中脉·道和系统4周年暨道和集团成立庆典-策划方案.ppt

中脉 道和系统4周年暨道和集团成立庆典策划方案2013年6月9日北京普纳国际公关顾问集团 感谢道和集团为我们提供的提案机会 提案内容所采用资料是根据道和集团所提供以及我们自身渠道进行搜集 本方案是在我们理解中脉 道和系统4周年暨道和集团成立庆典的相关需求 并结合我方长期以来从事活动的执行和创意的经验而创作的 由于本次活动部分内容尚在讨论中 方案中涉及到的相关内容如有疏漏之处 敬请谅解 在此 我们对道和集团的理解和支持表示最诚挚的谢意 致谢 目录 目录Contents 活动概况 项目解析 活动说明 会务管理 整体预算 活动概况 活动概况 事件 中脉 道和系统4周年暨道和集团成立庆典主题 梦想的力量时间 2013年8月17日 8月18日地点 中国 广州规模 7500人左右 一场 项目解析 项目解析 通过此次活动 我们希望解决哪些问题 对于道和系统领导集体的大力推崇 对于道和系统文化更深入 更权威的表述第三方证言 中国第一个系统产业化论坛建立 心灵感召力 对于道和集团及旗下公司和具体项目的展示 公信力和认知 系统产业化梦想落地 荣耀感 榜样人物推崇 核心管理架构 对于道和系统新一届策发委员的展示 对于新晋钻石皇冠俱乐部人员的表彰 对于孝德文化及道和慈善基金的展示 天使妈妈 解决这些问题的核心在于 相信道和一定成功 如何打造 信心 企业实力强 销售产品优 晋升空间大 付出回报丰 DAOHEGROUP 我们曾经怎么做 2010年10月16日中脉周年庆典 江宁体育中心 DAOHEGROUP 我们曾经怎么做 2011年08月20日中脉道和系统两周年庆典 南京国展中心 DAOHEGROUP 我们曾经怎么做 2012年08月18日中脉道和系统三周年庆典 南京金陵会议中心 规模宏大的会场 高管演讲任职仪式精彩表演 孝德爱心餐揭牌仪式健康大使 荣耀表彰 Competitor 他们怎么做 玫琳凯中国15周年庆典粉红玫瑰铺满地 领导和员工都带着粉色的帽子 订制沙画表演 生日蛋糕 无限极20周年庆典暨表彰大会 星光大道 步入会场 舞蹈表演开场 高层领导致辞 抽奖 梦想 改变生命未来式 20000人齐聚林口体育馆 全球首次曝光的360度浮空互动投影秀 直升飞机接业绩的双皇冠大使嘉宾入场 超越你想象 一切都是最好的 最高端的一切细节都被放大到意想不到的程度总会有惊喜 总会有赞叹 荣耀感 倍重感油然而生 从最细小的地方彰显大气 没有想不到 没有做不到 最大幅度的提升公信力 中脉 道和系统4周年暨道和集团成立庆典将是怎样的盛况 活动全景图 效果 终极目的 在未来 中脉道和继续在中国光荣绽放 让更多的人加入中脉道和事业 仁爱致富 活动说明 活动说明 主视觉呈现 I 主视觉呈现 II 场地使用情况 广州体育馆是广州市新世纪的重点 标志性建筑 1号馆总长98米 宽53米 座位数9874个 场馆由于其自身的特点 使观众的视觉不同于以往的平时或稍仰视 而是呈现出俯视视角 因此 舞台设计充分利用此优势 在场馆正中设置360 LED圆形舞台 使坐席区所有观众的目光聚焦于场馆正中 充分体现凝聚力 向心力 同时 舞台正上方的360 四面环评技术上解决了视觉死角 同时与LED舞台呼应 象征天人合一的境界 舞台系统 远景 舞台系统 远景 D2 32013年8月17日 18日 下午 活动流程 D2 32013年8月17日 18日 晚上 活动流程 环节 唱名入场效果 正统英式发音 标准普通话双语唱名目的 感受高端氛围 尊崇体验 带动现场气氛 建议 