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常用公文写作技巧 没有任何东西比写作更重要管理者不会写作是不可思议的写作是一个人发展 升迁的平台 常用公文写作技巧 第一讲公文写作基本知识第二讲怎样写好请示第三讲怎样写好报告第四讲怎样写好总结第五讲怎样写好通知第六讲培训组织与管理 第一讲公文写作基本知识 一 公文的内涵二 公文的分类三 公文的要素四 公文的格式五 其他要求 一 公文的内涵 公文 即公务文书 是党政机关 企事业单位 社会团体在公务活动中所使用的具有法定效力和规范体式的各种书面材料 特点 鲜明的政治性和政策性 法定效力 规范体式 特定的作者 读者 二 公文的分类 1 按法定地位可分为 法定公文 18种 命令 令 通知 通报 通告 公告 公报 决定 决议 条例 规定 指示 批复报告 请示议案 函 会议纪要 意见非法定公文章程 办法 制定 细则 计划 规划 调查报告 总结 简报 合同 审计报告 二 公文的分类 其中 党的机关常用14种国家行政机关主要有13种9个相同 即决定 意见 通知 通报 请示 报告 批复 函 会议纪要 不同的 党的机关 公报 指示 决议 条例 规定国家机关 命令 议案 通告 公告相同的18个 总结 计划 纲要规划 要点 安排 方案等 二 公文的分类 2 按行文方向可分为上行文下行文平行文 二 公文的分类 3 按照性质和作用可分为指挥性公文 命令 令 指示 批复和部分通知 知照性公文 公告 通告 公报和部分通知 报请性公文 报告 请示 意见和议案 规范性公文 法 条例 章程 制度 规定 办法 细则 公约 守则 记录性公文 会议记录 会议纪要 总结 会务性公文 开幕词 闭幕词和会议报告 联系性公文 函 介绍信和一部分通知 契约性公文 合同 协议 意向书 三 如何正确使用文种 说明 文种名称的作用1 不同的文种名称点出不同的文种性质 如 命令 会议纪要2 反映不同的行文方向 如 函 请示 通知3 表达不同的目的或要求 如 布告 公告 指示4 揭文文种的不同特点 如 报告 决议 三 如何正确使用文种 因为文种的名称具有概括标明文件的性质 作用 运行方式及制发目的 要求的重要作用等 所以要注意辨别和正确使用 1 不要合并使用 如 计划通知 申请报告等2 不要越权使用 如 公告 属于告知性公文 一般地说只有党和国家才有资格使用 3 不要超出组织关系 如请示与报告等4 不要超出行文的目的与要求 如通知与函等 5 不要把不同的文混在一起 如 批示与指示 决议与决定 函便函与请示 通知与通报 批示与批复 提案与议案 公告 通告与启事 三 如何正确使用文种 三 公文的要素 公文一般包括三部分 共 个 眉首 秘密等级和保密期限 紧急程度 份数序号 发文机关标识 发文字号 签发人等 主体 标题 主送机关 正文 附件 印章或签署 成文日期等 版记 附注 主题词 抄送机关 发至级限 版记 页码等 四 公文的格式 格式2 下行文及平行文书面格式 文头部分000001 机密等级 紧急程度 文件 20 号 主体部分 关于 的通知 主送机关 正文 附件 1 份2 份 印章 二 六年 月 日 此件发至 主题词 文尾部分 抄报 抄送 承印单位 年 月 日印发共印 份 四 公文的格式 一 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB T148中规定的A4型纸 幅画尺寸为 210mm 297mm 二 公文页边与版心尺寸公文用纸天头 上白边 为 37mm 1mm公文用纸订口 左白边 为 28mm 1mm版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 四 公文的格式 三 排版格式正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行排28个字 四 装订要求公文应左侧装订 平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1 4处 平订钉锯与书间的距离为3mm 5mm 四 公文的格式 五 公文份数序号将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 用阿拉伯数码顶格标识在版芯左上角第1行 六 秘密等级和保密期限用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 四 公文的格式 七 发文机关发文机关即公文的制发机关 是公文的法定作者 表明公文归属 由发文机关全称后加 文件 组成 举例 A 中国石化集团公司 文件B 公司关于做好安全检查的通知 四 公文的格式 八 发文字号发文字号指发文机关对其制发的公文依次编排的顺序代码 三要素 机关代字 发文年份 发文序号举例 中石化 2009 8号 注意事项 A 机关代字后不加 字 发 等字样 B 年份使用 用全称 不加 年 C 序号前不加 第 序号不编虚位 即1不编为001 用阿拉伯数字 不用汉字 D 发文机关标识下空2行 用3号仿宋体字 居中排布 四 公文的格式 九 