直营商超系统操作流程[1] 2.doc

营销中心流程项目：全国直营商超系统操作流程发行日期：2020-01-11制定部门：B/C部直营商超系统操作流程流程目的 规范公司直营商超系统操作 降低操作风险、掌控商超动态 减少环节沟通，提高工作效率 维护区域市场价格统一，保证市场良性发展 全面提升对直营市场的掌控与分析适用范围本流程适用于营销中心直营商超系统操作。适用对象B/C部经理客户经理财 务 部B/C业务目录一、 价格体系管理二、超市订单、退货、财务入账流程三、促销、新品信息提报过程传递流程四、帐款回收、超市费用管理五、促销过程管理六、反馈问题处理流程七、责任与义务八、销售数据分析一、价格体系管理：稳定的价格是厂商双方持久合作的奠基石，合理稳定商超价格体系会为我们带来充足的订单、丰厚的产品利润、长期稳定的合作关系，结合区域市场现状，现制定如下工作要求：1、价格制定（1）公司直营超市的产品供价须由B/C部与当区业务负责人共同制定，报总经理审批，财务备案执行；（2）直营超市经营合作关系确定后，最终产品价格单报财务部门备案，由财务部门执行发票开具、往来帐目建立、成本核算等；2、价格调整（1）直营超市供货价格确认后，不得随意更改，变动，对因市场竞争所导致的价格变化需由相关部门审批后报财务部门备案方可执行；（2）促销活动产品价格变化，必须要有已批复的促销活动执行方案作为更改依据，否则对因价格问题而造成的帐目混乱，对直接责任人罚款100元/次；3、价格管控（1）直营超市价格必须按照公司的全国商超统一价格指导执行，产品供价、售价均不得高于或者低于公司所要求的指导价格；（价格体系见附表）（2）价格最终管控以B/C部门信息专员与财务部门共同监控执行，（执行依据为：公司直营超市价格体系）二、超市订单、退货、财务入账流程1、超市订单传递流程图：部门商超B/C部财务部经销商岗位B/C信息专员KA业务/客户经理会计流程图开始（1）发出订单（6）超市送货（12）对帐、回款（2）接收整理订单并对产品价格、需求数量进行分析（4）确认最终订单下达发货通知（8）接收、录入验收单，接收开票申请单结束（3）对价格差异问题进行处理（11）接收税票（9）对实际发货与订单的产品、价格差异问题沟通处理（12）制定执行计划（10）审核后开据税票，录入ERP，核算到岸价，冲抵配送客户货款（13）建立台帐、往来帐目（5）订单确认，各区域配送客户备货结束（7）取得验收单并传至发货信息专员流程说明：编号负责部门/人员任务说明监控要点文档形式（1）商超发出订单商超发出订单至青岛公司B/C员订单（2）B/C信息专员接收订单对产品价格、需求数量进行分析B/C信息专员整理汇总订单，核对产品价格、订货需求数量，对于有价格差异的问题反馈到KA业务/客户经理处 录入订货数量准确 按照紧急程度进行分类（例如促销活动的档期的调整） 接到订单同时，确认订货品种的公司库存 确保价格合理(促销价)订单（3）KA业务/客户经理KA业务/客户经理对订单汇总分析后的SKU数量、价格差异问题进行沟通处理，并将处理结果反馈给B/C信息专员 信息反馈及时、准确 确保产品价格的准确订单的产品与价格差异分析（4）B/C信息专员对于无差异或者解决差异后的订单在1小时之内进行下达与传真至各区域配送客户（经销商） 同经销商确认订单的准确性，确保订单发货时间、产品、数量的准确性 按照紧急程度进行分类追踪（例如促销活动档期的调整）订单（5）经销商接收确认订单，根据超市定单需求备货； 确认订单需求产品的数量、库存（6）商超经销商（配送客户）按照超市要求送货至各区域门店 送货及时 符合订单品类及数量 产品无破损 无即期产品 广宣品携带数量、类别准确（7）经销商送货结束后取得超市确认验收单在24小时之内传至青岛公司B/C信息专员 在规定得时间对超市验收单进行传递 