邀请中央电视台主持人担任此部分唱名工作 主持人推荐 姓名 鲁健中央电视台著名节目主持人语种 中文身高 181主持类型 综合 商务所属媒体 CCTV 4主持节目 中国新闻 新闻六十分 财经时讯 今日关注 姓名 张泽群中央电视台著名节目主持人 八届九届全国青联委员 1994年正式调入中央电视台主持 12演播室 曾获1988年 如意 杯全国主持人大赛业余组第三名 1991央视青年节目主持人比赛一等奖1995年 五四新闻奖 银奖 1998年 金钥匙奖 金奖 主持过8年的 12演播室 后主持过 东方之子 环节 领导出场方式亮点 古时 王者必有专属御驾 如今用7辆顶级座驾载王者出场 逐级登上舞台 尽显尊贵奢华 入场后领导坐车环体育馆一周 最后在舞台正前下车 登上舞台 推荐车型 1 保时捷型号 Panamera车价 120万 2 玛莎拉蒂型号 总裁车价 280万 3 法拉利型号 California车价 350万 4 阿斯顿马丁型号 D89车价 400万 5 兰博基尼型号 LP670 4车价 700万 6 劳斯莱斯幻影型号 车价 800万 7 迈巴赫型号 62S车价 1200万 环节 天使妈妈效果 威亚出场亮点 利用场地优势制造浪漫温馨氛围 环节 开场舞名称 行云流水武术舞蹈时长 5 内容呈现 每个人一生中都会经过无数的十字路口 彷徨 无助 直到有一天 看到了天空中绽放的耀眼光芒 环节 英雄 本色 发行签约仪式效果 舞台上播放电影片段后 由礼仪呈上签约书及笔 双方签字 礼仪展示 摄像特写 时长 10 环节 道和集团启动仪式效果 舞台上播放视频 视频播完后 在领导脚下开始闪现不同颜色的方块 领导依次站上后 冷焰火喷射 启动完成 晚会达到最高潮 时长 10 演艺推荐 台上一分钟辉煌 光荣以最美的姿态绽放片刻的光彩背后是万千艰辛的付出台下十年功每一位中脉道和人在追求自由 家的温暖在期许奖励 充满希望的旅途中心怀梦想 永不止步用最完美和令世人惊叹的表演在人生的舞台上光荣绽放 台上一分钟 杂技表演 大型魔术秀 时间 5 10分钟全景魔术秀结合声光电 烘托出现场气氛结尾近景魔术通过道具配合 引出主持人开场推荐理由 神秘大气的表演结合现场舞台超大屏幕 让观众仿佛进入全新的奇幻世界 中西合璧 水乳交融古典华美的中国文化和恢弘激昂的西方文化在琵琶阵和交响乐的协奏配合中演绎经典 光荣大珠小珠落玉盘是每一位犹如珠玉的中脉道和人在中脉道和百年历史的玉盘中奏响激动人心的响亮乐章 卧虎藏龙 琵琶阵交响乐演奏 会务管理 会务管理 会务管理方案 I 会前准备 活动前期邀请 注册系统 公安消防报批 合作伙伴管理 人员管理及安排 临时工作人员 主持人等 II 现场管理 接机管理 参会嘉宾入住管理 现场签到 主会场 产品体验中心 会务管理 III 项目管理进度 会前准备 注册系统 活动前期注册邀请 专门针对道和公司本次活动的需求而开发的庆典人员邀请及注册管理系统 并按庆典的特点 进行设计及功能组合 前期网站介绍及注册系统 前期庆典注册报名系统 按需要可增加缴费管理系统 数据信息管理系统 建立庆典信息响应中心 道和callCenter 活动现场签到及监测系统 活动会后信息处理 报告系统 网站信息 宣传网站 活动背景 活动议程 整体规划 场地 活动背景电子邀请函主题演讲专访餐饮安排行程展示区行业展望广州介绍酒店介绍场馆介绍 注册系统流程示意图 统计报告及分析 现场签到及追踪 请柬分发 注册 平台搭建 活动之前 活动现场 活动之后 阶段 主要活动 付款及确认 前期注册平台 数据管理平台 现场签到系统 通过各种宣传手段宣布会议进程 