办理完毕后须写明办理结果、完成时间、办理人姓名；急件须当日完成，一般文件办理不超过3天，并及时输入OA系统。部门如认为总经理工作部拟办意见不合适，应及时退回给总经理工作部并说明理由。7）催办。对副总及以上公司领导有明确批示要求的文件，由总经理工作部及时向承办（主办）部门催办，做好记录，并回复主管领导。8）文件保管。文件办理完毕后，由总经理工作部到年终通过OA系统的归档功能进行电子归档，总经理工作部集中保管的收文原件送交档案室立卷归档。4.1.2.2 发文处理要求1）发文。应贯彻精简的原则。凡能当面请示、报告、商洽的事项一般不发文件；凡可用电话、现场办公直接协商解决的问题也不予行文。2）拟稿。行政公文拟稿人应事先掌握发文意图和发文主题，查阅依据，收集资料，明确行文关系，正确选择文种，填写总经理工作部专印的发文稿纸并输入OA系统。草拟公文要达到以下要求： 符合党和国家的方针、政策、法律、法规及上级规章制度、规程规范，依据充分，并从企业实际出发，符合工作需要。阐述准确，主题鲜明，观点明确，内容充实，操作性强。对以往发过类似内容的文件，要指明前后关系，明确是废止前文或是延续执行或是为前文的补充修订。逻辑性强，文字精练，用词规范，合乎语法，字迹清楚，标点符号使用准确。人名、地名、数字、引文均应准确无误。除公文编号、序号、专用术语和其它须用阿拉伯数码外，数字的使用一般都应以汉字书写。文稿中所标的计量单位，严格使用中华人民共和国计量单位名称。一律使用黑色或蓝黑色墨水钢笔书写，不准使用铅笔、圆珠笔或纯蓝色墨水钢笔书写。主送、抄送、抄报单位要明确。行政公文格式标准中所规定的内容完整、准确，主题词标引贴切。3）核稿。行政公文经拟稿部门负责人签审后应送由总经理工作部负责核稿。核稿内容如下：是否需要行文。是否符合党和国家的方针、政策、法令、法规及国电公司系统规程、规章制度，与企业已有的规定有无矛盾。提出的要求、办法、措施是否明确、具体、可操作。审签手续是否完备。附件是否齐全。公文主题词的标引是否规范。是否符合本标准的规定。总经理工作部对核稿后的行文格式、行文关系负责，拟稿部门对文字和印送范围负责。4）签发。发文文稿由办文部门按分工和重要程度送总经理或分管副总经理、总工程师、副总工程师签发，由总经理工作部按发文顺序号统一编号。5）缮打。签发后的文稿由总经理工作部文书（秘书）缮打，差错率不超过3。6）校对。行政公文校对由拟稿人或办文部门指定人员负责，上报上级单位的公文由文秘人员进行二次校对。校对以原稿为基准，校对人员对核稿后公文的准确性负责，正确率100%；如有疑义，须与有关人员协商。7）成文。校对后公文由文书（秘书）按校对稿修改，正确率100%。公文印制由文书（秘书）负责，做到字迹清晰，尽量双面印刷。公文印刷用纸一律使用总经理工作部专门印制的套红标准A4文头纸。成文格式或打印起草要求执行国家行政机关公文格式。8）用印。行政发文使用企业公章，由总经理工作部负责用印，印章正确使用率100%。9）装订、封发。公司发公文成文、用印后由拟稿部门装订、封发，并做好签领登记，完整率100%。成文后的OA系统电子公文由总经理工作部文书（秘书）按拟稿部门确定的发放范围及时进行网上发送。4.1.2.3 公文处理保密要求在公文处理过程中必须严格保密，一切公文在尚未公开宣布前不得议论和外传。4.2 收发管理4.2.1 收发室负责全公司的报纸、杂志的征订和发行，负责信件的收发、登记工作，负责公司内书面文件，通知的分发工作。4.2.2 报纸、杂志征订分发及时正确。4.2.3 机要文件登记、收转要及时、准确、守密、不拖、不靠、不误。4.2.4 不得滞留、借出的各种报纸、杂志。4.2.5 建立杂志、机要信件收、发台账；建立公函信件邮发台账，详细记录函件的来往去向，登记备查。4.3 传真管理4.3.1 凡配备传真机的部门，均应明确专人保管、操作使用，定期维护保养，使其经常处于完好状态。4.3.2 企业有关的经济合同、技术资料，均应由责任人直传直送，不得转交他人代办，严禁传播、扩散。4.3.3 凡以企业名义向外传真的材料、资料，必须经分管领导批准，方可传发；以部室名义向外传真的材料、资料，必须经部门负责人审阅签发后，方可传发。4.3.4 严格控制传真件数，对可以邮发的材料、资料，不得传真。4.3.5 传真收发应严格遵守保密规定，凡有密级的文件不得传真。4.3.6 建立传真件收、发登记簿，详细记录传真件的来往去向，登记备查。5 检查与考核按全方位目标管理经济责任制进行检查与考核。附加说明：本标准由国电双鸭山发电有限公司标准化办公室提出；本标准由公司总经理工作部负责起草； 本标准由总经理田绍林批准。1 范围 1.1 为加强通讯电话管理,降低费用,保证生产和工作的需要,结合公司实际情况,特制定本标准。