产品说明书写作.ppt

科技用文体 产品说明书 导入新课 随着社会与科技的发展 新产品 新技术和新的服务项目不断涌现 产品说明书使用的频率越来越高 无论是科学尖端产品还是生活的消费品 无不借助于产品说明书来向人们展示它的本质和风采 如果某项新产品问世后没有说明书 或说明得不清楚 不准确 用户就无法了解和使用 即使产品的性能 技术再先进 也不能进行推广 使用 产品说明书写作的成功与否 将直接影响产品的生产与效益 因此 我们不仅要学习写作产品说明书 还要注意做到能够写好产品说明书 情景导入 随着社会主义市场经济的发展 各类高新科技产品不断涌现 产品说明书的写作日趋繁难 目前 不少产品说明书 说而不明 给消费者使用产品带来了极大的不便 有些甚至造成了严重的后果 据 中国质量报 报道 中消协12月21日公布的产品说明书评议结果显示 目前在市场上销售的药品 手机 化妆品 空调 农药 化肥等类产品的说明书都不同程度地存在着 说 而不 明 的问题 据中消协有关人士介绍 经调查 产品说明书存在的主要问题是 部分说明书应列内容不全 如一些有胃肠道不良反应的药品的说明书上没有标明饭前服用还是饭后服用 用法 用量 药品规格都用克 毫克表示 换算麻烦 患者 情景导入 容易错误理解 高科技产品的说明书上所列配置 功能与产品实际有出入 如有的手机说明书上标称的通话时间 待机时间 话机的储存量与实际使用情况相去甚远 擅自扩大适用范围 如某农药只适用于西瓜 葡萄等特定种类水果 却标注适用范围为 所有水果或大部分水果 使不少果农上当受骗 有的说明书中项目内容存在兼并现象 如药品说明书中把不良反应 注意事项 禁忌统写在 注意 项中 一些关系到用药安全的重要内容易被忽略或遗漏 此外 一些说明书还存在缺少警示性内容 安全警示内容模糊 用语不通俗不通顺 中英文混排或使用繁体字等问题 专家分析 产生上述问题的原因是部分生产企业对产品说明书的重要性认识不足 有关产品说明书的法律法规相对 情景导入 滞后 高科技领域产品更新换代快 使原先印好的说明书跟不上形势变化等 消费者对说明书中存在的问题未给予足够的关注和重视 也是导致产品说明书领域存在的问题长期得不到解决的原因之一 针对目前产品说明书存在问题较多 无章可循的现状 有关专家建议政府各行政主管部门应及早制订系统 详实的产品说明书编写规范 使企业在编写产品说明书时有标准可依 制定特殊商品说明书统一格式的规定 加强对产品说明书的监督管理和处罚力度 严禁在产品说明书中出现 国内首创 有效率100 等带有广告色彩的文字 情景导入 以上报道反映的问题 带有一定的普遍性 一些产品说明书或内容过于简单 让人无所适从 或内容术语深奥 不知所云 有的甚至夸大功能 信口胡吹 误导消费者 由此引发了一些意外事故和纠纷 究其原因 主要是一部分厂家舍得在新功能研制上投巨资 却不愿意花小钱完善更新说明书 愿意在策划营销手段上下功夫 却不懂得说明书是使用方便 赢得顾客的重要手段 因此 我们要更新观念 认识产品说明书的功能 学会写作产品说明书 一 产品说明书的概念与特点 一 产品说明书的概念产品说明书 简称说明书 是产品生产者就产品的性能规格 构造用途 使用和保养方法以及维修等事项的书面介绍说明 它是一种指导消费的文书 企业以此来宣传产品 指导消费 促进销售 产品说明书一般由生产单位编写 印成册子 单页或者印在产品的包装 标签上 随产品发出 现在一些公司还将产品说明书放在自己公司的网站上 以供消费者参考 二 产品说明书的特点1 科学性2 实用性3 条理性4 简明性 一 产品说明书的概念与特点 1 科学性产品说明书的内容必须真实 客观 准确地反映产品的实际情况 