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行政助理培训教程目录第一章行政助理概述 第一节什么是行政助理一行政助理的含义二行政助理与秘书的关系三行政助理与领导层的关系第二节行政助理的作用 第三节 行政助理工作 一行政助理工作的含义 二行政助理的工作性质 三行政助理工作的特点 四行政助理工作的主要内容 第四节 行政助理的素质与培养 一 行政助理的基本素质 二 行政助理素质的培养第二章行政组织 第一节 行政组织结构 一行政组织结构概述二行政组织的纵向结构三行政组织的横向结构四管理层次与管理幅度的关系第二节行政组织体制一行政组织体制概述二集权制、分权制与均权制三首长制、委员会制与混合制四完整制与分离制五名誉市长制与市经理制第三节行政组织类型一以行政职权大小分类二以行政业务性质分类三以行政活动程序分类四以组织结构模式分类五以其他标准分类第四节行政组织与外部环境一行政组织与外部环境的互动分析二政治、经济、文化对行政组织的影响三创建良好的外部环境第五节行政组织的内部条件一物质条件对行政组织的影响二制度条件对行政组织的影响三人群关系对行政组织的影响四创建良好的内部条件第三章行政机关管理 第一节行政机关管理概述一行政机关管理的含义二行政机关管理的任务和作用三行政机关活动的特点和原则要求第二节行政机关管理的主要内容一机关日常工作程序的管理二会议的管理三文书和档案的管理四查办、信访、接待、保密、印章等管理五物资财务管理六后勤服务管理第三节机关管理的科学化一机关管理科学化的内容二机关管理科学化的必要性三办公自动化第四章行政法律法规 第一节行政法律关系的主体一行政法律关系二行政主体第二节行政行为一行政行为概述及其分类二行政行为的成立与合法要件三行政行为的无效、撤销与废止第三节行政司法一行政司法概述二行政复议三行政裁决四专门行政裁判制度第四节行政合同一行政合同概述二行政合同的种类与作用三行政合同的缔结、变更和解除第五节行政诉讼法概述一行政诉讼的特征与基本原则二行政诉讼法律关系主体三行政诉讼受案范围及证据规则四下午诉讼程序及其法律适用五行政诉讼的判决、裁定和决定第五章行政助理的应用写作 第一节通用应用文写作 一 一般应用公文 二 杂体应用公文第二节经济应用文写作一合同二协议书三广告四说明书五经济活动分析报告六招标投标书第三节企业应用写作一市场调查报告二生产经营记录三厂长经理备忘录四大事记五企业志第六章行政助理的语言运用 第一节行政助理语言的风格一行政助理语言风格的特征二行政助理语言风格的基本要求第二节行政助理的书面表达 一行政助理书面表达的基本特征二行政助理书面表达的基本规范第三节行政助理的口头语言一行政助理工作中口语特征二行政助理工作中口语的规范第四节行政助理的人体语言一人体语言的作用二表情语言的运用三动作语言的运用四体姿语言的运用第五节行政助理语言的修养一加强行政助理综合素质的修养二加强行政助理语言修养的方法第七章行政助理的个体心理 第一节行政助理的角色特征一行政助理的角色特点二行政助理角色条件及其角色意识三行政助理在社会变革中的角色适应第二节行政助理的个性心理一个性的概念及其形成二行政助理的气质与工作三行政助理的性格与工作第三节行政助理的需求、动机、兴趣一行政助理的需求二行政助理的动机三行政助理的兴趣第四节行政助理的智能结构一改建行政助理知识结构的原则 二行政助理知识结构的层次三行政助理能力结构的要素四 行政助理智力结构的要素第五节行政助理的价值取向一行政助理价值观念的形成二行政助理价值的基本特征第八章行政助理的交往行为 第一节行政助理的人际交往一行政助理人际交往的特点与意义二行政助理人际交往的原则与艺术第二节行政助理的公关行为一行政助理工作与公关工作的关系二行政助理的公关行为第三节行政助理的工作激励一激励的概念与作用二激励的原则与方法 第四节 行政助理日常礼仪第九章 行政助理的工作作风与工作艺术 第一节行政助理的工作作风一行政助理工作作风的基本内容二改进助理工作作风的途径和方法第二节行政助理的工作艺术一行政助理工作艺术的表现二提高行政助理工作艺术的途径第一章行政助理概述学习目标：1理解行政助理的概念；2了解行政助理与秘书的关系以及与领导层的关系；3掌握行政助理的作用；4了解行政助理工作的主要内容，掌握行政助理的工作性质和特点；5正确理解行政助理的基本素质；6掌握如何培养行政助理素质的方法和途径。第一节什么是行政助理 一、行政助理的含义行政助理是为政府机关、企事业单位、团体提供辅助管理、综合服务的人员，他们一般被授予一定的助理权限。也就是说，行政助理是协助政府机关，企事业单位、团体部门负责人处理日常工作的人员。但是在政府机关、企事业活动中，不少管理人员会将行政助理和秘书混为一谈。其实，行政助理与秘书既有相同之处，又有不同的地方，关于这方面的内容，我们将在下一节加以区分和学习。