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一、 数据录入技巧1.快速录入分数通常在单元格内输入分数8/9，将会显示为8月9日。如果想避免这种情况发生，除了将单元格的格式设置为“分数”外(Excel 2000有分数格式)，输入8/9时在它前面添加一个0和一个空格即可。用此法输入的分母最大不能超过99。2录入文本格式数字如果要在单元格中输入文本格式的数字(如“身份证号码”)，除了事先将单元格设置为文本格式的方法外，还可以在数字前面加一个单引号“”即可。3行或列重复填充如果要在同一行或列内重复填充某些数据，可按以下方法操作：选中包含原始数据的单元格或区域；将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为黑色十字状时，按下左键不放，拖过所有需要填充的单元格，松开鼠标左键即可。注意：如果被选中的是数字或日期等数据，可能会以序列方式填充，这时应按下【Ctrl】键再拖动。4周围数据填充如果要填充的数据与周围单元格(或区域)中的数据相同，可用以下方法快速重复填充。（1）按【Ctrl】+【D】键，将上方单元格中的数据填充进来，按下【Ctrl】+【R】键，将左侧单元格中的数据填充进来。（2）单击【编辑】【填充】【向上填充】（【向左填充】）菜单项，可将下方或右侧单元格中的数据填充进来。如果要填充的是一个区域，可先将其选中，再按上法操作，即可将对应区域内的数据填充进来。5简单序列填充数字、日期等简单序列填充可按以下方法填充。（1）在起始单元格中输入序列的初值，然后在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值，这两个值的差就是序列的步长。（2）选中已输入的所有单元格，将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下左键沿行或列拖动。如果要按升序排列，应由上而下或由左而右拖动。如果要按降序排列，应由下而上或由右而左拖动。6自定义序列填充如果你输入的序列比较特殊，可以先加以定义，再向内置序列那样使用。自定义序列的方法是：（1）单击【工具】【选项】菜单项，打开【选项】对话框中的【自定义序列】选项卡。（2）在【输入序列】框中输入自定义序列的全部内容，每输入一条按一次回车键，完成后单击【添加】按钮。整个序列输入完毕后，单击对话框中的【确定】按钮。此后，只要输入自定义序列中的前两三项，就可以按前面介绍的方法将其输入。7选择填充若需要填充前一两个单元格面已输入过的数据(文本或文本与数字的混合，纯数字不行)。可以采用以下方法：（1）让光标停留在需要填充的单元格。按【Alt】+【】键打开本列已填充内容列表。选择快捷菜单中的【选择列表】命令，打开本列已填充内容列表。（2）用上下方向键选中列表中你需要填充的内容回车，或直接用鼠标单击所需的内容，它就被填入内容列表上方的单元格。8双击序列填充此法适用于填充列左侧有完整数据列的情况，用于排名次等场合非常方便。填充方法是：（1）若要填充数字序列，可在起始单元格中输入两三个数字，全部选中后双击填充柄。则产生的序列会自动向下填充，直到左侧数据列的空白单元格处为止。（2）若要填充含数字的文本序列(如“第1名”之类)，可在起始单元格中输入序列初始值(如“第1名”)，将其选中后双击填充柄。则产生的序列就会自动向下填充，直到左侧数据列的空白单元格为止。9工作表重复填充如果你想一次填充多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴等操作，可采用以下方法：（1）选中需要填充相同数据的工作表。方法是：若要选中多张相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住【Shift】键后单击最后一张工作表标签。若要选中多张不相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住【Ctrl】键后单击要选中的其他工作表标签。（2）在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有选定工作表的相应单元格会填入同一数据。如果需要将某张工作表已有的数据快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下【Ctrl】键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表，再选中含有数据的单元格区域，最后单击【编辑】【填充】【至同组工作表】菜单项，在对话框中选择要填充的内容(“全部”、“内容”或“格式”)后单击【确定】按钮即可。10.在单元格中插入特殊字符在Excel工作表中，除了比较常用的数字、文本、日期以及公式外，有时还需要在单元格中插入特殊符号。这些特殊符号的类型通常有：中文标点符号、中文拼音、数字序号、数学符号和其他特殊字符。