办公室工作流程.doc

低值易耗品管理一、 目的在保证正常营运需求的前提下，物尽其用，节流减支二、流程： 一）、盘点（每月1-3号）打印盘点表实物盘点领用信息汇总各物品的账目使用量、剩余量统计实物盘点结果与账目盘点结果对比在5号前将统计表的电子版发送给财务部黄姐及上级主管 二）、申购（每月6号之前）统计上月各物品使用总量预估下月各物品所需总量，及是否有特殊事件需新增加物资填写申领表（一式两份）交部门主管审核交虞经理批准申购单一份交采购一份自存 三）、入库（物品回来后12小时内）清点货品数量、规格型号、质量签字确认登记入库将货品整齐放于指定位置 四）、物品发放 1、门店（门店的每月5号、15号、25号）接收申领单审核申领数量是否附合标准按审核后的申领表打包物品将打包好的物品送到物流Skype通知各门店物品已下发，请大家注意接收将签收后的申领表存档 2、后勤部门接收领用信息核实申领物品及数量是否附合标准拿取物品登记物品信息（名称、数量、规格型号）领用人信息领用人签字确认将物品发放给领用人 二、标准：一） 盘点：办公物品及低值易耗品准确率必须达到100%准确，表单必须达到90%以上的准确率；账目汇总一定要100%准确。二） 申购：准确预估下月所需物资及数量，申购单填写一定要详细（名称、数量、单位、规格型号、质地要求等），要向申购人明确物品需要的时间，确保所有物品均略有库存。三） 入库：收到物品之后必须在12小时之内办理入库，物品需整齐放于指定位置。四） 物品发放：物品数量必须100%准确，发放时间必须及时，对在规定时间内没有发申领表的门店一定要主动提醒他们。五） 以下门店的申领表须在每月3日晚18:00前发送至文员处，并于5日下发门店：羊市街、西大街、高升桥、华西、5馆、6馆、12馆、13馆。以下门店的申领表须在每月3日晚18:00前发送至文员处，并于15日下发门店： 人北、沙湾、府南、李家沱、1馆、3馆、7馆、16馆、17馆。以下门店的申领表须在每月3日晚18:00前发送至文员处，并于25日下发门店：建设店、8馆、9馆、10馆、11馆、15馆、18馆、19馆。六） 所有门店须在接收到物资的次日将签收表交回办公室，办公室负责跟进和存档。三、特殊情况处理：一） 盘点中账物不一致时，重新盘点（最多两次），查找明确的原因，如无故缺少物品的，按遗失处理，管理员可选择按成本价现金赔偿也可选择自行购买相同规格型号的物品补差。二） 因突发事件急需申购物品，但相关审批人员不在时，可电话联系，征求解决方案。三） 门店领用物品均有固定时间，如非申领时间需要申领物品的，需填写申请单，由营运部经理签字批准方可发放。四） 需以旧换新的物品原则上需将旧/坏的物品归还后方可发放，特殊情况的可先发放物品，但须督促领用人在24小时之内归还旧/坏的物品，每季度清理一次退还的物品，可维修的统一报至包经理处维修，不可维修的统一填写报损单。五） 门店申领物品数量超标10%的（如签字笔每人/月一支，工作日志表当月有几周就有几份），告诉填表人/门店主管具体标准是什么，如对方因特殊情况需超标领取，需由营运部经理签字同意。六） 对因无库存或库存不足且无法正常发放的物品须在申领表上注明原因，并在skype上告知对方可补发的具体时间。七） 新店开业的物资准备和发放。在开业前半月根据开业物资需求表的内容，与仓库实物库存进行比对，对无库存的商品进行申购，并保证在开业前一周到达仓库。在开业前三天进行物资的汇总、打包工作，并在开业前一天交送到商品部。（必须包括的物件：卡板、打卡机、公告、员工手册、各项单据、表格、电话机不能遗漏）。固定资产管理一、 目的：在保证正常营运需求的前提下，物尽其用，节流减支。