（一）从定义中可以看出，行政助理所服务的对象或领域主要包括三个方面：1政府机关；2企事业单位；3团体。（二）从定义中可以看出，行政助理从事工作的本质和关键是协助。行政助理协助上级领导，提供辅助管理，决定和处理日常工作。可以说，行政助理即是一种职业名称，又是一种职务名称。行政助理作为一种工作，是一种职业名称，而作为一种区分职位的称呼，在某些场合行政助理就是一种职务名称。（三）行政助理是助理的一种划分。助理按不同的角度可以划分为不同类型的助理，如私人助理、工程助理、文秘助理、公共助理、行政助理等等。限于教材的篇幅和要求，我们主要讲述的是行政助理。在同一单位部门，行政助理的职位也有高低之分。我们可以按照职位，从低到高的顺序分成几种：一是初级行政助理；二是中级行政助理；三是高级行政助理。行政助理在国家机关中，其职责是协助上级领导保障政令畅通，而在企事业，行政助理的职责是协助上级领导保障企业运作顺利。因此，行政助理发挥着越来越重要的作用。二、行政助理与秘书的关系为了进一步了解行政助理，我们需要阐述一下行政助理与秘书的关系，弄清楚两者之间的关系，区分好两者的异同点。（一）行政助理与秘书的相同点主要体现在以下几个方面：1行政助理与秘书都要求具备某些特定的知识，主要包括下列三个方面： （1）具有商业法规和公共政策的专业知识； （2）具有经济学和管理学的专业知识； （3）具有财务管理和财务分析的专业知识。2行政助理与秘书都是一种管理位质的职务，主要是协助上级领导处理日常事务，如起草文书、收发文件、组织会议、招聘员工、外部联络、内部协调、办理手续等具体性的工作，确保企业正常的运作。3行政助理与秘书都是比较重要的职务，在现代行政管理活动中，他们承担着更多的责任，发挥着更重要的作用。行政助理与秘书都是的领导开展工作的助手，替领导处理一些日常事务，为其分担工作压力，是企业管理层不可缺少的重要一员。在政府机关、企事业和团体中，行政助理与秘书作为一个协助领导把握全局的管理者和具体事务的处理者，行政助理是连接决策者和执行者之间的一个关键环节。因此，行政助理务必及时、合理地协助上级领导处理各种程序性的工作，协调工作的顺利开展。 （二）行政助理与秘书的不同点主要体现在：1行政助理拥有一定的代理权限，而秘书通常是没有的，例如一定范围的决定权和人事权等。一般来说，有以下几个方面：（1）在领导的授权下，行政助理有权出具企业证明，并使用企业印信，开展工作。 （2）在领导的授权下，行政助理有权审核有关的文件资料和各类合同，并签署意见，做出正确、合理的处理。 （3）在领导的授权下，行政助理有权协调与平衡各部门之间的工作关系。 （4）在领导的授权下，行政助理有权在上级外出期间负责企业的日常管理工作，而且在其被授权的范围内做出处理事务的恰当的决定。 当然，在上级外出期间，如果是超出授权范围的事情，行政助理应该及时向上级汇报，根据上级的指示处理事务。这一点是行政助理人员必须谨记的。2当上级领导外出期间，行政助理就需要行使以上这些被赋予的权力，处理事务。这是行政助理的职责所在，当然，这种被赋予的权力有一定的权限。职责是指担任某项职务所必须承担的相应责任，权限是指担任某项职务所必须遵守的做事尺度。行政助理比秘书更应该了解政府机关、事企业的全貌，更应该掌握所有事件的来龙去脉，从而利用其被赋予的权力处理各种棘手的问题或者突发事件。3对行政助理而言，行使其被赋予的权力，需要做出选择时，惟一应该考虑的是事情本身的重要性以及对政府机关、事企业利益的影响。行政助理在权限范围内，应该本着负责的态度和尊重他人的想法妥善处理各项事务，处理好所有事务的细节，目的在于把事情做好。由此可见，行政助理有效地行使职权，有利于提高其管理能力，提高处理事务的质量，同时也能大大提高行政助理的办事效率。 三、行政助理与领导层的关系 行政助理与领导层的关系,我们要从不同的角度去看,然后才能得出的更加全面的结论。事实上，行政助理与领导层的关系不是一种平面的关系,而是一种多层次的立体关系。我们研究行政助理与领导层的关系的实质,对于行政助理正确处理与领导层的关系十分重要和必要。行政助理与领导层的关系是建立在共同的事业和目标的基础上,行政助理只有真正理解了这种关系的实质,才能恰当地处理和进一步改善这种关系,从而有利于协助领导开展工作。这一节,我们将从不同角度分析行政助理与领导层的关系。1.从政治上的角度看，行政助理与领导层是一种同志的关系。在政府机关、企事业和团体中, 行政助理与领导层不管担任何种职务、从事何种工作,虽然他们的工作内容不同、职责分工不同，但他们都是为人民服务的，在政治上都是平等的。在政治上,他们享有同等的权力,他们的利益目标一致。行政助理必须充分利用这一关系正确地履行自己的职责，正确地行使和维护自己的权力，合理地配合领导开展工作。2. 从地位上的角度看，行政助理与领导层是一种从属的关系。从地位上看, 行政助理从属于领导或领导部门。行政助理本身的存在，必须依赖和辅助领导工作的顺利开展。