档案管理3.ppt

展厅 二 档案室档案室用房由档案库房 档案阅览用房和档案人员办公用房组成 在选择档案室用房时应符合以下要求 档案室用房应相对集中 便于管理 档案库房应远离水源 火源和污染源 一般不宜选择在地下室或顶层 如设在地下室或顶层 必须采取防潮 防水 隔热等措施 档案库房必须专用 与办公室或生活区分开 档案库房的载荷符合规定要求 档案室库房 密集架 档案室库房 档案柜 档案资料阅览室 整理室兼办公室 三 其他保管条件1 档案装具档案架 档案箱 档案柜 密集架 须符合国家标准 2 档案保管设备空调机 去湿机 通风机 温湿度测量仪 防盗和防火报警器 灭火器 装订机 复印机 缩微拍摄设备 监控设备 消毒设备 信息化设备以及档案专用运输设备等 3 档案包装材料卷皮 卷盒 要求采用无酸材料制成 三 档案库房管理 一 档案装具的排列编号1 合理布局架 柜 间的主要通道宽度不小于1米 架 柜 之间的间隔不小于0 8米 架 柜 与墙壁的间距不小于0 1米 装具与天花板的间隔不小于0 6米 2 避光通风装具的排列与有窗户的墙面垂直 没有窗户的库房 装具的排列应与通风管道开口方向相对应 3 整齐有序档案装具的编号一般以库房为单位进行 编号方法是 自库房门口起从左至右 从外向里编架 柜 号 每个架 柜 的格 节 也应编号 方法是从上向下编顺序号 二 档案存放1 档案的排列存放档案馆 以全宗为单位排列 一个全宗的档案尽量集中存放 照片 音像 磁盘 光盘等特殊载体档案 可以分开存放在专门的库房 档案室 一般根据档案的门类实行分类排列 将同一类别的档案集中存放在一起 2 档案存放位置索引档案存放位置索引是以表册或卡片的形式记录和反映档案在库房和装具中存放次序的管理工具 指明档案存放位置的索引指明库房内装具所存放档案的索引 三 档案管理的应急处置档案管理的应急处置预案2 档案管理的应急处置措施 四 档案保护档案保护是指防止档案受损 延缓档案褪变和抢救 修复受损档案的活动 它的任务是最大限度地延长档案的寿命 档案馆建筑设计规范 JGJ25 2000 一 库房温 湿度的控制 二 库房的 八防 措施库房的 八防 防火 采用金属柜架 照明器材安全 线路安装规范 性能良好消防器材 掌握消防处置办法 防光 采用合适照明光源 降低光照强度 减少光照时间 防止与减少自然光对档案的照射 库房窗户要小而少 东西墙不宜设窗 防虫霉 档案虫霉防治一般规则 DA T35 2007 采用无酸纸 入库前检查杀虫灭菌处理 恒温恒湿 清洁净化 放置驱虫防霉药剂 防尘 防盗 防潮 防水 三 档案修复档案修复是指使受损或褪变的档案恢复或接近原有特征 或对其进行加固的过程 是一项抢救性的保护措施 照片的修复 第六节档案统计 一 档案统计的内容和要求 一 档案统计的内容档案统计是对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集 整理和分析的活动 二 档案统计的四个层次 全国档案工作基本情况统计 由国家档案局组织实施 国家统计局负责指导和监督 专业系统档案工作情况统计 由各专业主管部门组织实施 地方 包括省 市 地 县各级 档案工作基本情况统计 由各级地方档案行政管理部门组织实施 档案馆 档案室档案工作情况统计 由各档案馆 室 自行组织实施 三 档案统计的基本要求1 准确性2 科学性3 时效性 四 档案统计分类1 登记表册类2 统计表册类3 综合材料类 二 档案登记表册按照档案管理的环节可产生登记表册 1 移交接收登记表2 鉴定销毁登记表3 档案著录登记表4 档案全文扫描挂接登记表5 提供利用登记表6 档案质量检查登记表7 档案保护保管登记表8 档案目录登记表注 登记表一般按工作情况随时记录 用短期资料归档 三 档案统计表册在登记表册的基础上进行综合分析统计 1 移交接收统计表2 鉴定销毁统计表3 档案著录统计表4 档案全文扫描挂接统计表5 提供利用统计表6 档案质量检查统计表7 档案保护保管统计表8 档案目录统计表9 全宗名册注 一般情况下一年统计一次 作永久卷归档 