这里以插入“”为例，将光标定位要插入特殊符号的单元格，单击【插入】【特殊符号】菜单项，打开【插入特殊符号】对话框，切换到包括要插入特殊符号的选项卡，本例切换到【单位符号】选项卡，如图1所示。然后单击【确定】 按钮，即可完成特殊符号的插入。11.Excel快速录入小数技巧 首先选定需要输入数据的单元格，选择【工具】【选项】菜单项，切换到 【编辑】选项卡；选中【自动设置小数点】复选框。在【位数】文本框中，输入需要的小数位数，单击【确定】按钮即可。12.将阿拉伯数字转换为中文大写金额如果需要将阿拉伯数字转换为中文大写金额。例如现有一些阿拉伯数字如图2所示，使其转换为中文大写金额格式的具体操作步骤如下。（1）选中需要转换的单元格区域“A1:A6”。右键单击该单元格区域，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单项，打开【单元格格式】对话框。（2）切换到【数字】选项卡，在【分类】列表框中选择【自定义】选项，然后在【类型】文本框中输入“DBNum2G/通用格式元”，如图3所示。（3）单击 【 确定】按钮，即可得到转换后的效果，如图4所示。从图7中可以看出，单元格格式设置中对整数货币处理得较好，但是小数后面的数值却没有处理为角和分。要实现角和分的处理，还需要使用公式进行转换，其具体操作步骤如下。（1）在工作表中输入数据，如图5所示。（2）在单元格B1中输入公式。=IF(17-INT(17)=0,TEXT(17,DBNUM2)&元整,IF(INT(17*10)-17*10=0,TEXT(INT (17),DBNUM2)&元&TEXT(INT(17*10)-INT(17)*10),DBNUM2)&角整,TEXT (INT(17),DBNUM2)&元&IF(INT(17*10)-INT(17)*10=0,零,TEXT(INT(17*10)INT (17)*10,DBNUM2)&角)&TEXT(RIGHT(17,1),DBNUM2)&分)（3）拖动单元格B1右下角的填充句柄，将单元格B1中的公式复制到单元格区域“B2:B4”中，结果如图6所示13.在Excel中输入0开头数字 在日常工作中，经常需要在Excel单元格里输入类似“04170”这样的数字，例如输入成绩时需要输入学生学号（假设学生学号为04001到04100），但是直接输入时会发现前面的“0”消失了，可以采用以下两种方法。 （1）首先输入一个单引号，然后输入需要的数字，前面的“0”就不会消失了。但是这种方法是把这些数字作为文本格式输入，这样一来就不能用自动填充功能进行填充。 （2）设置该单元格格式为自定义格式，选中该单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单项，打开【单元格格式】对话框，切换到【数字】选项卡中，在【分类】列表框中选择【自定义】选项，然后在其右侧的类型文本框中输入“00000”。 利用这个方法既可以保留输入的“0”，同时又可以用填充功能实现学号的自动生成。自定义了内容的长度后，如果你输入的内容长度不够设定的位数，Excel就会在前面补上相应位数的“0”。14.巧用Excel输入分数 Excel在数学统计功能方面确实很强大，但在一些细节上也有不尽如人意的地方，例如想输入一个分数，就可采用以下几种方法。 （1）整数位+空格+分数如果需要在单元格中输入二分之一，可以输入0(空格)1/2；如果要输入一又三分之一，可以输入1(空格)1/3。 （2）使用ANSI码输入如果需要输入二分之一，可以先按住【Alt】键，然后输入“189”，再放开“Alt”键即可(“189”要用小键盘输入，在大键盘输入无效)。 （3）设置单元格格式如果需要输入二分之一，可以选中一个单元格后，选择【格式】【单元格】菜单项，在打开的【单元格格式】对话框中切换到【数字】选项卡中，在【分类】列表框中选择【分数】选项，然后在其右侧的下拉列表中选择【分母为一位数】选项，单击【确定】按钮后，返回工作表中。在此单元格输入0.5，即可以显示出“1/2”。 （4）自定义输入法如果需要输入二分之一，首先选中该单元格，选择【格式】【单元格】菜单项，在打开的【单元格格式】对话框中切换到【数字】选项卡中，在【分类】列表框中选择【自定义】选项，然后在其右侧的文本框中输入“#(空格)?/2”，单击【确定】按钮后，返回工作表中，再在此单元格中输入分数。15.输入人名时使用分散对齐在Excel表格中输入人名时为了美观，一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。首先选中“姓名”列，选择【格式】【单元格】菜单项，打开【单元格格式】对话框，切换到【对齐】选项卡中，在【水平对齐】下拉列表中选择【分散对齐】选项，单击【确定】按钮即可。二、 单元格操作技巧1.