我们需要弄清楚一点，我们所说的从属关系要跟资本主义社会的奴仆关系完全区分开来，两者的本质是不同的。行政助理与领导层的从属关系是一种不存在剥削与被剥削的关系。行政助理与领导层在地位上的从属关系，只是工作性质的一种从属关系。对行政助理来说,应该尊重这种从属关系,在自己的位置上,发挥自己的聪明才智，而不是拘泥于被这种从属关系，自以为低人一等，失去对工作的热诚。3. 从人格上的角度看，行政助理与领导层是一种平等关系。在法律面前人人平等的，行政助理与领导层当然也不会例外。行政助理与领导层之间应该互相尊重, 行政助理应该尊重领导，但是行政助理也应该得到领导的尊重。行政助理和领导层都有维护自己的人格尊严的权利。在这个暂崭新的时代，行政助理与领导层是一种平等关系，而这种平等关系是行政助理与领导层关系中的一项重要的内容。 4. 从组织上的角度看，行政助理与领导层是一种上下级的关系。行政助理与领导层在同一组织上，是上下级的关系,这种关系要求行政助理在充分地行使自己的政治权力的同时,还必须接受领导层的领导。也就是说，行政助理必须尊重组织上所赋予领导层的权力，行政助理必须服从领导，只有这样才能更好的协助领导。作为一名行政助理应当恰当地行使其被赋予的工作权力,而不能越俎代庖、超越权力的范围，甚至替代领导。 5. 从工作上的角度看，行政助理与领导层是一种服务和被服务的关系。行政助理是领导的参谋和助手,因此要做好每一项服务工作,为领导排忧解难。要知道，为领导服务是行政助理的工作职责所在,主要体现在帮助领导处理一些日常的事务性的具体工作。在服务工作中, 行政助理服务范围有一定的限制,其实是职责内的服务。行政助理为了辅助领导而实现某个特定目的，在特定的活动中分担不同的任务,这种服务关系必须与这个特定的目的相一致。在行政助理与领导层的关系中, 行政助理要正确处理这些关系，是行政助理做好工作的基础。行政助理应该对这些关系有全面的评价和认识,从而找到其工作的真正位置，把每一项工作落到实处。第二节行政助理的作用从行政助理的定义中，我们可以看出行政助理的基本职能是：辅助决策，服务领导。而在现代社会中，由于人们社会活动的范围越来越扩大,现代管理工作日趋复杂,因而行政助理的作用比过去显得尤为重要。通常我们可以归纳出以下几种作用：（一）助手作用行政助理是协助领导工作的助手。这是行政助理的本性，任何地方、任何时候都不会改变。我们知道，每个单位的领导都有很多行政事务工作需要处理,而领导又不可能每件事情都亲自去办理。这时候，行政助理必须协助领导处理大量的日常行政事务工作，按照领导的指示，为领导办事方面。（二）参谋作用行政助理是领导参谋和左右手。行政助理只有先当好领导的助手，才有可能成为领导的参谋。行政助理给领导当参谋，是领导对行政助理高度信任的表现，也是对行政助理提出的更高要求。行政助理应当扮演好这个参谋的角色，才能深得领导的信任，进一步成为领导的左右手，为领导解除后顾之忧。（三）枢纽作用在现代社会中，行政助理起到沟通上下，协调左右的枢纽作用。行政助理的枢纽作用是一种承上启下、上传下达的作用，也是一种平衡和协调内外各种关系的作用。行政助理常常在领导的授权下,运用各种有效的方式和手段,实现承上启下、上传下达的作用，实现部门与部门、个人与个人之间的联络、沟通、协调,从而化解矛盾、加强合作。（四）反馈作用行政助理能够协助领导，对重要、有用的信息进行反馈，为领导开展工作提供更多的更全面的信息。行政助理要对各种情况、资料、函件、信息作出迅速的反应，为上级领导搜集信息，将各种重要信息提供给领导,作为领导进行决策的依据，同时行政助理要协调上下、内外之间的联系。第三节 行政助理工作 一、行政助理工作的含义 行政助理是政府行机关，企事业和团体设在领导身边提供辅助管理、综合服务的人员。事实上，从定义中可以看出行政助理的工作主要是辅助行政决策和管理行政事务的工作。一般由下面四种类型构成：（一）日常程序化工作；（二）辅助决策工作；（三）领导临时交代的工作；（四）协调工作。 关于行政助理工作四种类型的内容在本书后面的章节将继续论述。 二、行政助理的工作性质在现代社会活动中，行政助理有着其独特的的性质，一般表现在以下三个方面：（一）事务性。事务性是指行政助理在协助领导工作的过程中，需要完成大量的日常事务工作。（二）中介性。中介性是指行政助理为领导在部门与部门，人员与人员之间进行沟通、全面协调。（三）辅助性。辅助性是指行政助理的活动均以协助领导工作为中心内容。因此，辅助性是行政助理的工作最根本的性质。辅助性在很大程度上是通过完成事务性工作体现出来的。三、行政助理工作的特点 我们可以从行政助理的工作性质体会行政助理工作的特点，然后从不同的角度给予描述。行政助理工作通常具有下列两个特点：（一）从属性从属性是行政助理工作最根本的属性和特点。没有领导工作的存在，当然就不可能产生行政助理工作。行政助理工作不能脱离领导而独立存在, 行政助理工作总是围绕领导工作而展开的。