验收单的项目核查（是否有商超收货部负责人签字、验收日期、验收数量是否正确）验收单（8）B/C信息专员接收、录入验收单，建立管理台帐； 1、接收、录入超市验收单，建立管理台帐并对实际配送产品与订单产品进行差异分析反馈到KA业务/客户经理；2、接收开票申请单登记后传山东公司财务部开票，并追踪开票情况 确认商超收货日期 准确录入商超实际收货数量、品种 每周定期汇总，备案待查实际配送产品与订单产品差异 核对促销档期的价格是否准确 对产生差异的原因进行分析 开票申请单传递及时无误 开票申请单登记完整不得有遗漏验收单产品配送与订单产品的差异分析（9）KA业务/客户经理问题沟通处理KA业务对送货产品差异问题进行跟踪处理分析差异分析（10）会计审核、协助开具税票，录入EPR根据超市验收单开具税票，录入ERP系统，按照实际送货产品数量核算到岸价，在3个工作日内冲抵配送客户货款 税票开具准确无误 2日内必须将超市税票开具，邮寄至超市或者交于业务送交至超市 录入数据及时、准确无误验收单税票（11）KA业务/客户经理接收税票接收税票后及时送交至商超或者邮寄给商超 税票在2日内必须送达商超 如有退票，须在2日内必须邮寄至公司财务部门税票（12）商超对帐、回款接收税款并进行结款 查实税款、结款及时、准确 如有退票，B/C业务或者B/C主管须在2日内邮寄至公司（13）会计建立台帐往来帐目建立商超销售台帐，备查 及时、准确、全面的建立销售台帐 超市扣款费用明细、信息资料及时反馈到超市系统负责人2、直营商超退货流程商超系统退货操作流程.doc三、促销、新品信息提报管理传递流程流程图：部门超市B/C部办事处经销商供应链财务部岗位客户经理B/C信息专员区域B/C业务会计流程图（2）确认促销档期产品、时间、价格、区域、需求数量（1）提报促销活动需求计划（3）接收促销确认单，并将促销信息以内部联络单的形式发至各部门；建立全年促销管理台帐（4）接收促销信息通知，同客户沟通，准备库存（5）按照促销通知要求准备货品、并按规定时间和要求送货（6）根据促销需求计划合理安排促销产品生产、物流及发货计划；（7）根据与超市确定的促销确认单 开具在促销折扣期内的发票；建立全年促销销售管理台帐；流程说明编号负责部门/人员任务说明监控要点文档形式1B/C部/客户经理促销活动方案制定促销档期产品、时间、活动区域、 促销价格的合理性促销申请2商超确定促销档期时间、产品、价格、区域（1）促销区域界定 （2）价格统一 （3）活动方式 （4）陈列形式促销确认单3B/C信息专员（1）接收促销确认单； （2）将促销通知文本下发各部门； （3）建立促销管理台帐；（1）准确按时地把促销信息以内部联络单形式发至各相关部门人员； （2）建立促销超市全年促销台帐；内部联络单4区域B/C业务（1）接收促销信息通知；（2）协调客户准备（1）接收促销信息准确 （2）全员认同 （3）产品库存备货 （4）陈列位置协调 促销确认单5经销商（1）预留安全库存； （2）按照要求与标准按时配送；（1）根据促销时间与数量需求准备安全库存； （2）按照订单要求按时配送至超市门店；订单6供应链（1）根据促销产品下达需求计划； （2）根据订单时间优先安排发货计划；（1）保证促销产品的需求数量，确保产品不断货 （2）优先安排超市的发货计划；内部联系单7财务部/会计（1）根据促销折扣价格开具发票； （2）建立促销产品管理台帐；（1）确保发票的开具与促销期间的价格吻合 （2）建立全国促销折扣期间的销售管理台帐 （3）促销产品的盈亏分析；发票开具管理台帐建立四、账款回收、超市费用管理为确保公司的财产不受损失，维护公司利益，建立健全公司直营商超系统的财务管理流程，保证资金、信息链的畅通，保障费用投入与产出实现效益最大化、合理化，结合实际工作，特对公司直营商超系统账款回收、超市费用作出如下要求：1、超市应收帐款安全信用额度（根据系统超市现状、连锁数量、资信状况、促销活动安排由财务部门与B/C部共同设立标准）；2、对于超过信用额度的超市，财务部门应在第一时间通知B/C部或者客户经理，进行清算、追缴货款的回收；对于在次月还不能在结算期内回款的超市予以停货处理；3、对于超市费用扣款：财务部门在接收到超市扣款发票后，应准确及时核对扣款内容与类别是否同相同，并将每次的扣款信息反馈给B/C部信息专员或者客户经理；对于与年度合同（费用明细）不相吻合的费用或者没有扣款依据的费用，要求财务部门必须在第一时间反馈到B/C部或者本系统的客户经理，由其追究费用的差异，并解决处理；一般扣款形式：（1）超市年度费用扣款执行依据为*超市年度经销合同（合同内扣款明细）；（2）临时性促销活动费用扣款；4、超市对帐回款：（1）每月超市对帐根据超市合同细则执行，（见超市销售合同）如超市没有在规定的时间内进行对帐回款者，超市系统负责人应以书面形式经超市签字确认后向财务部门说明原因与下次对帐时间，便于财务部门监控应收帐款管理；（2）每月超市对帐、回款金额应在第一时间将回款金额、时间提报给B/C部或者系统客户经理；五、促销活动执行过程管理：目的：提高促销效率，细化过程监控管理，确保促销费用的投入与使用、销量最大化。（1）促销活动全员的认同与激励（经销商、配送司机、B/C业务、理货员、促销员）；（2）促销品、赠品、广宣品、品尝品物料准备；（3）促销产品的陈列方式；（地堆、端架）（4）促销产品的陈列位置；（陈列位置好坏与销量比重）（5）促销价格；（是否与促销确认单价格一致，低于或者高于，并及时反馈到公司B/C部或者该超市系统负责人）（6）POP是否到位；（是否符合3.15原则，三秒钟看完全文，内容不超过15字）（7）每日销量跟踪分析；（影响销量的原因）（7）问题跟踪分析处理；（8）促销活动总结回顾（促销的可行性、执行力度、是否达到预期目标、费用是否超支、消费者反应等，评估活动执行过程存在的问题、总结经验、弥补差距，改进建议）六、反馈问题处理流程流程图：部门 超市B/C部办事处经销商供应链财务部岗位客户经理B/C信息专员区域B/C业务会计流程图1、发现问题：a、价格差异b、促销活动执行时间差异c、订单信息（送货时间、是否齐全）d、财务方面（开票、费用扣款等）4、接收价格更改函，及时更新系统资料e、退货（破损、即期）产品处理3、接收处理价格差异等问题，可直接联系商超采购负责人2、接收、汇总、核实、提报、分解问题7、收集汇总库存不足产品5、接受处理所负责商超的促销活动执行的时间差异问题，严格按照促销协议执行6、订单信息a、准备安全库存b、及时送货c、收回退货产品8、协调是有款订单的商超产品优先发货9、财务方面a、及时开出发票、b、按时核销费用、c、给予退货产品冲帐七、经销商的责任与义务为了确保公司直营系统产品的正常销售与推广，维护公司与客户的市场利益，杜绝缺货、断货现象，结合直营系统要求，现对直营系统配送客户制定如下要求与标准，以明确双方合作的责任与义务：1、库存要求（1）直营市场（门店）销售产品最低安全储量库存要求；（2）最低储量标准：除促销活动产品外，其余产品结构以保证正常销售5-7天为基本原则，以保持货物的陈列与销售，避免缺货而影响销售；2、服务要求（1）按照直营商超订单要求按时配送相关产品；（2）确保订单配送产品无破损、无残次产品送入卖场销售；（3）确保无即期、不良产品送入卖场销售，保障直营超市产品的新鲜度；（4）公司直营超市优先送货服务；3、责任与义务（1）各区域配送客户有义务及时向公司反馈价格、促销服务信息；（2）对于因配送不及时或者无最低库存保障而导致公司产品在卖场被锁码产生的费用，由配送客户（经销商）承担开码的费用；（公司生产问题而缺货除外）（3）因配送