____年版公文写作与处理(第一章).ppt

公文写作与处理 法律与公共管理系陈健萍 课程性质 是行政管理专业 文秘等专业的课程 同时也是面向毕业后有志从事机关公务员工作 企事业行政工作的学生开设的一门选修课程 为培养和检验学生公文写作与处理的基本理论 基本知识和基本技能而设置的一门实用性较强的专业课程 学习方法 掌握各文种的特点 写作技巧 理论基础 认真分析案例完成课程要求的练习和作业 并以电子邮件形式交给教师 实际操练 课程考核 一 成绩构成与说明 平时成绩占30 包括课堂表现 课后作业 出勤 期末考查占70 二 期末考查 1 形式 开卷2 考试时间长度 2小时3 题型构成与比例 1 选择题20 2 判断题10 3 改错题20 4 写作题50 课程内容 公文概况学习各类公文文种的撰写 重点 公文的处理 第一章透过公务说公文 公务离不开公文 目录 了解公务活动 第一节了解公务活动 一 公务活动的特点 一 公务活动事关社会发展与稳定 二 公务活动是一种组织行为 三 公务活动依照权限进行 处理私事与处理公务之比较 一 程序 处理私事与处理公务之比较 一 程序 处理私事与处理公务之比较 二 考量因素 举例 以购买沙发为例 第一节了解公务活动 二 公务信息的沟通 一 公务信息沟通的渠道形式多样 二 文件是公务信息的常见形式公务活动的组织与运行以及公文的形成和处理 具有自身规律与特点 第二节公文的概念和特点 一 公文的产生文字的出现是公文产生的必要条件社会组织的形成是公文产生的充分条件二 公文的定位文书 公文 文件的联系与区别 州郡忌讳 不欲闻之 但更相告语 莫肯公文 后汉书 刘陶传 第二节公文的概念和特点 公文是机关 团体 企事业单位等社会组织在公务活动形成的具有法定效力和规范体式的书面文件 P7 包含以下的含义公文是在公务活动中形成的公文的形成者是各类社会组织公文通常以文字为信息表达方式公文是国家进行管理的一种重要工具 第一节公文的概念和特点 三 公文的特点 一 明确的法定作者 二 法定的权威性 三 突出的现行效用 四 规范的外观样式 五 特定的处理程序 第二节公文的概念和特点 四 公文的作用 一 领导与指挥作用 二 规范与约束作用 三 联系与知照作用 四 宣传与告诫作用 五 依据与凭证作用 第三节公文的分类和文种 一 公文的分类 一 按照公文使用范围划分通用公文 专用公文 二 按照公文来源划分发文 收文 三 按照公文行文方向划分上行文 下行文 平行文 四 按照公文涉密程度划分保密公文 内部公文 限国内公开的公文 对外公开的公文 第三节公文的分类和文种 一 公文的分类 五 按照公文办理时限划分特急件 急件 平件 六 按照公文内容性质划分规约性公文 决策指挥性公文 报请商洽性公文 公布知照性公文 日常事务性公文 七 按照公文载体划分纸质公文 电子公文 第三节公文的分类和文种 1 中国共产党机关公文处理条例 14种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公告 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 2 国家行政机关公文处理办法 13种 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见函 会议纪要 3 梧州学院公文处理暂行规定 12种 决议 决定 指示 意见 通知 报告 请示 通报 批复 规定 函 会议纪要 法定公文 党的机关公文14种 行政机关公文13种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 第三节公文的分类和文种 二 公文的文种 一 规约性公文章程 条例 规定 办法 细则 制度等 二 决策指挥性公文命令 决定 决议 批复 意见等 三 报请商洽性公文报告 请示 议案 函等 四 公布知照性公文公告 通告 公报 通知 通报 会议纪要等 五 日常事务性公文计划 总结 会议记录 大事记 简报 调查报告等 第四节选择文种的原则 一 根据有关规定选择文种二 根据工作关系选择文种三 根据发文目的选自文种四 根据机关权限选择文种 国家行政机关公文处理办法 中国共产党机关公文处理条例 上级主管机关公文处理办法 当地党政机关公文处理办法 本机关办公室 行文关系 同一系统的机关 业务上指导与被指导 领导与被领导 平行关系 2 3 公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系 它是根据机关的组织系统 领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件受授关系 非同一系统的机关 4 不相隶属关系 上级机关 下级机关 同级机关 同级机关 此机关 彼机关 下级业务主管机关 上级业务主管机关 1 行文方向与方式 下行文 上级领导机关或者业务主管部门对所属下级机关行文 广西壮族自治区人民政府 广西壮族自治区教育厅 XX市教育局 行文方式 梧州市教育局 XX市教育局 行文方向与方式 行文方式 2 上行文 是下级机关向所属上级领导机关行文 广西壮族自治区人民政府 广西壮族自治区教育厅 梧州市教育局 1 2 3 无领导与指导关系的机关 部门 单位之间 行文方向与方式 行文方式 3 平行文 是同级机关或者不相隶属机关以及没有领导与指导关系的机关之间行文 同级机关 同级机关 不相隶属机关 不相隶属机关 第五节公文格式 眉首 由份数序号 秘密等级 保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人组成 主体 由标题 主送机关 正文 附件 发文机关成文时间 附注组成 版记 由主题词 抄送栏 印发机关与印发日期 印制份数组成 例 3号黑体 推荐小标宋体 3号宋体 2号小标宋体 3号仿宋 附注 3号黑体 3号小标宋体 3号仿宋 第五节公文的格式 一 眉首部分由份数序号 秘密等级 保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人组成 1 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 2 秘密等级和保密期限 表明 绝密 机密 和 秘密 3 紧急程度 标明 特急 急件 