将参与数据信息导入 编号后发放参会卡及将信息导入现场签到系统 对来宾进行入场记录 可现场得出参会报告统计数据 分析报告 配合会议的反馈信息统计 得出最后完整的会议报告 注册系统流程示意图 一 建立活动1 主数据库筛选出名单发往活动数据库2 道和或其他渠道得到的数据库上传活动二 活动数据库1 网上注册信息返回活动数据库2 在活动数据库中对人员的邀请 回执 缴费 请柬的信息进行处理3 生成现场数据库三 现场数据库1 在现场数据库中对人员的签到 参加那些活动的信息进行处理2 将最终的数据返回到活动数据库3 生成现场统计报表四 在活动数据库将所有的数据汇总整理 然后返回主数据库五 活动全部结束后在主数据库中生成活动统计报表 主数据库 活动统计报表 现场统计报表 线上注册系统 活动数据库 现场数据库 注册系统流程示意图 注册签到 检票系统 一 现场管理系统 概述1 参会用户拥有与之唯一对应的条形码 所以现场管理系统便可以非常清晰而准确凭借条形码轻松的了解用户的参会行为信息 2 建议现场架设内部无线局域网 每台刷Barcode的机器可采用无线网卡 将数据实时传送到服务器上 进行分析统计 3 系统快速并准确的生成参会统计报告 并且可以通过统计用户的各种参会信息 了解到用户的最新动态和用户感兴趣的课程 4 通过对参会人员的地区 行业 公司规模 听取讲座的种类等分析可以得到非常多有价值的数据 为公司下一步的市场策5 略提供有益参考和借鉴二 参会数据库的整合及条码制作1 参会用户的数据库整合2 权限规则制定3 条码分配并制作4 PDA终端数据导入三 门控系统的前期准备1 门控系统的前期准备2 门控方案的确定3 PDA门控终端的软硬件安装调试4 系统服务器准备5 现场突发情况的解决方案 一 主会场门控1 主会场采用多台PDA终端同时刷条码进入会场的方案2 现场搭建服务器 使数据能够得到即时的同步3 现场数据统计二 分会场门控1 分会场采用独立PDA门控终端2 各PDA终端数据分类汇总3 分会场数据可实时同步至服务器 4 分会场数据统计分析三 现场管理系统 报告1 实时统计到会的人数2 对参会用户的特性可以进行实时统计及分析3 分会场参会人数实时统计4 分会场用户数据资料统计及分析5 会后参会报告 注册签到 检票系统 致合作伙伴的一封信尊敬的合作伙伴 感谢您作为独具慧眼的参展商 参加 梦想的力量 中脉 道和系统4周年暨道和集团成立庆典 我们衷心地希望本次活动能为您带来一次把握商机 展示自我的最佳机会 同时道和还将以自身强大的品牌优势为您的成功展示擂鼓助阵 希望通过此次活动 您能最大限度的把握到更多的新客户 拓展增加您的业务影响力 充分展示您基于道和产品及服务的整合解决方案 作为此次庆典的参展商 有几项注意事项希望您能了解 会议时间 2013年xx月xx日 xx日签到时间 2013年xx月xx日xxxx开始到xxxx结束参展设备 请配合本次庆典的主办方要求 避免使用与道和无关的产品 参展资料 请勿携带与会议及解决方案展示无关的资料 或主办方竞争对手的相关资料进场工作人员午餐安排 请携带好胸卡 内有参展商餐券 到指定餐厅就餐 再次感谢您的理解与大力支持 希望贵司在此次活动中 把握商机 直接与现场来宾 企业决策者 高级顾问 IT专家进行深入的沟通 充分拓展您的商业机会 把握到目标客户 开创美好的商业明天 合作伙伴管理 一 Topicconfirmation1确认演讲人的联系方式 2与演讲人确认演讲时间以及Topic内容 3如果Topic或演讲人员有变动 应及时通知道和的负责人 