管理文件控制程序及流程图绘制培训15.ppt

1 管理文件控制程序 介绍及流程图绘制培训 运营改善部成四祥 2 主要内容 管理文件介绍管理文件OA报批流程什么是流程管理如何绘制业务流程图 3 第一编 管理文件控制程序 介绍 4 第一编 管理文件控制程序 介绍 原 统称规章制度现 统称管理文件 涵盖了基本制度 办法 细则 标准 应急预案等管理文件 原 封面 表头 并与正文分开 现 取消封面 表头 编号 签发 日期 修订说明等 全部放在正文第1页 增加版本 编号唯一 只改版本 原 章 节 条 款 目 现 1 2 3 科技论文序号形式 1 1 1 2 1 31 1 1 1 2 1 1 3 1 形式不同 文件编号不同 增加业务流程及流程图 章节条款不同 版面格式不同 原 集团制度 年 第 号 现 公司名称 BSSS 专业号 Z 分类号 流水号 如 编号BSSSZ01001 由公司办统一编号 各类公司文件 会议纪要中涉及管理分工或业务流程等方面内容的 应于2个月内将相应内容纳入已有管理文件或者制定新的管理文件 要求每2年进行修订 5 1 什么是管理文件公司管理文件属公司公文 是对公司各项管理业务的职责分工 运作流程规定的总称 管理文件分为基本管理制度和其他管理文件 1 基本管理制度 根据 公司法 公司章程 董事会相关决议规定要求建立的管理文件称为基本管理制度 基本管理制度须经董事会审议批准 其效力高于其他管理文件 其他管理文件不得与基本管理制度相抵触 2 其他管理文件 其他管理文件规定了公司相关职能和业务的管理职责 界面和具体工作流程 分为管理办法 管理细则 管理规范和应急预案等 第一编 管理文件控制程序 介绍 6 管理制度分类表 一 第一编 管理文件控制程序 介绍 7 管理文件分类表 二 第一编 管理文件控制程序 介绍 8 管理文件名称除基本管理制度可用 管理制度 外 其他管理文件不用 制度 标称 一般用 办法 细则 规范 标准 程序 预案 等进行标称 对拟稿人的基本要求 1 了解 熟悉公司的总体业务分工 并精通本专业业务运作的要求及流程 2 了解本业务的具体要求 并能在日常工作中贯彻执行 第一编 管理文件控制程序 介绍 9 目的 或总则 制定依据和适用范围管理职责和分工 要对相关单位的职责和分工进行明确 业务流程 除文件描述外 还需绘制流程图并作为附件 以及涉及相关管理文件的名称 需注明该文件的编号 附则 解释权 相关制度的废止 生效等 需要说明的是 管理文件一般不涉及对该管理业务的考核 公司所有的考核统一纳入评价体系 由相关管理部门在专业评价细则中予以明确 第一编 管理文件控制程序 介绍 10 2012年8月7日发布2012年8月7日实施 管理文件名称 有限公司管理文件文件编号 第 版签发 1 2 1 1 1 段落行距 固定值 设置值 28磅 拟稿 日期 年 月 日审核 日期 年 月 日 右划竖实线表示在前版文件基础上做了修改 在正文最后必须填写拟稿人 审核人及日期 序号与文字之间空1格 页眉 页脚 发布和实施日期 页码等版面由公司办制作 起草单位可不用制作 如内容有修改的 在首页左下方标注 右划实线表示在前版文件基础上做了修改 字样 如内容全部做了修改 修订 则标注 本版文件内容在前版基础上全部做了修改 字样 不需在右侧划实线表示 修改内容右侧空白处用黑色粗实线 1 5磅 作出标识 正文 仿宋 GB23123号字 标题 宋体加粗2号字 蓝色框内的内容由公司办制作 起草时只需在管理文件名下方注明第几版 正文内容的序号用1 1 1 1 1 1形式表示 1 11 管理文件发布前必须经过会签流程环节 先后顺序不能错 前一个环节完成后再走下一个环节 各环节也不能同时进行 专业管理会签可多个单位同时传送 最后由公司办报领导批准 第一编 管理文件控制程序 介绍 12 会签意见的处理 起草单位要对各环节会签单位提出的会签意见逐条进行处理 采纳与否 不采纳的原由 并于每次处理后以附件形式上传 格式见下表 2 填写 采纳 部分采纳 不采纳 不采纳 的要说明原因 第一编 管理文件控制程序 介绍 13 第二编管理文件OA报批流程 管理文件在 韶钢OA协同办公系统 需要经过相关专业职能部门的会签 审核 公司领导的批准后发布实施 下面介绍如何管理文件在OA办公系统中的报批流程以及有关要求 14 