行政公文排版实践定.ppt

1 公文排版实践 宋斌整理2013年6月23日 排版依据 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 2 排版依据 党政机关公文格式 GB T9704 2012 参照国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 3 4 实验目的 了解我国国家机关 社会组织现行的公文种类 行文规范 写作要求 培养和提高撰拟公文和处理公文的能力 以便毕业后能胜任工作需要 5 实验内容 了解公文的含义 种类 格式 制作公文模板 添加公文正文内容并排版 6 实验步骤 一 了解公文的含义 种类 格式公文的含义 行政机关的公文 包括电报 是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 7 2 公文的种类主要有 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 8 3 国家行政机关公文格式 图例 A4纸张 297mm 210mm 225mm 156mm 天头 上页边距37mm 1mm 钉口 左页边距28mm 1mm 地脚 下页边距35mm 1mm 翻口 右页边距26mm 1mm 7mm 28mm 在计算机中的应用页面设置 doc 版心 9 10 下行文首页格式 上行文首页格式 老国标 公文格式变化 A组 单位 mm 14 A6105x148A774x105A852x74A937x52A1026x37 A0841x1189A1594x841A2420 x594A3297x420A4210 x297A5148x210 15 4 公文由眉首 主体 版记三部分组成 16 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 公文中各要素标示规则公文的各要素划分为眉首 主体 版记三部分 置于公文首页红色反线 宽度同版心 即156mm 以上的各要素统称眉首 置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体 置于主题词以下的各要素统称版记 17 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 18 19 二 制作公文模板 步骤目录 第三步 制作发文机关标识 第四步 制作发文字号 第二步 插入页码 第一步 空白页的页面设置 第七步 保存成模板文件 第六步 制作版记 主题词 抄送 印发机关 第五步 制作红色反线 标题 20 二 制作公文模板 一 打开空白的文档 进行页面设置1 设置 页边距 上 3 7cm下 3 5cm左 2 8cm右 2 6cm 2 设置 版式 页眉和页脚 设置成 奇偶页不同 3 设置 文档网格 字体 为 仿宋 字号 为 三号 且 每行 设置成28个字符 每页 设置成22行 然后单击 确定 按钮 版心以三号仿宋字为标准 每页22行 每行28个汉字的国家公文标准 国家行政机关公文格式 公文用纸幅面及版面尺寸公文用纸的幅面尺寸 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB T148中规定的A4型纸 其成品幅面尺寸为 210mm 297mm 并规定各裁边的误差为 3mm 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头 上白边 为 37mm lmm 公文用纸订口 左白边 为 28mm 1mm 版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 GB T9704 1999 22 3 国家行政机关公文格式 图例 A4纸张 297mm 210mm 225mm 156mm 天头 上页边距37mm 1mm 钉口 左页边距28mm 1mm 地脚 下页边距35mm 1mm 翻口 右页边距26mm 1mm 7mm 28mm 在计算机中的应用页面设置 doc 版心 23 二 插入页码 国标GB T9704 1999要求设定 打开 页面设置 对话框 选定 版式 标签 距边距 页脚 设定数值为3厘米 可实现一字线距版心下边缘7mm 24 二 插入页码 插入页码 中 位置 设置为 页面底端 页脚 对齐方式 设置为 外侧 设置页码格式 数字格式 设置为全角的显示格式双击页码 在页码两边各加上一条 全角 方式的短线 并将页码字号设置成 四号 字体任意 25 二 插入页码 奇数页的页码设置成右空一个汉字 偶数页的页码设置成左空一个汉字 其操作方法 选择 格式 菜单中的 段落 