1.2 本标准规定了电话的安装、配备、使用及管理。2 公费安装电话2.1 办公室用公费电话安装范围2.1.1 公司、各管理部(科)室的办公电话原则上按部门办公室的房间安装。2.1.2 运行分场、检修部生产单位安装到班组。2.2 住宅公费电话安装范围2.2.1 经公司正式任命(聘任)的副科级以上干部;公司生产专责工程师;公司生产班长(含特殊工作需要);夫妇双方均符合公费安装电话的,只安装一部电话。2.2 如被解聘职务或离退休以及调出我公司人员,其住宅电话即撤掉(副处级以上干部住宅电话可保留)。2.2.3 因超过拟聘年龄而被聘的中层干部,住宅电话不再享受公费待遇;如需保留,应按规定交纳月租费。3 公费购配移动电话范围 公司副总以上领导、公司办公室主任。4公费直拨、微波、双市、公司内电话开通范围4.1 办公电话4.1.1 直拨开通范围:公司副总以上领导、公司办公室主任、公司办公室传真、公司生技部长。4.1.2 微波开通范围:公司各管理部(科)室主任办公室、总经理工作部秘书、文书、发电部主任、检修部主任、筹建处招待所三楼及高等级客房。4.1.3 双市电话开通范围:公司副总以上领导、各管理部室行政正职。（公司、各管理部（科）室原已开通的双市电话可保留）。 4.1.4 除以上单位外,其它办公室电话均开通公司内电话。4.2 住宅用电话4.2.1 直拨开通范围:公司副处级以上领导、公司办公室主任。4.2 2 微波开通范围:公司副总级干部、公司生技部部长、安监部部长。4.2.3 双市电话开通范围:公司、处各管理部室主任、发电部、检修部主任。 4.2.4 除以上住宅外,其它住宅均开通公司内电话。特殊情况，如需开通直拨、微波、双市电话，由公司办公室负责办理。5公费电话安装的审批5.1 办公用电话安装,由需安装单位提出申请,经主管公司领导签字后,由公司办公室按规定办理,通讯工区负责安装。5.2 住宅电话安装,由本人单位提出申请,公司主管领导签字,公司办公室按规定办理,通讯工区负责安装。6 凡属应购配移动电话人员,须经总经理审批,通讯工区负责承办。7 公费电话申挂长途电话的管理办法7.1 凡因工作联系需挂长途,应由本部(室)领导签字,办公室办理电话单,通讯方可挂拨长途。7.2 个人私事挂长途,直接到通讯工区办理,并交纳电话费。8 自费电话安装申请及收费、使用管理8.1 凡居住我公司家属区的公司职工安装电话，需写出书面申请，交通讯工区，并按规定交纳初装费，由通讯工区按申请的先后顺序安装（电话机自理）。8.2 公司外单位或个人如需安装电话,在容量允许情况下,须按规定交纳初装费。8.3 公司内非主业单位安装电话,须按规定交纳初装费。8.4自费安装电话的用户,应按规定交纳月租费。8.5 凡已安装上电话的用户,经过登记认可后,均可以通过交换台申挂长途电话,长途费每月结算一次。8.6 个人挂长途电话,根据计费机上的数据进行交费。 8.7 生活区所有电话均不得私自并联使用,私自并联的用户,给予主机用户罚款,并且中断使用。8.8 新装电话用户如需撤机,不退还初装费,可以转让,但必须经过通讯工区,并适当收取新装话机的材料费。8.9 通讯工区应对安装电话机的用户,建立电话管理档案,科学管理,合理收费,用户可以查询使用费。9 检查与考核 按全方位目标管理经济责任制进行检查与考核。附加说明：本标准由国电双鸭山发电有限公司标准化办公室提出；本标准由公司总经理工作部负责起草； 本标准由总经理田绍林批准。1 范围1.1 根据中共中央、国务院和省局的有关文件精神，结合我公司实际，制定本标准。1.2 本标准规定了信访工作的内容、程序要求、检查与考核。1.3 本标准适用于信访的管理工作。2 信访工作程序和规范2.1 公司总经理工作部负责接待群众的来信来访工作,对信访工作实行统一接待,归口办理。信访员有权经常督促、检查各部门办理信访案件的情况。2.2 对人民群众的来信来访要进行登记,根据来信来访的内容、性质请示有关领导批示后,转有关部门处理,并及时催办。2.3 群众来访属于认识问题的,要会同有关部门接待,共同做好来访者的思想工作;对来信提出无礼要求的,要及时复信,根据党和国家的方针政策做好解释工作。2.4 对重复来信、来访者，信访员要会同有关办案部门共同接待，并且尽快给予处理。2.5 对重大案件处理,要组织专案组,掌握办案进度,并及时向领导汇报。2.6 对在本单位处理不了的信访案件,要配合主管部门向上级请示处理意见。2.7 定期研究职工群众来信、来访的情况和问题，及时向信访领导小组反映，并提出解决问题的建议。2.8 各部门处理完的信访案件,均需写出结案报告,连同信访有关材料一并交到公司总经理工作部,经信访员审核后,归档立卷,交档案室统一管理。