第1步 打开OA办公系统 日常办公 第1步 单击 日常办公 模块 第二编管理文件OA报批流程 15 第2 3步 打开 管理文件 并单击 起草 第3步 单击 起草 第2步 单击 管理文件 原来的企规审批模块已取消 第二编管理文件OA报批流程 16 第4步 选择审批表表头 此处要特别注意拟报批的管理文件必须与主体相一致 第4步 选择审批表表头 第二编管理文件OA报批流程 17 第5 8步 填写审批表相关信息 第5步 填写管理文件名称 为便于区别 文件名前加 韶关钢铁 或 韶钢松山 第6步 填写起草人联系电话 此处必填 第7步 选择发文范围 共3种选择 公司 股份公司 集团公司各单位 第8步 选择密级 共4种选择 普通 核心商密长期 普通商密公布前 内部事项注意保存 第二编管理文件OA报批流程 18 第9 12步 上载文件及传送文档 第9步 填写完审批表基本信息后 保存 后面文件及附件的上载与其他公司文件操作一样 第12步 全部完成后单击 传送文档 就可以传送给部门领导签发 再由部门领导传送给相关部门进行会签 第二编管理文件OA报批流程 19 特别要求 起草人要对相关单位的会签意见逐条做出处理结果说明 起草人对管理文件的修订做出修订说明 并附在管理文件最后面 部分修订的要说明哪些条款进行了修订及修订后 第二编管理文件OA报批流程 20 第三编管理业务流程图绘制 21 什么是流程图 流程图是以简单的图标符号和连线来表达问题解决步骤示意图 它展示了管理业务如何在一个组织中的全部流动过程 简洁明了地帮助我们理解流程内部的工作步骤 流程图的绘制必须使用标准的流程图符号 并遵守流程图绘制的相关规定 才能绘制出正确而清楚的流程图 第三编管理业务流程图的绘制 22 流程图举例 23 1 简洁明了 易于阅读和理解业务流程在实际工作中 我们常常需要向别人介绍清楚某项工作的操作流程 若是稍微复杂一些的工作流程 仅用文字是很难清楚表达的 有些管理文件几十上百页 看了后面忘了前面的内容 整篇文件看完后对如何开展该业务流程还是一头雾水 这时就应充分利用可视化技术 将那些复杂的工作流程用图形化的方式表达出来 这样不仅使你表达容易 而且让别人也更容易理解 2 便于理顺和优化业务流程业务流程分析可以帮助了解某项业务的具体处理过程 用它可分析出业务流程的科学性 合理性 及时发现和处理业务和工作中的错误 瑕疵 改进管理中不合理的部分 进一步优化改善业务流程 第三编管理业务流程图的绘制 24 3 明确业务分工和职责流程图可以同时说明业务 工作的流程 还可以在流程中明确各自的分工和职责 关键的控制点等 传统的企业管理是职能管理 也就是说每一项工作只指定了由哪个部门来负责 具体工作中由该部门的领导来分配工作 而信息化要求管理模式由这些传统的职能管理向 流程管理 改进 其目的是缩短信息交互时间 提高管理效率 4 业务流程规范化和标准化流程图明确了各相关单位的分工职责 工作业务及先后顺序和流向 是用图形方式来反映实际业务处理过程的 流水账 是不允许逾越或破坏的 对业务流程起到规范化和标准化的作用 为什么要绘制流程图 25 第三编管理业务流程图的绘制 1 业务流程2 流程管理的目的3 流程管理的作用4 业务流程的设计5 业务流程设计的原则6 业务流程的改善 26 业务流程就是按照一定的管理规则 业务关系及其先后顺序 依照规定的审批程序 逐一实现经营目标的每一个业务环节的执行过程 业务流程一般都是跨部门 跨专业 跨时间的业务执行过程 1 业务流程 第三编管理业务流程图的绘制 流程主要包含了三要素 1 谁做 执行主体2 做什么 活动3 怎么做 做好的标准 27 降低成本减少周期时间或提高效率提高产品或服务质量提高客户满意度 第三编管理业务流程图的绘制 2 流程管理的目的 28 流程管理让管理变得更规范和让工作变得更简单 对企业负责人 不用担心有令不行 执行不力 对中层干部 不用事事请示 不用再受夹板气 对普通员工 掌握了正确做事的方法 不用再背黑锅 2 流程管理的作用 29 业务流程的设计 就是按照管理规则 确定业务关系 明确业务的目的 流经的部门 流程要经过哪些表单 有哪些执行过程 哪些环节需要审核 以及由谁审核等 4 业务流程的设计 第三编管理业务流程图的绘制 30 5 流程设计应遵循的原则 注重流程的标准化和规范化 