命令 打开 段落 对话框 选定 缩进和间距 标签 缩进右 设为 1字符 点击 确定 关闭 页眉和页脚 回到文本编辑状态 即完成单页页码设定 同理设置双页页码 缩进左 三 制作发文机关标识 A 单一发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后面加 文件 组成 1 选择 插入 菜单 文本框 横排 此时鼠标将会变成 在最上方拖动鼠标左键后放开 出现一个文本框 在该文本框内输入 绍兴市委办公室文件 即 发文机关标识 26 三 制作发文机关标识 2 设置发文机关标识在该文本框的边框处双击 此时弹出 设置文本框格式 对话框 选择 颜色和线条 选项卡 颜色 设置成 无填充颜色 选择 大小 选项卡 高度 设置成 2cm 宽度设置成 15 5cm 注 可根据实际情况调节尺寸 27 三 制作发文机关标识 选择 版式 选项卡 单击 高级 按钮 水平对齐的 对齐方式 设置成 居中 度量依据 设置成 页面 垂直对齐的 绝对位置 设置成 页边距 下侧 可设置成 2 5cm 平行文标准 也可设置成 8 0cm 上行文标准 注 可根据实际是什么标准而调节尺寸 在我们这次实验中设置成平行文标准 选择 文本框 选项卡 左 右 上 下都设置成 0cm 28 三 制作发文机关标识 选中文本框内的全部文字 将颜色设置成 红色 字体设置成 小标宋简体 字号根据文本框的大小设置成相应字号 但要尽量充满该文本框 这样 宽为155mm 高为20mm 距上25mm的眉首制作完成 如下图所示 29 三 制作发文机关标识 B 联合发文机关标志 联合行文时 如需同时标注联署发文机关名称 一般应当将主办机关名称排列在前 如有 文件 二字 应当置于发文机关名称右侧 以联署发文机关名称为准上下居中排布 党政机关公文格式GB T9704 2012 31 三 制作发文机关标识 1 选择 插入 菜单 文本框 横排 此时鼠标将会变成 在最上方拖动鼠标左键后放开 出现一个文本框 32 三 制作发文机关标识 在该文本框内插入一行二列的表格 左边第一行内输入 绍兴市委办公室 左边第二行内输入 绍兴市人民政府办公室 即 联合发文机关 选择 格式 中 调整字符 进行字符间距调整 以字多字符为准 右边第一行输入 文件 二字并合并单元格 将 文件 二字选择为左居中 并进行微调 33 三 制作发文机关标识 2 设置发文机关标识在该文本框的边框处双击 此时弹出 设置文本框格式 对话框 选择 颜色和线条 选项卡 颜色 设置成 无填充颜色 选择 大小 选项卡 高度 设置成 4cm 宽度设置成 15 5cm 注 可根据实际情况调节尺寸 34 三 制作发文机关标识 选择 版式 选项卡 单击 高级 按钮 水平对齐的 对齐方式 设置成 居中 度量依据 设置成 页面 垂直对齐的 绝对位置 设置成 页边距 下侧 可设置成 2 5cm 3 5cm 平行文标准 也可设置成 8 0cm 上行文标准 老国标的版本 注 可根据实际是什么标准而调节尺寸 在我们这次实验中设置成平行文标准 35 三 制作发文机关标识 选择 文本框 选项卡 左 右 上 下都设置 0cm 选中文本框内的全部文字 将颜色设置成 红色 字体设置成 小标宋简体 字号根据文本框的大小设置成相应字号 但要尽量充满该文本框 这样 宽为155mm 高为20mm 距上25mm 35mm 的眉首制作完成 如下图所示 36 四 发文字号制作 发文字号由发文机关代字 年份和序号组成1 格式要求 发文机关标识下空1行 用3号仿宋体字 居中排列 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 37 38 2 设置发文字号 输入发文字号 绍市委办 2006 32号 其中六角括号在右键 符号中找 设置发文字号中的中文文字的字体为三号仿宋 且居中显示 这是平行文的发文字号的标准 如果是上行文 则应设成三号仿宋字体 左空一个字的距离 且要添加 签发人 三字 这三字设为三号仿宋字体 并添加 签发人姓名 应设置为三号楷体 右空一个字的距离 四 发文字号制作 39 3 注意点 设置发文字号中的数字的字体为TimesNewRoman 如下图所示 40 五 红色反线制作选中 视图 菜单 工具栏 绘图 此时在Word下方出现一条 绘图 工具栏 单击 绘图 工具栏的直线工具 鼠标会变成 十 字形 按住键盘上的Shift键同时拖动鼠标形成一条水平线 双击水平线 此时弹出 设置文本框格式 对话框 设置红色反线 选择 颜色和线条 选项卡 颜色 设置为 红色 虚实 设置为 实线 粗细 设置为 2 25磅 41 选择 大小 选项卡 宽度 设置 15 5cm 选择 版式 选项卡 单击 高级 按钮 水平对齐的 