经得起实践的检验 对有关知识 原理的介绍要恪守科学性 不能夸大其词 应遵守商业道德 向用户负责 维护消费者合法权益 特别是药品说明 如果稍有不科学之处 就可能产生严重的后果 此外 还应该说清楚使用该产品应注意的事项或可能产生的问题 使产品更有效发挥使用价值 2 实用性产品说明书主要是以说明为主要表达方式 客观 真实 详细地向消费者介绍产品特点 性能 用途 使用维修方法等 使消费者能对照说明书会使用 会维修 从而全面地了解商品 认识商品 3 条理性用户要按产品说明书去使用产品 因而 对产品的性能 用途 特点和内容应逐条予以说明 做到条理清楚 次序分明 产品说明书常常按照产品结构的空间顺序和使用产品时的操作顺序对商品的使用和保养方法进行详细介绍 一 产品说明书的概念与特点 4 简明性产品说明书是以用户为主要说明对象的 用户看不懂 就形同虚设 因此 产品说明书的语言应通俗浅显 简洁明白 要少用和不用专业术语和生僻词语 对产品的构造 装配方法 操作技术 注意事项等说明 要配以图样 表格及照片 作具体形象的解说 使用户准确掌握 牢记不忘 案例一 鹿王羊绒衫系列制品消费说明书本羊绒系列产品 是中国名牌产品之一 曾获 中国市场抽验优质产品 94中国国际名牌产品博览会金奖 1995年首届中国国际纺织面料及辅料博览会金奖 95 97免检产品企业 1995年全国纺织产品展示会上获奖牌四金 企业是 中国企业最佳形象AAA级 信誉度入选 全国信誉度百佳企业 1995年被西班牙政府特授予 优秀服务和优良品质国际金奖 以确认其企业形象和声誉 董事长高丰被评为1995年中国纺织会发展中国服装事业特殊贡献功臣 1996年被国家企业家协会和企业管理协会授予 金球奖 本系列制品采用素以 纤维宝石 软黄金 著称的产于中国内蒙古的世界最优质的山羊无毛绒 并采用国际先进 案例一 工艺 设备精制而成 具有柔 轻 滑糯 保暖等特性 因而羊绒制品穿着 洗涤和保养对于每一位羊绒衫拥有者来说是非常重要的 一 穿着羊绒制品时注意 1 由于羊绒衫纤维的物理特性 羊绒衫易起球 起静电 请穿着时注意 西装内袋勿装有硬物勿插笔类等 以免局部摩擦起球 2 羊绒衫穿着时注意间歇期 以防羊绒制品的疲劳和静电 3 穿着时注意防腐蚀性物质和油污 二 羊绒制品的洗涤1 一般情况下应干洗 精编羊绒衫则必须干洗 案例一 2 对粗纺羊绒衫来说 洗涤之前 要仔细检查衣服 上面是否有油污 若有 请用软的棉布蘸上乙醚倒于上面轻擦 3 将去完油污的羊绒衫放到温度不超过30oC并加有适量毛织物专有洗剂的水中 用手轻洗 脱水后放在下铺毛巾的平台上 用手整理至原形 阴干 用蒸气熨斗熨平即可 切忌悬挂暴晒 三 羊绒制品的保养1 羊绒衫在不穿着时切忌悬挂 2 避强光 装袋后保存 不与其他衣类混装一袋 3 羊绒大衣和羊绒毯则宜干洗 不使用时不要与其他类衣服混放 装袋保存 这样就会使羊绒制品风格依旧 鹿王 献给人类的情和爱 这是一份具有科学性 实用性 条理性和简明性的产品说明书 二 产品说明书的作用 1 沟通作用 它在产品和用户之间架起了沟通彼此的桥梁 2 指导作用 它有助于用户了解和正确使用 懂得维护和保管产品的基本知识 3 广告作用 它还有宣传 推销产品的广告作用 案例二 高力牌排风扇说明书我公司生产的高力牌百叶窗式排风扇系引进部分进口元件制造而成 具有启动快 风量大 噪音低 耗电少 使用寿命长等优点 连续运行5000小时以上质量仍然保证 百叶窗叶在电机通电5秒钟内能自动张开 断电源后即自动关闭 起到防尘 防水作用 安装将塑胶面壳向上拉出卸下 用木螺钉将后壳固定于预先装好的木杠内 木框尺寸如图示 然后装回面壳即可 