工程档案管理培训交底王菊吟（PPT页).ppt

1 直流线路工程档案管理培训国网直流公司2016 08 2 一 项目档案管理执行主要标准二 项目档案管理体系和职责三 档案管理主要工作内容四 提请注意事项 目录 3 一 项目档案管理执行主要标准 4 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 国家电网公司电网建设项目档案管理办法 国家电网办 2010 250号 国家电网公司电网建设项目档案管理办法 释义 办文档 2010 72号 国家电网公司关于进一步加强重大电网建设项目档案管理工作的意见 国家电网办 2013 1001号 通用性制度及要求 5 国家电网公司施工 监理 业主项目部标准化手册国网公司工程档案管理工作方案 尚未印发 直流输电工程线路工程档案标准化手册 技术资料手册 档案整理手册 材料监造手册 针对性办法及要求 6 国家电网公司施工 监理 业主项目部标准化手册 管理类 策划文件及报审之类 7 国网公司27项通用制度2015版 补充完善资料及迎接检查 8 国网直流公司工程项目档案标准化手册 9 一 项目档案管理执行主要标准二 项目档案管理体系和职责三 档案管理主要工作内容四 提请注意事项 目录 10 二 项目档案管理体系和职责 11 档案管理的目标 工程档案资料与工程进度同步形成 工程纸质档案与电子档案同步建立 同步移交 做到数据真实 系统 完整 前期文件 施工记录与竣工图真实 准确 案卷题名准确规范 组卷系统 规范 装订整齐 通过国家档案局组织的档案专项验收 争创 全国建设项目档案管理示范工程 一 项目档案管理目标 12 1 工程建设项目档案管理坚持 统一领导 分级管理 统一标准 分工负责 统一验收 分段移交 的原则 按照国网公司 建设管理单位 参建单位三级档案管理体系 建立相应各级项目档案管理机构 做好项目档案的形成 积累 整理和归档工作 确保项目档案的完整 准确 系统和有效利用 满足建设项目各项工作以及竣工后生产运行 经营管理 设备维护 改 扩 建的需要 二 主要参建各方档案职责 13 2 工程建设项目档案应反映工程建设过程及实体质量情况 实行项目档案管理责任制 将项目档案管理纳入招投标 合同管理 工程监理 工程总结 项目管理程序和工程质量管理体系 与项目建设同步管理 二 主要参建各方档案职责 14 3 国网办公厅是建设项目档案的业务归口管理部门 组织开展公司重大电网建设项目档案专项预验收工作 向国家档案局提交档案专项验收申请并完成相关配合 协调工作 二 主要参建各方档案职责 15 4 国网直流部 负责直流建设项目档案的直接管理和组织协调工作 负责明确项目建档名称和建设项目档案管理单位 负责项目档案管理的总体策划 负责组织或委托相关单位做好电网建设项目前期环保评估 水保评估 用地预审 报批 审 竣工验收阶段 及项目管理相关文件的收集 经整理后向建设项目档案管理单位移交 负责督促项目各建设管理单位做好项目档案工程声像图片资料的管理与移交工作 负责项目整体档案专项验收 预验收迎检的相关组织协调工作 二 主要参建各方档案职责 16 5 建设项目档案管理单位 国网直流公司 负责明确具体项目档案业务规范及标准 负责建设项目档案的专业指导 交底培训 过程检查 质量控制与整体把关 负责项目档案专项验收迎检工作 负责汇总管理和整理项目全套档案 并按规定向国家电网公司档案馆移交 二 主要参建各方档案职责 17 6 工程属地建设管理单位是属地范围内工程项目档案管理的归口单位和第一责任人 负责成立工程项目档案工作组 负责组织参建人员进场的档案管理 二次培训 组织参建单位编制 档案资料过程管控实施方案 负责与工程建设同步形成项目档案 自行或组织相关单位 属地各参建单位 对项目文件开展过程检查 组织资料问题整改 完成职责范围内房屋拆迁 塔基征地 施工监理合同等建设项目文件材料的收集 整理 组卷及项目档案的编目 组织开展项目档案移交前的自查及整改工作 并做好质量审核与汇总工作 负责组织建管范围内工程相关档案向运行单位移交后 向建设项目档案管理单位移交工程项目整体档案 二 主要参建各方档案职责 18 7 国网信通公司 是通信工程建管单位 负责通信单项工程施工 监理等项目文件材料的收集 整理 组卷及项目档案编目 质量审核 并向建设项目档案管理单位移交 工程项目各参建单位须设置专人负责建设过程中文件 资料的收集 整理 立卷 审核 归档工作 二 主要参建各方档案职责 19 