二、流程： 一）、盘点（每年12月的1-15号）打印盘点表数量盘点规格型号核对使用状态登记在12月30号前将统计表的电子版发送给财务部黄姐及上级主管 由使用人或使用部门主管提交申领单查询库存有闲置物品直接发放或调用无闲置物品直接填写申购单申购 二）、申领 三）、申购填写申购单交部门主管审核交虞经理批准交采购人采购 四）、入库采购人、领用人、管理员一起验收物品登记物品信息办理入库管理员签字确认入库 五）、发放详细登记物品信息及领用人信息协助领用人检查物品领用人签字确认领用告知领用人使用须知 六）、定期检查（半年一次：6月、12月）打印固定资产检查登记表实物检查并登记需维修的核对保修期明确告知使用人维修方案 七）、维修接收维修报备信息与包经理确定维修方案并在3小时内回复报备人 协助维修维修人、管理员、使用人共同验收，并由使用人签字确认验收三、标准 一）、盘点：数量要100%准确，规格型号及使用情况一定要清晰记录 二）、申领：闲置物品优先。 三）、申购：申购单填写一定要详细注明物品信息（名称、数量、规格型号、质量要求等），告知采购人需要物品的时候。 四）、入库的时候一定要详细登记物品的信息（名称、数量、规格型号、购买日期、保修期、使用期限等） 五）、放发物品的时候要与领用人一起对物品进行检查并登记，物品的保管权力及责任归签字确认领用的人所有。 六）、检查过程中一定要仔细，对需要维修或保养的进行备注，并当面告知使用人具体的时间或方案。 七）、收到维修报备时必须在3小时内回复报备人具体的维修方案，维修结束后维修人、管理员、领用人共同验收，有更换零部件的在固定资产登记表上注明更换日期、更换零部件型号、保修期等信息，并由使用人签字验收。四、特殊情况处理： 一）、出现盘点异常时，重新盘点查找原因，如证实为无故异常，由物品的直接管理人进行相应的赔偿。 二）、申购过程中一定要及时跟进采购的进度，特别是对急用物品，确保物品及时到位。如遇特殊情况无法按时完成采购的，应及时做出应对方案并告知领用人。 三）、入库物品规格型号或质量不符合要求时协助采购进行退、换货品。 四）、检查过程中如发现规格型号与领用物品不一致时应及时查明原因，并进行备注。 五）、对无法维修的物品，填写报损单并重新调配或申购。服装管理一、 目的：在保证正常营运需求的前提下，物尽其用，节流减支二、流程 一）、盘点打印盘点表实物盘点领用信息汇总各物品的账目便用量、剩余量统计实物盘点结果与账目盘点结果对比在5号前将统计表的电子版发送给财务部黄姐及上级主管 二）、领用、发放新员工：凭报到流程表发放确定尺寸合身度为领用人提供试穿衣物接收领用信息（口头、书面）转正员工：转正后的七天内进行量体，一个月内发放不合身联系服装公司进行修改并明确回复可取服装时间，服装修改完毕12小时内通知当时人领取合身协助领用人检查衣物领用人签字确认详细登记领用领用信息 三）、更换（更换标准参见服装管理规定）接收更换信息核实更换条件为免费还是自费条件为免费更换的，按其要求为其更换不符合免费更换的，由更换人支付相应费用后凭财务收据发放衣物 四）、申购（订做）统计填写申购单交部门主管审核交虞经理批准申购单交采购人 五）、入库检查服装尺寸、数量及质量签字确认收货登记衣物信息办理入库 六）、退还核对是否为当初领用的尺寸签字确认已退还检查是否干净检查衣物数量及质量七）、清洗（每月一次，10-15号间）与洗衣店人员一起清点各衣物的数量及质量情况并进行登记电话联系洗衣店取衣物清理出需要清洗的衣物根据取衣单核对衣物尺寸、数量及质量到期前三天电话向洗衣店确认送回时间要求洗衣店人员据取衣服的单据，并确定送回时间将衣物整齐放于库房内签字确认收货三、标准1、 盘点过程中如出现异常情况，重新盘点并查找原因，如证实为无故异常的，由管理人员按相关规定赔偿。2、 领用主要为新员工领用，在领用过程中一定要在登记表上详细记录服装的信息（尺寸、新旧情况等）及领用人信息。3、 发放服装的时候，须由领用人签字方可发放，带领情况“姓名”栏填写衣物使用人的名称，“领取人签字”由领取人签署自己的名字。