采购管理系统培训教程.ppt

易飞管理软件 采购管理子系统培训 PUR 课程大纲 一 前言 二 系统架构 三 基础信息创建及信息字段说明 四 日常交易作业程序及报表管理 五 异常管理报表 六 批处理 七 期初上线及信息搜集 了解系统的效益及功能 了解信息搜集及整理重点 熟悉系统的操作方式 了解系统例行作业程序 了解系统上线的步骤及导入程序 前言 教育培训课程的目的 供应商料件价格管理 提供料件的请购 采购 进退货管理 提供请购分购管理 提供询价 核价管理 提供四种采购预计进货报表 供应厂商进货评核 前言 系统功能 提高料件采购流程的效率与正确性 降低生产停工待料的异常发生 加强供应商的评核管理提升采购质量 采购异常管理有助于降低成本 前言 系统效益 一 系统主画面二 系统功能图三 系统主作业程序概述四 采购系统与其他系统的关联 系统架构 系统架构 系统主画面 基本信息录入 采购人员信息 供应商信息 采购单据性质 价格交易管理 供应商料件管理 系统架构 系统功能图 日常交易处理 供应商料件价格及交易信息录入 录入核价单 录入询价单 录入请购单 录入采购单 录入采购变更单 录入进货单 录入退货单 采购进度管理 预计进货表 采购明细表采购全程跟踪表 交易管理 进货明细表 进货统计表 料件历史进货记录表 验退件退回明细表 收料验退管理 采购价格调幅表 采购价格异常表 供应商供货明细表 系统架构 系统功能图 供应商评估 供应商评级 供应商ABC分析表 系统架构 系统主作业程序 基本信息规划 采购人员 供应商 单据性质 信息创建与核对 基本信息列表 期初余额导入 未结案采购单 品号供应商信息输入 录入请购单 录入采购单 录入进货单 录入验退单 录入退货单 日常交易登录 应付账款管理 应付票据管理 请购单凭证 采购单凭证 进货单凭证 验退单凭证 退货单凭证 采购系统 存货管理 物料需求计划 工单管理 应付账款 自动分录 批次需求计划 产品结构 基本信息 进口管理 系统架构 与其他系统的关联性 1 前序作业2 采购管理系统基础信息创建 基本信息创建及信息字段说明 录入工厂信息录入仓库信息录入部门信息录入币种汇率设置编码原则录入职务类别录入交易对象分类录入页脚 签核录入程序页脚 签核 基本信息创建及信息字段说明 前序作业 基本信息创建及信息字段说明 采购基础信息 一 供应商信息字段说明二 供应商料件价格管理三 设置采购单据性质建议及信息字段说明 一 录入供应商信息字段说明 基本信息创建及信息字段说明 采购基础信息 采购厂商 委外厂商的编码原则应分开设定 有类别厂商评核需求者 同类厂商编号应归纳同区间 厂商有加工亦有采购供货者 为区分应付帐款科目的管理应区别编号 供应商编码注意事项 可变更核准状况 已核准 尚待核准 不准交易 基本信息创建及信息字段说明 采购基础信息 供应商信息字段说明 设置进销存参数 设置核准状况的默认值 供应商分类开窗 录入交易对象中的供应商分类信息 供应商信息字段说明 如 Y 一张采购单可分多笔进货单进货 由最近一次进货单回写 可空白 将来日期推算时为不存在日期则视为月底 例 进货后 1 个月逢 30 日结账 表示 验收日为060305则结账日期为060430 供应商信息字段说明 ABC等级 可通过供应商ABC分析表更新交货评等 可通过供应商评级作业更新质量评等 可通过供应商评级作业更新以上三字段亦可由人工自行输入与维护 供应商信息字段说明 加工费用 加工费用的明细科目应付帐款 应付帐款的明细科目应付票据 应付票据的明细科目以上三字段为自动分录系统使用 供应商信息字段说明 可空白 将来日期推算时为不存在日期则视为月底 例 进货后 1 个月逢 30 日结账 表示 验收日为060305则结账日期为060430 供应商信息字段说明 可开窗选择在基本信息管理系统中建立的付款条件 基本信息创建及信息字段说明 价格管理 录入供应商料件价格 基本信息创建及信息字段说明 