并且将更新信息进行确认 二 Speaker sBio1整理所有演讲人的中英文简历 2请道和确认所有演讲人的简历 并打印或加入庆典手册中 3如演讲人简历或演讲人员有更新信息 将更新信息交道和确认后加入庆典手册中 三 Speaker sschedule1确认所有演讲人是否收到此次会议的讲义模版 酒店地图及欢迎信 2欢迎信中要注明会议酒店地址及电话 签到的时间及相关注意事项 在签到时所要发放的物品 联系人的移动电话 以及会议期间给演讲人的特殊安排 3准备SpeakerKit 里面放有欢迎信 日程 酒店地图 联系人清单 4在会议开始的前一天再次和演讲人确认并提醒一遍进场签到的时间 酒店名称以及相关注意事项 1如演讲人需要预定房间 会务组应协助安排 确认他们的姓名性别 到达 离开日期 航班号 是否需要接机 是否吸烟等信息 2根据演讲人到场时间安排与同传沟通与彩排 演讲人员管理 Emcee 事先得到主持人的个人简历及联系方式 跟他们进行沟通 让他们提前了解会议的性质和内容 提前通知他们本次会议的时间地点 并为他们安排面试时间和彩排时间主持人的职责 严谨把握会议流程 灵活控制现场气氛 保证庆典顺利进行对主持人的要求 服从会议组织人员的管理 会议前一天来彩排时 熟悉会场分布及各分会场的演讲时间 会议当天主持人必须提前到达会议现场 作最后的走场及配合彩排 会议期间严格按照流程进行 如遇突发情况及时恰当作出反应 主持人管理 临时工作人员来自理工类和外语类的专业院校 在以往大型活动中所用的所有学生来自各个专业的本科学生 如计算机 自动化 仪表等等 大部分为三四年级的学生 均为品学兼优的学生 有良好的文化素养及修养 所有学生均能熟练操作电脑及简单的日常英语对话 并曾多次参加过大型会议及活动 均受到用人公司的好评 与会工作人员具有一定的实际工作经验 在活动中能够作到按时到岗 听从指挥 服从安排 对工作认真负责 互相帮助 有良好的团队合作精神 纪律严明 充分体现了当代大学生的风范 有一批较有经验的安排于专门工作岗位 如签到系统应用 VIP接待 演讲人员安排 会议现场 后勤管理等 我们对临时工作人员的基本岗位要求如下 所有工作人员都要做到清楚了解本次庆典中所有工作 始终做到微笑服务 不得与现场任何人员发生冲突 做好每个环节 力争做到不出任何疏忽 为庆典工作的顺利完成 维护道和公司和普纳的形象 由普纳工作人员带领熟悉场地 以便更好的在会议中提供优质的服务 认真了解庆典的日程安排 知道此次庆典的目的及内容 掌握现场房间的分布 对自己的工作职责非常清楚 工作人员管理 临时工作人员的管理协调 1 早上7 30统一在秘书室开会 再次明确各人的职责 由签到处负责人负责签到处工作人员和下午分会场签到人员的工作 2 临时工作人员统一着庆典提供的服装 搭配深色正装裤子 鞋子 胸前需佩戴工作人员胸牌3 工作期间不许使用手机 不许闲谈 应仪态大方得体 面带微笑 4 工作态度端正 积极热情 遇到客人有问题时 应主动上前询问 提供答案 5 服从组长分配要求 不私自调换岗位 离开岗位时必须提前通知小组负责人员 6 活动期间按时到达现场 不得迟到 早退 7 轮流用餐 每人20分钟午餐时间 每个岗位不能无人在岗 工作人员管理 会前对场馆协调1 提前进行展场馆沟通 协调所有相关的会议用场地事宜 2 并将展场馆的各项特殊要求反馈给道和 3 提前了解展场馆的电力限量 消防通道的位置及搭建商和AV提供商运输搭建物品的货运通道 并将这些信息传达给搭建商和AV提供商 4 确认进场时间 并通知和协调搭建商和AV提供商的时间 