使用与保养1 扇叶必须对准电机轴定位位置方能旋紧固定 扇叶螺母顺时针方向拧紧 案例二 2 切忌碰压及随意改变风扇叶角度 3 黄绿色电线为接地线 应良好接地 4 排除阻碍扇叶转动的异物才能启动风扇 5 电机前后壳均有加油小孔 最接近电机轴位置的小孔 应定期加数滴润滑油 以延长使用寿命 6 塑料面板 风叶 前盖可拆下用棉花或软布蘸肥泉水或洗洁精清洗 切勿用汽油或其他对塑料有腐蚀的液体 广东顺德高力电器制造有限公司地址广东省顺德县桂洲镇工业路54号电话 8256883535 顺德 电报挂号 1605 顺德 这是一份内容科学 齐全 便于消费者使用的产品说明书 三 产品说明书的格式与内容要素 1 封面2 前言或概述3 目录4 主要技术数据5 工作原理6 使用方法7 保养和维修8 附属备件及工具9 封底 三 产品说明书的格式与内容要素 1 封面 写上产品商标 规格型号 产品名称 生产厂名 还要印上产品的图样 2 前言或概述 有的是介绍新产品的主要性能特点 有的则是强调编写说明书的目的或说明维修 使用好新产品的重要性 有的没有这一部分 3 目录 标明说明书各章节名称及页码 只有几张纸的说明书则不需要目录 4 主要技术数据 列出产品的各项性能指标 工作条件的数据范围 要写得准确 简洁 也可以用表格形式来反映 5 工作原理 简略叙述产品是根据什么原理设计的 对于特殊的机构和特殊的电路要作较详细的描述 6 使用方法 往往配上插图 按照一定的程序 说明产品的使用方法 7 保养和维修 简要说明本产品保养的一般知识和维修的注意事项 8 附属备件及工具 如果随产品附有备换零件和工具 则应在这一项中写明 9 封底 注明厂址 电话号码 电报挂号 正中还可以印上醒目的商标 三 产品说明书的格式与内容要素 写作结构 一 标题 一般由产品的标准名称加文种构成 为提高宣传力度 还可以加上与产品特点相应的鼓动性文字作为注解 二 正文它通常要求详细深入地介绍产品的有关事项 如产地 原料 功能 特点 规格 使用方法 注意事项 维修保养等知识 正文的篇幅取决于产品的复杂程度 普通程度 经常采用的说明方式是 1 概述式 对产品进行概括说明 突出性能 特点 功用 2 条文式 将产品的相关事项逐条加以说明 注意顺序的科学性 3 复合式 前两种方式的有机结合 三 附文一般包括企业名称 地址 电话 邮编 电子邮箱 传真 保持期 标准代号等 四 外文对照这主要是指准备远销国外的产品需要具备的部分 教你一招 怎样区别产品说明书与产品广告一 相同点它们同属商业说明文 都要运用商品的名称 产地或有关的商品知识进行介绍和说明 其客观性 真实性 简明性 目的性都是一致的 二 不同点1 目的不同 产品广告主要是宣传商品 引导消费者购买 商品说明书主要是帮助用户正确认识和使用商品 以取得最佳使用效果 2 内容不同 产品说明书侧重于介绍产品的性质和使用方法 内容比较狭窄 而产品广告有的介绍商品 有的介绍工厂设备 技术条件 系列产品 质量声誉 有的介绍良好的售后服务 着重宣传产品的优点和作用 内容广泛 3 宣传载体不同 产品广告要张贴在最耀眼醒目的地方 或通过报刊广播电视等媒体让更多的人知道 产品说明书一般都随商品放在包装内 主要是购买者使用 特别提醒 根据调查分析 目前产品说明书领域主要存在以下问题 1 部分说明书应列内容不全 或是内容过于简单 说而不明 2 一些产品尤其是高科技产品的说明书上所列的配置 功能与产品实际有出入 3 擅自扩大适用范围 4 虚假宣传 夸大功效 5 项目名称五花八门 极不规范 不准确 6 说明书中项目内容存在 兼并 现象 特别提醒 7 缺少警示性内容 安全警示内容模糊 不够具体 