word2003讲座之(六)文档表格的编辑与应用doc.doc

word2003讲座之（六）文档表格的编辑与应用.doc第六章 文档表格表格与文字、图形并称为word静态文档的三大要素，只有熟练地掌握了表格的阅读和编辑，我们在处理word文档时才能得心应手。阳光软件为阅读文档表格做了大量的快捷键，我们将罗列在文档末尾。第一节 创建和删除表格在word文档中，表格有两大功能，一是呈现文档内容，二是控制文档结构，当然，最常用的还是它的第一个功能，即呈现文档内容。如果朋友们对表格的概念比较模糊，那么不防找块盲文写字板出来，假如我们把一块九行三十方的写字板当成一个表格，那么它就是一个九行、三十列的表格，由二百七十个单元格组成，所谓单元格，是组成表格的最小单位，就象写字板上的一方。一、创建表格方法一、直接点击工具栏上的“插入表格.格线下拉按钮”然后用鼠标左键或者键盘的光标键选择表格行列数，然后单击鼠标或者按下回车键就可以创建一个表格，只是目前读屏在选择行列数的时候不能朗读，所以这个方法不太适合盲人朋友。方法二、在行首按下“tab”然后连续按下加号键，回车后，就能创建一个单行多列的表格，表格的列数是加号数减去1，例如我们在按下Tab后，连续按下5次加号键回车，我们就可以创建一个1行4列的表格，如果我们想增加一行，那么可以把光标移到表格的最后一个单元格，然后按下Tab键，程序会自动为当前表格添加一行。当然我们还可以在两个加号间键入减号以增加列宽，不过盲人朋友还是通过菜单来设置列宽比较方便。方法三、展开“表格(A)子菜单”下的“插入(I)子菜单”，回车执行“表格(T).菜单”弹出“插入表格”对话框，在“列数(C):5数字显示框”中键入我们需要的列数，在“行数(R):2数字显示框”键入我们需要的行数，当然我们也可以用上下光标在数字显示框中选择数字来完成行列数的设置。接下来是关于自动调整的设置：“固定列宽(W):单选按钮选中”表示表格的列宽不会因键入的内容或文档视图及程序窗口的改变而改变，旁边的“自动调整操作自动数字显示框”是让用户为表格设定列宽的，可以用上下光标选择或者直接键入数值，这样当表格中键入的字符串长度超过了列宽，程序会自动撑高该单元格所在的行，让字符可以在单元格内换行，列宽不变，但如果我们在“自动调整操作自动数字显示框”选择了“自动”，就相当于选择了下面的“根据窗口调整表格(D)单选按钮”。“根据内容调整表格(F)单选按钮选中”表示表格的行高与列宽将会随时被自动调整以适应每个单元格中键入的内容。“根据窗口调整表格(D)单选按钮选中”表示表格的行高和列宽将随文档视图和程序窗口的改变而改变，以保证用户总能看到完整的表格。本选项适用于创建Web页面或HTML页面。“自动套用格式(A).按钮”弹出“表格自动套用格式”对话框，在这里，程序为用户提供了多个表格样式以供选择。“为新表格记忆此尺寸(S)复选框选中”表示下次创建相同表格时，程序将以当前设置为默认值。方法四、执行“表格(A)子菜单”下的“绘制表格(W)菜单”弹出“表格和边框”工具栏，在工具栏上点击相应按钮对将要创建的表格的线型、边框、底纹等进行设置后，用户就可以用鼠标在文档中绘制表格了，盲人朋友不能用鼠标绘制表格，但仍然可以用这个方法先设置好表格的样式，然后点击该工具栏上的“表格插入下拉”，弹出 “插入表格”，然后再通过“插入表格”对话框来创建表格。下面我们来创建一个二行三列的表格：打开“插入表格”对话框，在对话框中作如下选择：“列数(C):3数字显示框”“行数(R):2数字显示框”“固定列宽(W):单选按钮选中”“自动调整操作自动数字显示框”“表格样式:网格型可编辑文字”最后按下确定按钮，得到表格1。