行政管理制度2006.doc

行政管理制度一、 办公用品管理制度（一）办公用品领用 ：1、 领用人根据有关办公用品清单及实际需要，向前台直接领取，前台将就领用人和领用物品的数量做好准确的记录，领取人确认并签字。2、 办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购。3、 新员工报到当天，即可领取办公用品一套；员工离职时，应认真清点办公用品，到前台填写交接清单并签字。（二）办公用品管理：4、 个人办公用品须由自己保管，在正常损耗情况下，公司给予补给（如：员工可以凭笔筒向前台领取笔芯）；若有损坏或遗失，则将由自己负责；5、 办公用品费用每月摊销一次。行政部将设立专人，对各个部门的办公用品领用做出统计。6、 行政部人员月度结算统一结帐后，统计各部门采购费用。二、 考勤制度1、 公司采取上下班打卡制度。员工每日按时上下班并打卡，不得迟到或早退，如有事不能按时上下班，打卡者需向经理请假。2、 迟到、早退或无故矿工者将受到以下处罚：迟到或早退一次者，罚款20元；迟到或早退第二次者，罚款40元；迟到或早退第三次者，罚款80元，以此类推，若迟到或早退次数达到5次（含5次）者，行政主管须带当事人向总经理说明情况后方可上班。矿工一次将按2次迟到处理。3、 由于办公时间的差异，仓库员工将自行在仓库打卡，但仍需遵守打卡规定，按时打卡。4、 严禁员工代打卡，如被发现，代打卡员工和被打卡员工都将受到双倍处罚。三、 出入登记制度1、 严格出入登记制度：因公外出办事者，须在前台登记本上登记，注明出入者姓名、出入时间、外出事由，前台核对登记本。若发现员工填写虚假信息或不予登记，都将受到处罚。2、 外出办公人员的车费及餐费可凭前台签字报销。四、 票务办理制度（日常订餐、订票、订房）1、 各部门根据各部门的实际需要，提出订餐、订票、 订房申请，并填写相应的申请表（内容具体详实），部门主管签字确认。2、 各部门在订餐、订票、订房之前，先行申请好费用，交予行政部代办，在行政部办好后立即将现金或支票交与行政部结款。3、 费用超过500元以上，申请需要其部门主管签字确认。4、 订餐、订票、订房工作需一定的提前量（订票一般提前23天知会行政部，订餐、订房一般提前12天）。5、 各部门申请不得提高出实际需要的要求。五、 办公设施维修制度（一） 办公设施的维护1、 公司内设传真机、打印机、复印机等多种办公设备，行政部将指定一家办公设备维修商签定保养协议，以保证机器正常使用，延长寿命。2、 公司员工需自主维护办公设施，尤其是自身保管的设备，如其有损坏现象，公司将对比其他员工进行处理：若其他员工也有损坏，且属于正常的损耗，公司将承担维修费用：若属个人过失，员工将个人承担维修，且公司还将对此人进行索赔。3、 新员工在不了解某办公设备的使用方法，应主动向行政人员咨询；发现办公设备出现故障时，应及时通知行政部予以维修，不要自行带电修理，以免出现危险。4、 所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。（二） 设备维修流程 5、 发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向行政部报修。6、 行政人员根据编号，联系厂商，组织及时维修。7、 通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用。8、 机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使用。9、 若设备无法维修，在获经理签字同意后，将由行政部统一申请费用、组织购买、费用摊销。采购过程须遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，厉行节约。设备采购结束后统一由行政部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。六、 车辆管理制度1、 本公司汽车司机为刘波。2、 公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用，在黄总不需用车的情况下，司机可为其它部门服务。3、 财务部在同等部门中享有优先用车权。4、 公司员工需要用车时，必须提前通知前台，表明用车时间、地点，经行政主管签字后由前台负责核对登记，并进行网上跟踪管理。5、 若有预计用车需要，应提前23天向前台提交用车申请。6、 车辆使用完毕，使用人员、驾驶人员须填写“车辆使用实际情况记录单”，交行政部备案。 7、 行政部门每月将耗油量及行驶旅程记录签报分管主管查核一次，以防浪费，前台须对车辆耗油量进行检查，并做好详细记录。七、 后勤管理制度（就餐制度、住宿管理制度）（一） 就餐管理1、 从即日起，公司将不再发放生活餐费，改为由食堂提供中餐。2、 中午要在公司就餐的员工，须在上午11点前向前台登记。3、 前台11点将就餐者的统计名单送到公司食堂，食堂据此名单进行份量煮食。4、 为避免浪费，若员工在登记后却不进餐的，公司将给予收费处罚，处罚金额为5元/餐。5、 因公外出办事的员工，须事先在前台登记，经前台确认后即可享受午餐补贴（补贴标准：5元/餐）。6、 住宿员工晚餐若想在公司进餐，须提前通知食堂，且须支付就餐费用（收费标准：5元/餐）。（二） 住宿管理7、 公司可为员工提供住宿。8、 需要住宿的新员工须在前台登记，公司为每位住宿人员发配基本的用具与设备。9、 住宿员工须保管好自己的住宿用具，若在使用用具的过程中出现损坏现象，由住宿人员自己承担维修费用；在无法维修的情况下，公司将只承担50%的费用，其余费用由住宿员工自身承担。10、 为方便统一管理，住宿员工每日必须在早上9点前离开宿舍、晚上11点前返回宿舍，宿舍门将在晚上11点准时关闭。八、 文书管理制度（资料打印、传真收发、信件处理）（一） 文档复印1、 复印操作人应自觉在前台复印管理台帐上登记。2、 复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销，复印机维修费用根据比例每季度摊销。3、 如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。4、 任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。（二） 信件收发 5、 公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。6、 收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。7、 收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。8、 对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。9、 对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。（三） 传真收发 10、 公司与外界联系需对方发送传真时，尽