四 全宗卷管理 一 全宗卷的编制原则和内容全宗卷是管理某一全宗过程中形成的 能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷 是档案管理活动中形成的 档案 全宗卷规范 DA T 1994 1 档案收集方面的材料 交接文据 接收征集记录 档案来源和价值说明等2 档案整理方面的材料 分类方案 整理说明等3 档案鉴定方面的材料 鉴定小组名单 档案保管期限表 鉴定档案报告 销毁档案请示与批复 销毁档案清册等4 档案保管方面的材料 档案安全检查记录报告 重点档案保护措施 档案修复与抢救情况等 5 档案统计方面的材料 档案收进 移出登记 馆室藏档案基本情况统计 重要利用统计表等6 档案利用方面的材料 全宗介绍 开放利用和控制使用范围说明 档案汇编和公布出版情况 利用效果实例汇编等7 档案管理新技术应用方面的材料 缩微复制和计算机辅助管理等情况文字说明 二 全宗卷的整理卷内文件材料按问题 时间排列 排列顺序为 全宗介绍 大事记 收集 整理 鉴定 保管 统计 利用 新技术应用方面的材料 三 全宗卷的管理档案馆 全宗卷集中保管 按全宗号顺序排列编制全宗卷目录 档案室 全宗向档案馆或向有关单位移交时 其全宗卷亦随同移交 全宗卷封面 全宗卷盒 第七节信息资源开发利用 一 信息资源建设开发利用的基本方法1 档案借阅2 档案开放3 档案公布4 档案展览5 档案编研 第八节新技术应用1 建成数字档案馆 室 2 容灾备份3 胶片缩微 磁带等 综合档案室建设 组织管理 1 组织领导 成立机关档案管理领导小组 分管领导任负责人 成立机关档案鉴定领导小组 分管领导任负责人 成员由档案室管理人员与各科室负责人员组成 2 机构人员 成立综合档案室 配备档案工作人员 以综合档案室为中心 建立机关档案分级管理网络 各科室指定档案兼职工作人员 3 管理制度 档案工作人员岗位职责 档案立卷归档制度 档案安全保管制度 档案鉴定销毁制度 档案借阅利用制度 档案保密 统计制度等4 制定档案管理的规范性文件 XX单位档案管理办法 XX单位文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 其它各类档案保管期限规定 XX单位档案分类方案 XX单位照片档案管理办法 XX单位电子文件归档与电子档案管理办法 设施设备一 档案用房 档案室用房由档案库房 档案阅览用房和档案人员办公用房组成 档案室用房应相对集中 便于管理 档案库房应远离水源 火源和污染源 一般不宜选择在地下室或顶层 如设在地下室或顶层 必须采取防潮 防水 隔热等措施 档案库房必须专用 与办公室或生活区分开 档案库房的载荷符合规定要求 档案室门窗都要配备防盗设备 采用白炽灯作照明灯具 东西墙不能设窗 窗户要少而小 窗帘配置要防光 架柜之间主通道不少于1米 架柜之间不少于0 8米 架柜与房顶不少于0 6米 架柜与墙不少于0 1米 三 档案设备 5 档案装具 档案架 档案箱 档案柜 密集架和采用无酸材料制成的卷皮 卷盒等档案包装材包括空调 去湿机 通风机 温湿度测量仪 臭氧消毒仪 防盗和防火报警器 灭火器 装订机 复印机等常用设备和计算机 打印机 刻录机 扫描仪 照相机 录音机 防磁柜等信息化设备以及档案专用运输设备等 配备了适合归档电子文件和数字档案的存储 检测 迁移 备份等设施 业务建设 1 收集工作2 整理工作3 安全保管工作4 统计工作5 鉴定工作6 利用工作7 编研工作8 数字档案室 一 档案的收集工作 1 收集 制订本机关档案归档范围 1 反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的 对本单位工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 2 本单位工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 3 