4、 服装的更换及再次购买按照服装管理规定执行。5、 入库的时候要注意清点衣服的尺寸及各尺寸的数量，清点一个尺寸就登记一个尺寸！并注意质量的检查，主要查看是否有明显破损的。确定无误后方可签字收货。6、 需送洗衣物的标准是：有明显污迹的（主要观察领口、袖口、前面纽扣位置）、有异味的。在洗衣店人员前来拿取衣物时，一定要亲自确认各衣物的数量，及完好度，并在取衣单上详细注明。对无法正常使用衣物（有明显破损的缝补后依然影响形象的，确实很旧的，已穿得发白的）进行报费处理。7、 在送洗衣物回来的时候，一定要清点好数量、完好度后，方可签字验收。四、特殊事件处理 一）、盘点出现异常时，重新盘点（最多两次），查找原因，证实为无故异常的，由管理员负责赔偿。 二）、新员工领用报装时，按照季节进行发放，男员工的衬衣最好让其自备。 三）、新衣物或送洗回来的衣物须当面与送货人员进行清点，在清点过程中出现数量或质量、尺寸异常时，应当面告知送货人，并取得他的确认，同时做好记录，立刻联系商家的工作人员，协调处理方案图书管理一、目的 营造良好的学习氛围，物尽其用，用更少的成本带来最多的知识财富一、流程 一）、盘点（每月一次，1-5日间）账目盘点实物盘点账物对照汇总存档 二）、申购（每季度的第一个月10-15日）统计各类书籍的购买需求拟定采购计划填写申购单提交采购计划及申购单 三）、入库清点书籍（书名、数量、作者、出版社）签字验收登记书籍信息办理入库 四）、预借接收借阅信息查询被借书籍库存登记预借 五）、借出查询被借书籍是否有预借接收借阅信息查询借阅人是否有过期未还的书籍或预借登记检查书籍的完好度并登记借阅人签字确认借阅告知借阅人应还时间及未阅读完时可在到期前三天续借到期未归还的向借阅人确认归还或续借登记续借告知借阅人应还时间及不按时还的处理规定 六）、续借 七）、归还到期前三天向读者确认归还时间检查图书完好度登记归还信息管理员签字确认归还 二、标准 一）、盘点的时候，先账目与实物单独盘点，再实物盘点结果与电子账目进行对比。 二）、新书籍回来时，在收到书籍的12小时之内办理入库登记，并将信息以excel表格形式列明书籍的信息，在24小时之内发送到公司各部门。 三）、申购的时候一定要提交申购计划书（比如，费用预算、数量预计、涉及类别等），书名可以推荐，并填写推荐理由。 四）、整个管理过程中，数据的准确度要做到100%准确。 五）、在借阅登记时，要告知借阅人应还时间及超期未还时将执行的规定。并在到期三天前，提醒借阅人。三、特殊事件处理 一）、当实物盘点结果与账目盘点结果不一致时，重新盘点（最多两次）查找异常原因，如证实为无故异常，由管理员赔偿。 二）、当借阅人到期未归还书籍时，电话告知借阅人，确定处理方案（三天内归还、未归还算其自行向公司购买，费用按定价计算，费用可现金支付可从工资里面扣除，征求其本人意见）。 三）、书籍遗失或损坏的，由借阅人按定价赔偿或购买同样的书籍归还。征求借阅人本人意见确定处理办法。宿舍管理一、目的： 物尽其用，为公司员工提供一个安全舒适的休息场所，同时加强公司成员的稳定性。二、流程批准后由入住人签定入住须知（一式两份）、办公室进行宿舍分配并发给其相应宿舍的钥匙 一）、办理入住交办公室主任审核批准由入住人填写“员工宿舍申请单” 48小时内确定人员入住否将名单报备到薪酬专员处通知宿舍管理员，入住人凭“申请单”复印件领用物品办理入住 二）、办理换宿入住人填写宿舍调动申请单与原宿舍管理员办理好物资交接，并由管理员签字确认交办公室主任批准告知新宿舍管理员，入住人凭申请单复印件领取物品办理入住 三）、宿舍内部管理（每月不定期检查两次） 1、清洁卫生由宿舍管理员安排值班人员值班表发办室主任处接受不定期检查 2、安全留宿任何外来人员必须提前报备管理员处管理员对借宿人信息登记由借宿人签字确认检查借宿人是否按时离开宿舍 