2.9 在各部门办案过程中,对本部门能够处理的案件,应提出本部门处理意见;对同时涉及几个部门处理的案件,由公司总经理工作部牵头,组织有关部门共同提出处理意见,然后报公司经理或党委讨论决定。3 信访工作的原则3.1 坚持实事求是,立足就地解决问题的原则,为群众解决实际问题。3.2 坚持调查研究,核准问题,搞清情节和性质,分清是非责任。3.3 坚持以事实为依据,以政策、法律为准绳，恰当处理问题。3.4 坚持正面教育,耐心疏导,确保信访问题得到及时、有效的处理。3.5 坚持所有信访问题,都能做到事事有答复,件件有结果,案案有报告。4检查与考核 按公司全方位目标管理经济责任制进行检查与考核。附加说明：本标准由国电双鸭山发电有限公司标准化办公室提出；本标准由公司总经理工作部负责起草； 本标准由公司总经理田绍林批准。1 范围本制度规定了公司档案管理的职能、内容与要求、检查与考核等。 本制度适用于公司档案管理工作。2 引用标准及参考文件GB/T1.1-2000 标准化工作导则GB/T15498-1995 企业标准体系 管理标准和工作标准的构成和要求GL/T800-2001 电力行业标准编制规则DL/T600-2001 电力标准编写的基本规定GBT11821-89 照片档案管理规定中华人民共和国 档案法科学技术档案工作条例基本建设项目档案资料管理暂行规定科学技术研究档案管理暂行规定 关于企业档案管理规定 关于电力工业企业档案分类规则及分类表 干部档案管理工作条例关于干部档案材料收集归档的暂行规定干部档案整理工作细则会计档案管理办法 档案库房技术管理暂行规定 电力工业国家秘密及其密级具体范围3 职责3.1 档案室是档案管理的主管部门，在公司总经理工作部领导下按照集中统一管理档案的基本原则，建立、健全档案工作，达到档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。负责接收和保管企业的各类档案，积极开展利用工作，为全厂各项工作服务。3.2 企业其他部门定期、按时将归口管理的文件、资料整理归档。4 管理内容与要求4.1 科技档案管理4.1.1 科技档案是企业生产技术、基本建设、科学研究等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料等。 4.1.2 归档材料必须做到完整、准确、图物相符、手续完备，制成的材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，装订结实美观，有利于长久保管。4.1.3 设备检修资料归档管理4.1.3.1机组大修资料归档范围1）大修项目进度表、施工计划、技术措施、解体分析报告；2）规范性大修管理实施细则；3）重大、特殊检修项目的施工计划、技术措施、施工总结；4）改变系统和设备结构的设计资料及图纸；5）大修技术记录和技术经验专题总结；6）大修工时，材料消耗统计资料；7）大修前后的机组热效率试验报告；8）设备（或系统）异动申请及竣工报告；9）各专业的大修总结报告、大修总体验收卡 ；10）冷态、热态整体验收记录及整体总结报告；11）汽轮机叶片频率试验报告；12）汽轮机大修前后调速系统特性试验报告；13）重要部件材料的焊接试验鉴定报告；14）九项技术监督总结性材料；15）监督、监察项目的检查、试验、调校报告；16）全面质量管理总结 。4.1.3.2 机组大修资料归档工作，列入大修管理范围，作为机组大修评优的一个条件。4.1.3.3 机组大修结束后，各有关部门在一个月内应按规定将大修资料收集齐全后交专业工程师审查，大修后两个月内，由检修各专业兼职档案员列好移交清单，经生产技术部门负责人签字后，集中交档案室。4.1.3.4 归档的文件材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写，计算机打印材料字迹要清楚，纸张用A4(包括设备异动申请及竣工报告)，左则留有20 mm的装订位置，归档的材料为原件。4.1.3.5 设备（系统）异动资料管理1）每份设备异动申请报告，应填写编号和被异动设备（系统）的原图号。对未执行的设备异动申请报告（指以编号），需向档案室移交一份。以保证整理时的连续性。2）设备（或系统）异动后，两个月内由实施部门工程技术人员到档案室办理对原图的修改补充工作。 3）对系统进行的异动，如变动较小可直接在图面上“杠改”或“刮改”，并在改动部分旁标注异动报告号，修改内容较多，应另出新图。4）对经多次修改已不符合存档要求的图纸，应由责任检修专业根据档案管理规定重新出图，竣工图必须是蓝图或CAD图纸，要做到图物相符，数据准确，签字手续完备，经生产技术部门审核，总工程师批准后交档案室。5）对设备进行的异动，在制造厂的设备图上修改补充。6）设备异动报告表一律用A4纸打印，图样要清晰，填写编号以专业为单位进行统一编号。