12进口原油代理业务流程.doc

12进口原油代理业务流程.txt24生活如海，宽容作舟，泛舟于海，方知海之宽阔；生活如山，宽容为径，循径登山，方知山之高大；生活如歌，宽容是曲，和曲而歌，方知歌之动听。 本文由hjx8187335贡献 doc文档可能在WAP端浏览体验不佳。建议您优先选择TXT，或下载源文件到本机查看。 1.2 进口原油代理业务流程 1.2 进口原油代理业务流程 一, 1 1.1 业务目标 经营目标 按照分(子)公司委托,按时,按质,按量完成采 购,并安全,及时地交付. 1.2 优化采购方案,保证合理的进口原油采购价格,运 费及保费. 1.3 争取有利的货款支付条件,按照贸易合同结算条款 履行资金支付责任. 1.4 2 2.1 保证结算资金的安全和及时回笼. 财务目标 保证代理进口原油业务会计核算真实,准确,及时, 完整. 3 3.1 3.2 3.3 合规目标 进口原油业务操作符合国家相关管理部门的规定. 贸易外汇收支符合国家外汇管理局的规定. 进口原油代理协议符合合同法等国家法律,法规和 股份公司内部规章制度. 二, 1 1.1 2008 年 业务风险 经营风险 未经授权,委托或超越授权,委托范围及规定的交 B 1.2-1 1.2- 1.2 进口原油代理业务流程 易条件进行原油采购,租船,投保,发生交易损失. 1.2 未严格按照分(子)公司委托的时间,品质,数量 进行进口原油的采购和运输,导致分(子)公司正 常生产经营活动受到影响或发生损失. 1.3 未能在分(子)公司委托范围内把握贸易时机,获 得有利的价格和运费条件,导致分(子)公司进口 原油成本增加. 1.4 未能严格按照分(子)公司委托进行套期保值操作, 规避市场价格波动,导致分(子)公司控制进口原 油成本不能达到预期效果. 1.5 未对原油采购合同及时,准确地投保,发生漏保, 迟保,错保,以及在货物出险后未及时办理索赔手 续,导致风险增加或发生损失. 1.6 未对滞期费产生的过程实行跟踪和有效控制,导致 多付或应该追偿的未及时追偿,造成损失. 1.7 1.8 1.9 货款结算不当,导致财务费用或资金风险增加. 未按照规定路径进行国际结算发生资金损失. 未经审核,变更标准合同文本中涉及权利,义务条款 导致的风险. 2 2.1 财务风险 未能真实,准确,及时,完整地进行进口原油代理 业务的会计核算,造成财务信息失真. 3 2008 年 合规风险 B 1.2-2 1.2- 1.2 进口原油代理业务流程 3.1 3.2 进口原油业务违反国家规定,受到处罚. 外汇收支违反国家外汇管理局的有关规定,受到处 罚. 3.3 进口原油代理协议不符合合同法等国家法律,法规 和股份公司内部规章制度的要求,造成损失. 三, 1 1.1 业务流程步骤与控制点 对贸易人员及签约人员授权 中国国际石油化工联合有限责任公司 (以下简称 联 合石化)经理对其原油贸易部门及境外子公司原 油贸易人员进行交易及签约授权,并将被授权贸易 人员和签约人员名单向交易对手备案. 2 2.1 对交易对手的资信评估 联合石化风险控制部门对交易对手的资信进行评 估,经财务部门会签,分管副经理审核,报经理批 准,确定交易对手名单和交易限制条件.供货商, 船东交易对手名单还需报股份公司原油领导小组审 批. 3 3.1 签订原油采购合同 经总经理或分管副经理批准后,联合石化计划部门 根据生产经营管理部下达的股份公司年度原油进口 计划或调整计划,以及公司第三方贸易计划和原油 采购战略,组织与原油供应商洽谈原油长期供货合 2008 年 B 1.2-3 1.2- 1.2 进口原油代理业务流程 同. 3.2 根据分(子)公司现货采购委托,联合石化原油贸 易部门会同境外子公司,依据生产经营管理部下达 的进口原油月度采购计划分析目标油种市场,商定 入市时机与询价范围,按规定权限审批后,向联合 石化境外子公司经授权贸易人员下达采购指令. 