3、水电气、物管费等宿舍管理员每两月向办公室提供一次缴费原始单据每季度查询一次费用缴纳情况 4、物品管理登记室内配套设施信息宿舍管理员签字确认领用每半年由办公室进行一次清点 四）、办理退宿入住人提前十天向管理员报备管理员提前七天向办公室主任报备入住人填写退宿清单入住人办理好物资交接，并由管理员签字确认退宿清单交办公室主任处批准手续办完后确认入住人24小时内搬离宿舍将名单报备到薪酬专员处 五）、宿舍新址选定统计公司住宿需求（床位、地点等）将要求统计结果报至包经理处协助包经理选址三、标准 一）、人员入住过程中必须按相应流程走，签订入住须知 二）、办理退宿或换宿时，确认好已办理完物品交接及水电气等相关费用清算时，方可签批。 三）、外来人员留宿不能超过24小时，宿舍管理员须在借宿人入住24小时之内确认其已离开。宿舍不得有异性借宿。 四）、在对室内配套物品登记时候，必须详细登记物品的数量、规格型号、新旧状况等。四、特殊情况处理 一）、违反管理规定的，按规定执行 二）、宿舍管理员需更换时，须在办理手续之前清点好物品，并与新任管理员办理好物品等交接手续，原宿舍管理员方可离开。 三）、当室内物品出现异常时（人为损坏、数量缺失等），由其直接使用人负责赔偿，公用物品（且无法确定破坏者）由宿舍成员共同赔偿。 四）、出现突发安全事故时，第一时间确认是否有报警，并在接到信息的2小时之内赶到现场。 五）、未按照规定流程办理离开宿舍手续的，给予红牌50元处罚。来访接待一、目的： 保持公司良好的形象，让每位来访者都感受到大光明式的服务一、 流程起立微笑问候引领欢送茶水二、 标准 一）、须在来访人走到玻璃桌位置之前发现，并迅速起身，以甜美自然的微笑，问候“你好，请问有什么可以帮你的吗？”或者“你好，请问你找哪位？”，在得知对方来意后，礼貌告知“请你稍等一下，我电话确认一下XXX是否在位置上”，在得到允许后，再引领客人前往所找部门或人员处，并立刻送上茶水，在客人离开时，应起身欢送“您慢走”，对重要客人应主动送至电梯处为其按好电梯，待客人离开后方可回到座位上。三、特殊情况处理 一）、当被找人员不在的情况下，应耐告知客人相关人员不在，询问对方需要处理的问题，协助解决问题，如必须由被找人员解决的，礼貌询问对方是否方便留下联系电话或者下次什么时间再过来，在被找人回来时应立刻告知对方相应的信息。 二）、当被找人当前不方便或者稍后才能到公司的，应及时告知客人，让客人销等片刻，并为客人送上茶水及报刊。 三）、遇闹事人员时，应冷静处理，先尽量安抚闹事人员情绪，同时示意其他人员报警（视情况而定）。不得与对方产生正面冲突。 四）、遇销售人员时，应礼貌询问对方是否有预约，有预约者则向被访人确认并得到允许后方可引领对方向往找人处，如未预约，应委婉告知对方被找人不在或者现在不方便，请对方留下名片，如果有相关需要再跟他们联系。后勤部门排班表一、目的： 确保各部门人员的合理安排，以保证到营运工作的正常运行一、 流程打印下月空白排班表（周末法定假栏加灰底色）将空白排班表于每月28日下发各部门于每月29日18点前收回排班表审核排班表（早班人数、晚班人数、休假天数、工时）打印排班表于每月1日9点前下发各部门二、 标准一） 排班表下发时间必须及时，并告知各部门主管排班表的收回时间，审核后的排班表必须在每月的最后一天18：00之前打印出来并送到各部门。二） 审核排班表时主要检查各部门的早班人数、晚班人数不能为零，休假天数符合公司相关规定，工时符合相应的职位。三） 审核排班表需要根据个人的岗位职责及当月的重要事项安排进行相应的审核工作。四） 保证各部门人员的合理搭配。 三、特殊情况处理一） 当部门早班人数或晚班人数为零时，立刻将排班表返回相应部门主管处，告知对方需要调整的点及重排要求、所需上交时间。