签发人上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人用3号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 四 公文的格式 十 公文标题公文标题即公文名称 是公文的主旨或者主要内容的高度概括 标题三要素 制文机关名称 事由 文种 举例1 关于 的通知举例2 适应形势肩负重任开创新的局面创造新的业绩 公司六届一次 双代会 决议 四 公文的格式 1 公文标题的要求统摄全篇 揭示行文主旨A 传神 准确传神就是向读者传递公文的基本精神和中心思想 准确是指文种使用准确 事由概括准确 标点符号使用准确 四 公文的格式 B 显性 简要即要显示公文的性质特点 又要简要 不能过长和繁琐 C 好记 清楚尽可能便于记忆 又不能引起模糊或歧义 四 公文的格式 2 公文标题的形式A 发文机关 文种 适用于公布性文件 公告 布告 通告 公报 等 例如 中华人民共和国主席令 B 事由 文种 例如 关于购买办公用品的请示 C 发文机关 关于 事由 的 文种 例如 中原油田关于深入开展讲文明 树新风活动的通知 D 新闻式 没有固定格式 常见于调查报告 简报等 例如 深化土地管理制度改革 依法切实加强土地管理 四 公文的格式 3 标题常见错误A 标题结构不恰当 市人民政府决定 公司授予刘 铁人 荣誉称号通报 B 事由概括不准确 关于司机王 开车去秦皇岛游玩的通报 建筑公司关于劳务用工问题的请示 C 事由概括不简炼 油田关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于春节期间不准利用公款吃喝的通报精神 做好我单位廉政建设的几点意见 市财政局关于转发 省财政厅关于转发的通知的通知 D 标点使用不恰当 公司批转 地区种籽管理站 关于加强种籽科学管理的规定 讨论稿 的通知 E 引用不规范 公司关于贯彻执行市委 2007 7号文件的通知 F 排列不当 字号混乱 练习 修改下列标题中的错误 北京市国际拍卖公司拍卖公告 中共 市委组织部关于公开选拔副处级干部的公告 处关于 同志严重违反用电安全管理规定的通知 油田关于加强党风廉政建设的决议 处关于 届职工代表大会议案情况的报告 公司开业通告 注意事项 A 标题中的发文机关有时可以省略 B 标题中的事由部分要写得清楚简练 C 标题和文种要符合内容的要求 D 标题本身不加书名号 标题中 标题后一般不加标点 E 标题排布在红色反线下空2行 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 四 公文的格式 十二 主送机关标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 四 公文的格式 十三 公文正文主送机关名称下一行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 十四 附件公文如有附件 在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 附件应与正文一起装订 并在附件左上角第一行顶格标识 附件 四 公文的格式 十五 成文时间用汉字将年 月 日标全 零 写成 成文时间右空4字 十六 发文印章加盖印章应上距正文2mm 4mm 端正 居中下压成文时间 印章用红色 印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文时间上 印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心压在成文时间上 四 公文的格式 十七 附注公文如有 附注 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行 十八 页码用4号半角白体 笔划较细的一种铅字字体 阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7mm 单页码居右空 字 双页码居左空 字 五 公文的其它要求 一 阿拉伯数码的使用范围1 记时间 公元世纪 年代 月 日等 2 记数与计量 正负整数 小数 分数 百分数 容积 3 表数的事物 标准代号 车次 温度 经纬度等 1 公文成文日期2 星期几3 夏历和清代以前的纪年4 文章的结构序次词5 数字作为词素构成定型的词组 二 汉写数字的使用要求 三 序次号使用层次 第一层 一 二 三 第二层 第三层 1 2 3 4 第四层 原则可跳不可倒 四 公文常用的校对符号及其用法 五 标点符号的用法 1 标点符号的位置句号 问号 叹号 逗号 顿号 分号和冒号一般占一个字的位置 不应出现在一行之首 在本行写满情况下 应挤在本行后面 引号 顿号 书名号的前一半不应出现在一行之末 后一半不应出现在一行之首 破折号和省略号都占两个字的位置 中间不能断开 连接号和间隔号一般占一个字位置 在书写和印刷时 这四种符号上下居中 五 标点符号的用法 2 标题中标点符号的处理公文的标题 包括正文的标题和文中的小标题 标题中标点符号处理应注意以下几点 标题本身不加书名号 标题结尾不加标点符号 标题中除引文的引号和法规 规章名称加书名号外 一般不使用标点符号 标题中间的停顿 一般不使用标点符号而是采用空格隔开来 