3.3 联合石化境外子公司原油贸易人员依据采购指令, 遵循进口原油采购效益最大化的原则,与经过批准 的原油供应商达成交易意向,并立即将交易意向口 头反馈给联合石化原油贸易部门审核. 3.4 联合石化原油贸易部门和计划部门贸易人员将长期 合同签约意向和现货采购意向通知分(子)公司, 经分(子)公司原油采购部门通过电话等方式确认 油种,数量,价格,装期后,分别由计划部门和境 外子公司经授权的贸易人员对外成交. 3.5 联合石化对外洽谈的原油贸易人员填写交易结果 通知单,按规定签字确认后,于成交当日书面报 联合石化原油贸易部门和风险控制部门. 3.6 联合石化原油贸易人员依据交易结果通知单填 写中国石化进口原油采购确认单,经原油部门 负责人签字后,书面通知分(子)公司原油采购部 门.分(子)公司原油采购部门负责人签字确认后, 回复联合石化.管输原油中国石化进口原油采购 2008 年 B 1.2-4 1.2- 1.2 进口原油代理业务流程 确认单按照股份公司原油管理办法由相关方签字 确认. 3.7 联合石化负责对外洽谈采购合同的部门或境外子公 司根据成交条件和合同管理规定,经贸易,执行, 财务,法律等人员审核后,按规定权限签署原油采 购合同. 4 4.1 租船与投保 联合石化原油执行部门根据原油贸易部门提供的 原油采购交接单,按照规定填写进口原油保 险内部联系单,向经批准的保险公司办理保险. 保险合同须按规定权限签署. 4.2 联合石化运输部门经办人员根据原油执行人员提交 的租船运输内部联系单办理预租船,并根据船 舶预租的主要条件填写中国石化进口原油租船确 认单,由运输部门负责人签字后交原油执行部门, 并经分(子)公司原油采购部门确认.管输原油中 国石化进口原油租船确认单按照股份公司原油管 理办法由生产经营管理部,炼油事业部签字确认. 4.3 联合石化原油执行人员得到装卸港对预租船的确认 后通知运输人员,由经授权的运输签约人与经批准 的船东签订租约,临时租船船东名单按照股份公司 原油管理办法报生产经营管理部备案. 5 2008 年 签订进口原油代理协议 B 1.2-5 1.2- 1.2 进口原油代理业务流程 5.1 联合石化原油执行人员应计算每一个原油合同的价 格,运费,保费,保值匹配情况及前批原油货款的 尾款后, 确定该合同原油的到岸价格, 书面交分 (子) 公司确认.分(子)公司原油采购部门负责人签字确 认后回复联合石化.管输进口原油价格确认说明按 照股份公司原油管理办法由生产经营管理部,炼油 事业部签字确认. 5.2 根据分(子)公司确认的原油品种,数量,价格, 时间及运输安排,联合石化按规定权限和经法律事 务部审定的标准文本与分(子)公司签订进口原 油代理协议. 6 6.1 报关,接货的准备手续 原油到港前,联合石化原油部门核对有关资料,按 照国家有关规定申领重要工业品自动进口登记证 明. 6.2 联合石化原油执行人员同时准备报关合同,发票, 装船单据等其他报关单据,通知卸货港和分(子) 公司安排接货,由分(子)公司做好国内运输的准 备(参见1.3 原油配置,运输业务流程),并安 排货物代理公司报关报验,或通知分(子)公司自 行报关报验. 7 7.1 2008 年 跟踪监控装船,航行和卸货过程 联合石化原油执行人员密切跟踪原油装船及其计 B 1.2-6 1.2- 1.2 进口原油代理业务流程 量,货损等情况.发现短量,立即查明原因,并于 当日通知分(子)公司,保险公司,以备事后追溯. 分(子)公司在通过联合石化得知上述情况的基础 上,密切跟踪原油到港,接卸,转驳及其计量,货 损等情况.发现短量,立即查明原因,并于当日通 知联合石化原油部门.