8-行政管理流程2009-12-20.doc

集团行政管理流程一、 制度制定与颁发流程1. 根据管理的需要，集团总部各部门或商场拟定或修订管理制度，经组织相关部门讨论后，报集团分管领导审核；2. 集团总部各部门或商场将集团分管领导审核后的管理制度（文本及电子版）报集团行政管理部部长；3. 集团行政管理部部长对管理制度的行文、格式以及是否与其它管理制度存在冲突等进行审核，必要时与拟定制度的部门进行商讨； 4. 集团行政管理部将审核后的制度按照规定报集团领导（或集团办公会、董事会及专业委员会、职工代表大会等）进行讨论通过并签字认可；5. 集团行政管理部部长将讨论通过后的管理制度套用正式公文格式并按顺序文号编号，报集团总裁审批签发；6. 集团行政管理部文秘将签批后管理制度文本备案，并印制、盖章后分发给集团各领导、各部门及各商场综合部，领取人在文本签收单上书面签收；7. 各商场在必要时根据实际情况，根据管理制度制定相应的实施细则，报相关副总裁批准后，报集团行政管理部及相关部门备案；8. 集团行政管理部定期对集团各部门及商场的制度执行情况进行检核。二、 行政公文的制定与发文流程1. （1）行政管理部相关人员拟定文件初稿，交部长审核，报行政副总裁审核；（2）集团总部其他部门相关人员拟定文件初稿，交部长审核，报分管副总裁审核签字后，报行政管理部部长对行文进行审核；2. 行政管理部将审核后的文件套用正式公文格式并按顺序文号编号，报集团总裁审批签发；3. 集团行政管理部文秘将签批后文件文本备案，并印制、盖章后分发给集团各领导、各部门及各商场综合部，领取人在文本签收单上书面签收。三、 收文流程1. 行政管理部文秘整理每天收到的文件、信件、快递等，及时分发；2. 行政管理部文秘将重要的文件收文并先由行政管理部部长填写拟办意见，后报相关领导和人员批示、传阅，执行，在规定时间收回文件并督促办理；3. 行政管理部文秘将批示完的文件留存，待年底整理后存档。四、 集团办公会组织流程1. 每月月初，行政管理部部长与行政副总裁或总裁沟通确定当月集团办公会召开时间、地点以及议题；2. 在集团办公会召开的前1-2天，行政管理部文秘口头通知参会人员（一般是集团全体领导、总部各部门部长、各商场总经理/助理、各商场职能部门经理）；3. 在集团办公会召开前，行政管理部组织人员布置会场；4. 会议召开期间，行政管理部部长进行会议记录，会议结束后2个工作日内形成会议纪要报行政副总裁审阅；5. 行政管理部文秘将审阅后的会议纪要备案，以文本或电子版形式分发到集团领导、总部各部门及各商场。五、 各类证照年检流程营业执照的年审：每年的3月1日6月30日1. 行政管理部行政专员到宁夏工商行政管理局年审大厅取年审表并填写；2. 行政管理部行政专员准备营业执照的正副本及复印件，上一年度的审计报告、卫生许可证复印件；3. 行政管理部行政专员持相关资料到宁夏工商行政管理局年审大厅办理年审；4. 5个工作日后行政管理部行政专员到工商局取回执照，将正本交由商务管理部保管，副本由行政管理部保管。组织机构代码证年审：每年的3月1日5月31日1. 在年审期限期间，行政管理部行政专员准备营业执照原件及复印件，组织机构代码证正副本原件；2. 行政管理部行政专员到宁夏质量技术监督局组织代码管理中心进行年审，取回后由行政管理部保管。残疾人证年审：每年的5月1日6月30日1. 接到自治区残联的年审通知书后，行政管理部行政专员要求人力资源部提供公司每个残疾人的养老保险手册及所审年度的交费对账单，医保中心开局的缴纳证明。2. 行政管理部行政专员要求财务部提供所审年度的报税申报表。3. 行政管理部行政专员填写年审表格，报集团总裁签字，准备好残疾人证，前往残联进行年审，残联审核无误后，打出需缴纳的残疾人就业保障金清单，带回后，及时请集团总裁签字确认后交由财务部进行交费。六、 巡检流程1. 每月月初，集团行政管理部安全与服务监督主管制定当月巡检时间、巡检对象、巡检重点、参加人员，报行政管理部部长审批；2. 在巡检前1-2天，安全与服务监督主管告知综合部经理、物业部经理参加巡检人员具体时间；3. 在巡检前半小时，安全与服务监督主管召集参加巡检人员安排巡检时间、巡检对象、巡检重点、参加人员具体分工，并分发巡检表；4. 参加巡检人员按照计划到被巡检单位进行巡检，发现问题，要求立即整改；对于不能立即整改的，要求限期进行整改，并在限期结束后对整改情况进行复检；5. 参加巡检人员根据巡检情况填写巡检表，签字确认，并要求各商场负责人签字；6. 参加巡检人员在两日内对巡检结果进行汇总分析，并将巡检表和汇总报告交安全与服务监督主管；7. 安全与服务监督主管在四日内对本次巡检结果做全面汇总和分析，并根据有关规定拟定巡检情况通报，报行政管理部部长审核，行政副总裁审批；8. 行政管理部安全与服务监督主管将巡检情况通报，下发到各店综合部，综合部经理按规定在店内进行广播与公示；必要时行政管理部部长召集各商场总经理/助理、物业部、综合部经理开会，通报巡检情况，并提出整改要求； 9. 月末行政管理部部长将检核结果填写至各部检核反馈表报集团人力资源部，落实对各店总考核；10. 每月在集团办公会上，行政管理部部长将当月巡检情况及结果进行通报。