价格管理 单价默认来源 基本信息创建及信息字段说明 价格管理 更新商品计价 现行单价制 基本信息创建及信息字段说明 价格管理 更新商品计价 标准单价制 核价日期 生效日期 失效日期 核价日期4 14 256 10生效日期4 15 17 1失效日期6 305 31单价元10099105 采购日期采购单价4 10100元5 2099元8 10105元 基本信息创建及信息字段说明 价格管理 基本信息创建及信息字段说明 价格管理 数量PC单价0 1005 0元101 5004 8元501 以上4 5元 单头信息单身信息101以上单身信息501以上 1 由 录入供应商料件价格 中直接输入及维护2 由更新核价的核价单更新 分量计价 基本信息创建及信息字段说明 价格管理 基本信息创建及信息字段说明 价格管理 基本信息创建及信息字段说明 单据性质 单别代号 不可重复 请以数字组合编码 2 单据性质 请购单进货单核价单退货单采购单询价单 基本信息创建及信息字段说明 单据性质 3 编码方式 码号共有11码 年码数及流水数的位数可自行设置 1 日编 YYMMDD99999 2 月编 YYMM9999999 3 流水号 99999999999 4 手动编号 在交易作业中自行输入编号 基本信息创建及信息字段说明 单据性质 基本信息创建及信息字段说明 单据性质 4 进价控制 请购单 采购单 进 退 货单等单据中只有单据性质和品号都做单价控制 程序才进行售价控管 基本信息创建及信息字段说明 单据性质 5 限定单别输入用户 勾选后此种单别只提供此用户开窗选定 但也可通过单头toolbar增加 3101请购单NNNNN3201核价单NNNYN3301采购单NNNNN3302服务性采购NNNNN3401进货单 采 NNYNN3402紧急进货单NYNNN3403服务进货单NNNNN3405赠品进货单NNNNN3501退货单NNNNN 单别单据名称自动自动核对更新直接确认打印采单核价结帐 基本信息创建及信息字段说明 单据性质 单别示范 采购单据设置 单据名称单据性质更新核价进价控制核对订单直接开票 请购单31 请购单NNNN核价单32 核价单YNNN国外采购单33 采购单NYNN国内采购单33 采购单NYNN材料进货单34 进货单NYYN现结进货单34 进货单NYYY零星进货单34 进货单NNNY材料退货单35 退货单NNYN现结退货单35 退货单NNYY金额折让单35 退货单NNYY采购询价单36 询价单YNNN 单别示范 具体采购单据性质设置说明 采购单据设置 1 请购单企业内各部门下给采购部的需求单 最终是否采购以及采购多少 由采购员确认后下单给供应商 2 核价单企业的价格相对稳定 设置专门的核价单 对同一供应商的多个物料做价格的确认 核价单审核后 自动更新供应商料件价格的单据 包括分量计价 3 核价采购单某些企业在下采购单时原来的单价无法作为参考 每一张都需要重新谈定价格 直接利用采购单来更新价格 采购单审核后 同时会自动更新供应商料件价格 具体采购单据性质设置说明 采购单据设置 4 材料采购单材料采购单 进货的来源单 可控制品号的金额不可高于单价上限率5 材料进货单 现结进货单采购下单后 物料进货时需要跟单走 进货单上必须记录采购单单别单号序号信息 这两种进货单都需做进价控制 需要核对订单 有的时候涉及到现金结帐 所以设置现结进货单 进货单审核的同时自动生成采购发票 6 零星进货单有一些紧急的耗材类的进货 不需要采购单 可直接通过零星进货单进货 进货单审核后立即开采购发票 具体采购单据性质设置说明 采购单据设置 7 材料退货单 现结退货单进货时跟采购单走 材料有不良涉及到退货时也同样要跟采购单走 需核对订单 做进价控制 涉及到现金结帐的 设置现结退货单 8 金额折让单原材料不良时 不退货品 直接扣款 这部分的扣款直接开发票 以该单据处理 9 采购询价单针对一款新的之前没有交易过的物料的需求 