8 用语不通俗 语句不通顺 9 字体不规范 不用简化字而用繁体字 10 使用技术用语和外文太多 中英文混排 混用 很多消费者看不懂 11 个别说明书内容陈旧 已超过使用期限仍在超期股役 12 有些产品说明书或字号太小 老年人看起来特别吃力 或印刷字迹模糊 使人不易看清 或印制纸张质量较差 打开包装时极易出现缺损现象 产品说明书的写作要求与技巧 1 要抓住产品的特点 针对用户的需要 要找出此产品与其他产品的不同之处 独到之处 选好角度 突出重点 抓住产品不同凡响的实用价值 将其说准 说深 说透 也可以针对用户可能产生的疑惑与顾虑来确定说明的基本内容 兼顾消费者的心理需求 使消费者能在众多的产品中选出自己所需要的产品 2 要有认真负责的科学态度 写作前要对其产品进行实际调查了解 掌握知识 在此基础上以对用户负责的精神写出符合客观实际的产品说明书 不仅写好的 也要写产品的不足 因操作不当可能产生的问题 这样 不会影响其购买欲望 反而会增加信任 产品说明书的写作要求与技巧 3 语言要准确 简明 生动 通俗易懂 准确 即运用概念 判断要准确 不可含混不清 简明 即简洁明晰 没有多余的字句 不拖泥带水 生动 即要用富有生气与活力的语言来推介产品 可适当借助广告的写法 把产品说明书写得富有吸引力 通俗易懂 案例三 贝特令 儿童用鱼肝油软囊滴剂 本品以100 天然鲨鱼肝油精制而成 内含婴幼儿及儿童发育成长必需的维生素A D以及能促进脑细胞发育 具有健脑 益智作用的二十二碳六烯酸 DHA 本品采用国内首创单剂量包装 秉承传统吸管 可开口后直接滴服 使用卫生 质量标准 DB33 WS 418 84 95 3 批准文号 浙卫药准字 1993 1021 1 主要成份 100 天然鲨鱼肝油制剂 每囊含维生素A1800单位 维生素D600单位 二十二硕六烯酸 DHA 50mg 案例三 作用与用途 增强体质 助长发育 健脑 益智 帮助钙 磷吸收 增加对传染病的抵抗力 用于婴幼儿及儿童成长期补充维生素A D及DHA 预防干眼病 夜盲症和佝偻病 本品也适用于孕妇 乳母补充维生素A D及DHA 有利于胎儿 婴儿健康成长和大脑发育 用法与用途 开口后将内容物滴服 婴幼儿 儿童 孕妇 乳母 每日均为1囊 或遵医嘱 有吞服能力的儿童 孕妇 乳母可在饭前直接吞服 注意 一次大剂量或长期过量服用可引起中毒反应 规格 铝塑装 每盒24囊 每囊合VA1800单位 VD600单位 DHA50mg 贮藏 遮光 密封 阴凉干燥处保存 案例三 附开口方法 本品为单剂量包装 婴幼儿不宜直接吞服 服用时可将滴嘴端浸入开水中 热烫半分钟 再挤压软囊 将内容物徐徐滴入婴幼儿口中 或掺入牛奶 米糊 粥内服用 推荐产品中国关心下一代工作委员会专家委员会中国儿童卫生保住疾病防治指导中心地址 浙江省舟山市普陀区兴建路1号邮编 316100电话总机 0580 3012812传真 0580 3012170电挂 普陀4720浙江海力生制药公司这是一份抓住了产品的特点 针对性强 语言准确 简明 通俗易懂的药品说明书 相关链接 别扔说明书我觉着看产品说明书累得慌 可有时稍一疏忽 不认真看清说明 就闹出笑话来 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第四 表达要言之有序 切忌缺乏条理 3 要提醒注意事项 作者要认真负责 交代清楚有关需要注意的地方 产品说明书的写作注意事项 4 用 说明 的表达方式 忌用描写 抒情和议论 5 要实事求是 恪守信誉 对用户高度负责 说明的内容必须符合产品的实际状况 这样才能取得用户的信赖 6 产品说明书的封面要精心设计