自动换行(1)选择要换行的单元格 A1,单击【格式】【单元格】菜单项，或者在单元格A1上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单项，(2)切换到【对齐】选项卡中，在其【文本控制】组合框中选中【自动换行】复选框，(3)单击【确定】 按钮，即可得到自动换行的效果。2.强制换行按下【Alt】【Enter】快捷键，即可将实现强制换行功能3.自动调整字体大小以填充单元格调整字体格式填充单元格的具体操作步骤如下。（1）选择单元格A5，单击【格式】【单元格】菜单项，打开【单元格格式】对话框。单击【格式】【单元格】菜单项，打开【单元格格式】对话框。（2）切换到【对齐】选项卡，然后在其【文本控制】组合框中单击选中【缩小字体填充】复选框（3）单击 “确定”按钮，即可得到设置字体填充的效果4.重复操作选定单元格（1）单击【工具】【选项】菜单项，打开【选项】对话框，2）在该对话框中，切换到【编辑】选项卡，按【 Enter】键向后移动复选框。5.快速实现行列转换（1）选中要进行行列转换的单元格区域“A1:E5”。单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制】菜单项，对这个区域进行复制。 （2）选择粘贴区域左上角的单元格A7，单击【编辑】【性粘贴】菜单项，打开【选择性粘贴】对话框（3）在该对话框中，选中【转置】复选框6.使用批处理对于处理数据比较多的用户来说，收集、整理和计算数据，并将结果绘制成表是一项经常性的工作。使用批处理功能可以为用户提供便利，节约时间。（1）工作簿的“批处理”在打开多个工作簿时，单击【文件】【打开文件】菜单项，打开【打开文件】对话框，按住【Shift】键并单击鼠标可以选择彼此相邻的多个表格；按住【Ctrl】键可以使用鼠标选择不相邻的多个表格，然后单击【确定】按钮，即可一次打开多个工作簿。关闭工作簿时，可以通过关闭右上角Excel程序【关闭】按钮来关闭所有的Excel文件，如果有未保存的修改，系统会询问是否要保存修改。工作簿关闭完成后，Excel程序也同时被关闭。也可以按住【Shift】键并单击【文件】【关闭所有】菜单项，关闭所有的工作簿，但是Excel程序没有关闭。（2）工作表的“批处理”可以按住【Shift】键或者【Ctrl】键，用鼠标选择工作簿底部彼此相邻或者不相邻的工作表标签，然后就可以对这些工作表进行批处理操作了。例如取消所有工作表的网格线的具体操作步骤如下。（1）按住【Shift】键，用鼠标单击工作表标签“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”。（2）单击【工具】【选项】菜单项，打开【选项】对话框。切换到【视图】选项卡，在【窗口选项】组合框中取消选择【网格线】复选框7.快速选取工作表中所有包含公式的单元格如果需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或者填入与其他单元格不同的颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的单元格区域内输入数据。这里提供一种帮助用户快速选取所有包含公式的单元格的方法，其具体操作步骤如下。（1）单击【编辑】【定位】菜单项，打开如图17所示的【定位】对话框（2）单击 【定位条件】按钮，在打开的【定位条件】对话框中单击选中【公式】单选按钮8.在Excel中为表格添加斜线一般用户在制作表格时，都习惯在表格上添加斜线，而Excel并没有提供这种功能。其实，这可以在【绘图】工具栏上实现，其具体操作步骤如下。（1）单击【视图】【工具栏】【绘图】菜单项，打开【绘图】工具栏。（2）在【绘图】工具栏上单击【直线】按钮 ，待鼠标变成十字形状时，按住鼠标左键不放，在单元格A1上拖动至适当大小后释放鼠标，此时即可得到添加的斜线如果要在斜线的上方或者下方添加内容，则可使用【文本框】来实现。其具体操作步骤如下。 （1）单击【绘图】工具栏上的【文本框】按钮 ，待鼠标变成下箭头形状时，在斜线上方添加一个文本框，然后在其中输入“年份”2）从图 34中可以看出，默认格式下的文本框的文字周围有边框。若要取消，右键单击文本框，在弹出的快捷菜单中选择【设置文本框格式】菜单项，然后切换到【颜色与线条】选项卡，在【填充】组合框中的【颜色】下拉列表中选择【无填充颜色】选项，在【线条】组合框中的【颜色】下拉列表中选择【无线条颜色】选项9.在单元格中显示公式在特定的情况下，在工作表的单元格中显示公式，具有比显示数值而更加有利于快速输入数据的实际应用价值。此时可以依次选择【工具】【选项】菜单项，然后在【选项】对话框中切换到【视图】选项卡，在【窗口选项】组合框选中【公式】复选框，单击【确定】按钮后，即可在工作表内使用每个单元格中设置的公式，从而方便修改和输入新的公式。完成工作表中数据的输入之后，最后再取消【窗口选项】复选框中的【公式】复选框即可。10.隐藏单元格中的计算公式一张Excel表格做好后，如果不希望别人改动或看到表格中的计算公式，可以将其另存为一个只有数据没有计算公式的文件。