4.1.4 基本建设档案资料管理4.1.4.1 基本建设工程项目文件材料归档范围1）项目立项申请报告，上级主管单位的批复 ；2）设计任务书、委托书、技术设计；3）设计方案及审批材料；4）工程地质勘察报告；5）地形、地貌控制点、建筑物、构筑物、安装测量定位记录；6）水文、地震等其他设计基础材料；7）初步设计、技术设计、施工图设计；8）总体规划设计；9）与设计、施工、制造单位的合同、协议、来往技术文件、会议纪要；10）承发包合同、协议书、招投标、租赁文件；11）征用土地批准文件及红线图拆迁、补偿协议；12）施工执照；13）开工报告、图纸会审纪要、工程技术要求；14）施工组织方案、计划、措施；15）有关原材料及设备出厂证明、试验报告；16）设计变更单、材料代用审批文件、工作联系单；17）施工记录（基础处理、试验报告）焊接记录、安装记录；18）工程定位测量、地基允许承载力复查报告；19）隐蔽工程验收记录；20）分部、单位工程质量检查评定；21）交工验收记录证明；22）竣工报告及验收证明；23）项目竣工验收报告；24）工程总结、技术总结；25）全部竣工图；26）项目质量评定；27）竣工验收会议决议文件资料。4.1.4.2 文件材料归档要求1）归档的文件材料必须齐全。大中型和重点工程项目永久、长期保管的项目档案完整率要达到百分之百。 2）归档的材料必须准确反映基本建设活动的历史过程和工程的真实情况。 3）归档的文件材料应做到纸质优良，字迹工整，图样清晰，签署完备。 4） 归档时必须有竣工图，竣工图应逐张加盖竣工图章。5）凡是新建、扩建、改建的基本建设项目的竣工验收工作均应包括对档案的验收。基本建设项目档案要作为工程交工验收的重要条件之一，档案不完整、不准确，工程不予验收。6）签订施工合同（协议）时，应明确乙方移交竣工资料的期限及责任标准，按规定留足竣工资料抵押金。7）工程竣工后按照工程分类，由工程项目负责人负责向档案室移交有关文件资料。8）工程项目竣工验收时，由工程负责部门通知档案人员参加验收工作，检查资料的完整性，提出具体的标准和要求。9）工程负责部门的专业技术人员应负责督促施工单位编制竣工图及有关资料，并负责对竣工图的审核工作。10）工程竣工图纸归档必须是蓝图或CAD图纸，存档的资料应为原件，并做到图物相符、数据准确，签字手续完备。11）竣工资料应及时归档，任何部门和个人不得私自截留。12）没有经过档案室签字或盖章，计划、财务部门不得进行工程竣工结算。4.1.5 设备仪器档案资料管理4.1.5.1 设备仪器文件材料归档范围；1）申请外购的报告、批复；2）外购合同、协议；3）随机图样及文字材料；4）设备仪器开箱记录；5）安装调试记录、总结、检测验收报告等；6）运行记录及重大事故分析处理报告；7）申请引进设备仪器报告、批复；8）产品样本、说明书装单、质量保证书；9）技术经济调查报告；10）与外商谈判、洽谈记录、纪要、合同、协议和来往函件；11）随机全套图样及方案材料（原文和译文）；12）设备仪器安装、调试记录、总结、竣工图样、检测验收报告；13）技术、质量上的异议和处理结果材料；14）设备运行记录及重要事故分析处理报告。4.1.5.2 企业购买的生产设备仪器到货后，由物资部门通知有关专业技术人员和档案管理人员共同参加设备开箱验收，禁止在无档案人员在场情况下开箱验收。4.1.5.3 因特殊原因设备开箱时未通知档案室，设备购置部门事后必须到档案室补办资料移交及开箱验收手续。4.1.5.4 设备仪器进厂开箱验收时，箱内一切文件资料、清单等原始材料由档案室收集、验收、登记，并根据总工程师的意见分发到有关部门，如图纸、资料份数满足不了的，由需要单位自行复印。4.1.5.5 设备仪器安装调试验收后，负责安装调试的主管人员应将设备仪器安装、调试中形成、积累的文件材料及时整理归档。4.1.5.6 本企业自行设计制造的设备仪器，在设计制造工作结束时，由主管设计人员负责将设备仪器文件材料组成保管单位，由本部门负责人审定后，移交档案室归档。4.1.5.7 订购设备的申请、合同、协议，由主持签订的部门负责集中将资料交档案室。4.1.5.8 开箱验收后发现缺少的出厂文件资料等，应由设备购置单位负责索取补齐。4.1.5.9 档案管理人员参加设备开箱验收时，必须认真做好记录，并由设备购置主管单位及有关参加验收的人员共同签字。4.1.5.10 邮寄或捎回的技术资料，有关部门或个人在收件后一周内将原件资料向档案室移交归档，任何部门或个人不得将资料丢失、损坏或截留。4.2 文书档案管理4.2.1 归档范围企业各部门在工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料均属归档范围。