本单位需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 4 其他对本单位工作具有查考价值的文件材料 归档范围 制订本机关档案归档时间 文书材料于次年6月底前归档 科研文件材料在科技活动结束后1个月内归档 基建项目材料在竣工验收后3个月内归档 设备档案在仪器调试运行后归档 会计材料由会计部门在会计年度终了保管1年后归档 特种载体文件材料在活动结束或办理完毕后随时归档 会议材料 重大活动材料 应在工作结束后1个月内归档 单位领导干部外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档 归档时间 制订归档文件质量要求 建立本机关档案收集网络 在档案不能集中统一的情况下 可采用目录控制办法 46 档案交接文据格式 二 档案的整理工作 2 整理制定本机关单位分类方案和分类大纲可选择分室整理和集中整理两种方法 综合档案室 按门类分类 综合档案室 科技档案 特种载体 文书档案 会计档案 业务档案 党务类 行政类 人事类 计划信贷类 监察稽核类 群团类 信贷档案 专业会计 会计档案 银行卡档案 储蓄会计 房信会计 国际会计 凭证 帐册 报表 其他 业务管理类 综合档案室 按职能分类1 综合档案室 行政管理类 基本建设类 党群管理类 人事教育类 业务类 设备类 科研类 会计类 人事档案类 特种载体类 综合档案室 按职能分类2 综合档案室 高校综合档案室 行政管理类 党群管理类 学籍类 教学类 科研类 基本建设类 仪器设备类 产品生产类 出版物类 外事类 财会类 特种载体类 高等学校档案管理办法 教育部27号令 综合档案室 按职能分类3 企业综合档案室 行政管理类 产品类 党群工作类 经营管理类 生产技术管理类 设备仪器类 科学技术研究类 会计类 基本建设类 干部职工类 工业企业档案分类试行规则 国档发 1991 20号 需掌握的不同门类档案整理办法1 文书档案 归档文件整理规则 DA T22 2000 文书档案案卷格式 GB T9705 2008 2 科技档案 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 3 照片档案 照片档案管理规范 GB T11821 2002 4 会计档案 会计档案案卷格式 DA T39 2008 5 印章档案 印章档案整理规则 DA T40 2008 6 磁性载体档案 磁性载体档案管理与保护规范 DA T15 95 三 安全保管工作 3 保管入室前档案要进行消毒处理 每天按时记录温湿度情况 根据温湿度调整库房内的温湿度 定期放置防虫霉药剂 定期对库房进行杀菌消毒 定期检查库存档案的保管情况 对其中破损 霉变档案进行抢救性保护 登记在册 定期检查电子档案的保管情况 确保档案数据的安全 可用 登记在册 定期对电子数据进行检验刻录 建立电子档案安全保管和备份制度 电子档案应一式3套保存 1套封存保管 1套提供利用 1套异地保管 按照档案登记备份的相关规定 将本单位各类重要电子业务数据 电子公文和档案数字化成果移交备份到当地国家综合档案馆 4 鉴定准确制订档案的保管期限归档时鉴定到期档案的鉴定 建立销毁清册 五 档案的利用工作 5 利用1 档案人员熟悉室藏 能及时 准确地调出案卷 提供利用 2 建立了 档案借阅登记 档案利用效果登记簿 3 编辑了档案利用典型实例汇编 六 档案的编研工作 6 编研1 编有本机关组织机构沿革 大事记 基础数字汇编 2 根据本机关工作需要 编有两种以上综合性 如年鉴等 或专题性 如专题概要 研究分析报告等 编研材料 7 数字档案室 建立数字档案室规章制度 做好电子文件归档工作 OA系统不成熟的 扫描文件 做好业务档案数据的接收备份工作 扫描室藏重要档案 做好异地容灾备份工作 8 统计建立齐全的档案管理台帐档案登记表册 移交接收登记表 鉴定销毁登记表 档案著录登记表 档案全文扫描挂接登记表 提供利用登记表 档案质量检查登记表 档案保护保管登记表 档案目录登记表 档案统计表册在登记表册的基础上进行综合分析统计 1 移交接收