材料设备采购管理制度.doc

材料设备采购管理制度第一章 总则为了规范公司的材料设备采购行为，加强材料设备采购的管理，确保采购工作正常进行，同时降低采购成本，特制定本管理办法。第二章 采购方式公司材料设备的采购实行如下两种采购方式。2.1招标采购方式。招标采购方式适用于以下两种情况：2.1.1 依据国家相关法律、法规、政策和公司管理规章制度，必须采取招标方式进行采购的；2.1.2根据公司采购决定，需要采取招标方式进行采购的。2.2比质议价方式。对资质相近的供应商的投标进行比质议价，确保选择物资适用、价格经济的供应商。第三章 采购计划的编制和审批3.1大宗建筑材料、装饰材料和大型特种机电设备采购流程。3.1.1工程部根据工程需要，核算所需材料设备及数量，认真、详细填写材料设备计划书，确保计划书的真实性、合理性。工程部部长在计划书上签字后，上报总经理审核。3.1.2材料设备计划书审核批准后，采用招标方式采购的，具体做法按照招投标管理办法执行；采用比质议价方式采购的，工程部对所需采购的材料设备进行市场调查，向合格供应商发出材料询价单，并在规定时间内接收报价单（应有不少于两家的报价单）。3.1.3工程部就接收到的报价单，组织相关人员与合格的供应商展开谈判，谈判内容包括购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付方式等，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商，报总经理审批。3.1.4审批通过后，与供应商签定采购合同，严格按照采购合同进行采购。3.2小宗和一般性建材，价值在1000元以下的工具、设备和低值易耗零部件采购流程。3.2.1工程部核算所需材料设备及数量，提前5个工作日填写购物申请表。工程部部长在申请表上签字后，报办公室审核。仓库管理员应对所申请材料设备进行核对，以免重复采购，造成积压。3.2.2审批通过后，采购员办理请款手续，货比三家后，在材料设备需求日之前购进。第四章 采购合同管理4.1工程部根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报法律顾问审核及总经理审批，并根据法律顾问及总经理意见对草案进行修订，由此形成正式的采购合同。4.2正式的采购合同必须包括以下内容：4.2.1合同签订双方的单位名称、联系方式。4.2.2采购物品的单价、总价。4.2.3采购物品的数量与规格型号。4.2.4采购物品的品质和技术要求。4.2.5采购物品的履约方式、期限、到货地点。4.2.6采购物品的验收标准和方式。4.2.7付款方式和期限。4.2.8售后服务和其他优惠条件。4.2.9违约责任和解决争议的方法。4.3工程部代表公司同供应商签订采购合同，并负责采购合同的落实。4.4采购材料和设备根据采购方式的不同应在签订合同之前预留适当的合同审批时间和招投标时间。第五章 材料设备的验收5.1材料设备在合同签订之前，必须检查供应商的法人委托书、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同和入围资格要求。5.2检查进场材料设备与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工乃至保修期结束。5.3验收项目如下：5.3.1材料设备的品牌是否符合合同要求。5.3.2材料设备的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。5.3.3材料设备的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。5.3.4材料设备是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。5.3.5材料设备合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。5.3.6材料设备的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。5.3.7材料设备的数量是否符合合同要求及供货计划要求。5.4材料设备的检查、验收工作必须做到100%的验收率，验收合格后方可支付材料设备款。5.5若有验收不合格的材料设备，工程部填写退货清单（一式两份，一份交供货商，一份留底），退货费由供应商支付，并责令供应商在供货期限内提供合格材料设备。第六章 罚则采购工作人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的，根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及相应的经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：6.1采购工作人员私自接收或向供应商索取财物的。6.2采购工作人员接收财物后未主动上缴公司的。6.3采购工作人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密。6.3.1泄露其他供应商对同类产品的报价。6.3.2招投标中泄露其他参与的供应商名称。6.3.3泄露标底的。6.3.4泄露其他公司的秘密或公司认为是泄密行为的。6.3.5隐瞒供应商及供应材料（设