包括命令、指示、决定、报告、请示、批复、通知、信函、简报、会议记录、纪要、计划总结、名册、报表、出版物原稿、印模、照片和底片、录音、录像带、证照、外出带回的文字材料等。4.2.2 归档要求与方法4.2.2.1 文书档案人员在做好平时整理、分类、归档工作的基础上，于次年二月份前做好文件材料的收集、登记、接收工作。4.2.2.2 各部门应按照归档范围把应归档的文件材料收集齐全，由兼职档案员于次年二月份前向档案室移交。4.2.2.3 归档的文件材料统一使用A4办公用纸，不得使用园珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水与复写纸书写，文字清楚，签署完备，对破损的文件材料要进行修补，经档案室验收合格后办理移交手续。4.2.2.4 要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，根据不同价值，分别立卷。4.2.2.5 分类组卷采用问题兼顾组织机构的原则。凡是一个问题、一项工作、一起案件、一项活动所形成的文件材料，都可以各自单独组成一卷（文件较多时可以组成数卷），便于保管和利用。4.2.2.6 正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件要立在一起，不得分开。4.2.2.7 不同年代的文件一般不得放在一起，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划计划放在针对年立卷；非诉讼案件放在结束年立卷。4.2.2.8 按照电力工业企业档案分类表0-5大类的分类要求，结合企业机构设置、业务分工、工作内容及可能形成的文件材料情况，拟定立卷类目并备好各种立卷材料。4.2.2.9 文件材料的排列：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；4.2.2.10 编页号，编写卷内目录，编制案卷题名，没有责任者、年、月、日的要考证清楚，填入有关项内。4.2.2.11 案卷封面要填写清楚，标题要简明确切，体式一致，用激光打印机打印封面。4.2.2.12 文件材料立卷时要去掉金属物，破损的要修补，案卷采用三孔一线方法装订。4.3 会计档案管理4.3.1 会计档案是企业会计核算过程中形成的记录，是反映企业经济业务的重要史料和证据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等材料。4.3.2 每年形成的会计档案，由财务部门按照归档要求负责整理立卷，装订成册，并编制检索工具。档案室根据档案管理要求可进行业务指导。当年形成的会计档案，在会计年度终了后在财务部门保存一年，第二年移交档案室统一保管。移交时，由财务部门编制移交清册一式两份，交接双方签名盖章，各保存一份。4.3.3 移交档案室的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应会同财务部门共同拆封整理，以分清责任。4.3.4 财务工作人员到档案室查阅会计档案，须财务部门主任批准，由会计档案管理人员负责登记查阅，其他部门和外单位需查阅会计档案，必须经财务部门主任、档案室主任批准，如需复印 ，必须经分管厂长批准。 4.3.5 会计档案不得借出，如有特殊情况，须经分管厂长批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。4.4 人事档案管理4.4.1 干部人事档案管理4.4.1.1 干部人事档案材料的人事部门应在形成正式材料后一个月内负责归档。4.4.1.2 收到干部任免、工资变动通知后要及时将干部职务变动和工资变动的情况登记归档。4.4.2 干部人事档案的整理4.4.2.1 对归档材料必须按照干部档案工作条例中关于正副本十类内容的划分进行分类整理。4.4.2.2 分类 第一类 履历材料 第二类 自传材料 第三类 鉴定（含自我鉴定）考察考核材料 第四类 学历、学位学绩、培训和专业技术情况材料第五类 政审材料第六类 加入党团、加入民主党派的有关材料第七类 奖励材料第八类 处分材料第九类 工资级别、任免、职务变动表、聘任材料第十类 其它可供组织参考有保存价值材料4.4.3 副本档案材料第一类 近期履历材料第三类 主要鉴定、考核材料第四类 学历学位、评聘专业技术职务材料第五类 政治审查情况、审查结论材料第七类 奖励材料第八类 处分材料第九类 任免、工资级别审批表4.4.4 档案编目装订成册，必须进行认真细致检查验收合格方可入库。4.4.5 干部人事档案保管4.4.5.1 干部档案和工人档案统一管理分箱存放。4.4.5.2 档案存放必须符合安全保密，便于查找的要求，对保管的干部档案都应在档案登记簿上逐个登记编号。