开业庆典活动招标需求说明书(参考).doc

*开业庆典活动项目招标（竞争性谈判）需求说明书（参考）行政部：为配合*开业庆典活动筹备安排，特向贵部提出庆典活动项目招标（竞争性谈判）需求，具体说明如下：一、招标（竞争性谈判）内容：*开业庆典系列活动项目承办单位招标（竞争性谈判）。二、招标（竞争性谈判）项目的基本需求：（一）活动整体安排：根据改制工作进度安排，*拟于2009年*月中下旬获批成立，并拟于*月*日举行开业仪式庆典活动，活动内容拟包括：1、开业庆典仪式：（1）时间安排：*月*日上午（时长约为1小时）。（2）地点安排：*大厦东广场（3）出席人数：拟邀请省、市各级领导和重要嘉宾合计约250人。（4）主要流程：A、省、监管单位、市、农商行领导分别致辞。 B、主要领导共同揭牌仪式。 C、*公益捐赠仪式。2、开业庆典晚宴：（1）时间安排：*月*日晚上（时长约为2小时）。（2）地点安排：拟于*香格里拉大酒店（*厅）或*路*酒店（国际宴会厅）。（3）出席人数：拟邀请省、市各级领导和重要嘉宾合计约500人。（4）主要流程：A、省、市领导致辞。 B、主要领导祝酒仪式。 C、表演助兴（如歌舞、魔术、杂技等）及现场抽奖环节。 （二）承办工作要求：1、本次庆典活动项目执行工作中的客户邀请、礼品购置、宴席餐饮、媒体投放等均由我单位另行安排，承办单位提交的投标方案内容应包括：（1）对活动整体流程的策划，并提供相应的策划方案书、时间进度和分工安排表等书面材料。（2）对会场宣传布置的构思，要求宣传布置范围以*大厦为中心、辐射周边1000米内主要路段，包括各项平面设计、物料设计、舞台设计等，并提供相应的平面设计稿、三维效果图、物料清单等。（3）对节目和演员的建议，包括歌舞、杂技、魔术等，并提供相应的节目和演员情况介绍、费用报价等；中标后可根据我单位实际要求进行调整变更，并负责具体联系邀请和彩排协调等工作。（4）对司仪和导演的推荐，包括开业仪式司仪1人、晚宴司仪2人、晚宴导演1人，并提供相应的个人介绍材料、费用报价等；中标后可根据我单位实际要求进行调整变更，并负责具体联系邀请和彩排协调等工作。（5）对公益捐赠举措的建议，包括与国内外知名慈善机构、官方组织等的捐赠合作，提供相关机构情况、捐赠模式等情况介绍，中标后协助我单位联系沟通。（6）对活动执行协调措施的说明，包括户外活动可能涉及的消防、环保、治安等公共安全问题，及施工质量、效率和安全性问题，提供相关解决措施说明；中标后需负责执行消防、城管、环保、公安等相关申报程序。（7）除上述内容外，对我单位临时补充要求的回复。2、针对上述要求，我单位制定了“宣传策划基本要求说明”（见本需求附件1），各投标单位须以此基本要求说明为基础制定整体活动方案，并在投标方案中对开业庆典仪式和开业庆典晚会分别进行报价（含税），报价表应列明估算的相关尺寸、数量、材质等内容，各项报价应合理、真实、具备可操作性。3、中标单位须适应我单位内部的法律文书审核和财务报批支付等流程规定，并统一提供中标公司发票。本次庆典活动项目费用将按30%预付、30%二期、40%尾款方式分三次支付，其中预付款于合同签定后五个工作日内支付，二期款于实施当天前五个工作日内支付，尾款将于活动结束后十个工作日内结清。（三）投标公司资质要求：1、投标单位应为国内综合实力较强、行业信誉较好的公关策划/品牌传播/广告制作公司，注册资本需折合人民币200万元（含）以上，登记在职员工30人（含）以上；2、投标单位应具备成熟完善的分工架构和服务流程，自有专职策划及客服人员5人以上、高级设计人员5人以上、专业工程人员10人以上，有曾为三家以上国内知名大型企业策划执行各类大型庆典活动的成功案例。自设大型制作工厂或具备国内4A评级（含）以上的广告公司将优先考虑；3、投标单位主要办公场所应在本市区范围内。4、投标单位应根据上述要求提供相关证明文件、文字和图片介绍资料。三、招标建议：1、每一投标单位必须同时承办开业庆典仪式和开业庆典晚会两项活动；2、中标单位数量：壹个。3、建议评标方式：投票法。由我单位开业庆典活动领导小组组成评委会，根据投标单位的综合实力、策划创意、整体报价等，投票选出中标候选单位，报单位领导审批确定后公布。4、我单位可根据实际需要对“宣传策划基本要求说明”的项目内容进行增减。5、投标单位须提交资料包括：（1）开业庆典活动整体策划方案（含报价）；（2）投标单位相关资质证明文件、文字和图片介绍资料