三 档案管理组织体系 1 成立以项目参建单位主要负责人组织构成的工程档案管理领导小组 负责工程档案工作的组织 指导和监督及重大事项统筹协调等 负责审核档案管理规章制度 考核评价办法和相关工作计划 组织档案检查和验收等工作 20 2 各建管单位组建项目档案工作组 在项目档案办公室的组织下开展工作 负责对工程资料检查 制度 评价 负责组织本单位配合项目档案验收检查工作 负责按季度对本单位档案资料整理情况进行检查指导 各建管单位统计区域内参建单位档案部门负责人员名单及联系方式 以文件形式印发并按要求向国网直流部 直流公司履行报备手续 项目档案工作组成员及项目档案人员经国网公司 省公司组织的上岗培训 项目档案人员不得随意调整 人员调整需履行报备手续 三 档案管理组织体系 21 三 档案管理组织体系 22 一 项目档案管理执行主要标准二 项目档案管理体系和职责三 档案管理主要工作内容四 提请注意事项 目录 23 工程档案各项工作及过程管控基本原则 与工程建设同步 一 基本原则 24 主要工作内容 项目总体策划 国网 开工交底培训 国网 方案细化 建管单位 二次培训 建管单位 与项目进度同步形成过程档案 建管单位 同步开展过程监督检查 建管单位 月度评价 专项检查 国网 中间验收 预验收 竣工验收 档案移交 纸质档案 电子档案 二 项目档案管理主要内容 25 1 前期策划 国网公司直流部组织开展项目整体档案前期策划 制定印发项目档案管理方案 各建管单位 业主项目部 应细化 管理方案 各项要求 结合项目实施进度 组织各项目部编制并审定 档案资料过程管控实施方案 实施方案 应体现档案资料与工程项目进度同计划 同布置 同检查 同考核 同总结 二 项目档案管理主要内容 26 实施方案 中资料形成进度计划是建管单位对各项目部档案资料月度检查考核评价的依据 施工项目部 项目档案资料过程管控方案 按通用表进行报审 监理项目部审批 监理项目部 项目档案资料过程管控方案 参照施工通用表报审 业主项目部审批 二 项目档案管理主要内容 27 2 交底培训 工程项目开工前 国网直流部统一组织项目交底培训 其中包括档案管理要求交底 各建管单位应结合项目人员开工进场情况 组织开展二次培训 两次培训的名单报直流公司备案 作为考核依据 二 项目档案管理主要内容 28 3 组织档案资料中间检查及整改开展档案资料月度检查评价 对参建单位过程资料形成的完整性 准确性 规范性进行评价 评价结果反馈国网直流公司 直流公司负责汇总整理后报直流部等相关部门和领导 档案资料与工程进度同步开展中间检查 配合国网直流部 直流公司 开展的档案资料专项检查 组织检查发现问题的整改 各建管单位档案工作组成员参与档案专项检查 按人次进行加分 二 项目档案管理主要内容 29 4 组织档案资料竣工预验收及整改与工程进度同步开展档案资料竣工预验收检查 组织检查发现问题的整改 5 组织档案移交前质量自查工程竣工后 组织各参建单位做好竣工资料的整理 组卷工作 对档案资料的内容及整理的规范性 系统性 准确性进行自查 二 项目档案管理主要内容 30 6 组织档案移交工作自查整改工作完成后 一是组织向运行单位移交相关档案 二是向国网直流公司书面提出档案移交申请 文件内容包括 1 负责建管工程规模及参建单位情况 2 工程档案整编情况 3 档案检查及问题整改情况 4 移交工作计划安排 5 附件 档案接收质量核查整改报告 移交清册 二 项目档案管理主要内容 31 7 参与项目档案预验收 专项验收按照工程创优及专项验收总体部署 组织参建单位做好项目档案预验收 专项验收的迎检工作 对检查发现的问题 组织参建单位切实做好举一反三整改 对整改的结果进行核查确认 二 项目档案管理主要内容 32 所有文件要求以正本 原件归档 国网公司档案馆要求 内容填写一律用计算机且激光打印 签名必须用碳素墨水书写 不得使用纯蓝墨水 圆珠笔 铅笔等 报审表要求 应兼顾报审表美观及实用性 对于施工评级 验评记录字体及格子大小的统一 参照评定规程的表格进行 编辑的时候可根据需要适当修改页边距及字体大小 33 工程归档范围内容参见 直流输电工程线路工程档案整理指导手册 各单位在执行过程中应结合项目实际 并已现行标准 规范及要求为准 组卷模式 参照 直流输电工程线路工程档案整理指导手册 组卷模式 34 一 项目档案管理执行主要标准二 项目档案管理体系和职责三 档案管理主要工作内容四 提请注意事项 目录 35 1 前期文件的及时办理 获取并移交 