场馆协调以及保安人员管理 现场保安的安排 以会议的实际需要对庆典的保安要求 进行庆典的申报审批 现场准备会 保安具体人数配备等安排 首先以酒店保安队伍为主 如不能满足会议要求 再进行专业保安公司的聘请工作 保安人数根据会议天数 规模 分散程度 进行日夜搭配 重点管理 点面具到的原则 总人数预计在60 80人次 每人次为8小时一班 会议前一天对保安部经理提示会议中需注意的重点问题 如胸卡请柬样式 签到处开放时间 签到处秩序问题 午餐秩序问题等 要求保安人员对来宾做到有礼有节 注意文明礼貌用语 热情周到的为客人服务 杜绝不文明或粗暴举动 注意仪表 不得随处闲逛 不得扎堆聊天 夜间值班时看护好场内物品 会议期间提醒来宾保管好自己的随身物品 除会务组人员与新闻记者外 其他人禁止拍照摄像 场馆协调以及保安人员管理 现场管理 现场管理 机场接待 接机车次安排一 根据最终确认的客户名单 航班 做相应接机车辆的安排1 机场安排50辆 座金龙往返接送 4辆22座金龙作为应急使用 2 VIP人员安排20辆小轿车 专车接送 3 根据最后确认的航班表 非高峰时段每小时返回一次 高峰时段每半小时返回一次 4 接机车辆有明显标识 车身标识暨车头牌 车头牌上标注车辆编号 二 车辆安排1 在每辆车上准备矿泉水 当地报纸 北京地图等 2 确保每辆车上跟随一名普纳工作人员 随时应对来宾提出的问题 并与会务组保持联系 一 Logo标志接机牌1 工作人员持有道和公司Logo以及印有庆典主题的接机牌现场等候 2 每辆接送车辆前后贴有道和公司标志的标示牌 二 人员安排1 机场安排12名工作人员 2 接待人员统一着装 3 统一用语 现场管理 机场接待 一 车辆使用安排1 根据嘉宾入住酒店位置 及北京城市交通具体情况 制定详细的车辆路线图 2 将路线图制作成大幅提示看板 摆放在会场入口处 明确注明接 发车时间3 制作交通提示PPT 在已结束后循环播放 二 人员安排1 安排8名工作人员 现场协调并引导嘉宾正确登车 2 接待人员统一着装 3 统一用语 三 车辆配备1 安排50辆50座金龙大客车负责普通嘉宾返回酒店2 安排20辆小轿车负责VIP嘉宾的往返交通3 车上备有矿泉水及当天的报纸 现场管理 会议期间交通安排 酒店签到管理系统1 提前向酒店要出房卡 准备好相关派发物品2 参会来宾按照地区制作入住分房名单 只要来宾报出姓名则可以非常清晰而准确地找到信息 分发房卡3 酒店工作人员协助引导入住4 物品 房卡 胸卡 日程安排 酒店地图 联系方式 纪念品 统一放置在手提袋中5 装饰物 酒店大堂明显出摆放签到背板及签到台 形象展示牌 指路牌 现场管理 酒店入住 1 根据客人的要求安排房间 分出吸烟房间和不吸烟房间 2 房间内放置入住须知 欢迎信 日程安排 果篮 VIP房间并放置花篮 欢迎信等设计风格与庆典主线相符 3 在日程安排表上注明会务组房间电话及会务组成员联系方式 4 VIP客人房间提前查看内部细节 5 客人房间是否需要放置饮料 是否开长途电话等要提前与酒店预定好 现场管理 酒店入住 会议现场签到管理 一 主会场签到 1 已注册和现场注册来宾都用无线扫描仪签到 共用8 10台 建议在会议场地内架设无线局域网 每台扫描仪通过无线网卡向无线局域网服务器实时传递数据 便于统计 2 客人到达会议现场 在通过入口需出示请柬 在到达签到台时 经过工作人员的扫描 会取到会议资料一份 其中包括 会议 反馈表 笔 胸卡等 会议签到结束后 经过工作人员的指引 佩戴胸卡 进入会议区域 签到程序结束 二 分会场签到 1 