行政助理在处理问题时,务必根据领导的意图和指示办事,不能超越职权范围，自作主张。当然，行政助理服从领导的同时,应该本着尽忠职守的精神,在工作中发现了任何不合理的问题,应及时向领导反映，并提出合理化建议。（二）被动性行政助理工作的从属性,决定了行政助理工作的被动性。行政助理需要辅助领导处理许多日常事务工作，但是对于某些突发事件往往预计不到,所以只能随机应变。行政助理工作大部分都是被动的，不过行政助理人员绝对不可以对自己的工作消极应付，马马虎虎。行政助理要充分发挥自己的主观能动性,在工作中积极寻找突破口,化被动为主动，做到防患于未然。我们知道，行政助理工作是为了协助领导工作而产生和展开的,必然受到领导的制约和支配。行政助理办事的目标必须以领导活动的目标相一致,然后才能根据领导工作的需要来制定计划和安排自身的工作。四、行政助理工作的主要内容行政助理工作的内容纷芜繁杂，多种多样，不同的企业部门有不同的工作内容要求。比如协调各部门关系；组织部门会议；组织各种庆典年会；等等。根据各企业公司的目标其工作的内容会有所不同。首先，我们要弄清楚一个问题：行政助理的主要职责是什么？总的来说，行政助理的主要职责包括：负责员工的考勤工作；负责后勤服务工作；负责文档的分类、管理、保管、借用、登记等；办公室行政办公制度的拟制；组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息，协助招聘工作；办公用品的采购、发放与登记；处理人事日常管理工作；及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续；企业领导有关资料的打印、复印、装订等一些临时性的工作；组织公司各种活动的策划；负责办公用品采购计划制定及物品领取管理；员工福利的申请，采购、发放与登记；负责企业介绍信、印章的保管和监督使用,负责与外单位联系，办理各类许可证件和归档保管工作。 但是这样一来，似乎还不能准确地概括行政助理工作的主要内容，因为涉及的内容实在是太繁多了。那么，我们只好把行政助理工作的主要内容整理归纳出五个方面的工作：（一）办公室工作。如负责领导的日常电话转接，尽可能地减少外界对领导工作不必要的打扰；负责领导办公室设备保管、维护正常运行；办公用品采购；负责企业领导有关资料的打印、复印、装订等一些临时性的工作等等。（二）调研工作与信息工作。如优化工作流程，简化汇报程序，降低成本；及时为领导搜集和提供各种重要的相关的信息；针对某个问题,深入基层进行调查研究,提出可行的方案或建议,供领导决策时参考等等。（三）会务工作。如各种会务安排；向员工传达相关制度；负责会议通知、议程安排、会场布置以及记录会议内容等等。（四）文书处理工作。如负责文档的分类、管理、保管、借用、登记等；负责各种会议记要、备忘录及其它文件的整理、打印、分发、归档、保管等工作； （五）协调工作。如协助领导做好日常来访接待、来函等情况处理；协调企业各部门之间、企业与公共设施维修厂之间等等的关系，减少磨擦,提高工作效率；准备有关车辆、房屋的保险；负责企业介绍信、印章的保管和监督使用,负责与外单位联系等等。第四节 行政助理的素质与培养行政助理的素质是行政助理最重要的内在条件，往往能够体现在行政助理的工作活动中。行政助理需要不断改善和培养其素质，才能更好地为领导服务。行政助理的素质可以通过教育、培训、修身、实践等途径等到培养和提高。一、行政助理的基本素质素质是一个心理学概念，是指人的内在的思想素养。所谓素养,指的是一个人在思想、品德和知识技能等方面,经过较长时间的学习、培养和锻炼所达到的一定水平。素质是人的潜在能力，可以通过社会行为表现出来。素质是先天遗传和后天学习的结果。素质包括知识、性格、兴趣、毅力、能力、气质、生理特征等。行政助理能否协助领导做好工作,除了与领导的决策和管理水平有密切关系之外,还取决于行政助理的基本素养，因此行政助理必须具备良好的基本素质。行政助理的基本素质主要包括以下几个方面：1政治素质。政治素质决定人的作用方向。行政助理应该具有一定的政治素质。它包括政治立场、态度、观点、倾向、品质、政治敏锐性和政治判断力。政治素质要求行政助理要不断学习，自觉实践，提高水平。行政助理应该具有较高的法律意识和政策水平，必须懂法，善于用法。行政助理还要有大局意识和较高的政治理论水平。2身体素质。俗话说身体是革命的本钱，良好的身体素质是行政助理做好任何工作的一个重要前提。身体健康状况不佳的人往往不能胜任行政助理工作。3能力素质。能力素质是从事社会活动必备的知识、资历、技能、技术和实践能力。行政助理需要一定的综合分析能力，人事组织能力和专业技术能力，只有拥有良好的能力素质，才能协作对领导顺利开展工作。行政助理要熟悉和钻研相关领域的业务，否则很难敏锐地发现问题，并且在实践当中找出普遍的规律，做好本职工作。比如时刻注意工作动态，根据需要，及时加以调整等等。4思想素质。