机关公文写作基础知识讲座(PPT27页).ppt

机关公文写作基础知识 王循二 七年五月 公文的概述公文的结构 格式常用公文文种及其写法公文写作中常见错误案例分析 公文的概述 公文的概念广义公文 是同私人文书相对而言的 包括行政公文 规章文书 事务文书等机关常用应用文 狭义公文 专指行政公文 是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 公文的概述 公文的特点政策性实用性可靠性定向性时间性规范性 公文的概述 公文的作用颁布法规指挥管理交流信息宣传教育商洽协调 公文的概述 公文的分类按其行文方向 可分为上行文 下行文 平行文 按其时限要求 可分为特急公文 急办公文 常规公文 按其保密要求 可分为绝密公文 机密公文 秘密公文 普通公文 公文的结构 格式 公文的结构公文的结构是指公文的组织结构 具有规范性和相对确定性 公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 A4型公文用纸页边及版心尺寸 下行 平行公文首页版式 宣城市工商行政管理局文件工商办 2007 21号 机密 一年 特急 发文机关标识下空2行 用3号仿宋体字 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用六角中括号 括入 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 标题在红色反线下空2行 用2号小标宋体字 由 发文机关 发文事由 文种 组成 主送机关是负有办文责任的单位 标题下1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 用3号黑体 居页面右上角 正文用3号仿宋体 每页22行 每行28个字 上行文首页版式 宣城市工商行政管理局文件工商办 2007 21号签发人 机密 一年 特急 居左空一字 用三号仿宋体 由主要负责人和主持工作的负责人签发 签发人姓名用3号楷体 居右空一字 公文末页版式 公文如有附件 在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒和名称 1 会议通过的决定 决议以会议通过日期为准 2 领导签发的 以签发日期为准 3 联合行文 以最后签发机关的领导签发日期为准 4 法规性文件以文件批准日期为准 5 一般信函 电文以实际发出日期为准 上报的文件应当按照上级的要求和 公文主题词表 标注主题词 主题词 用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号词目用3号小标宋体字 词目之间空1字 一篇公文最多用5个主题词 主题词一般由类别词 类属词组成 附注 公文如有附注 用3号仿宋体字 居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行 如 此件发至县区局 传达到全体党员 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 联合行文末页公文版式 如末页无正文 不可用 此页无正文 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 排在发文时间和正文之间 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 抄送单位 在主题词下一行 左空1字用3号仿宋体字标识 抄送 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 常用公文文种及其写法 公文文种即公文的名称 用以表明公文的性质 适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等 行政机关的13种主要公文 命令 令 决定 公告 议案 会议纪要 通告 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 请示 的写作技法 一 文种特征 请示 是向上级机关请求指示 批准时使用的频率极高的一个上行文种 二 结构与写法请示的内容结构 标题 正文 结尾 1 标题 主要写明所需请示的问题 事由 标准化标题是 发文机关 事由 文种 也可以 事由 文种2 正文 一般分做两大层次 第一大层次 写 为什么要请示 即请示的原因 背景 也就是请示问题的依据 出发点和目的 第二层次 写 请示什么问题 内容比较简单的采取全文一贯到底的写法 一气呵成 内容比较复杂的采取 分条列项 的方法加以表述 3 结尾 要提出明确的要求 语气要谦恭 请求的目的是要求上级给予批准并做出回复或加以 批转 所以结尾应写作 妥否 可否 当否 是否可行 请批示 等 4 香烧一股 一文一事 一份请示解决一个问题 切忌一文多事 佛敬一尊 请示的主送机关只能是一个 不能多头请示 也不要抄送下级机关 批复的写作技法 批复的标题 单位 请示或批复的事项 