Microsoft Word表格制作.docx

中完成过上百张财务报表， 也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务报表， 也许你已利用 Excel 函数实现过上千次的复 杂运算， 也不过如此，甚至了无新意。 杂运算，也许你认为 Excel 也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应 全部技巧的百分之一。 手的使用方法只不过是 Excel 全部技巧的百分之一。 本专题从 Excel 中的一些鲜为人知的技 巧入手， 的别样风情。 巧入手，领略一下关于 Excel 的别样风情。 一、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中， 元的工资总额以“红色 显示， 红色”显示 在工资表中，如果想让大于等于 2000 元的工资总额以 红色 显示，大于等于 1500 元 的工资总额以“蓝色 显示， 蓝色”显示 元的工资总额以“棕色 显示，其它以 黑色 显示， 棕色”显示 黑色”显示 的工资总额以 蓝色 显示，低于 1000 元的工资总额以 棕色 显示，其它以“黑色 显示，我 们可以这样设置。 们可以这样设置。 1.打开 工资表 工作簿， 打开“工资表 工作簿， 选中“工资总额 所在列， 工资总额”所在列 执行 格式 条件格式 命令， 执行“格式 条件格式”命令 打开 条 格式条件格式 命令， 打开“条 打开 工资表”工作簿 选中 工资总额 所在列， 件格式”对话框 单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于 选项， 对话框。 大于或等于”选项 件格式 对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中 大于或等于 选项，在后面的方框 中输入数值“2000”。单击 格式 按钮，打开 单元格格式 对话框，将“字体 的“颜色 设置 格式”按钮 单元格格式”对话框 字体”的 颜色 颜色”设置 中输入数值 。单击“格式 按钮，打开“单元格格式 对话框， 字体 红色”。 为“红色 。 红色 2.按“添加 按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件 大于等于 1500，字体设置为 蓝 添加”按钮 按 添加 按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于 ，字体设置为“蓝 棕色”)。 色”；小于 1000，字体设置为 棕色 。 ； ，字体设置为“棕色 3.设置完成后，按下 确定 按钮。 设置完成后， 确定”按钮 设置完成后 按下“确定 按钮。 看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。 看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。二、 建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性 数据有效性”功能 我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用 数据有效性 功能 建了一个分类下拉列表填充项。 建了一个分类下拉列表填充项。 1.在 Sheet2 中，将企业名称按类别 如“工业企业 、“商业企业 、“个体企业 等)分别输 将企业名称按类别(如 工业企业 工业企业”、 商业企业 商业企业”、 个体企业 个体企业”等 分别输 在 入不同列中，建立一个企业名称数据库。 入不同列中，建立一个企业名称数据库。 2.选中 A 列(“工业企业 名称所在列 ，在“名称 栏内，输入 工业企业 字符后，按“回 工业企业”名称所在列 名称”栏内 工业企业”字符后 选中 工业企业 名称所在列)， 名称 栏内，输入“工业企业 字符后， 回 键进行确认。 车”键进行确认。 键进行确认 仿照上面的操作， 列分别命名为“商业企业 个体企业” 仿照上面的操作，将 B、C列分别命名为 商业企业 、“个体企业 、 列分别命名为 商业企业”、 个体企业 3.切换到 Sheet1 中，选中需要输入 企业类别 的列 如 C 列)，执行 数据 有效性 命 选中需要输入“企业类别 的列(如 企业类别”的列 数据有效性 切换到 ，执行“数据 有效性”命 打开“数据有效性 对话框。 设置 标签中，单击“允许 右侧的下拉按钮，选中“序列 数据有效性”对话框 设置”标签中 允许”右侧的下拉按钮 序列” 令，打开 数据有效性 对话框。在“设置 标签中，单击 允许 右侧的下拉按钮，选中 序列 选项，在下面的“来源 方框中，输入“工业企业 来源”方框中 工业企业”， 商业企业 商业企业”， 个体企业 个体企业”序列 各元 序列(各元 选项，在下面的 来源 方框中，输入 工业企业 ，“商业企业 ，“个体企业 序列 素之间用英文逗号隔开)，确定退出。 素之间用英文逗号隔开 ，确定退出。 再选中需要输入企业名称的列(如 再打开“数据有效性 对话框， 数据有效性”对话框 选中 序列 选项 选中“序列 序列”选项 再选中需要输入企业名称的列 如 D 列)， ， 再打开 数据有效性 对话框， 来源”方框中输入公式 后，在“来源 方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。 来源 方框中输入公式： ，确定退出。 4.选中 C 列任意单元格(如 C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的 企业类别 填入单元 企业类别”填入单元 选中 列任意单元格 如 ，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别 格中。 列单元格(如 格中。然后选中该单元格对应的 D 列单元格 如 D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企 ，单击下拉按钮， 业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。 业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。 提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别 企业类别”列 可以选中该列，右击鼠标， 提示：在以后打印报表时，如果不需要打印 企业类别 列，可以选中该列，右击鼠标， 隐藏”选项 选“隐藏 选项，将该列隐藏起来即可。 