联合石化原油部门依据有关 采购合同或约定向供货商,船东,港口等责任方提 出索赔,并将索赔结果书面通知有关分(子)公司. 7.2 联合石化运输经办人员密切跟踪装船,航行和卸货 等船舶动态,监控滞期发生情况及责任原因,准确 地计算滞期费,并将有关情况通知分(子)公司确 认,以便办理索赔或理赔工作,有关处理结果应书 面通知分(子)公司. 8 8.1 货款,运费,保费等的结算 对于需要出具原油付款承诺函的,联合石化境外子 公司财务人员提供付款承诺函条款,报原油部门, 财务部门审核,按规定权限审批后,按合同约定的 时间向原油供应商或境外子公司开证银行出具付款 承诺函. 8.2 联合石化财务部门对原油执行人员提供并经原油部 门负责人批准的进口原油付款联系单及发票,进口 许可证,报关合同和无正本提单保函,付款申请等 审核,按照合同规定付款时间,向境外子公司支付 2008 年 B 1.2-7 1.2- 1.2 进口原油代理业务流程 CIF 货款;付汇后,原油执行人员负责向财务部门提 供报关单,由财务部门按照规定办理付汇核销手续. 8.3 联合石化境外子公司按照原油采购合同规定,由贸 易人员,执行人员和财务人员审核供货商提供的发 票,报境外子公司负责人审批后,不迟于每周四将 下周付款计划报外贸代理公司原油部门和财务部门 审核,按规定权限审批后,财务部门通知境外子公 司按付款计划执行.给银行的付款通知单须由境外 子公司经理,副经理或财务经理双签支付. 8.4 联合石化运输部门对租约,运杂费发票,提单复印 件等进行审核,经其负责人批准后,不迟于每周四 将下周付款计划报财务部门审核,按规定权限审批 后,运输部门通知境外子公司按付款计划执行.境 外子公司通知银行支付及备案程序同控制点 8.3. 8.5 联合石化运输部门审核滞期费发票,经其负责人批 准后,不迟于每周四将下周付款计划报财务部门审 核,按规定权限审批后,运输部门通知境外子公司 按付款计划执行.境外子公司通知银行支付及备案 程序同控制点 8.3. 8.6 联合石化原油部门人员审核保险费明细表,保险发 票,保单副本等文件,经其负责人批准后递交至境 外子公司,境外子公司不迟于每周四将下周付款计 划报财务部门审核,按规定权限审批后,原油部门 2008 年 B 1.2-8 1.2- 1.2 进口原油代理业务流程 通知境外子公司按付款计划执行.境外子公司通知 银行支付和备案程序同控制点 8.3. 8.7 联合石化境外子公司在周付款计划以外的单笔 50 万 美元及以上的临时付款由有关部门和境外子公司填 写付款申请,于付款日前 2 个工作日报财务部门审 核,按规定权限审批后,由财务部门付款或指定有 关单位支付.境外子公司通知银行支付和备案程序 同控制点 8.3. 对于周付款计划以外的单笔 50 万美元以下的临时付 款,由境外子公司按规定权限审批后支付. 临时付款中涉及到追加保证金的申请参见石油保 值业务流程控制点 5.1-5.4. 8.8 分(子)公司与联合石化按照进口原油统一结算规 定或合同规定的付款条款办理结算,并每月对账,如 有差异,查明原因并及时处理.对由于计价期及二次 分量等原因形成的合同尾款,分(子)公司应与联合 石化取得一致意见后,在半年内结清. 8.9 联合石化原油部门与财务部门每月对上月代理进口 原油付汇情况进行核对,如有差异,查明原因并及时 处理. 对由于计价期及二次分量等原因形成的合同尾 款,由原油部门会同财务部门,每月与境外子公司进 行核对,在半年内结清. 9 2008 年 账务处理与档案管理 B 1.2-9 1.2- 1.2 进口原油代理业务流程 9.1 联合石化财务部门及其境外子公司财务部门根据股 份公司内部会计制度和注册地适用会计准则,对代 理进口原油业务及资金结算进行账务处理,并经财 务部门负责人审核. 联合石化原油部门与财务部门分别对业务卷宗和财 务资料进行整理归档,并按照规定时间保存. 四, 相关制度目录 (制度后标号为内控手册配套规章 制度后标号为 制度汇