批复 单位 同意 请示事项 批复 批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文 具有权威性 针对性和指示性等特点 批复正文 批复依据 批复事项 执行要求 1 批复依据 对方的请求是批复最主要的依据 要完整引用请示的标题并加括号注明其请示的发文字号例如 你局 关于xxxxxx的请示 工商办 2007 xx号 收悉 根据 关于 的规定 现作如下答复 2 批复事项 针对下级机关请示所发出的指示 做出的批准决定 如果内容复杂 可分条表述 但必须坚持一文一批的原则 3 执行要求 对下级执行批复的要求可写在结尾处 文字要简约 批复写作要注意及时 明确 庄重周严 言简意赅 批复结尾 用此复或 特此批复 等字样作为习惯结尾用语 报告 的写作技法 报告的主要是向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的询问 报告种类有 综合性报告 专题性报告 回复性报告 综合性报告 一定时间内各方面工作的总情况 主要做法 经验 效果 存在问题 下一步工作意见 专题报告 标题要明显反映报告专题事由 1 情况类报告 情况 存在的问题 今后的打算和意见 2 总结类报告 情况 经验 不足和改进 可略写 3 检查性报告 错误的事实 产生错误的主客观原因 造成错误的责任 处理意见及改进措施 回复性报告 根据上级机关或领导的查询 提问 有针对性作出报告 要突出专一性 时效性 通知 的写作技法 通知主要适用于批转下级机关公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 1 发布性通知 用于发布法规规章 因在行政公文文种中没有条例 规定 办法 细则 方案等文种 所以在发布这类规章性文件时 都要用通知 也就是加一个文件头 2 批转性通知 用于批转或转发文件 3 事项性通知 用于告知某一事项 如会议通知等 4 任免通知 如 关于xxxxx职务任免的通知 5 指示性通知 对下级机关有所指示 如认为其内容不宜用命令或指示发布的 可以用 通知 发布 通报 的写作技法 通报主要用以表彰先进 批评错误 传达重要精神或交流重要情况的公文 通报的种类 事故通报 情况通报 表彰性通报 批评通报 主要写法 1 引言部分 概括通报的内容 性质 作用和要求 2 事实部分 先进事迹 错误事实或主体内容 3 分析和处理 对先进事迹的先进性或错误事实的本质 进行恰如其分的分析 有的还写出先进事迹或犯错误的原因 并且提出处理意见 表扬性通报写出给予精神或物质奖励的决定 批评性通报写出处分决定 4 号召或要求 意见 的写作技法 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法 意见主要有 请批性意见 规划性意见等 开头 发布意见的背景 根据 目的 意义 主体 要把对重要问题的见解或处理办法一一写明 结尾 篇幅较长的意见通常以提出号召 希望督察要求为结尾 局部性意见自然结束 落款 直发性意见 一般都在文后署名和标注成文日期 请批性意见 通常不在文后落款 而将发文机关名置于标题之下 函 的写法技巧 函是平行机关或部门 以及不相隶书单位之间联系 商洽 询问事宜 乃至提出请求的公文 函的种类 询问问题的函 告知性函 请求批准的函 审批函 答复问题的函 以简要的文字 将需要商洽 询问 答复 申请 知照的事项 问题 明确具体的交代清楚 用语谦和 讲究分寸 适度 特此函告 请尽快见复 请于批准 请于协调解决 等等 机关公文常见错误分析 1 法定公文与非法定公文不分 例 关于对xxxxx的计划 要点 总结 安排 把 规划 计划 要点 安排 方案 总结 讲话 等直接编排文号印发 2 法定公文的文种之间不分 请示 报告混用或并用 函呈不分 如 不相隶属机关之间请求批准不用函而用 请示 或 报告 公告 通告不分 例 xx市政府关于调整工作时间的公告 一 文种运用方面的问题 机关公文常见错误分析 上行文随意请报 1 主送个人 2 多头主送 3 越级上报 二 行文关系方面的问题 机关公文常见错误分析 三 公文格式方面的问题 发文字号 1 乱加 第 字 和编 虚位 2 年份简写 如 二OO六年一月 06年1月14日 3 括号错用 上行文缺签发人 缺主题词或主题词不全 如缺类别词 文种等 请示 缺联系人姓名 电话 机关公文常见错误分析 公文标题病误 a 标题缺少行文单位 b 标题中乱用标点符号 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 如 xx关于开展 xx活动 的通知 机关公文常见错误分析 语言结构和文字方面问题 a 段落层次不清 主次不分 不善于用结构层次序数 如一 二 1 2 一 一 1 1 b 不合公文文体 出现描述性语言 c 繁琐冗长 多套话 如根据 精神 在 指导下 在 关怀下等 d 主语谓语搭配不当 如 人民的生活水平普遍增加了 提高 上述问题 今后准备进一步加强和改进 解决和纠正 e 定语错位造成歧义如 局长把我