每个分会场2台扫描仪 建议在会议场地内架设无线局域网 每台扫描仪通过无线网卡向服务器实时传递数据 便于统计 2 客人到达分会场 出示胸卡 工作人员用扫描仪扫描条码 并发放分会场反馈表及分会场资料 签到完毕进入会场 3 由专人负责轮流交换数据 制定相关表格 每次交换数据时准确记录时间 会场号 扫描仪编号 三 可扩展的其它信息签到记录 1 展示中心可根据需要 记录现场参观人员 人流比例等信息 2 现场资料 礼品中心可进行详细发放记录 3 其它主题活动的信息记录 一 签到处临时工作人员管理1 临时工作人员的管理协调 早上7 30统一在秘书室开会 再次明确各人的职责 由签到处负责人负责签到处工作人员和下午分会场签到人员的工作 二 主会场 1 培训主会场签到工作人员签到设备的操作方法及注意事项并实际演练 现场模拟 2 测试打字速度 选出打字快的工作人员做未注册来宾的签到人员 3 在入口处检查来宾是否都已经签到并佩戴胸卡 如果没有签到请其到签到台签到 如果已经签过到请其将胸卡佩戴在胸前 4 请签到结束的来宾尽快进入会场不要堵塞在签到区域并指示会场方向 三 分会场 1 在分会场签到台的工作人员负责扫描来宾胸卡 2 发放分会场的反馈表 3 通知来宾在分会场活动结束后将反馈表填好交回主签到台并换取纪念品 4 及时更新会议室演讲人及时间的信息 5 会议开始15分钟左右进入会场统计会场中的人数 报告给主签到台 6 会场里的工作人员引导督促客人就位 避免拥挤在门口 会议现场签到管理 签到处临时工作人员管理工作人员将提前进行培训 了解庆典的基本背景和整个会议的流程1 会议期间统一着装 并佩戴胸卡 并遵守工作纪律 2 热情的解答来宾疑问 如遇不能解决或不清楚的问题 协助客人找到相关负责人员 3 要求来宾在主会场签到处需出示请柬 已注册和现场注册来宾都用无线扫描仪签到 4 引导贵宾 普通来宾 记者 及道和的员工等到相应签到台进行注册 5 统计会议到场人数 第一时间反馈给客户来宾情况 6 保障每位来宾领到会议资料 7 保障庆典签到快速有序的进行 8 提醒来宾在会议结束后将反馈表填好交回主签到台 9 凭反馈表发放相应纪念品 10 督促客人按时就位 避免拥挤在门口 11 引导来宾到会场及展示区 会议现场签到管理 一 媒体 VIP签到 1 有两名专门的工作人员协助公关公司负责媒体的签到 2 发放会议资料 3 解答客人提出的常见问题 如遇无法回答的问题 可请来宾稍候 立即向相关负责人询问 将答案告知来宾 或请负责人出面解答客人的问题 4 安排独立的VIP休息室 并提前确认胸花 茶点的到位摆放 及房间清洁等细节 5 在VIP室门口安排2个礼仪小姐或专职的接待人员负责接待VIP客人 6 设置明显的指路标志 指引VIP客人到休息室签到或休息 7 协助客人佩戴胸花 VIP胸卡 8 协助维持VIP休息室的秩序 非VIP客人谢绝入内 确保VIP贵宾在舒适 安全的环境中参加会议 确保庆典圆满进行 二 演讲人签到 1 演讲人由负责联系演讲人的专职负责人提醒到场时间 领到专门的休息室 确认演讲内容 演讲时间有无变更 于演讲开始前提醒就位 2 提前一个半小时通知演讲人到会场测试设备 及演示文稿 如演讲人不能按时到达会场 要及时通知道和的负责人 看是否要让下一个演讲者提前到会场先讲 3 临时工作人员负责确保Speakerroom是演讲人办公与休息的地点 其他人如需帮助请他们到秘书处解决 4 管理Speakerroom的设备和环境清洁 及时在白板上更新需提醒演讲人注意的事项 会议现场签到管理 一 签到 1 