文物普探或重点勘探赔偿协议 用地预审意见 用地预审批复 地质灾害危险性评估报告 压覆矿产资源调查报告及批复 文物勘探报告及批复 选址意见书及批复等文件须及时办理 获取原件并尽快向国网直流公司办理移交 36 文物普探或重点勘探赔偿协议 如根据 关于宁东 浙江 800kV特高压直流输电线路 接地极及接地极线路 宁夏段 工程项目文物调查意见的批复 宁文审发 2013 36号 文件 灵绍线 宁夏段 线路通道内无文物 施工过程中也未遇到重要的文物发现 无需办理相关赔偿协议 文件办理示例 37 用地预审意见 用地预审批复 关于宁东至浙江特高压直流等5项输变电工程线路塔基用地预审意见的函 宁国土资函 2013 186号 关于宁东至浙江 800千伏特高压直流输电工程建设用地预审意见的复函 国土资预审字 2013 177号 文件办理示例 38 地质灾害危险性评估报告及备案登记表 关于宁东至浙江特高压直流输电线路 接地极及接地极线路 宁夏段 工程地质灾害危险性评估报告备案的函 宁国土资函 2013 189号 压覆矿产资源调查报告及批复 关于宁东至浙江 800千伏特高压直流输电线路 接地极及接地极线路 宁夏段 工程压覆矿产资源状况的复函 宁国土资函 2013 212号 文件办理示例 39 选址意见书及批复 1 建设项目选址意见书 宁建选字第180号 2 关于同意宁夏电力公司征求宁东至浙江特高压直流输电工程建设项目选址意见的函 灵建函字 2013 15号 文件办理示例 40 2 政策处理文件的准确形成和归档 塔基占地协议 付款凭证 占地赔偿明细表 汇总表房屋拆迁协议 付款凭证 赔偿费用明细表树木砍伐协议赔偿费用明细表 施工补偿结算证明 国有土地使用证 林地审核同意书及树木砍伐许可证 不办证 要有当地相关的政府支撑文件以上内容除付款凭证外 均要求原件向国网直流公司移交 41 42 3 专项验收文件建设项目职业卫生专项验收 地方安全生产监督部门 建设项目安全设施竣工验收 地方安全生产监督部门 建设期未发生较大安全事故的证明 地方安全生产监督部门 劳动保障专项验收证书 地方劳动保障部门 43 4 项目安全管理类归档资料 包括安全文明策划及报审 安委会成立 建管单位及上级单位开展的春秋季安全大检查报告及整改等 其他安全类文件不向国网直流公司移交 由各参建单位自行保存作为评优备查文件 44 5 影像拍摄及整理依据 国家电网公司直流输电工程建设影像资料拍摄实施方案 直流线路 2012 209号 影像档案分为工程宣传类及建设过程控制类 拍摄的视频 照片按照 谁拍摄 谁整理 的原则进行有序管理 英大传媒集团 建设管理单位分别牵头负责工程宣传类和建设过程控制类影像资料的审核 管理 45 照片档案问题 文件夹的建立不够规范 存在违章照片 主要表现为不戴安全帽或安全帽不系带 照片数量不足 特别是监理及施工单位的试件制作 见证取样照片及关键工序质量过程控制照片数量严重不足 注意多收集 同一张照片出现在不同文件夹中现象较多 建设 施工 监理单位照片重复现象严重 特别是施工和监理部分文件夹相似度高 46 照片未进行重命名或重命名不规范照片现象 监理项目部采集的照片以检查 验收等工作内容为主 往往出现照片中没有监理人员或监理人员只是站在一旁 以钢筋工程 地基验槽为例 验收钢筋时监理应作观察状 用卷尺测量间距等动作 地基验槽时应作出看经纬仪等仪器 观察土质 测量基坑尺寸等动作 见证取样时 总而言之 采集哪一类照片 要注意采集的主题为监理在做该项工作时应有的动作 47 命名规则 20160406阀厅及附属设施地基验槽01 48 6 缺项资料建管单位与参建方签订的安全协议在线监测合同 记录及监理验收文件项目核准等文件的文中文普遍未能归档 后附示例 选址意见书等的文件附件 后附示例 49 文件中的请示要归档 50 建设项目选址意见书未见附见 51 7 档案资料存在的质量通病文件意见代签现象普遍 监理项目部 业主项目部 建设管理单位审查意见采用机打 文件资料形成时间前后矛盾 开工时间 竣工时间及安全 质量目标不统一 52 部分合同签字人不是法人 需提供委托授权书复印件 并说明原件存放处 工程监理合同未填写签订日期 质量通病示例 53 工程档案管理创新思考 1 实行工程档案监理制 拓展和深化工程监理单位档案工作职责 推行工程档案监理制 工程监理单位既是本体工程监理单位 也是工程设计 环保水保 档案监理单位 这也是改革创新工程档案管理机制的一项重要内容 它不仅有利于提高工程建设项目的