清楚地界定流程所涉及的横向关系 确定流程涉及各层面的职责划分 明确在什么环节作出决定 强化各管理部门的决策能力 发挥中 高层管理人员的积极性 改变权力过分集中而影响管理效率的情况 体现业务由职能部门统一集中管理的原则 建立横向流程 加强各部门之间的协调和配合 建立反馈系统 保证流程能不断地更新和改进 第三编管理业务流程图的绘制 31 减少重复的行为或工作减少多重的审核和批准采取同步进行的并平行性流程注意职能统一管理与分层级授权 6 如何改善业务流程 第三编管理业务流程图的绘制 32 第1步 全面熟悉和了解该管理业务 第2步 确定本业务涉及的相关单位 第3步 明确各单位的管理职责 会签 审核 批准等 及审批权限 授权 第4步 明确完成业务所需的工作步骤并按先后顺序排列 第5步 明确流程中的关键决策点和控制点 第6步 按业务工作内容的先后顺序及逻辑关系用带箭头的连接线连接起来 第7步 检查流程图是否存在遗漏 错误或不合逻辑的地方 并加以修正和完善 第8步 修饰流程图 对各类图标和连接线等修饰美化 第三编管理业务流程图的绘制 33 为便于绘制流程图 推荐下载Visio2003 51M 流程图软件绘制 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 34 Visio2003是一个Office办公软件系列中的一款图表绘制软件 其操作界面 操作方法与Word基本相似 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 35 绘图环境介绍 菜单栏 工具栏 形状区域 图标 绘图区 任务窗格 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 36 Visio常用工具介绍 形状查区 形状工具 指针工具 连接线工具 调整线条箭头 文本工具 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 37 图例 图示说明 工作类型 开始 结束 流程的开始与结束 每一流程图只有一个起点 一般工作活动 用矩形添加工作名称表示 文字应采用动宾结构 需判断并分流的活动 用菱形添加事项表示 并在不同方向用文字进行标注 关键控制活动 用矩形双竖线图表示 用带箭头的直线或折线表示执行的方向与顺序 流程线 开始 审批 否 是 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 38 流程图为垂直跨职能部门流程图 纵向为流程 横向为部门或单位 一般要求在一张页面上绘完一个流程图 特殊情况的可以分两页绘 但要标识出活动连接符号 一个大的流程可以由几个小的流程组成 图中的图标要均匀分布 尽量不使用长的连接线 图标内的说明文字尽可能简明 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 39 流程图的使用约定 2 各项工作活动用带箭头的连接线 直线或折线 连接 箭头表示工作活动的流向 尽量避免连接线的交叉 若出现连接线的交叉 交叉的连接线表示多个工作活动同时指向同一个流向 只用一个箭头表示 多个工作活动之间没有任何逻辑关系而必须出现交叉的 则用带弧形的弯线交叉连接 它不对流向产生任何影响 连接线需用文字说明或判断的 用文本框输入文字并置于连接线旁边 不能放在连接线上 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 40 在用Visio2003绘制流程图之前 最好先在一张纸上把该项工作的实际要求或主要流程大致画出来 这样可以大大提高制作过程的效率 制作流程图的准备工作 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 41 Visio2003流程图绘制步骤 1 建立新Visio文档 2 建立流程图框架 要选择垂直跨职能流程图 3 在职能带区编辑添加流程图名称和业务执行主体 单位 部门 公司领导 注意根据业务流程从左至右排列 4 按业务的工作内容及先后顺序绘制图标 并用连接线连接 5 检查工作内容是否有遗漏或错误 图标及线条是否美观 6 保存文档后 再先另存为 JPEG文件交换格式 