采购在下单前 可针对不同的供应商做一个比价的动作 再选择合适的供应商来交易 并且可把该选定的单价自动更新到价格库 一 采购核价作业程序二 请购作业程序及信息字段说明三 采购作业程序及信息字段说明四 采购变更作业程序及信息字段说明五 进货验收作业程序及信息字段说明六 验退件退回作业程序及信息字段说明七 退货单作业程序及信息字段说明 日常交易作业程序及报表管理 日常交易作业程序及报表管理 采购核价作业程序 1 单据若为更新核价者将更新供应商料件信息 2 若采购商品有分量计价的需求 则直接由核价单来更新供应商料件 日常交易作业程序及报表管理 录入核价单作业 勾选分量计价后可打开子单身输入分量计价的信息 分量计价更新品号供应商信息的核价单 应与一般数量的核价单分开打单 分量计价的核价单 更新核价 核价单单身的 数量 不输入 单价 将更新 品号供应商信息 的单头 单价 核价单身开窗的分量计价将更新 品号供应商信息 的单身分量计价信息 一般数量的核价单 无分量计价管理需求或通用更新核价 核价单单身的 数量 及 单价 输入 1 内部需求的凭证2 审查内容为 品号 数量及需求日期的合理性 需求来源正确性 MRP LRP 再补货建议表 BOM自动请购 其他 日常交易作业程序及报表管理 请购作业程序 请购作业的目的 1 计划采购时所遗漏的需求 2 超耗用料的额外零星需求 3 非正常需求的其它需求 如客户的额外订单或代购品 日常交易作业程序及报表管理 请购作业程序 一般请购作业的时机 日常交易作业程序及报表管理 请购作业程序 可按采购预交货日分别生成采购单 1 请购部门 基本信息管理系统进行录入2 请购人员 基本信息管理系统进行录入3 需求日期 系统默认 由录入品号信息的前置天数推算而得 Q 想一想 前置时间在哪个系统设定呢 日常交易作业程序及报表管理 请购作业程序 录入请购单的字段说明 需求日期 单据日期 固定前置天数 采购单位换算为库存单位后的数量 批量 变动前置天数 4 参考供应商 即品号主要供应商5 结束码 该请购已生成采购单则系统自动更新 日常交易作业程序及报表管理 请购作业程序 录入请购单的字段说明 1 锁定码的意义 当采购人员收到请购信息时 必须针对此请购信息进行审查 选择厂商 确定单价 数量及交期 当信息确定后表示即将要发出采购单 如此步骤完成采购人员必须将锁定码锁定 日常交易作业程序及报表管理 维护请购信息 维护请购信息的字段说明 2 请购分购 即一笔请购向多个供应商购买单身可输入单头 采购总数量 总金额单身 采购数量 采购比率 日常交易作业程序及报表管理 维护请购信息 维护请购信息的字段说明 单身数量加总 将完成的请购信息依供应商分别产生采购单 更新后请 1 查询录入采购单作业 您将可看到采购单据的完整信息 2 请查询录入请购单作业将会看到采购单号 日常交易作业程序及报表管理 请购作业程序 从请购单生成采购单 若置为Y 则当采购数量合计 请购数量时 才将请购单单身置为结束 1 请购明细表2 请购状况表3 品号供应商已请购未采购明细表4 厂商别已请未购列表 日常交易作业程序及报表管理 请购作业程序 请购管理报表说明 1 现有库存可用量2 品号库存状况表 日常交易作业程序及报表管理 采购作业程序 1 参考单别 参考单号 参考序号 来源单号 输入时可为订单 工单单号或其他备注之有意义单号 2 已交数量 由进货单及退货单更新 无须输入 3 采购单价 1 供应商料件价格2 最近进价3 标准进价 日常交易作业程序及报表管理 采购作业程序 录入采购单的字段说明 4 结束采购单作业 应定期运行本作业对于过期未交的采购件采购人员应定期检查交货的需求性 过期未交者确定要交货时 应以变更交期方式更改采购单据 如果确定不交货时 应要指定结案 避免收料单位又进行收料作业 您可透过采购预计进料表协助进行指定结束作业 日常交易作业程序及报表管理 采购作业程序 录入采购单的字段说明 