首先选中表格所在的区域，剪切后，选择【编辑】【选择性粘贴】菜单项，弹出【选择性粘贴】对话框，在其对话框中选择【数值】单选按钮，然后单击【确定】按钮即可将没有公式的数值复制过来.11.在相对引用、绝对引用和混合引用间快速切换 在Excel进行公式设计时，会根据需要在公式中使用不同的单元格引用方式，这时你可以用如下方法来快速切换单元格引用方式：选中包含公式的单元格，在编辑栏中选择要更改的引用，按F4键可在在相对引用、绝对引用和混合引用间快速切换。例如选中“A1”引用，反复按【F4】键时，就会在$A$1、A$1、$A1、A1之间切换。三、 样式功能的使用1.利用样式功能快速定义工作簿格式首先选定需要定义格式的工作簿范围，选择【格式】【样式】菜单项，打开【样式】对话，在【样式名】列表框中选择合适的样式种类。然后在【样式包括】列表框中选择是否使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容，单击【确定】按钮，关闭【样式】对话框，Excel工作簿的格式就会按照用户指定的样式发生变化，从而满足了用户快速、大批定义格式的要求。2.增加新的样式或修改已有样式的内容首先选择【格式】【样式】菜单项，打开【样式】对话框，在【样式名】列表框输入新建样式的名称，单击【修改】按钮，打开【单元格格式】对话框。然后利用【单元格格式】对话框中的数字、对齐、字体、边框、图案、保护等选项卡对该种样式的各项具体格式进行适当调整。再连续单击两次【确定】按钮，关闭所有对话框。3.从其他工作簿中复制样式除了可以对已有的样式进行修改及自定义所需的样式之外，Excel还允许将某个工作簿所包含的样式拷贝到其它工作簿中使用，以进一步扩大样式的使用范围，首先打开包含有需要复制样式的源工作簿及目标工作簿，选择【格式】【样式】菜单项，打开【样式】对话框，单击【合并】按钮，打开【合并样式】对话框。然后在【合并样式来源】文本框中选择包含有要复制样式的源工作簿，单击【确定】按钮，源工作簿中所包含的一切样式就会拷贝到目标工作簿中，然后我们就可以在目标工作簿中可以直接使用了，从而免去了重复定义之苦。四、 挽救被意外损坏的格式文档1.转换格式法 如果只是可以打开受损文件，不能进行各种编辑和打印操作，可以将受损的Excel XP工作簿另存格式选为SYLK。2.直接修复法 最新版本的Excel XP在【打开】窗口的【打开】按钮内有直接修复受损文件的【打开并修复】功能，这种方法适用于常规方法无法打开受损文件的情况。3.偷梁换柱法如果遇到无法打开受损的Excel XP文件时，也可以尝试使用Word来打开它。操作步骤如下。（1）运行Word程序，选择需要打开的Excel文件。（2）如是首次运用Word程序打开Excel XP文件，可能会有“Microsoft Word无法导入指定的格式。这项功能目前尚未安装，是否现在安装？”的提示信息，此时可插入Microsoft Office安装盘进行安装。（3）按照Word程序的提示选择修复整个工作簿还是某个工作表。（4）将文件中被损坏的数据删除，再将鼠标移动到表格中，并在菜单栏中依次执行【表格】【转换】【表格转换成文字】菜单项，选择制表符为文字分隔符，将表格内容转为文本内容，然后另存为纯文本格式文件。（5）运行Excel XP程序，打开刚保存的文本文件。（6）根据“文本导入向导”的提示就能顺利打开该文件了。4.自动修复法此法适用于Excel XP程序运行出现故障关闭程序或断电导致的文件受损。重新运行Excel XP时，会自动弹出【文档恢复】窗口，并在该窗口中列出已自动恢复的所有文件。用鼠标选择要保留的文件，并单击指定文件名旁的箭头，根据需要选择“打开”、“另存为”、“显示修复”。在缺省状态下Excel XP是不会启用自动修复功能的，因此预先设置：首先在菜单栏中依次点击【工具】【选项】菜单项，切换到【保存】选项卡中，取消【禁用自动恢复】复选框，然后选中【保存自动恢复信息，每隔(S):】复选项，并输入指定的间隔频率，最后单击【确定】按钮完成设置。如果还没有自动弹出【文档恢复】对话框，可以尝试用手工的方法打开自动恢复的文件，依次执行【文件】【打开】菜单项，在【查找范围】列表框中打开Excel XP保存自动恢复文件的文件夹，要是不知道那个文件夹的位置，可以查看【自动恢复文件保存位置】文本框中的路径，接着在【文件类型】列表框选中【所有文件(*.*)】选项，并选择要恢复的文件，最后单击【打开】按钮，打开文件进行自动修复。5.工具修复法如果上面的几种方法都不能修复文件，还可以借助专门用来修复受损Excel XP文件的“ExcelRecovery”。该软件会自动将修复程序加到Excel软件中，表现为在【文件】菜单下增添一项【Recovery】命令，它能自动以修复方式打开受损文件。五、 其他技巧1.快速获取帮助对于工具栏或屏幕区，您只需按组合键【Shift】【F1】，然后用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就会弹出一个帮助窗口，上面会告诉该元素的详细帮助信息。