4.4.5.3 要定期地检查、核对所管理的干部人事档案，每半年检查一次，平时随时进行登记、发现缺少及时查找，要每年核对一次档案的顺序号，发现问题及时纠正。4.4.5.4 干部档案管理人员不准保管本人及其亲属档案。4.4.6 查阅、借用档案4.4.6.1 查阅干部档案应到人事部办理审批单方可查阅，不准带出档案室。4.4.6.2 查阅档案必须严格遵守保密制度和查阅制度；严禁在档案中涂改、圈划、抽出、抽换档案材料，查阅档案在档案材料上不准放墨水瓶、茶杯、不准吸烟。4.4.6.3 查阅干部档案不准私自复印，非复印不可必须经主要部门领导批准方可复印盖章。4.4.6.4 任何人不准查阅本人及其亲属档案。4.4.6.5 查阅干部档案人员不准泄露档案内容，违反者按违反档案法处理。4.5 声像实物档案管理4.5.1 声像实物档案是企业档案管理重要组成部分，是企业在双文明建设、行政管理、生产、经营、科研、基建管理等活动中形成的，具有保存价值的照片（包括底片）、录音带、录像带、软盘、光盘、奖状、奖旗、奖杯、奖牌、证书、证照、领导题词等。4.5.2 声像、实物档案归档范围1）反映企业主要职能活动和基本历史面貌的声像档案；2）党和国家领导人、国家部委和省市级领导及著名人物来厂视察工作或从事其他活动所形成的与本单位有关的重要公务活动的声像档案；3）企业组织或参加的重要外事活动的声像档案；4）企业召开重要会议和重大纪念活动中形成的声像档案；5）企业重大科技发明、科研成果或荣获市级以上奖励的科技课题及荣获国家、省、市级荣誉所形成的声像档案、奖旗、奖状、奖牌、奖杯等；6）企业重大建设工程的基地原貌、奠基仪式、竣工典礼等活动所形成的声像档案；7）记录企业重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的声像档案；8）具有历史意义和特殊意义的建筑物的声像档案；9）记录企业各项专题活动的声像档案；4.5.3 归档范围一般可分为以下几类：1）会议类（含党群、行政及专业会议等）；2）企业管理类（企业创一流、双文明达标、单项达标等）；3）安全生产管理类（生产、基建、行政安全及治安工作等）；4）领导视察、外事活动类（市、省级以上领导）；5）工会工作类（含劳动竞赛、先进表彰、文化活动等）；6）其它。4.5.4 声像、实物档案的归档时间与要求4.5.4.1 凡是归档范围内的声像档案材料，均应由主管部门及拍摄人员负责在拍摄冲洗加工完成后，按规定时间内分类、整理送交档案室归档。4.5.4.2 声像档案归档前必须进行分类、整理，由承办部门及拍摄者编写文字说明。4.5.4.3 企业获得市级以上实物档案，如证书、锦旗、奖状、奖杯、奖牌在一个月内送交档案室集中统一管理，不得由部门或个人保存。4.5.4.4 归档的声像档案材料必须是原版原件；底片、照片、文字说明齐全；底片与照片内容要一一对应，照片的规格力求标准。反映同一个事件的若干照片，选用主要照片归档；归档的照片材料没有污迹、水斑等损坏现象。4.5.4.5 声像档案材料归档时必须严格履行验收、交接手续。4.5.5 照片档案的整理 4.5.5.1 照片档案的分类：同一全宗内按年代问题进行分类。前后分类应保持一致；不得随意变动。4.5.5.2 照片档案卷内目录格式应符合照片档案管理国标。1）照片号的含义与填写方法：照片号由年代照片分类号、照片代字照片张号组成（照片张号为某个年代同一分类号下面的小流水号）2）底片号的含义与填写方法：底片号由底片分类号、底片代号底片张号组成（底片张号：表示同一类不同年代下的大流水号）则“照片底片号”的填写为19991Z011D01。3）照片档案卷内目录中“题名”的拟写。题名的拟写应在尽量保证基本要素的内容（即事由、时间、地点、人物、背景要素）完整的前提下，作简明、扼要的拟写。4）“备注”留待对卷内照片材料变化时进行说明之用。4.5.5.3 照片应与说明固定在芯页上，每张照片旁应有文字说明，芯页规格为297mm210mm(即A4面大小)。1）文字说明的成份：包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素。事由：照片影像所反映事件、事物的情由；时间：事件发生或事物变化的时间和拍摄时间；地点：被摄物所在具体的地点；人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；摄影者：照片的拍摄人；参见号：与本张（组）照片有关联系的其它档案的档案。似具体内容可注到能源部分类表的二级或三级类目号。2）文字说明与时间的编写要求：文字简炼、语句通顺；拍摄时间用阿拉伯数字表示，以（-）相隔。