行政助理应该具有一定的思想素质，行政助理应当具有爱岗敬业精神，解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新。行政助理要诚信、谦虚谨慎，要严格遵守制度和工作程序，防止墨守成规，固步自封。行政助理也应当具有为人民服务的思想。5心理素质。行政助理在每一天的繁忙的工作中，都应以平和的心态处事，时刻保持良好的心态。没有良好的心理素质，行政助理是不可能做好行政助理工作的。这就要求行政助理在工作活动中，要学会宽恕、容忍，得之不喜、失之不忧、处变不惊、临危不乱。6职业素质。行政助理要忠于职守，忠于国家和民族的利益，忠于本部门、本机构的利益。行政助理要对本职工作认真负责、一丝不苟，恪守本分，甘当助手，不越权，做好辅助工作。同时，行政助理工作有高度的机密性，秘书要能严守纪律，严守机密。7交往素质。交往素质一般包括这些方面：吸引力；号召力；语言表达能力；文字表达能力；沟通与合作能力；应变能力；信息获取能力；组织能力；交际能力。行政助理的交往素质也是非常重要的。比如根据因事设人的原则，协助领导组建工作群体；协助领导了解组成成员的各自情况，因人制宜，做好分工；协调上下左右的关系，增强内部凝聚力等等。二、行政助理素质的培养一般来说，行政助理的工作十分繁重，行政助理常常是居于幕后但是责任重大。行政助理应该是具有比较广博的基础知识、掌握系统的专业知识、熟悉了解行业知识的通才或者专才型的人才。行政助理没有良好的基本素质，是很难适应这项工作的。因此，作为行政助理人员，需要时刻培养和提高自己的基本素质。行政助理素质的培养途径总的来说有两种模式：自我培养和外界培养。这两种培养行政助理素质的模式一般可以演化为下面几种途径：（一）教育途径 教育是培养行政助理的素质的首要途径和方法，主要有三种基本的方式：（1）系统正规的学校教育。正统的大学教育对培养行政助理的素质所发挥的作用是巨大的。行政助理在大学期间就要自觉培养一个较好的素质基础。（2）有意识的自我教育。无论何时、何地，行政助理都应该通过自学，实现自我教育，不断积累经验和提高自身的素质。（3）有组织的社会教育途径。行政助理可以通过有组织的社会教育进行继续教育，逐步补充有关理论和新知识，从而完善和重组自己的知识结构，提高自身的能力，也有利于自身素质的培养。 （二）培训途径。培训是专门针对某种素质的能力目标和知识目标而进行的训练活动。培训非常强调这种训练活动的针对性和实效性，行政助理的某些素质和能力是可以通过后天的训练而培养起来。比如通过有效优化的培训，行政助理头脑冷静,做事审慎,善于自制,讲究分寸等等，这些都是可以实现的素质目标。 （三）自我修身途径。自我修身是一个长期的自我素质的培养过程，如思想道德素质、文化素质、政治素质、心理素质都要求行政助理自觉地坚持一个长期刻苦的修身过程，可以说，这个修身过程是一辈子的事情。这就要求行政助理不断学习、自省和感悟，从而提高自身的修养境界，达到培养良好素质的目标。 （四）实践途径。行政助理各方面的素质可以在现实的实践活动中反映出来。所谓“从实践中来，到实践中去”，就是说实践能够提高行政助理的素质，实践能够不断丰富行政助理的经验、知识和能力，增长行政助理的实际才干。因此，行政助理要把所学、所思、所悟的东西时刻回归到实践中来，在实践中培养自己的基本素质。案例一：毕业于广州某高校行政管理专业的刘小姐去上海找工作，本想找一份秘书的差事，但男朋友极力反对，说秘书声誉不佳。刘小姐考虑选择行政助理的职位，她的好朋友钟小姐告诉她，行政助理和秘书其实是“换汤不换药”， 秘书就是行政助理，行政助理就是秘书。刘小姐心想：真是这样吗？陈小姐工作6年，完成了从秘书向行政助理的转换。她最初为某食品公司的经理做秘书，工作很轻松，主要在办公室整理文件，给经理泡泡茶，也常陪经理在外面见客户。后来跳槽到第二家公司环境不错、待遇不错，但她在里面干了两年，因为她不喜欢老是在别人的指挥下工作。如今她在一家贸易公司工作，她的名片上印着“总经理助理”，渐渐涉及管理层面。陈小姐认为像她这样由秘书变成助理的为数不少，但她靠的绝对是自己的实力。陈小姐还认为行政助理和秘书不能简单等同，行政助理要有更高的学历，更强的能力，并非“换汤不换药”。问题：就上述刘小姐和陈小姐的个案，分析一下秘书和行政助理的异同点。答案：我们知道，秘书这一职位本身的工作范围和职业要求有了新变化。传统型秘书主要为上司处理日常事务，协调上下关系，负责员工考勤及会议纪要等文案工作，如今秘书工作逐渐向管理方向发展，逐步发展为行政助理，可以参与公司发展的规划、监督、决策以及人事方面的管理等，再一定程度上，不叫秘书而叫行政助理，也是理所当然的。秘书与行政助理的区别要看在实际工作中所发挥的作用。求职者关键要弄清这个职位需要你做什么，你是否喜欢，是否能够胜任。