建议大家按下设置单元格行列标题快捷键: Shift+小键盘点，弹出“设置单元格标题信息”并做如下设置是否提示行标题：否组合框是否提示列标题：否组合框确定后，按住Ctrl+Alt再用上下左右光标去朗读表格，这样比较容易理解表格的行列关系。表格 1第1列第1行第2列第1行第3列第1行第1列第2行第2列第2行第3列第2行 在office的实际应用中，表格的列从左到右依次用字母A、B、C、D表示；表格的行则从上到下依次用数字1、2、3、4表示，如表格2。表格 2A1B1C1A2B2C2请用朗读表格1的方法反复朗读表格2。二、表格嵌套所谓表格嵌套，就是在已有表格中创建表格。将光标指向要嵌套表格的单元格，用Application键弹出快捷菜单，执行“插入表格(I).菜单”打开“插入表格”对话框，或者展开“表格(A)子菜单”下的“插入(I)子菜单”，执行“表格(T).菜单”也能打开 “插入表格”对话框，在对话框中按需要设置好数值和选项后，确定即可。当然如果能使用鼠标的话，我们还可以事先在文档中创建好两个表格，然后用鼠标把一个表格拖拽到另一个表格内，这样也能完成表格嵌套。三、添加数据用光标键或者Tab键将光标移动到需要填写数据的单元格，然后就可以键入字符了，如下面的表格3：表格 3项目一月二月三月四月水费500元550元600元700元电费100元150元200元250元房租1000元1000元1000元1000元 特别提示：表格中的“一月、二月、三月、四月”被称为表格的列标题；“水费、电费、房租”被称为行标题；而表格的第一行第一列单元格，也就是“项目”则称为表头。在文档表格的实际应用中，用户在查看单元格内容的同时，往往也需要查看行列标题，阳光软件为此做了特别的支持，还记得我们刚才用过的设置单元格行列标题快捷键: Shift+小键盘点吗？现在我们要在弹出“设置单元格标题信息”对话框中做如下设置：列标题定义：1组合框行标题定义：1组合框是否提示行标题：是组合框是否提示列标题：是组合框首先提示列标题单选按钮选中确定后用Ctrl+Alt+上下左右光标朗读表格3，我们会听到“一月水费500元”、“二月水费550元”“三月电费200元”、“四月房租1000元”等等，这样的朗读方式，无疑为视障用户读取表格信息提供了极大的便利。四、删除表格将光标移动到表格内，在“表格(A)子菜单”下找到“删除(D)子菜单”展开并回车执行“表格(T)菜单”，即可删除光标所在的表格。当然我们也可以选中整个表格，然后用退格键来删除。如果要只想清除表格中的内容而并不想把整个表格删除掉，我们就可以在选中表格后按下删除键，这样当前表格将变成一个没有任何内容的空白表格。第二节 修改表格一、在表格中插入行、列或单元格将光标移动到需要添加行、列或单元格的位置，展开“表格(A)子菜单”下的“插入(I)子菜单”执行“列(在左侧)(L)菜单”将在光标当前指向列的左侧插入一列。执行“列(在右侧)(R)菜单”将在光标当前指向列的右侧插入一列。执行“行(在上方)(A)菜单”将在光标当前指向行的上方插入一行。执行“行(在下方)(B)菜单”将在光标当前指向行的下方插入一行。执行“单元格(E).菜单”弹出“插入单元格”对话框，这里有四个单选按钮，“活动单元格右移(I)单选按钮选中”表示将在光标所在单元格的左侧插入一个新的单元格，同时该行的列数也会增加1列，这个操作会导致表格中各行的列数不一致。“活动单元格下移(D)单选按钮选中”表示将在光标当前指向单元格的上方插入一个新的单元格，同时表格底端会新增一行，以适应单元格的下移。