已交数量 订单数量时 显示 已结束 已交数量 透过功能钮的指定结束作业更新时 可显示 指定结束 此栏位只做显示 不可手动修改 定价顺序 1 供应商料件价格2 最近进价3 标准进价 Q 想一想这些作业在哪些系统 录入采购单 日常交易作业程序及报表管理 采购单信息来源 MRP采购计划发放 LRP采购计划发放 从请购单生成采购单 从订单自动转成采购单 日常交易作业程序及报表管理 采购变更作业程序 直接更改采购单 通过录入采购变更单处理 将原采购单指定结案 另开一张新的采购单 日常交易作业程序及报表管理 采购变更处理的方式 1 采购变更单的单据特性同原采购单别 2 未确认的采单直接从采单更改 无须新增采购变更单 3 已确定的采购单且已经发出采购者 应保留变更信息且应由采购变更通知单通知相关单位处理变更事宜 日常交易作业程序及报表管理 采购变更处理的特性 表示此订单单身所有为 未结束 状态的序号信息 其状态要变更为 指定结束 若是只改变某序号的数量或单笔信息 则本选项不选择 由单身选择需结束的订单序号指定结束 若整张结束 则单身不可输入 发票与送货文件 录入进货单 进货记录 进货单 进货单确认 到货检查 进货检验 供应商供货统计表料件历史进货记录供应商进货明细表供应商进货汇总表 采购单 取回 验退件未退明细表 N Y Y 验退 N 日常交易作业程序及报表管理 进货作业程序 1 到货登记 2 质量检验 3 货款输入 资材收料IQC采购或会计单位 权责 日常交易作业程序及报表管理 三段式进货说明 1 到货日期 预交日超期码 Y 2 运行验退件退回验退码 Y 3 结账单确认结账码 Y 日常交易作业程序及报表管理 录入进货单字段说明 1 将纳入存货价值 2 不纳入厂商之应付帐款 3 如 运费 扣款金额 1 不纳入存货价值 2 将纳入厂商之应付帐款 3 如 损坏扣款 进货费用 日常交易作业程序及报表管理 录入进货单字段说明 依供应厂商基础信息设置可以控制是否分批交货 可设置料件的允超收率 超额数量禁止到货 可设置收料单是否一定要有采购信息 提供提前交货之预警 依供应厂商基础信息设置可以控制是否随货附发票 日常交易作业程序及报表管理 录入进货主要功能 日常交易作业程序及报表管理 进货单审核后对信息有何影响 发票信息更改 录入发票信息输入货款 输入或修改货款 检验结果 系统自动判断检验状态 供应商供货统计表 供应商供货明细表 料件历史进货记录表 料件历史进货汇总表 日常交易作业程序及报表管理 进料记录管理报表 名词定义 验退 验收前退货 退货 验收后退货 退货单信息字段说明 验退件退回明细表 验退件未退明细表 日常交易作业程序及报表管理 退回验退件作业 日常交易作业程序及报表管理 退货单作业程序 进货单如进行核对采购单管理的 退回单一般也应核对采购单 若该品号进行批号管理的 批号栏位务必输入 日常交易作业程序及报表管理 退货单录入字段说明 退货单为应付帐款的减项 一般退货品应输入原采购单号 如果该采购单已经结案 退货品已经确定不再进货的 采购单应指定结案 如无采购单的 退货单价来自品号供应商信息 进行批号管理的 批号一定要输入 日常交易作业程序及报表管理 退货作业的注意事项 退货 有实物退回折让 只扣款 不退回实物 日常交易作业程序及报表管理 其他管理报表 采购业务执行跟踪报表 料件预计进货表工单预计进货表采购预计进货表供应商料件交货排程表供应商采购交货状况表采购全程跟踪表 日常交易作业程序及报表管理 其他管理报表 供应商统计 分析表 供应商供货统计表供应商ABC分析表采购预计进货表供应商供货异常表 日常交易作业程序及报表管理 其他管理报表 采购价格调幅表采购价格异常表 可参考标准进价 已进货未收发票检查表已进货未结账检查表暂估成本明细表 可按时点出报表 一 重新计算采购已交量二 更新供应商月统计信息三 供应商评级四 供应商ABC分析表 批次作业 1 此为信息维护的程序 无须定期运行