再用画图软件打开 并复制粘贴到Word文档 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 42 第一步 建立Visio流程图文档 有两种方法 先点击 流程图 文件夹 第一种方法 从开始直接打开Visio2003软件 选择 跨职能流程图 文件夹 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 43 第二种方法 在已打开有Visio文档后新建 首先点击 文件 按钮 选择 新建 再选择 流程图 最后选择 跨职能流程图 就可进入流程图创建界面 注意 请不要通过 图形按钮 的方法来创建流程图 否则职能带区及图标等是没有背景颜色 连接线也没有箭头的 44 带区方向一定要选择 垂直 再根据职能部门的数量需要选择相应带区的数目 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 前面两种方法就可以打开 垂直跨职能流程图 的界面 45 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 上一步点击确定后 流程图框架就建立了 如本图 第二步 建立流程图框架 进程名称 可填写流程图名称 职能 可填写单位或部门 公司领等 注意流程图名称及职能带区的颜色 46 职能带区的增加 减少及宽度调整 职能带区的减少 选中需删除的栏位 按 delete 键 职能带宽度调整 选中需调整的栏位 可调整该栏目宽度 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 职能带区的添加 将此图标 拖 到右边需要增加的地方 47 第三步 编辑流程图名称及执行部门名称 双击可添加流程图名称和业务的执行主体 注意 执行主体的排序要根据业务工作内容的先后从左至右排列 相关部门 运改部 公司办 公司领导 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 48 第四步 绘制各类图标 用鼠标将该图标 拖 到右边 双击图标后填写工作内容 选中图标 鼠标点住绿点 调节图标大小 小技巧1 快速复制图标 选中图标同时按下Ctrl键和鼠标左键 并拖至空白处 选中多个可批量复制 将字体调整为 10pt 并加粗 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 小技巧2 图标边框粗细调整 选中图标 将鼠标移到较粗的框边左右或上下移动调整 49 线条的绘制 点击连接线工具后 就可以用鼠标在绘图区画线条了 将鼠标移到需要画线条的图标框边 出现红星时按下左键并移到另一图标框边 同样出现红星时放开鼠标 连线会自动连接两个图标 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 小技巧 连接线调整 直线出现向左或向右偏向时 可调整连接的两个图标位置或边框 或者是线与线之间的连接点 50 交叉线的绘制 改为带弧度的交叉弯线 多项工作内容共同流向同一方向的 只用一个箭头表示 其它用无箭头连接线连接 没有关联的工作内容 其连接线不要出现交叉 确需出现的 要用带弧度的弯线通过 多项工作内容之间双向流向的 可用双箭头表示 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 51 连接线箭头的绘制 2 点击线端工具 1 选定连接线 2 选择更多线端 线端终点选择 04 号 不需用箭头表示时选择 无 其它线条设置基本不用设置 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 52 如何把带弧度的弯线交叉变成直线交叉 2 点击格式工具 1 选定该连接线 第四篇用Visio2003绘制管理流程图 3 选择行为 5 在 跨线 的 添加 处选择 从不 4 选择连接线 53 文本的绘制 点击文本工具后 就可以在连接线旁边处用文字进行说明 友情提示 用完文本工具后 请记住点一下指针工 否则会影响其它绘图动作 鼠标移到需说明的连接旁边按下左键并拖动 就可以出现文本框 在框内输入说明文字 第四篇用Visio20