二、在表格中删除行、列或单元格将光标指向相应位置，展开“表格(A)子菜单”下的“删除(D)子菜单”，回车执行“列(C)菜单”或“行(R)菜单”就可以删除光标当前指向的行或者列，要删除单元格，需要执行“删除(D)子菜单”下的“单元格(E).菜单”弹出“删除单元格”对话框，“右侧单元格左移(L)单选按钮选中”表示光标当前指向的单元格将被右侧单元格覆盖，同时该行减少1列。这个操作会导致表格各行的列数不一致。“下方单元格上移(U)单选按钮选中”表示光标当前指向的单元格将被下方单元格覆盖，不过，表格的行数不会改变。在“删除单元格”对话框中，除了有上面两个关于单元格的选项外，还有下面两个关于行列的选项，“删除整行(R)单选按钮选中”表示将删除光标当前指向的行。“删除整列(C)单选按钮选中”表示将删除光标当前指向的列。所以，其实无论要删除行、列还是单元格，我们都可以把光标移动到相应的位置，然后直接按下Application键，听到“表单元格坛出式菜单”后，上下光标找到并回车执行“删除单元格(D).菜单”来完成操作。三、合并、拆分单元格或表格合并单元格：Shift加光标键选中需要合并的单元格，执行“表格(A)子菜单”下的“合并单元格(M)菜单”即可将被选中的多个单元格合并成一个单元格，当然也可以在选中单元格后按下Application键，在“表单元格弹出式菜单”中执行“合并单元格(M)菜单”。这个功能可以使我们的表格拥有跨行、列的单元格。拆分单元格：如果只拆分一个单元格，那么光标指向该单元格然后执行“表格(A)子菜单”下的“拆分单元格(P).菜单”或右键菜单中的“拆分单元格(P).菜单”弹出“拆分单元格”对话框，在“列数(C):数字显示框”和“行数(R):数字显示框”中键入或选择需要的数值确定即可。如果需要拆分多个单元格，那么请先选中这些单元格，然后执行“表格(A)子菜单”下的“拆分单元格(P).菜单”弹出“拆分单元格”对话框，选择好行列数值后，Tab切到“拆分前合并单元格(M)复选框”需要特别说明的是，“拆分前合并单元格(M)复选框选中”表示被选中的多个单元格会在拆分前被合并为一个单元格，然后再拆分，例如我们选中了四个单元格，并且把拆分的行数定为3，列数定为5，确定后这四个单元格就变成一个3行5列的嵌套表格。而“拆分前合并单元格(M)复选框未选中”则是另外一种情况，例如我们仍然选中四个单元格，并且仍然把拆分的行数定为3，列数定为5，确定后这四个单元格就分割成4个3行5列的嵌套表格了。拆分合并表格：拆分表格有水平拆分和纵向拆分两种方式。水平拆分是将一个表格拆分为上下两个表格，其操作方法是将光标移动到要拆分的表格，执行“表格(A)子菜单”下的“拆分表格(T)菜单”，或直接按下快捷键Ctrl+Shift+Enter，这样就可以把表格分为上下两个了，拆分前光标指向的行成为拆分后下方表格的第一行，若要将拆分后的下方表格移到下一页，请将光标移动到两表间的空白处，然后按下快捷键Ctrl+Enter即可。要合并上下两个表格，只需删除表格间的空行，也就是把光标移动到两个表格间的空白处，读屏会读“空行”，无论两个表格间有多少个空行，我们都可以用Delete键来删除。纵向拆分是将一个表格拆分为左右两个表格，其操作方法是选中表格中的一整列，执行右键快捷菜单中的“边框和底纹(B).菜单”或者“表格(A)子菜单”下的“边框和底纹(B).菜单”弹出“边框和底纹对话框”，在“边框选项卡”下选中“方框(X)单选按钮”，并在预览处用“上框线按钮”和“下框线按钮”去掉上下的框线，然后在“应用于(L):组合框”中选择“单元格”确定，不过，在去掉上下框线的时候读屏不提示状态，所以我们可以用另一个变通的方法来完成这个操作，在边框选项卡下选择“无(N)单选按钮选中”应用于单元格，确定，此时表格已经被拆分为左右两个，但是左边的表格缺少右侧边框线而右边的表格会缺少左边的边框线，因此我们还要分别选中左右两个表格，然后打开“边框和底纹对话框”，在“边框选项卡”下选中“方框(X)单选按钮”，这样左右两边的表格都会有完整边框了。