大部分参展厂商或合作伙伴已于会议开始前一天领到胸卡或入场凭证 会议当天到达的厂商或合作伙伴将在ExhibitionCenter处由工作人员接待 领取胸卡及会议资料 2 所有临时工作人员都将提前进入会场进行现场培训 所有人需要展商布展前准备好 详细了解本区域的各个展位分布情况 同时需要了解庆典各个区域的分布 3 在入口处检查参会人的胸卡 发放参展资料 4 如展台资料发完 协助参展商及时补充资料 5 遇需要帮助的来宾 热情主动的上前询问并解决问题 如无法回答的问题帮助寻找会场内负责人解决 二 道和员工签到 1 临时工作人员提前熟悉道和员工所佩戴员工胸卡样式 2 道和员工凭胸卡即可进入会场 不领取会议资料及礼品 3 如遇到道和员工有无法回答的问题 可帮助寻找会场内负责人解决 或到秘书处寻求解决方案 会议现场签到管理 一 主会场AV设备人员管理1 与AV和搭建Team沟通 了解相关信息和要求 提前与酒店沟通 确认AV设备进场时间 现场搭建的要求及注意事项 用电要求 位置 2 跟酒店确认进场时间 通知AV供应商及提醒相关事项 如 准备进场押金 施工证等 3 AV负责人负责进场时与酒店的协调 保证搭建完成后剩余物品的有序摆放 注意避让消防通道 4 配合客户要求进行调试 彩排 5 提前与Speaker测试演示用笔记本及相关AV设备 6 要求AV公司于会议当天早上7 30就位 再次调试设备 准备会议开始 7 同传发放处有专人负责收同传耳机租金 指导用户使用方法 临时工作人员注意协调同传发放处的秩序 8 退场时提醒AV断电 9 在会议结束前 协调AV公司清点撤展设备数量 联系秘书处和酒店保安部开出门条 会后交给AV人员撤场 同时检查现场的收尾工作 二 主会场MC管理1 MC的管理协调 由MC负责人确认MC的提前到场 配合AV调试人员 测试主持音量大小 熟悉MC主持稿 提醒一些专业用语的发音和会议主持中的一些注意事项 2 注意如果会议流程发生变化 应及时通知到主持人作相应调整 主会场会务管理 一 主会场翻译人员管理1 同传翻译的管理协调 由Interpreter负责人确认同传翻译的提前到场 测试同传室设备 2 熟悉讲稿 提醒一些专业用语和庆典的注意事项 3 本次翻译完毕后 提醒他们及时赶到下一个他们负责的会场 4 注意协调同传翻译的用餐时间 可轮流去用餐 二 主会场演讲人管理1 演讲人的管理协调 由演讲人负责人确认各个演讲人的提前到场 准时就位 会议期间负责巡回检查 提供餐券等 会议结束时安排退场事宜 2 为演讲人准备了专门的Speakerroom 备有咖啡 茶和冰水 房间外有明显的指示牌 并有专人引导及保证演讲人休息室的秩序 3 演讲人休息室的白板贴有此次庆典的平面图和日程表 有临时工作人员可提醒演讲人注意演讲时间要开始了 尽快就位 主会场会务管理 一 摄影师2 拥有专业的摄影背景及为庆典摄影服务的经验 能够很好的领会会议活动内容 专业判断力强 注重重点镜头的抢拍摄取及会议整体的记录 3 能在会后以最短时间提供洗印及光盘 摄像 Beta带及AVI 两种形式的会议的记录资料 二 摄影 摄像师的管理1 于会议前一周通知摄影摄像会议时间地点 并确认所需设备 如 胶片照相机或数码照相机 2 于会议前一天再次确认摄影摄像的到场时间 及着装事项 3 会议当天确认摄影摄像提前到场准备 安排机位 熟悉场地情况 特别是VIP客人的路线 提醒需注意的事项 如 4 拍摄的公司logo必须完整5 场地布置的全景 主背板 分会场 ExhibitionCenter 指路牌等都要有独立的照片 便于归档管理6 