（一）行政助理与秘书的相同点主要体现在以下几个方面：（1）行政助理与秘书都要求具备某些特定的知识；（2）行政助理与秘书都是一种管理位质的职务，主要是协助上级领导处理日常事务，如起草文书、收发文件、组织会议、内部协调等具体性的工作，确保企业正常的运作。（3）行政助理与秘书都是比较重要的职务，在现代行政管理活动中，他们承担着更多的责任，发挥着更重要的作用。行政助理与秘书都是的领导开展工作的助手，替领导处理一些日常事务，为其分担工作压力，是企业管理层不可缺少的重要一员。 （二）行政助理与秘书的不同点主要体现在：（1）行政助理拥有一定的代理权限，而秘书通常是没有的。如在领导的授权下，行政助理有权出具企业证明，并使用企业印信，开展工作；行政助理有权审核有关的文件资料和各类合同；行政助理有权协调与平衡各部门之间的工作关系；行政助理有权在上级外出期间负责企业的日常管理工作，而且在其被授权的范围内做出处理事务的恰当的决定。 （2）当上级领导外出期间，行政助理就需要行使以上这些被赋予的权力，处理事务。这种被赋予的权力有一定的权限。（3）对行政助理而言，行使其被赋予的权力，需要做出选择时，惟一应该考虑的是事情本身的重要性以及对政府机关、事企业利益的影响。行政助理在权限范围内，应该本着负责的态度和尊重他人的想法妥善处理各项事务，处理好所有事务的细节，目的在于把事情做好。案例二：行政助理作为工作在领导身边最亲近的人，虽然有机会为领导传达指令，但是切不可以狐假虎威，给同事一种盛气凌人的感觉。更不可以在领导外出期间，越权做出决策。作行政助理最重要的一点，就是要切记自己是助手的身份。当过某服装公司部门经理助理的何某就曾在这方面栽过大跟头。有一次，他随领导到外地谈生意，因为所到之地恰是何某的家乡，领导希望何某能利用这层关系搞好公关。开始，何某的表现是很令上司满意的，因为他很快和谈生意的老乡热乎起来，并滔滔不绝地介绍起公司的企划。后来，领导却越来越不高兴了，因为何某和对方谈的都是家乡话，让领导听不懂，也没有开口的机会。结果，这单合同虽谈成了，可领导却怀疑何某利用他听不懂他的家乡话，从中吃了回扣。令何某有口难辩，万分委屈。其实，如果何某能明白一点，他是助理，身份是陪同领导谈生意。事前先明白领导的想法，清楚自己的职责。和领导一起外出时，再根据领导的需要加以配合，就不会喧宾夺主，惹来不必要的麻烦。再者，在谈生意的过程中，何某应该做到谨小慎微，随时注意领导的情绪，从而对自己的言行加以调整。领导的意图常常会隐藏他不经意的话语或者随意的小动作之中，如果你能准确地领会和配合，领导肯定会给你加分。 问题：从上面的案例可以看出，行政助理的作用是什么？如何才能能够做到不越权？ 答案：行政助理的基本职能是：辅助决策，服务领导。行政助理的作用主要有四个方面：（一）助手作用。行政助理是协助领导工作的助手。这是行政助理的本性，任何地方、任何时候都不会改变。行政助理必须协助领导处理大量的日常行政事务工作，按照领导的指示，为领导办事方面。（二）参谋作用。行政助理是领导参谋和左右手。行政助理只有先当好领导的助手，才有可能成为领导的参谋。行政助理给领导当参谋，是领导对行政助理高度信任的表现，也是对行政助理提出的更高要求。行政助理应当扮演好这个参谋的角色，才能深得领导的信任，进一步成为领导的左右手，为领导解除后顾之忧。（三）枢纽作用。在现代社会中，行政助理起到沟通上下，协调左右的枢纽作用。行政助理常常在领导的授权下,运用各种有效的方式和手段,实现承上启下、上传下达的作用，实现部门与部门、个人与个人之间的联络、沟通、协调,从而化解矛盾、加强合作。（四）反馈作用。行政助理能够协助领导，对重要、有用的信息进行反馈，为领导开展工作提供更多的更全面的信息。行政助理要对各种情况、资料、函件、信息作出迅速的反应，为上级领导搜集信息，将各种重要信息提供给领导,作为领导进行决策的依据，同时行政助理要协调上下、内外之间的联系。 领导怀疑何某利用他听不懂他的家乡话，从中吃了回扣。令何某有口难辩，万分委屈。其实，如果何某能明白一点，他是助理，身份是陪同领导谈生意。事前先明白领导的想法，清楚自己的职责。在谈生意的过程中，何某应该做到谨小慎微，随时注意领导的情绪，从而对自己的言行加以调整。何某在发挥作用的过程中，要注意自己的身份，作自己该做的，不要凌驾于领导之上，才能防止越权。习题：一、名词解释1. 行政助理 2.事务性 3. 权限二、单选题1. 以下是行政助理工作的特点是（）A. 决策性 B. 从属性 C.领导性 D.全局性2. 行政助理从事工作的本质和关键是（）A.控制 B.协调 C.协助 D.组织3.以下权利是行政助理拥有但秘书没有的权利（）A.招聘员工权利 B起草文书的权利 C. 一定范围的决定权 D组织会议的权利三、多选题1.以下是行政助理基本只能的有：（）A.辅助决策 B.决策 C.服务领导 D.计划2. 行政助理与领导层有怎样的关系：（）A. 上下级 B.从属 C.雇佣 D.平等3.行政助理素质培养的途径有（）A.教育途径 B.培训途径 C.