七、 社会监督结果落实流程1. 安全与服务监督主管按计划对社会监督员工作进行分工；2. 社会监督员根据分工，每月至少四次对商场的服务及劳动纪律等进行检查，并填制监督员情况反馈单，并于每月底前交安全与服务监督主管；3. 每月五日前，安全与服务监督主管根据“监督员情况反馈单”汇总各商场员工服务、纪律等情况；4. 安全与服务监督主管将汇总结果报行政管理部部长，部长对社会监督汇总结果进行审核，报行政副总裁审批；同时报社会监督员工资表报行政管理部部长审批；5. 行政管理部部长根据社会监督汇总结果，填写各部检核反馈表报集团人力资源部，落实对各店总（助）考核；6. 安全与服务监督主管将审批后的社会监督员工资表报财务管理部，安全与服务监督主管领取现金后向社会监督员发放工资。八、 预算外非IT办公设施/设备/用品采购流程1. 需求部门根据设施设备的需求情况，提交预算外设施设备购置申请，报集团行政管理部部长；2. 集团行政管理部部长了解情况，对现有设备进行调剂；3. 对必须采购的，集团行政管理部行政专员（必要时要求需求部门或其他专业部门参与）对设施设备的市场情况进行了解，并将结果报集团行政管理部部长；4. 集团行政管理部部长在预算外设施设备购置申请上签字，并报行政副总裁审核，报总裁审批；5. 集团行政管理部行政专员（必要时要求需求部门或其他专业部门参与）根据审批通过后的预算外设施设备购置申请，进行采购；6. 集团行政管理部行政专员对费用按照报销流程进行报销；7. 集团行政管理部行政文秘办理入库手续，并通知需求部门领取办理出库手续。九、 集中采购办公用品发放流程1. 集团行政管理部行政专员根据招标结果采购办公用品，并交文秘入库，办理入库手续；2. 集团总部各部门、各商场物业部汇总本商场各部门需求，填制办公用品申领表，由商场总经理签字，并于每月3日、18日报集团行政管理部文秘；3. 每月5日与20日（遇节假日顺延），集团行政管理部文秘向集团总部各部门、各商场物业部发放办公用品，并办理出库手续。4. 集团总部各部门、各商场物业部按照商场各部门需求，发放办公用品，并进行登记；5. 行政文秘在每月25日前，向财务管理部提交当月办公用品费用明细表。十、 福利品、劳保用品的集中采购与分发工作。1. 在制度规定需要发放福利品和劳动用品的时间之前，行政管理部行政专员了解福利品、劳保用品市场情况，将拟采购的商品品类及价格报行政管理部部长审核，报行政副总裁审批；2. 经审批后，行政管理部行政专员根据所选的劳保用品与供应商联系货源；同时，要求人力资源部提供集团总部各部门及各商场人数名单？，行政管理部行政专员制成发放福利明细表；3. 货到时行政管理部行政专员收货，并交文秘；4. 文秘根据发放福利明细表上人数给集团总部各部门及各商场综合部发放福利品与劳保品（要求厂家直接送至各店），集团总部各部门和各商场综合部领取人在发放福利明细表上签字；5. 集团总部各部门和各商场综合部根据名单将福利品、劳保用品进行发放；6. 每次发放完福利，行政专员根据发放福利明细表算出集团总部各部门和各商场的费用，于当月25日前交由财务管理部；7. 行政专员按照费用报销流程进行费用报销，并根据明细表算出整体费用给供应商结账。十一、 报纸征订流程1. 每年10月底前，文秘统计集团总部各部门及各商场现有报纸征订情况，拟定集团总部各部门及各商场下年度报纸征订统计表（统筹兼顾各路媒体关系），报行政管理部部长审核，报行政副总裁审核，报总裁审批；2. 经审批后，由行政管理部部长与邮政局沟通、协商进行报纸的征订与缴费；3. 行政管理部部长按照费用报销流程进行费用报销。十二、 工服管理流程1. 各商场商品部将工服需求、号码进行汇总，报商场综合部经理，汇总后报行政管理部文秘；2. 文秘将各商场上报的工服数量、号码进行汇总，根据需要确定备用装数量；3. 行政管理部部长与招标确定的服装厂签订购销合同，约定集团总部及各商场所需工服的交货时间；4. 货到后，文秘对集团所需工服进行验收，各商场综合部行政专员对本商场所需工服进行验收；5. 文秘根据集团总部及各商场的收货单统一与厂家对账，按照费用报销流程进行费用报销后，与厂家结账；6. 各店如需备用装，由各店综合部专员统一上报数量、号码，至行政管理部统一领取、交费，再发放给本店员工；7. 各店综合部专员每季度与集团行政部文秘进行对账。十三、 统一组织自有员工体检1. 根据公司的规定的体检时间，行政管理部行政专员与招标确定的体检医院接洽，分别确定集团总部及各商场员工体检时间、体检项目、收费标准、结算方式；2. 行政管理部行政专员要求人力资源部提供体检人员名单，并交体检医院；3. 行政管理部行政专员分别告集团总部及各商场分批次体检时间，督促及时体检；4. 全部体检结束后，各商场综合部将取回的体检报告单分发给员工；5. 行政专员根据集团总部及各商场的体检人次，统一与医院对账，按照费用报销流程进行费用报销后，与医院结账。十四、 车辆管理流程用车1. 集团总部各部门及各商场需要用车时，需提前向行政管理部部长提交工作联系单（注明时间、目的地）；2. 经行政管理部批准后，司机出车；3. 行政管理部部长每月25日之前汇总各部用车情况，并交财务管理部，计入各部费用；4. 月