第三节 设置表格格式在word中，表格和文本一样，可以通过格式化来达到美化与突显的效果。一、表格自动套用格式光标移动到需要使用自动套用格式的表格，执行“表格(A)子菜单”下的“表格自动套用格式(F).菜单”弹出“表格自动套用格式”对话框，“类别(C):组合框”中有三个选项，选择“所有表格样式”将在下面的“表格样式(T):”框线列表中显示程序内置的所有表格格式；选择“使用中的表格样式” 将在下面的“表格样式(T):”框线列表中显示当前文档中所使用的表格格式；选择“用户定义的表格样式” 将在下面的“表格样式(T):”框线列表中显示用户自定义的所有表格格式，当然如果我们从来没有自定义过表格格式，下面的框线列表就没有显示内容了。要自定义表格格式，请按下“新建(N).按钮”弹出“新建样式”对话框，在这里，用户可以任意定义表格格式。二、表格中的文字格式表格中的字体：首先选中需要设置字体的单元格，然后，通过字体对话框或格式工具条来改变字体格式，其方法与设置文本字体完全一样。表格中的文字方向：光标到要改变文字方向的单元格，如果要改变多个单元格的文字方向，请选中这些单元格，然后执行“格式(O)子菜单”下的“文字方向(X).菜单”弹出“文字方向 - 表格单元格”这里的设置和“文字方向 - 主文档”相同，请参看第四章第一节中的“七、更改文字的方向”。如果我们只是想把从左到右横向排列的文字改变成从上到下的传统中文排列方式，那么可以直接按下格式工具栏上的“更改文字方向按钮”表格中文字的对齐方式：表格中文字的对齐方式决定了文字在单元格中的位置。表格中的文字对齐方式，有水平对齐和垂直对齐两种。水平对齐将确定文字与单元格左右边线的位置关系，而上下对齐将确定文字与单元格上下边线的位置关系。水平对齐完全可以通过格式工具栏上的相应按钮来完成，当然也可以使用word提供的快捷键来完成操作，下面罗列快捷键并简要说明设置效果：左对齐：Ctrl+L。单元格中每一行的行首字符紧贴左侧单元格边线对齐，字间距不改变。右对齐：Ctrl+R。对齐单元格中每一行的行尾字符紧贴右侧单元格边线对齐，字间距不改变。居中对齐：Ctrl+E。单元格中每一行字符均以单元格纵轴线为准对齐，同时每一行字符又以单元格纵向中轴线为准，向两侧平均分布，字间距不改变。两端对齐：Ctrl+J。单元格中完整的行，行首字符和行尾字符紧贴左右面边距线对齐，未写满的行则执行左对齐，字间距不改变。分散对齐：Ctrl+Shift+J。无论该行有多少个字符，均执行首字符左对齐，尾字符右对齐，行内的其他字符均匀地分散在首字符和尾字符间，字间距随该行字符数的多少而改变，字符数少，字间距就大，字符数多，字间距就小，如果该行是完整的一行，则字间距不会改变。要改变单元格中文字的垂直对齐方式，请在文档中将光标移动到表格，通过“表格(A)子菜单”或右键菜单执行“表格属性(R).菜单”弹出“表格属性”对话框，在“单元格选项卡”下的“垂直对齐方式”中，有三个选项：顶端对齐(P)单选按钮选中，表示单元格内文字的首行紧贴单元格上边线对齐，如果该单元格写满，则无任何变化，如果该单元格未写满，则文字块显示在单元格上端，行间距不变。居中(C)单选按钮选中，表示文字以单元格横轴线为准对齐，如果该单元格写满，则无任何变化，如果该单元格只有一行文字，那么它将显示在单元格的横轴线上，如果该单元格有四行，那么这四行文字会被均匀地分布在单元格横轴线的两侧，即横轴线上两行，横轴线下两行，行间距不变。