有些贵宾及演讲人不喜欢闪光灯不停直射干扰等个人要求7 每个演讲人都有最少一张面部特写及一张演讲中的全景照片8 提醒庆典需抢拍的亮点细节 9 当天会议结束后 再次提醒第二天会议所需注意的事项 主会场会务管理 致摄影师的一封信感谢您担任道和 梦想的力量 中脉 道和系统4周年暨道和集团成立庆典的摄影师 为了方便您在会议期间开展工作 请您注意以下事宜 会议介绍道和 梦想的力量 中脉 道和系统4周年暨道和集团成立庆典将于2013年8月17日 18日在广州体育馆举行 具体日程安排 请参考附件 一 庆典日程和附件 二 会场平面图 工作人员职能作为此次庆典的摄像师 请您注意以下事项 1 请穿黑色工装2 请于2013年8月17日早上8 00准时到达广州体育馆 熟悉场地及路线拍照时请注意以下要求 1 道和Logo一定要完整拍照 2 拍照一定要全面 不要单纯拍摄场景 要兼顾会场来宾 演讲者 老板及会场每个角落 包括会场内外的展台展板以及演示设备 3 拍摄分会场时 不仅要有全景拍摄 同时也要有演讲者及其面部特写的拍摄 感谢您对我们工作的支持 主会场会务管理 主会场临时工作人员管理1 有两名工作人员在咨询处负责回答来宾关于签到的问题 指引来宾到不同的签到处签到 2 疏导人流避免过于拥挤 如有秩序方面问题 通知签到负责人与保安人员联系 3 提醒来宾在休息后按时回到座位 4 提醒来宾在会议结束时交回反馈表 5 引导来宾参观站台 6 服从小组负责人的指示 按需要对工作进行调配 7 协助联络场内工作人员 8 提示演讲时间 避免演讲时间过长影响到之后的安排 9 协助联络酒店餐饮负责人员 合理疏导客人用餐及茶点 10 面带微笑 随时准备解答客人的问题 如有无法解决的问题 积极帮助寻找相关负责人 主会场会务管理 秘书室1 所有临时人员将提前进行培训 使其了解此次会议的大致背景以及庆典的时间安排和会场分布 2 会议期间着统一工作服 面带微笑 熟练操作办公设备 3 及时通知每个分会场的负责人到秘书处签到 4 秘书处备有会议平面图 日程安排及通联表 5 准备两到三套完整的文件 以备道和查询 同时还要准备多份活动流程和通联表 6 如果演讲者秘书处办公则请他们到演讲人休息室 7 秘书处为工作人员休息与办公地点 来宾和其他人员不得入内 8 房间内安排冰水和茶水 9 房间外有明显的指示牌 其他相关会务管理 一 演讲人休息室 安排有一定英语基础的临时人员并提前进行培训 使其了解此次会议的大致背景以及大会的时间安排和会场分布 会议期间着统一工作服 面带微笑 熟练操作办公设备 在会议当天还要再和演讲者进行确认 以免迟到 在签到时发放演讲人胸卡和会议资料 演讲人休息室为演讲人办公与休息的地点 如果有来宾以及其他人需要帮助则请他们到秘书处 那里会有专门会务人员负责解决 其他相关会务管理 一 VIP休息室 通过细致合理的安排 保证VIP能在舒适和安全环境中休息和办公 安排专门负责人员以随时为VIP随时提供服务 准备足够的办公设备 与展场馆协调安排咖啡和茶点 二 储藏室 庆典宣传资料及礼品的协调与管理 根据会议所需资料进行提前拉清单 安排印刷 收集 运输等 合作伙伴资料的确认 礼品的清点与登记 统一安排与运输 专人管理 会后统一清点及归还 其他相关会务管理 会后总结报告 一 会后的总结报告 从现场签到系统得到与会者的最终人数统计 现场展示区 展示关注程度的报告 二 庆典资料留存文件 会议提案 最终方案 设计 照片 视频 项目管理进度 工作进度表 一 现场工作进度安排的参考文件 进场时间安排表 彩排时间规划表 活动流程时间表