隐藏 选项，将该列隐藏起来即可。 建立“常用文档 常用文档”新菜单 三、建立 常用文档 新菜单 在菜单栏上新建一个“常用文档 菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。 常用文档”菜单 在菜单栏上新建一个 常用文档 菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。 1.在工具栏空白处右击鼠标， “自定义 选项， 在工具栏空白处右击鼠标， 自定义”选项 打开 自定义 对话框。 “命令 标签中， 打开“自定义 对话框。 命令 标签中， 自定义”对话框 在 命令”标签中 在工具栏空白处右击鼠标 选 自定义 选项， 选中“类别 下的“新菜单 类别”下的 新菜单”项 再将“命令 下面的“新菜单 拖到菜单栏。 命令”下面的 新菜单”拖到菜单栏 选中 类别 下的 新菜单 项，再将 命令 下面的 新菜单 拖到菜单栏。 更改所选内容”按钮 命名”框中输入一个名称 常用文档”)。 按“更改所选内容 按钮，在弹出菜单的 命名 框中输入一个名称 如“常用文档 。 更改所选内容 按钮，在弹出菜单的“命名 框中输入一个名称(如 常用文档 2.再在 类别 下面任选一项 如“插入 选项 ，在右边 命令 下面任选一项 如“超链接 再在“类别 下面任选一项(如 插入 选项)，在右边“命令 下面任选一项(如 超链接 插入”选项 命令”下面任选一项 超链接” 再在 类别”下面任选一项 选项)，将它拖到新菜单(常用文档 常用文档)中 并仿照上面的操作对它进行命名(如 工资表 工资表”等 ， 选项 ，将它拖到新菜单 常用文档 中，并仿照上面的操作对它进行命名 如“工资表 等)，建 立第一个工作簿文档列表名称。 立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作， 多添加几个文档列表名称。 重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。 3.选中 常用文档 菜单中某个菜单项 如“工资表 等)， 选中“常用文档 菜单中某个菜单项(如 工资表 工资表”等 ， 右击鼠标， 在弹出的快捷菜单中， 选中 常用文档”菜单中某个菜单项 右击鼠标， 在弹出的快捷菜单中， 分配超链接打开 选项， 分配超链接”对话框 查找范围”右侧的下拉按 选“分配超链接 打开 选项，打开 分配超链接 对话框。通过按 查找范围 右侧的下拉按 分配超链接 打开”选项 打开“分配超链接 对话框。通过按“查找范围 定位到相应的工作簿(如 工资 工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。 文件夹， 钮，定位到相应的工作簿 如“工资 等 文件夹 并选中该工作簿文档。 重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。 重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。 4.以后需要打开 常用文档 菜单中的某个工作簿文档时，只要展开 常用文档 菜单，单 以后需要打开“常用文档 菜单中的某个工作簿文档时， 常用文档”菜单 以后需要打开 常用文档”菜单中的某个工作簿文档时 只要展开“常用文档 菜单， 击其中的相应选项即可。 击其中的相应选项即可。 提示：尽管我们将“超链接 选项拖到了“常用文档 菜单中，但并不影响“插入 超链接”选项拖到了 常用文档”菜单中 插入”菜单中 提示：尽管我们将 超链接 选项拖到了 常用文档 菜单中，但并不影响 插入 菜单中 “超链接 菜单项和 常用 工具栏上的 插入超链接 按钮的功能。 超链接”菜单项和 常用”工具栏上的 插入超链接”按钮的功能。 超链接 菜单项和“常用 工具栏上的“插入超链接 按钮的功能 制作“专业符号 专业符号”工具栏 四、制作 专业符号 工具栏 在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入， 在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制 作一个属于自己的“专业符号 工具栏。 专业符号”工具栏 作一个属于自己的 专业符号 工具栏。 1.执行 工具 宏录制新宏 命令，打开 录制新宏 对话框，输入宏名 如“fuhao1”? 执行“工具 录制新宏”命令 录制新宏”对话框 执行 工具宏 录制新宏 命令，打开“录制新宏 对话框，输入宏名?如 并将宏保存在“个人宏工作簿 个人宏工作簿”中 然后“确定 开始录制。选中“录制宏 工具栏上的“相对引 确定”开始录制 录制宏”工具栏上的 并将宏保存在 个人宏工作簿 中，然后 确定 开始录制。选中 录制宏 工具栏上的 相对引 按钮， 录制宏”工具栏上的 停止” 用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击 录制宏 工具栏上的 停止 按钮 然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏 工具栏上的“停止 按钮，完成宏的录制。 按钮，完成宏的录制。 仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏 。 仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入 宏”。 2.打开 自定义 对话框，在“工具栏 标签中，单击 新建 按钮，弹出 新建工具栏 对话 打开“自定义 对话框， 工具栏 标签中，单击“新建 按钮，弹出“新建工具栏 工具栏”标签中 新建”按钮 新建工具栏”对话 打开 自定义”对话框 输入名称“专业符号 ，确定后，即在工作区中出现一个工具条。 专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。 框，输入名称 专业符号 切换到“命令 标签中，选中“类别 下面的“宏 ， 命令”标签中 类别”下面的 命令”下面的 自定义按钮”项拖到 切换到 命令 标签中，选中 类别 下面的 宏”，将“命令 下面的 自定义按钮 项拖到 命令 下面的“自定义按钮 “专业符号 栏上 有多少个特殊符号就拖多少个按钮 。 专业符号”栏上 有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。 专业符号 栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮 3.选中其中一个 自定义按钮 ，仿照第 2 个秘技的第 1 点对它们进行命名。 选中其中一个“自定义按钮 点对它们进行命名。 选中