如1999-12-103）总说明与分说明的填写：一般以照片的自然张为单位编写说明，一组照片（即在同一时间、同一事件下形成的若干张照片）应加总说明，凡已加总说明的一组照片，每张照片只需作简单分说明，并注“*”号表示。4）在照片档案管理中，凡归档的照片必需同时归相对应的底片，如无底片在必要时需翻拍并将底片归档。4.5.6 照片档案的案卷整理4.5.6.1 照片档案的案卷是以类别-年度组卷。4.5.6.2 案卷目录格式应符合国标GBT11821-89照片档案管理规定。4.5.6.3 案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题及本案卷中所包含的年度，题名要简明、扼要。4.5.6.4 照片档案的档号为类别、照片（底片）代号-案卷大流水号，不得出现重号；漏编号与空号现象；4.5.6.5 案卷各部分的排列顺序为：案卷封面-照片档案卷内目录-照片文件-备考表-封底。4.5.6.6 底片档案的整理底片与照片应分开存放，小底片放在袋内；大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸后，缠在卷筒纸芯上保存。4.5.7 照片档案的保管4.5.7.1 照片档案的保管条件1）存放声像档案的库房和装具应做到“九防”要求，库房的温度保持在1424之间，相对湿度在4060%之间。2）保存底片的适宜温度为1315、相对湿度35%-45%，3）库房内昼夜温度变化不大于3、湿度不大于5%；4）库房门窗应密封良好，采用机械通风时加防尘罩。4.5.8 照片档案保管的要求4.5.8.1 保管的装具照片可用照片册，底片可用底片册、底片袋、底片卷筒纸芯等装具。底片应立放保管。4.5.8.2 声像档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。若有受污染的照片、底片，必须经技术处理后归档。4.5.8.3 接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。4.5.8.4 收藏的声像档案根据具体情况要定期进行检查。4.6 图书资料管理4.6.1 资料室负责企业科技图书、资料、报刊和各部门生产、管理所需杂志、规程、标准以及其它有关资料的搜集、订购、借阅和管理工作；负责对经鉴定报废的科技图书、资料进行处理。4.6.2 搜集、采购来的科技图书、资料应及时按“中图法”分类、登录、编号、建卡、投入借阅。做好科技图书、资料的保管、借阅和咨询服务等工作，努力满足科研、生产的需要。4.6.3 凡各部门所需订购有关科技资料，均应由分管领导批准，由资料室统一归口并负责征订和管理工作，其它部门未经批准不得自行购置。4.6.4 凡参加各种学术会议、技术会议的资料原则上一律交资料室统一管理，其它部门及个人不得留存，如因工作确实需要留存，须经有关领导批准。凡没有经过资料室签字验收，财务部门不予报销。4.6.5 科技图书、资料的借阅严格按借阅制度进行，定期进行催还、清理。4.7 图纸修补与底图管理4.7.1 图纸修改与补充为保证图纸的准确性，在发生设备异动、设备改造、设备更新等情况时应及时对图纸进行修改补充。4.7.2 修改已归档的图纸要有总工程师或本部门生产主管领导批准的设备异动批准单或图纸修改补充通知单。4.7.3 修改内容较小时,可直接在图面“杠改”、“刮改”并附异动及变更通知单；采用“杠改”、“刮改”时应在改动部分旁标注“修改标记”并由修改人签字。4.7.4 修改内容较多时,应另出新图代替,原图纸作废,新图列入原图目录,并且注明原保管单位编号.原保管单位标注新保管单位编号后,根据需要另行保管。4.7.5 整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。4.7.6 整台设备报废拆除，调拨时，原图由有关部门审核后注销，更换后的设备图纸经鉴定后应及时归档。4.7.7 图纸的补充与修改由专业技术人员负责进行。4.7.8 底图归档与管理4.7.8.1 企业自行设计的基建工程、生产设施、设备改造的底图应办理底图归档手续。4.7.8.2 归档的底图必须不干燥、不着水、不受潮、不褪色变质、无皱纹。4.7.8.3 归档的底图必须齐全、完整、准确。图面整洁、线条清晰，数字准确，责任签署齐全，图边轧制。4.7.8.4 底图待生产定型、科研成果鉴定、基本建设竣工验收后，由形成部门整理，向本部门档案室归档并办理归档手续。4.7.8.5 归档后的底图按其形成规律，装入特制的底图装具，组成保管单位。4.7.8.6 保管单位内底图按技术文件、结构、组件、部件、零件图进行排列。方案材料在前，图样在后，总装图、组件图在前，零件图在后。4.7.8.7 保管单位封面上的内容应逐步按规定填写清楚。