4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 联合行文时发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后面加 文件 组成 联合行文时应使主办机关名称在前 联合行文过多时 必须保证首页显示正文 联合行文主办机关排在前 联合行文过多时 保证首页显示正文 5 发文字号 由发文机关代字 年份和序号组成 发文字号 由发文机关代字 年份和序号组成 年份 序号用阿拉伯数码标识 序号不能使用虚数 联合行文时使用主办机关发文字号正确 江府 2008 5号错误 江府 2008 5号江府 2008 5号江府 2008 05号 6 上报的公文需标识签发人姓名 此时发文字号居左侧 7 红色反线 法定党的机关公文与行政机关公文使用的区别 二 主体 由标题 主送机关 正文 附件 发文机关成文时间 附注组成 1 标题 由发文机关名称 关于 主要内容 的 公文种类构成 发文机关 主要内容 公文种类称为公文标题三要素 例如 中国银行关于发现伪造人民币的通报 发文机关 主要内容 文种 关于召开教师节表彰大会的通知 省略发文机关 通告 省略发文机关 主要内容 标题常见的病例八方面 一 要素不全二 乱用文种三 隶属不清四 提炼不精五 题不达义六 用词重叠七 滥用符号八 标注不规范 关于制定运动员 运动场观众意外伤害保险试行办法的请示报告 病例 部 部 部 部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知 介词 关于 应用未用 以标题中四个机关联合发文 其办文意图应是面向全国各单位的 但也可理解为只是面向本系统 易产生歧义 其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词 关于 应补上 病例 标题的提炼 如 xxx 发文机关 关于招收退休退职职工子女就业 进行合理安排 确保社会稳定的通知 改为 XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知 或 XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知 从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容 概括为 废止部分规范性文件 某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理 应予废止的共有几十件 题不达义 一是事由偏跑如 XXX关于草原灭鼠的请示 从题意上看 是请示开展灭鼠运动 而此文实际上是请求上级给予解决 灭鼠经费 的请示 应改写为 XXX关于要求解决草原灭鼠经费的请示 二是题大义小如 关于企业技术 人才开发的若干规定 而文件内容中就如何进行技术 人才两项开发 却未作具体规定 标题 帽子 太大 使题文不完全相符 三是题小义多如 关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知 标题的事由主旨是 筹备 二字 而正文中不仅详细介绍了 争创活动 的意义 内容 方法 还谈到了组织领导 活动步骤 管理制度等 显然 标题题义过小难于表达和带动正文 此标题可改写为 XXx关干开展争创人民满意的基层站所活动的通知 四是题义不清如 XX县人民政府关于粮食问题的通知 其中就缺少 价格 收购 等词语来限制中心词 问题 造成事由过于笼统不具体 不清楚 不能准确反映表达公文的主要内容 思考 县人民政府关于转发 市人民政府关于转发的通知 的通知 假如到镇级政府标题如何处理 XX镇人民政府转发民政部关于开展扶贫捐助和慰问活动的通知 2 主送机关 即公文的主要行文对象 除直接面向社会发布的普发性公文外 一般都有主送机关 3 正文 是公文的主体 是反映公文具体内容的部分 1 数字 年份不能回行 阿拉伯数字 年份不能分成两行 2 标题序号 一 一 1 1 3 除特定需要汉字外 正文中一般使用阿拉伯数字 在公文中主要使用阿拉伯数字 如表示数量 长度 高度 面积 体积 重量和百分比等 词 词组 成语 惯用语 缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字 如 50 不能写成 百分之五十 20世纪90年代 不能写成 二十世纪九十年代 党的十四大 错成 党的14大 4 附件 是指随公文转发 报送的文件或资料 5 附件 公文如有附件 在正文下一行标识 附件如有序号使用阿拉伯数码附件名称后不加标点符号 如 附件 1 2 被发布 批转 转发公文为主体内容 不作为附件 5 此处的发文机关可以写 也可省略 成文日期与印发日期成文日期 行政机关公文要求必须用汉字标全 如 二 八年九月二十四日党的机关未做具体要求 但惯例使用阿拉伯数字标全 如 2008年9月24日印发日期一律用阿拉伯数字标全 成文时间 印发时间 6 公文生效标识是证明公文效力的表现形式 它包括发文机关印章或签署人姓名 联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时 主办机关印章在前 两个印章均压成文时间 两印章之间不相交或相切 当联合行文需加盖3个以上印章时 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 成文时间 最后一排印章之下右空2字 7 附注是指需要说明的其他事项 一般不标注 此页无正文 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 三 版记 由主题词 抄送栏 印发机关与印发日期 印制份数组成 1 主题词是用于揭示公文内容 便于公文检索查询的规范化词 市关于发展外向型经济的若干补充规定主题词 经济开放政策规定国务院关于加强水土保持工作的通知主题词 农业水土保持通知 主题词标引不规范 顺序颠倒 不体现内容选词的随意性太大 标注不准确书写不规范 主题词 为黑体 较其它大一号 病例 转发保监会纪委印发 保监会系统2005年纪检监察工作要点 的通知 国寿集团纪委 2005 20号 纪检监察 2005 工作要点通知 印发 刘奇葆陆兵同志在泛珠三角经济区合作论坛上的讲话 的通知 刘奇葆