如果标题结构复杂 不使用标点符号会影响意思的表达 方可使用标点 六 公文校核 公文校核目的 保证公文的质量 校核内容 1 报批程序是否符合规定 2 是否确需行文 3 内容是否符合上级的指示精神 是否完整 准确地体现发文机关的意图 六 公文校核 4 涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见 5 所提措施和办法是否切实可行 6 人名 地名 时间 数字 引文和文字表述 密级 印发传达范围是否准确 恰当 汉字 标点符号 计量单位 数字的用法及文种使用 公文格式是否符合要求 7 校核如需作实质性修改 须报原审批领导人复审 五 课堂改错训练 1 中油局 2004年 第10号2 四十七万 人 技师总量占百分之九3 厂关于报请批准职工食堂改造方案的请示报告4 矿关于安全生产情况的汇报材料5 厂工会关于深入开展劳动竞赛的报告6 修井公司关于 事故情况的总结7 关于启用 处 处三枚印章的紧急通知8 由于大家的共同努力 今年的生产任务已经提前实现了 第二讲怎样写好请示 一 请示的含义 请示是下级机关就有关问题向上级机关请求指示 批准时使用的上行公文 二 请示的特点请求性 回复性 先行性 单一性 第二讲怎样写好请示 三 请示的分类请求批准的请示 有据而请 解答性请示 有疑而请 请求指示的请示 有事而请 四 请示的写作 1 请示的标题标题的写作一般采用三要素的形式例如 钻井 公司 队关于购置办公用的请示 也可采用事由 文种的形式构成2 主送机关即公文的主要受理机关 是负责承办或答复该文内容的机关 3 请示正文的写作一般由开头 主体 结语三部分组成 请示的开头 要写明请示的缘由 背景 依据 目的等 请示的主体 说明理由 提出要求 交代事项 请示的结语 以上意见妥否 请指示 特此请示 请审批 当否 请批复 等 五 请示写作中应注意的问题 1 要坚持 一文一事 的原则2 不要多头请示3 不宜向领导个人请示4 不宜越级请示5 请示内容必须具体6 注意行文语言7 事宜重大或者时间性较强的请示 可提出几种请示方案 六 例文评析 第三讲怎样写好报告 一 报告的含义和特点1 报告的含义报告是下级机关向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级机关的询问时使用的上行文 2 报告的特点汇报性 陈述性 灵活性 二 报告的种类 常用报告包含以下三种 1 综合报告 公司 队 年工作情况报告 2 专题报告 厂 队关于开展技术能手竞赛活动情况的报告 3 检查报告 公司关于 事故的检查报告 三 正文的写作 报告正文包括开头 主体 结尾三部分1 开头 概括说明报告的主旨 目的或依据 2 主体 要写名报告的具体内容3 结尾 常用的结束语有 特此报告 以上报告 请审批 如有不当 请指正 等 主体 要写名报告的具体内容 综合性报告 要从工作的基本情况 做法 成绩 问题 打算等方面进行叙述 可并列设计段落 安排结构 专题报告 以反映情况为主的 可按照 情况 问题 打算 的形式写 以总结经验为主的 可按照 情况 经验 不足 的形式写 检查报告 一般按 情况 原因 责任 处理情况 今后打算 的形式来写 四 怎样写好报告 1 情况要属实2 报告要及时3 点面结合 重点突出4 条理要清晰5 要征求多方面的意见 反复修改例文评析 五 请示和报告的区别 1 行文目的不同2 行文时限不同3 内容和结构不同 第四讲怎样写好总结 一 定义 总结是单位或者个人对某一时期的工作或某项任务完成情况进行回顾 分析 评价 从中概括出经验 教训以指导今后工作实践的一种实用文体 二 总结的特点 1 实践性2 经验性3 理论性 三 总结的写作 一 标题总结标题的常用写法 1 公文式 由单位名称 时间 总结的内容和文种构成 例如 厂 队2005年安全工作总结2 新闻式 即用总结的基本观点标题 不出现 总结 字样 例如 钻井队是如何降低钻井成本的3 正副标题式 用双行标题构成 即正 副标题的形式 例如 加强设备管理实现长周期运行 公司 队 年设备管理工作总结 三 总结的写作 二 正文1 内容 基本情况介绍 即 做了什么 措施与成绩 即怎样做得经验与教训 即评价 做得怎么样 问题与打算 即 今后怎么做 三 总结的写作 2 正文的结构形式 小标题式条文式连贯式 三 落款 四 怎样写好工作总结 1 要占有大量的材料 并进行精心的取舍2 要事实求实 一分为二3 要找出规律性的东西4 要勇于创新5 要突出重点 详略得当6 要用事实说话7 语言要准确 朴实 简练 五 总结的修改 总结的修改顺序1 先内容 后形式2 先总体 后局部总结的修改方式1 调 结构调整 叙述调整 词序调整2 删 剪枝蔓 去闲文3 增 充实 照应4 换 主旨深化 文意合并 例证更换 语言润色 考试题 第五讲怎样写好通知 一 通知的含义和特点1 通知的含义通知是用于发布法规 任免干部 传达上级机关的指示 转发上级机关和不相隶属机关的公文 批转下级机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项时所使用的一种下行公文 一 通知的含义和特点 2 通知的特点 适用范围广 使用频率高 行文比较灵活 二 通知的种类 1 指示性通知用于传达决定 规定 指示