实践途径 D.自我修身途径四、判断题1.行政助理和秘书实际上是同一种工作。（）2.行政助理没有任何代理权限。（）3.行政助理在某些时候与领导层可以是平等关系。（）4.上级领导外出期间，行政助理就可以暂代领导的职能。（）五、简答题1.行政助理与秘书的相同点包括那些方面？2.行政助理工作的主要内容有什么？3行政助理有什么作用？.4. 行政助理的基本素质包括那些内容？答案：一、名词解释1. 行政助理是为政府机关、企事业单位、团体提供辅助管理、综合服务的人员，他们一般被授予一定的助理权限。也就是说，行政助理是协助政府机关，企事业单位、团体部门负责人处理日常工作的人员。 2事务性是指行政助理在协助领导工作的过程中，需要完成大量的日常事务工作。 3权限是指担任某项职务所必须遵守的做事尺度。二、单选题1.B 2.C 3.C三、多选题1.AC 2.ACD四、判断题1. 2. 3. 4. 五、简答题1.（1）行政助理与秘书都要求具备某些特定的知识；（2）行政助理与秘书都是一种管理位质的职务，主要是协助上级领导处理日常事务；（3）行政助理与秘书都是比较重要的职务，在现代行政管理活动中，他们承担着更多的责任，发挥着更重要的作用。2. （1）办公室工作；（2）调研工作与信息工作；（3）会务工作；（4）文书处理工作；（5）协调工作。3.（1）助手作用；（2）参谋作用；（3）枢纽作用；（4）反馈作用。4.（1）政治素质；（2）身体素质；（3）能力素质；（4）思想素质；（5）心理素质；（6）职业素质；（7）交往素质。第二章 行政组织学习目标：1了解行政组织的结构的概念；2理解管理层次与管理幅度的关系3了解行政组织体制的相关概念；4掌握行政组织类型的分类；5正确理解行政组织与外部环境的关系；6了解行政组织的内部条件的对行政组织的各种影响。第一节 行政组织概述一、 行政组织的基本概念“组织”一词的现代含义可分为名词和动词两大类。作为名词的组织是指特定类型行为发动的主体；作为动词的组织是指特定类型行为的操作过程。而特定“类型”一般泛指社会分工。与其它社会科学的概念相似，组织概念也经历了一个历史演进过程。古代中国曾借用将丝麻编制成布帛的过程，重点强调组织是对相关要素的人为组合。西方对组织（organization）原意的理解，出自于对人体“器官”（organ）独特功能的引申，偏重于局部自成系统的独立性，以及局部构成整体的结构性。从最一般的意义上讲，“组织”概念是用来表示一切由相互依赖和相互作用的各个部分所构成的，具有一定功能的整体。对组织概念更为具体、完整的理解包括多个角度：（1）组织是一个纵横权责划分的结构体系，依照职能分配权限设置机构，每个职位、部门按照一定的隶属关系构成权责的网络，在这个网络体系中，人与人按照权责关系被有机结合起来，形成特定的权责结构，人与物也被协调起来，从而形成一定的物质技术结构，这是从静态意义上理解的组织。（2）组织是一个动态的行为过程。组织中的各个成员之间相互交往、沟通、协作的行为形成实现组织目标的整体合力，如果组织成员的活动终止，组织也不复存在。（3）组织是一个生态系统。任何组织都是存活于一定环境之中，时刻与环境进行物质和能量变换的开放性系统。组织从环境中获取信息、资源，经过转换，输出环境需要的“产品”，如果组织与环境的输入、输出中断，组织就会因窒息而死亡。（4）组织也是一个心态的系统。任何组织都有其特定的意识、惯性和价值观，并用其影响组织成员的思想和行为，使之转化为所有成员的共同意识。拥有较强的组织意识的团体，其成员之间的凝聚力和思想上的协调性都比较强，能使组织的活动更具生气和活力。依据上述理解，可以给组织下这样一个定义：组织是人们为实现共同目标，有一定权责、心理结构和技术结构的开放系统。这是广义的组织定义。行政组织是重要的组织形式，有其特定的目标，所谓国家行政组织是国家为了实现一定的目标，根据宪法和法律组建的国家行政机关体系。行政组织是指政府机关中的机构及工作人员，为了执行公务，在共同的认识与感情的支配下，经由权责的分配而结成的具有层级与分工结构的一个功能完整的，随环境改变而改变的有机整体。它是组织形式与组织活动的总称，具体可以从以下几方面来理解：(一) 组织的外在形式，即从静态来考查行政组织，也就是说，从行政组织的结构角度来理解行政组织的涵义。它是指国家的政府机关为执行公务，对其内部的机构与工作人员进行权责分配所形成的关系体系。(二) 组织的内在功能，即从动态来考查行政组织，从行政组织体系中机构与人员之间的交互行为的角度来理解它的涵义。行政组织乃是政府机关为执行公务，对其内部的机构和工作人员的相互关系，经由权责的分配，所作的有系统的安排活动，即机构的设置、权力的分配、职责划分、编制的确定等活动的总称。这种活动的内容要随着社会的不断发展而有节制地变动。(三) 从“生态”的角度来理解行政组织的涵义。行政组织是一个有机的发展体。