对齐方式 设置成 居中 度量依据 设置成 页面 垂直对齐的 绝对位置 设置成 页边距 下侧 设置成 7cm 平行文标准 13 5cm 上行文标准 老国标 注 可根据实际要求调节尺寸 本次实验中设置成平行文标准 六 版记 主题词 抄送 印发机关 的制作 第一种方式 在文档的最后插入一个表格 选择 表格 菜单 插入 表格 插入一个1列2行的表格 选中表格 右键 表格属性 表格 选项卡 对齐方式 设置为 居中 单击 边框和底纹 按钮 在 预览 窗口中将每行的下线选中 其它线取消 如下图所示 42 六 版记 主题词 抄送 印发机关 的制作 43 六 版记 主题词 抄送 印发机关 的制作 第二种方式 首先将 视图 工具栏 绘图 选中 单击 绘图 工具条的直线工具 鼠标变成 十 字形 左手按住键盘上的Shift键 右手拖动鼠标从左到右划一条水平线 然后选中直线单击鼠标右键 选择 设置自选图形格式 反线的属性在这里进行设置 44 六 版记 主题词 抄送 印发机关 的制作 选择 颜色和线条 附签 颜色 设置为 黑色 虚实 设置为 实线 粗线 设置为 1 25磅 选择 大小 附签 宽度 设置为 15 5cm 45 六 版记 主题词 抄送 印发机关 的制作 选择 版式 附签 单击 高级 按钮 水平对齐 对齐方式 设置成 居中 度量依据 设置成 页面 垂直对齐 对齐方式 设置成 下对齐 相对于 设置成 页边距 绝对位置 设置成 页边距 下侧 设置成 22 5cm 可实现版记最后一条黑色反线与版心的下边缘重叠 46 六 版记 主题词 抄送 印发机关 的制作 2 主题词 老国标 见下图表格第一行 主题词 三字用三号黑体 居左顶格标识 后标全角冒号 主题词词目用3号小标宋体字 词目之间空1字 47 48 六 版记 主题词 抄送 印发机关 的制作 3 抄送 如上图表格的第二行 在主题词下一行 左空1字用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 49 六 版记 主题词 抄送 印发机关 的制作 4 印发机关和印发时间 位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占1行位置 用3号仿宋体字 印发机关左空1字 印发时间右空1字 印发时间以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 50 六 版记 主题词 抄送 印发机关 的制作 印发时间制作方法一 选择 插入 菜单中的 日期和时间 命令 打开 日期和时间 对话框 对话框里有多种时间和日期的表达式 其中便有GB T9704 1999所规定的日期表达式 选中后点击 确定 即可 51 六 版记 主题词 抄送 印发机关 的制作 印发时间制作方法二 使用 智能ABC输入法 如输入 i2001 按空格键 则输入的即为 二OO一 若想输入 二OO一年十二月十一日 可直接输入 i2001ns2ys1r 再按空格键即可 52 七 保存成模板文件 1 单击 文件 保存 保存类型 选择 文档模板 dot 文件名 公文模板 保存位置 桌面 至此 模板制作完成 以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板 直接进行公文正文的排版 53 2 要对该模板进行修改 可以调出相应模板 方法是 选择 文件 打开 找到相应的模板路径 若模板保存时按系统默认设置的 然后单击 打开 按钮调出模板即可进行修改 54 七 保存成模板文件 三 添加公文正文内容并排版 一 打开模板 二 标题 红色反线下空2行 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排列 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 如下图所示 55 三 添加公文正文内容并排版 56 三 添加公文正文内容并排版 三 主送机关 标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如下图所示 57 三 添加公文正文内容并排版 58 主送机关截图 三 添加公文正文内容并排版 四 公文正文 主送机关名称下一行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 如下图所示 59 三 添加公文正文内容并排版 60 三 添加公文正文内容并排版 五 成文时间 用汉字将年 月 日标全 三号仿宋体字 右空四个字的距离 零 写为 输入方法 右击 输入法 上的小键盘 选择 单位符号 如所示 二OO一年十月十日 61 三 添加公文正文内容