二） 当休假天数超标、工时不符合相关规定时，立刻告知当事人员，要求重新排班。三） 出现突发情况，重要事项进行相应的变动时，应及时通知到相应的当事人，并进行相应的班次调整工作。社保办理一、目的： 及时准确的让公司成员享受到应有的福利一、 流程向门店收集增加、减少的人员名单（每月的18日到20日18：00之前）与范琴核对人员名单的准确性（每月的22日前）打印增加减少表（每月的24日18：00前）检查表格内容的正确性（姓名、性别、身份证号码、社保编号、增加/减少日期）表格交林国良（每月的25日18：00前）二、标准一） 时间：在每月25日前（2月份的时间在20日前）完成表格的制作，如门店没有及时发送名单，第一次予以提醒，第二次进行警告并予以红牌处罚。二） 数据：当然要100%准确，人员不能多也不能少，姓名、性别、身份证号码、社保编号、增加/减少日期，一定要准确三） 在把表格交给林国良之前，一定要仔细确认信息是否准确四） 上月的缴纳信息在财务部黄海斌处领取并进行本月的核对工作。三、特殊事件处理一）、信息出错（主要指人员名单没对），表格上交之前及时更改，表格上交之后，电话联系林国良，确认是否可以更改，如不能更改，及时联系当事人进行解释并寻求解决方案。重要事项安排表编制一、目的： 提前编排下月各事项，让各重要事项更有序、顺利的进行二、流程向各部门主管（营运部经理、职教部经理、人资部经理、黄副总）确定下月需要安排的培训/会议的主题目、时间编写重要事项安排表通过skype向各部门发送重要事项编排表，并确认接收三、标准 一）、时间：每月27日18：00之前向相关人员确认下月需要编排的内容，28日18：00之前将安排表发送到各部门处。 二）、熟悉每月固有的内容（每月两次店长会、周末不安排在职人员的培训与会议等），如编排内容有异常的应及时向相关负责人员确认原因。四、特殊事件处理 一）、当编排内容有变时，至少提前一天发skype通知到各部门。卡板审核一、目的： 100%准确的审核到每个人的出勤情况一、流程统计卡板中的异常记录（迟到、早退、漏打、错打、未打求签）统计各班次的天数，并在卡板上计算出实上时数确认卡板打卡时间记录的班次是否与“小计”栏填写的班次一致结合外出登记表、调班表，最终确认异常情况的具体数量填写考勤汇总表由汇总表记录的所有人员亲自签字确认自己的考勤汇总结果核对卡板记录的班次与排班表的差异，统计调班总次数财务部将签字确认完的汇总表（每月6号18：00之前）二、标准 一）、审核卡板的第一步就是先检查卡板上时间反应的班次，是否与持卡人填写的班次一致 二）、计算各班次的天数时，记得算一下各班次及休息加起来的总天数，可以避免漏算天数。 三）、卡板中的异常记录要结合调班单、排班表、外出登记确定具体数量（迟到包括上班迟到及吃饭超时；吃饭时的上下班时间差在三分钟内的，算漏打一次；无打卡记录且无主管签字的算旷工半天；新员工第一个月不计算漏打、错打次数） 四）、让持卡人签字确认考勤汇总时，需带上其卡板及排班表，以便持卡人有异意时方便查询三、特殊事件处理 一）、当卡板时间反应的班次与持卡人填写的班次不一致时，（主要针对时数少了的情况，比如：时间反应的是a 班，但持卡人写的A班）应与持卡人核对原因，并结合外出登记表、调班单、排班确定异常原因。外出学习一、目的： 让外出学习顺利进行，对学习成果进行跟进为下次学习安排提供有效依据一、流程确定学习时间、地点、费用、课程等提前电话通知参训人员确定参训人员（由营运部、人事部提交参训人员名单交董事长确认）存档收集学习后的跟进及提交相应的证书、总结报告签订专项培训协议二、 标准1、 首先确认相应的课程需要哪部份员工参加。2、 当厂家提供的培训没有合适的人员参加时，可以安排营运部、人事部或职教部的人员参训，以便回公司后的推广和传授工作。3、 人员尽量选择季度、年度优秀人员参训4、 对于时间与公司的的安排有冲突时，尽量进行协调，不要浪费培训的名额。