它是随着政府职能的变化而随时对其内部的机构、工和方法及工作程序等方面进行改进，以适应外界环境需要的有机的发展 。(四) 从“心理”的角度来理解行政组织的涵义。行政组织是其内部的工作人员对权责观点的认识、感情交流与思想沟通所形成的一种集体意识。因为有这种意识，行政机关中的机构、工作人员才能有秩序地、牢固地联系在一起，才能协调一致地来完成共同的行政目标。二、 行政组织的要素和特征(一) 一般说来，行政组织有五个不可缺少的要素：1.人群和机构。没有若干人，没有若干机构，一个行政组织是建立不起来的。行政组织总是人群和机构群相结合而成的。2.共同目标。行政组织的目标应是其人部每个机构和每个成员都共同承认，并愿意为其努力奋斗的，只有这样，才能有共同的行动。3.编排形式。行政机关中对机构、人员要做合理的有秩序的安排。上、下级关系，每个机构、每个人员的职责和权限。都要有一定的排列形式，不能随心所欲地拼凑。否则，将会使行政组织变成一片混乱，达不到预期的目标。4协调的愿望。行政组织的每个成员都应该有热情、有事业心，为了完成目标而热切地希望合作，这样就会使行政组织团结而又高效。因此，协作的愿望以及产生的热情是联系各行政机构之间，各工作人员之间的“粘合剂”。5.行为准则。包括一系列的规章制度、组织纪律等。没有这些行为准则，就难以实现共同的协作意愿、行政组织也不能有效正常的运转。(二) 行政组织是国家权力的执行机关，它除了具有一般管理组织的功能和性质外，还有它自身的特征：1.鲜明的阶级性。这是因为国家机构是统治阶段借以实现其意志的工具，是统治权力的一种组织形式。它只能为统治者和同盟者服务。2.严密的体系性。由于国家是统一的整体，国家的主权是不可分割的，因此，执行国家权力的各个机构都是执行统治阶级意志与任务的工具，不能彼此孤立，也不能相互对立，必须密切配合，上下沟通，从中央到地方组成一个完整的、严密的组织系统。3.普通的约束性。行政组织行使国家的宪法和法律，依照法律来进行管理，因此对各个企业、事业单位，各种群众团体公民以及行政组织自身都具有约束力。4.特殊的强制性。行政组织行使国家行政权，以国家权力为后盾，因此它的强制性比其权力机关的强制性更为特殊；它可以用国家暴力手段保证自己任务的完成。5.存在形式的历史性。作为国家重要组成部分的行政组织是一个历史的范畴。因为国家有其产生、发展、消亡的过程。作为行政组织经是国家存在的具体表现形式，它将随着国家的消亡而消亡，将来国家不存在了，现在意义上的行政组织也就不存在了，而代之的将是新的组织形式。所以我们说，它和国家一样，同属于历史范畴。第二节 行政组织结构一、行政组织结构的种类和功能行政组织结构是指构成行政组织各要素的排列组合方式，或者说它是机关组合各部门及各层级之间所建立的一种相互关系的形式。它分正式和非正式两种。正式组织结构是一种有意设立的，经过正式批准的常设的各部门之间的关系形成，以便有效地完成组织的任务。它体现了组织各部分活动功能及关系的主要构成情况。非正式组织结构是未经正式规划的 生于组织成员间的一种活动关系型态。一般的是指自发性的组织和处理某些重要问题而临时设立的一些机构。在实际工作中，正式结构和非正式结构共寓于组织结构之中，相辅相成。传统的管理学者注重于正式的组织结构关系，而人际关系学者注重于组织的非正式关系。在这里，我们只着重探讨正式组织结构的纵向结构和横向结构。行政组织结构的功能主要有：1.提高行政效率。良好的组织结构，能够有效地运用人、才、物等以最小的代价换取最高的行政效率。2.顺畅的沟通。良好的组织结构，具有顺畅的上行、下行和平行沟通渠道，以便发挥其沟通功能。3.满足工作人员的情绪。组织结构划定了每个人的任务、责任、使每个人都有奋斗目标，从而产生了工作情绪的满足感。4.统一组织行为。良好的组织结构，能使每个工作人员、每个机构群策群力，各司其职，统一行动，和谐地为共同的目标前进。二、行政组织的纵向结构层级制行政组织的纵向结构又称为直线式结构，是纵向分工形成的行政组织的层级制。其特点是上级直接领导下级，行政指挥和命令按照垂直方向自上而下地传达和贯彻。它具有事权集中、权责明确、指挥统一、便于控制等优点。其缺点是组织内没有专业化的管理分工，各级行政首长管理过多，责重事繁，容易顾此失彼。层级制结构是行政组织内部纵向结构形式，它是上下级政府之间以及上下级政府所属部门之间所形成的关系形式。在这种结构中，职位、职权、职责在合法基础上，从组织最高层向最低层垂直分配，形成不同的等级系列。每个层级拥有所管辖范围的决策、指挥全权。不同层级所管辖的业务性质大体相同，只是管辖的范围随层级的降低而缩小，也就是说，层级越高，管辖范围越大，职责与权力越大，组织数量也越少；层级越低，管辖范围越窄，组织数量愈多。不同层级间垂直的领导与被领导、服从与被服从的上下级关系是这一结构形式最突出的特点，由此纵向呈现出金字塔形的垂直领导关系。层级制是产生最早、也最为常见的组织结构形式，传统工厂中的厂车间班组，政府行政组