底端对齐(B)单选按钮选中，表示单元格末行紧贴下边线对齐，如果该单元格写满，则无任何变化，如果该单元格未写满，则文字块显示在单元格下端，行间距不变。三、设置表格中的文字至表格边线的距离在文档表格中，用户除了可以通过改变文字对齐方式来改变单元格中文字与边线的位置关系外，还可以通过直接设置文字至表格边线的距离来达到这个目的。打开“表格属性”对话框，如果要设置的是整个表格，那么选中“表格选项卡”然后用Tab键切到“选项(O).按钮”回车弹出“表格选项”对话框，在上、下、左、右四个数字显示框中直接设置数值就改变表格中文字与单元格边线的距离。四、表格的分页设置设置表格标题行重复：编辑大型表格时，我们需要让跨页的表格在每一页上都显示标题行，这样，我们的表格才能既美观又便于阅读。具体操作如下：选中标题行，在“表格(A)子菜单”中找到“标题行重复(H)菜单” 并回车让该菜单打钩即可。 取消跨页断行设置：有时候，我们的表格并不太大，它可能在翻页后只有一行数据，也就是说表格在下一页出现了孤行，这样既影响版面的美观，又不利于阅读和编辑，此时我们需要做如下设置：打开“表格属性对话框”，在“行选项卡”下找到“允许跨页断行(K)复选框”并让该复选框处于未选中状态。五、自动调整表格编辑完表格后，通常需要对表格做进一步的调整，用户除了可以手动逐项对表格进行设置外，还可以在“表格(A)子菜单”中找到“自动调整(A)子菜单”展开，现在简要说明一下该子菜单下五个菜单的功能：执行“根据内容调整表格(F)菜单”表示用户允许程序根据单元格中内容的多少来自动调整单元格大小。执行“根据窗口调整表格(W)菜单”表示用户允许程序根据显示窗口的大小来自动调整单元格的大小。执行“固定列宽(P)菜单”表示用户不允许程序自动调整表格的列宽，但允许程序根据内容自动调整表格的行高。执行“平均分布各行(N)菜单”表示用户允许程序将内容最多的单元格的行高作为标准行高来自动调节选中范围内其他行的行高，以达到被选中区域所有行等高的目的。执行“平均分布各列(Y)菜单”表示用户要求程序自动平分表格左右边框间各列的列宽，并且无论内容多少，都不允许改变表格的列宽，同时允许程序根据内容多少自动调整各行的行高。六、改变表格的位置和环绕方式这里说的表格位置，其实就是表格在文档中的水平对齐方式，而环绕方式则是指文档中表格与文字的位置关系。表格对齐方式：在word文档中，用户可以用鼠标拖动的方式来改变表格位置，也可以通过改变表格的对齐方式来移动表格。打开表格属性对话框，在表格选项卡下有表格对齐方式的相关选项，其说明如下：“左对齐(L)单选按钮选中”表示将表格与页面的左页边距对齐。同时还可以在“左缩进(I):0 厘米数字显示框”输入表格从左页边距缩进的距离。“居中(C)单选按钮选中”表示将表格在水平方向上置于页面正中。“右对齐(H)单选按钮选中表示”将表格与页面的右页边距对齐。文字环绕方式：当文档中表格的左右边框间距离比较窄的时候，表格的左右侧就会出现大段的空白，为了使版面看起来紧凑，我们通常会使用文字环绕功能，该功能可以允许表格后的文本填充当前表格左右侧的空白。从视觉上看，使用文字环绕，文档中会出现表格与文字块左右并列的现象，否则文字只会出现在表格的上方或下方打开表格属性对话框，在表格选项卡中有如下选项：“无(N)单选按钮选中”表示表格后的文本不环绕表格而是排列在当前表格的下方。“环绕(A)单选按钮选中”表示表格后的文本将环绕表格，同时，用户可以通过点击“定位(P).按钮”弹出“表格定位”对话框，对表格的对齐方式以及与文字块的距离进行设置。七、表格的边框和底纹为了美化和突显文档中的