2.快速移动或复制单元格先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下【Ctrl】即可。3.快速打印工作表如果选择【文件】【打印】菜单项来打印，会弹出【打印】对话框，程序比较繁琐。若要跳过该对话框，可以单击【常用】工具栏上的【打印】按钮或者按下【Shift】键并且单击【打印预览】按钮，Excel将使用【选定工作表】选项打印。4.快速切换工作表按下【Ctrl】【Page Up】组合键可激活前一个工作表，按下【Ctrl】【Page Down】组合键可激活后一个工作表。还可以用鼠标控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字，然后单击工作表进行切换。5.快速切换工作簿对于较少工作簿切换，可单击工作簿所在窗口。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换，可以使用【窗口】菜单。【窗口】菜单的底部列出了已打开的工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，从【窗口】菜单选择它的名字即可。【窗口】菜单中最多能列出9个工作簿，若多于9个，则包含一个名为【多窗口】的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。6.快速插入Word表格Excel可以处理Word表格中列出的数据，可以采用以下方法快速插入Word表格。(1) 打开Word表格所在的文件；(2)打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和需要插入表格的区域；(3)选中Word中的表格；(4)按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。7.快速链接网上的数据可以采用以下方法快速建立与网上工作簿中数据的链接。(1)打开Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击【编辑】【复制】菜单项；(2)打开需要创建链接的Excel工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格；(3)单击【编辑】【选择性粘贴】菜单项，在【选择性粘贴】对话框中，选择【粘贴链接】按钮即可。如果要想在创建链接时不打开Internet工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入(=)和URL地址及工作簿位置，如：=http:/www.J/filel.xls。8.快速创建工具栏通过工具栏可以快捷地访问常用的命令或自定义的宏，还可以根据需要快速创建自己的工具栏。单击【工具】【自定义】菜单项，选择【工具栏】选项卡，单击【新建】按钮，输入【新建工具栏】名称，然后单击【确定】。这时新建工具栏出现在窗口，用户可以用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，则该按钮就会在此显示出来。若在拖动时按着【Ctrl】键，则会将按钮复制过来。9.利用模板创建工作簿 模板是一用来作为创建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地创建相似的工作簿。创建模板方法为：首先打开一个要作为模板的工作簿，然后选择【文件】 【另存为】菜单项，打开【另存为】对话框，在【文件名】文本框中输入模板的名字，从【保存类型】列表框中选择【模板(*.xlt)】选项，这时【保存位置】就会自动切换到默认的模板“Templates”文件夹中，用户根据需要再在【保存位置】中选择存放该模板的合适的文件夹，单击【保存】按钮即可10.利用【超级连接】快速跳转到其它文件利用Excel中的【超级链接】功能在各个位置之间跳转十分方便，若要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的位置上去，看完后若要返回，只需单击【Web】工具栏上的【返回】按钮即可。11.改变回车键的功能一般情况下，如果在一个单元格中输入资料后，按下回车键后活动单元格会转入下一行的同列单元格中。例如选中单元格A1,按下【Enter】键之后，将会自动选中单元格A2如果要转到右边的单元格，该如何进行操作呢？首先选择【工具】【选项】菜单项，切换到【编辑】选项卡中，在【设置】组合框中的【方向】列表框中选择【向右】选项，如图2所示。然后单击【确定】按钮此时按下【Enter】键，活动单元格就转到右边了同样，也可以将回车键设置为其它跳转方向，也可以取消回车键的单元格跳转功能。12.设置文档密码如果有一份Excel工作簿文档，只希望别人查看其中的数据，而不希望别人保存所做的修改，可以为其设置只读密码。