4.7.8.8 底图的保管应设有专门库房和专用铁制底图柜。库房温度应控制在1418、相对湿度控制在5060%为宜。4.7.8.9 底图采用平放保管。不许卷放（超零号规格除外），严禁折叠。底图应轧边，防止撕裂、损坏。4.7.8.10 要定期检查底图的完好情况，对破损的底图采用透明的胶带纸粘补；对破损严重的底图应由形成部门重新描制、审校、更换。4.7.8.11 定期统计底图数量，使底图数量与帐卡保持一致。核查、纠正底图错放现象，如有丢失，及时补救。4.7.8.12 利用者复印蓝图时，应填写晒图通知单，经主管领导审批后复制。底图不外借。4.8 文件材料形成与归档管理4.8.1 文件材料的形成和归档时间4.8.1.1 记录和反映企业生产、科研、基建、经营管理和党、政、工、团等各项活动的，具有保存价值的文字、图表、声象等各种载体的文字材料，一律移交档案室管理。4.8.1.2 机组大修工程和改造项目等活动中形成的文件材料，在任务完成后二个月内（科研项目可适当延期）将应归档的文件材料整理、立卷，由职能部门负责人或项目负责人审核、签字后，向档案室移交。4.8.1.3 各项管理工作和党、政、工、团工作中形成的文件材料，在次年一季度内，由各责任部门的负责人审定、签字后，向档案室移交。4.8.1.4 新购置的重要设备、仪器到货时，随机文件材料在开箱验收时，由档案室登记归档。4.8.1.5 企业召开的各种会议的文件材料，会议结束后及时向档案室移交归档。4.8.2 归档要求4.8.2.1 归档的文件材料必须齐全、完整。4.8.2.2 归档的文件材料必须准确地反映企业各项活动的真实内容和历史过程。4.8.2.3 归档的文件材料统一使用十六开办公用纸或A4纸，不得使用园珠笔、红墨水、复写纸等，文字清楚、印章、签字手续完备。4.8.2.4 归档的文件材料应经过系统的整理和编目，并编制移交清单一式二份。4.8.2.5 文件材料归档一般一式一份，重要的一式二份。4.8.3 归档范围及保管期限各企业根据实际情况，确定归档范围及保管期限。4.9 档案统计管理4.9.1 统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠、及时。原始记录包括档案室业务活动记录、生产、专业会议记录、设备开箱记录、复印分发记录、利用效果记录、库房温湿度记录、移交、接收档案记录、销毁记录等。4.9.2 档案人员必须正确认识统计工作的重要性，坚持原则，实事求是，以科学的态度和方法做好档案统计工作。4.9.3 档案统计，主要是对档案工作和管理基础情况的统计，包括档案数量的统计，保管清查情况的统计，档案鉴定情况的统计，档案提供利用及其效果的统计等。4.9.4 档案工作的基本情况的统计，包括组织机构、人员素质、库房面积、设备、档案资料库藏的统计。4.9.5 档案保管数量的统计，对一定时期内库内档案的收集、移出、归档、库存情况的数量的统计（其中底图、蓝图以张数计算数量，其它类型的按项、卷、份页进行统计）。4.9.6 档案清查情况的统计，主要是对不同时期内遗失，损坏的档案（包括机械、化学、昆虫、微生物以及人为地对档案损坏）等情况的统计。4.9.7 档案鉴定情况，指对被鉴定的数量和鉴定的结果统计，包括所有保管档案（永久、长期、短期）和销毁档案的统计。4.9.8 档案利用情况的统计，是对一定时期内对档案的借阅，提供和复制的次数，数量及利用效果的统计。4.9.9 档案室具体负责各种档案统计数字的汇总工作。统计汇总由专职档案员负责，并定期填报统计报表。4.9.10 填报档案统计报表时，要认真审查、核对，发现统计数字不准确应及时更正。4.9.11 统计工作一般每年进行一次，在进行档案统计工作的同时，应对库房内档案进行清理、核对，做到账物相符。4.10 档案借阅管理4.10.1 企业正式职工通过办理正常手续均可借阅与本人工作业务有关档案，并应爱护档案的完好无损和卷面整洁。4.10.2 借阅档案均需办理借阅登记手续。外单位人员因工作需要借阅档案须经有关领导和部门同意。4.10.3 借阅档案一般只限于在档案阅览室内阅读，确应工作需要借出的，须经档案员同意。仅有一份的档案原则上不外借，如有特殊情况需外借的，必须经有关领导批准。4.10.4 每次借出外阅的档案，借阅时间不得超过一个月，文书档案不得超过半个月，延期需办理续借手续。4.10.5 引进设备的原版图纸，概不外借，只限在档案阅览室查阅。4.10.6 在借阅和归还档案时，双方应当面点清，并由档案员在借阅本上填清借阅和归还日期。4.10.7 借阅的档案要妥善保管，如有丢失或损坏，借阅人必须书面检查，经所在部门领导签字后，交档案室处理。4.10.8 职工办理离厂手续时，必须经档案室工作人员在职工调动通知单上签字。4.10.9 借用一般的