OLE-VSS操作流程简化版.doc

OLE-VSS系统下的供应商货款结算指引（简化版）2009年6月1日起OLE-VSS供应商服务系统正式启用。为了让大家更加便捷的了解VSS系统下购、代销及联营、租赁不同经营模式的结算方式，特做了一个简化版的VSS结算流程，以供大家查阅：供应商先在EXCEL表格中录好本月需对帐的全部数据，在VSS系统中的对帐处理中导入本次对帐数据，生成以LQ开头的对帐申请单购销结算流程两个工作日后供应商在付款单查询中查询以PN开头的对帐明细单选择需对帐的验收单号，验收金额必须准确审核对帐单如无误需打印完整并加盖公章或财务章，根据对帐单的建议开票金额开票供应商交票结算（附件必须齐全并盖章）在发票录入中按要求将发票信息录入到VSS中，每录入一份就保存一次，全部录完后按输入完毕，并打印发票录入明细单供应商先在EXCEL表格中录好本月需对帐的全部数据，在VSS系统中的对帐处理中导入本次对帐数据，生成以LQ开头的对帐申请单代销结算流程根据结算限额表中的余额，选择需对帐的验收单号及验收金额（必须准确）代销月初需取得结算限额（在VSS中可以查询）审核对帐单如无误需打印完整并加盖公章或财务章，根据对帐单的建议开票金额开票两个工作日后供应商在付款单查询中查询以PN开头的对帐明细单在发票录入中按要求将发票信息录入到VSS中，每录入一份就保存一次，全部录完后按输入完毕，并打印发票录入明细单供应商交票结算（附件必须齐全并盖章）联营、租赁结算流程供应商在VSS消息管理中发邮件，报需对帐月份及结算限额知会相关对帐人员申请对帐月初在VSS上结算管理模块取得结算限额（查看本月增加数）两个工作日后供应商在付款单查询中查询以PN开头的对帐明细单审核对帐单如无误需打印完整并加盖公章或财务章，根据对帐单的建议开票金额开票在发票录入中按要求将发票信息录入到VSS中，每录入一份就保存一次，全部录完后按输入完毕，并打印发票录入明细单供应商交票结算（附件必须齐全盖章）交票结算需提供附件：购/代销对帐单（原件，盖公章或者财务专用章）退货单（加盖双方送货和业务印章）验收单（加盖双方送货和收货印章）发票（发票专用章）发票录入明细单(2份)联营/租赁：对帐单（原件，盖公章或者财务专用章）；发票（加盖发票专用章）租赁个人需提供身份证复印件及收款银行帐号（招行）并签字按手印或加盖私章注：附件必须与对帐单所列明细一一相对应，请不要将前后顺序颠倒计划付款日计算方法：购销/代销的，是根据提交对帐单的验收单据的最后一次送货日+结算帐期来计算。尽量将同一月份的单归集在一起申请结算。最后一天送货的建议放在下一个月的单据来结算。联营租赁，如果结算月结XX天，表示是按照某某月最后一天+结算帐期计算。如果是XX天，则是申请结算的单据最后销售日+结算帐期计算。交票及对外时间从7月1号开始，OLE结算窗口每天下午1：304：30对外开放。扣款后的费用发票索取：待收到货款后在下次交增值税发票时，领取费用发票。供应商开票资料开票名称： 深圳华润万佳超级市场有限公司纳税人识别号：440301618854710地址、电话： 深圳市罗湖区水贝二路27号605、606室25685305开户行及帐号：招商银行深圳市福中支行812980777810001供应商交费银行资料1）统采供应商不论深圳或者异地，请将款项存入：公司全称： 深圳华润万佳超级市场有限公司开户银行： 工行罗湖支行银行帐号： 4000020419200112548VSS登陆地址1）供应商使用Internet网地址 ，选择OLE，用户名为供应商编码+E，初始密码为12345678，（如之前有修改过密码，沿用修改后的密码）。2）VSS培训资料下载地址：/train/为什么登陆不上VSS系统请先检查浏览器及IE版本,密码是否正确，VSS要求IE6.0以上，EXCEL2002以上版本。VSS如何进行货款查询在VSS的付款单查询中可根据付款单不同的状态判断货款情况目前对帐单的状态主要有：制单审核：结算中心已完成对帐工作,供应商可以打印对帐单核对发票确认：结算中心收到供应商提交的发票实物并在FAS系统中进行了处理审批/审定：结算中心正在针对即将付款的单据进行审批工作付款确认：结算中心已完成了所有付款审批手续，单据传出纳组即将付款网银已支付：表示款项已经从银行支付出去。VSS对帐处理模块操作有哪些注意事项注意事项1 只有购、代销供应商需用对账模块提交对帐数据，联营、租赁并不需用此模块只需要通过发邮件给到对账员要求对账结款就行了。2 如果验收单号在结算池不存在或已结款，VSS会给出相应的提示，并不能提交对帐单；3 生成单据前，系统会自动提醒单据审核日期，方便供应商付款日计算；只有09年6月1号以后的验收单才可以通过VSS提交对帐单，6月1号以前的对帐单仍按以前的操作在老系统结算。VSS发票录入模块的操作需注意哪些事项供应商在此模块录入发票信息，点击提交后，数据会传结算中心FAS系统，有以下注意事项：1只有制单审核状态的付款单才可以录入发票信息；2此模块有手工录入及批量导入两种功能；3供应商在此模块录入发票信息后，需打印一式两份的发票清单连同发票一起交结算中心，方可安排货款的支付；4所有供应商需在此模块录入发票信息（发票号、发票类型、发票日期、税率、税额等）；5如果开具收据的供应商需通过手工模块录入发票信息，需录入价额，发票类型为55555；6如果录入发票后，没有及时打印发票清单，可在发票查询中打印7请注意发票录入第二张时，需按下保存键，否则直接提交数据的话，第二张无法在系统中保存；问题答疑问：第一次录入发票，没有打印发票签收回执，请问什么模块还可打印？答：可在发票查询模块，查找需打印的发票清单，点击IE打印问：在发票录入保存时，系统会提示价税合计数与实际开票金额数相差几分钱如何处理？答：首先要保证实际开票金额必须与对帐单上的建议开票金额数一致，同时应确保税额录入正确。在此前提下当发票信息录入完毕后点击“提交”，虽然系统仍然提示相差几分钱，这是正常的。问：我司于星期五提交发票（已经签收）。但周一为何在系统里没看到“发票确认”的状态（还是制单审核）。是不是有什么问题？答：逢星期五交的发票，我们星期一才能制单，星期二才开始审单，这期间需要一个时间段。建议供应商在交发票后，经常查看VSS系统-付款查询模块，正常情况下由制单审核到已确认付款都会发生变化。如果其中某一单据状态类型长时间的没有变化，供应商可以发邮件咨询对帐人员，查看此单据是否正常。问：为何我司提交了多份对帐单据，便最终的对帐结果只对到了其中的一部分，还有很多单据没有进行对帐处理？答：有两种情况：1部分验收单属于锁定状态不能正常对帐，此种情况要找采购解决；2部分提交的验收单金额不对，我们会将这部分有差异的单据从本次对帐中删除掉，待贵司重新核对正确后可在下次对帐中对帐。问：对于对帐单中产生的扣项费用有疑问，该如何处理？答：一般情况下，对于对帐单中产生的扣项费用都会有相应的扣项说明，详细的