5、 对于需要签订专项培训的参训人须在培训前签订完成。6、 尽量在学习的前一月通知参训人员，以便店面进行排班和营运的安排。三、 特殊情况处理1、 参训人员有事情，不能参加培训的解决方案：根据参训人事件的紧急程度进行协调，如参训人确实无法参训，应及时协调厂家，更换参训人员。会议记录及纪要整理一、目的：100%及时、准确的传达会议精神一、 流程一）、一般的会议会议决议执行情况跟进及反馈（反馈给所有部门的主管）会前准备（会议室准备、签到表、记录工具准备）详细记录会议的每个问题细节（问题、解决方案、决议等）整理会议记录检查纪要内容、向主持人确认内容的正确性以skype形式向所有参会人发送会议纪要电子版并确认收到不方便上网的，打印出来送往办公室，不在办公室的电话告知资料已放在办公室里请对方注意查收提前三天向各门店收集需要后勤各部门支持与帮助的问题提前两天将所有问题整理成EXCEL表格形式并打印出来，每个部门主管分发一份，并告知表格需在24小时之内收回，请大家及时回复解决方案，同时交一份到懂事长办公室提前一天将回复方案整理好并打印出来，交主持人一份，董事长办公室一份，存档一份会前准备（会议室准备、签到表、记录工具等准备）详细记录会议的每个问题细节（问题、解决方案、决议等）整理会议记录不方便上网的，打印出来送往办公室，不在办公室的电话告知资料已放在办公室里请对方注意查收检查纪要内容、向主持人确认内容的正确性以skype形式向所有参会人发送会议纪要电子版并确认收到会议决议执行情况跟进及反馈（反馈给所有部门的主管） 二）、店长会议二、标准 一）、会议开始前，提前二十分钟做好会议室准备及签到表，提前十分钟做好记录工具准备，提前五分钟到达会议室。 二）、会议过程中要详细、准确记录会议的内容及参会人的状态、会议纪律 三）、整理会议纪要的时候一定要注意准确度，不明白的应向发言人确认后再编写。 四）、在整理完会议纪要后，一定要再检查内容是否有错误及是否有错别字 五）、会议纪要需要在会议结束后12小时之内整理出来，并发送到各部门及参会人处。 六）、在会议纪要发出后，一定要确认相关人员的接收情况，对不方便网络接收的人员，打印出来送往其办公室，对方不在的，电话告知资料已放在办公室，请对方注意查收。三、特殊情况处理 一）、会议前向人事部确认是否人请假人员，对缺席人员作记录，并在中场休息时向主持及人事确认原因。 二）、会议前一天电话通知主持人明天有相关会议的安排，询问是否有需要支持的工作，因特殊原因需更改会议日期或取消会议的，需在会议前一天电话通知到各参会人相应的情况。员工配镜申请一、目的： 让员工更好的享受到配镜的福利、让整个工作的过程更顺利的进行申请人自行在门店验光，并保存验光处方单位申请人填写员工配镜申请单，于每月15日前连同镜架上交人资部检查申请人是否有清晰填写镜架的型号、光度、PD等信息人资部审批后将申请单、镜架一同交商品部人资部核对申请人是否享有员工福利配镜资格二天后向商品确认加工进度通知员工取镜申请人签字确认领取检查加工完毕的眼镜是否有明显的损坏、附件是否齐全将申请单、质检单留底一、 流程二、标准1、 检查所选镜架是否是公司的指定品牌2、 镜片部分由商品部指定，并注明品牌和折射率3、 申请单与镜架必须在每月的14日带回办公室。4、 加工、质检单必须完整并在办公室留存。5、 员工须在接到领取眼镜通知的10日内到公司领取。6、 签领单是否完整。7、 员工自购镜在批准后电话通知店面进行开单下账处理，并通知财务部以便审单。三、特殊情况处理1、 当申请人不享有员工福利配镜资格的，告知当事人原因，并返回申请单。2、 当检查到加工完毕的眼镜有明显损坏或附件不齐全时，应及时返回送件部门。3、 我选不到合适的镜架，可不可以选择其他品牌的进行补差呢？解决方案：员工配镜是公司的福利之