财务部借款管理和费用报销制度.doc

第九章 费用借款和费用报销管理B/0一、费用范围中心部门费用性质职能部门总经理办公室办公费、固定电话费、移动话费、交际应酬费、差旅交通费、汽车使用费、证件年检费、会务费、广告宣传费、咨询服务费人力资源部办公费、电话费、证件年检费、档案管理费、差旅交通费、汽车使用费、交际应酬费、顾问费、劳动保险、劳保费、福利费、培训费、招聘费财务部办公费、电话费、软件维护费、交际应酬费、差旅交通费、汽车使用费、咨询服务费、财务手续费、税费科研项目室办公费、电话费、交际应酬费、差旅交通费、汽车使用费、咨询服务费、专利费运营中心运营办公室办公费、电话费、交际应酬费、差旅交通费、汽车使用费供应部办公费、电话费、水电费、物业费、交际应酬费、差旅交通费、汽车使用费、维修费、固定资产、低值易耗品运输部办公费、电话费、差旅交通费、汽车使用费、运输费生产部办公费、电话费、差旅交通费、维修费、水电费、柴油费、辅助材料、租赁费、劳保费营销中心营销办公室办公费、电话费、交际应酬费、差旅交通费、汽车使用费、样品费、出口费用、会务费、广告宣传费市场部办公费、电话费、样品费、交际应酬费、差旅交通费、会务费、广告宣传费、出国考察费、咨询服务费各销售部交际应酬费、差旅交通费、汽车使用费研发中心各研究室、办公室办公费、电话费、水电费、会务费、交际应酬费、差旅交通费、汽车使用费、实验材料费、维修费、咨询服务费、检测费质量中心办公室、品控部办公费、电话费、会务费、交际应酬费、差旅交通费、汽车使用费、实验材料费、维修费、咨询服务费、检测费、鉴定费菌种中心菌种研究室办公费、电话费、水电费、会务费、交际应酬费、差旅交通费、汽车使用费、实验材料费、维修费、咨询服务费、检测费二、借款签批权限及程序1、各部门在审批借支时应按预算使用，不得超支。预算外费用开支需说明原因报总经理审批。2、借款额度及审批权限见下表：中心借款人审批人借款审批限额稳定剂事业部技术中心研究室人员、研发办公室研发总监3000研究室主任研发总监4000销售中心销售人员销售总监4000销售办公室销售总监3000市场部市场部人员市场部经理3000研发总监、销售总监及市场部经理副总经理不限菌种事业部技术中心研究室人员研发总监3000研究室主任研发总监4000销售中心销售人员销售总监4000生产部生产人员研发总监3000研发总监、销售总监总经理不限香精事业部技术中心研发人员研发总监3000销售中心销售人员销售总监4000研发总监、销售总监总经理不限质量中心品控部质量总监3000运营中心生产部运营总监3000供应部运营总监3000运营办运营总监3000运输组运营总监5000职能中心财务部财务部财务经理3000行政中心企划、文管、秘书处行政副总监3000后勤组行政副总监10000总经办行政总监3000人力资源部总经理3000质量总监、运营总监、行政总监、行政副总监、财务经理总经理不限若超过以上审批额度，需总经理签批。3、借支金额在2000元（含）以上的提前一天告知财务，以免备用金不足影响业务。三、报销签批权限及程序1、预算内费用：(1)稳定剂事业部：技术中心所有费用由研发总监签批；销售中心所有费用由销售总监签批；市场部职员费用由市场部经理签批，市场部经理及总监费用由副总经理签批；(2)香精事业部：技术中心费用由研发总监签批；销售中心费用由销售总监签批；总监费用由总经理签批。(3)菌种事业部：技术中心费用、生产部费用由研发总监签批；销售中心费用由销售总监签批；总监费用由总经理签批。(4)质量中心：所有费用由质量总监签批；总监费用由总经理签批。(5)运营中心：所有费用由运营总监签批；总监费用由总经理签批。(6)行政中心：各部组费用由其主管副总监签批；总经办费用由行政总监签批；人力资源部、总监及副总监费用由总经理签批。(7)财 务 部：财务部费用由财务经理签批，财务经理费用由总经理签批。2、预算外费用：预算外费用需向财务经理、总经理提交申请，审批通过方可报销。2、业务招待费用：为降低费用成本，提高费用效力，我公司特提出：有效使用并适当控制每一笔业务招待费，对于单次招待费超过一定额度的要事前报批，说明原因。并在年度预算范围内，对各级领导设置以下签批权限：费用类别费用额度签批人稳定剂销售中心业务招待5000元以下销售总监5000元及以上副总经理香精销售中心、菌种销售中心业务招待3000元以下销售总监3000元及以上总经理总经办业务招待5000元以下行政总监5000元及以上总经理其他部门业务招待1000元以下中心总监1000元及以上主管总(或副总)经理四、超预算费用处理规定：对各部门的各项费用按当年累计数，每季度进行一次考核，超出预算的，每个项目给予责任总监和责任部门经理每人200元罚款。年末进行清算，若前三季度超预算项目仍为超支，则每个项目给予责任总监和责任部门经理每人500元罚款；若前三季度超预算项目变为节约的，则返还其原罚款额。如有特殊不可控情况造成超预算的，需提交详细的原因说明，经总经理审批后可免除处罚。五、差旅费报销标准:报销差旅费须详细填写差旅费报销单，不同部门人员使用同一张报销单时，应注明各部门人员分摊金额。具体规定如下：1、交通及补助标准：职 务可乘交通工具补贴标准总经理、副总经理任意100 元/天总监、副总监、总助飞机（经济舱）、动车（一等座）、普通火车（软卧、软座）、汽车（软卧、软座）100 元/天部门经理、研发主任、总工、产品经理飞机（经济舱）、动车（二等座）、普通火车（硬卧、硬座）、汽车（硬卧、硬座）80 元/天其他员工动车（二等座）、普通火车（硬卧、硬座）、汽车（硬卧、硬座）60元/天备注： 为了提高工作效率，针对距公司较远地区或公司重点客户业务开展，经总监批准可乘飞机。 出租车票、公交车票，票号不得连续；出租车票由主管经理监督审核，根据实际情况给予报销。按连续在外期间“算头不算尾”原则计算补助天数。短途出差当天返回的，计发一天补助。出差第二天返回的，若连续出差时间满 28 小时的按 2 天计发补助，连续出差时间不满 28 小时的按 1 天计发补助。2、住宿标准 住宿要求：公司所有员工出差应选择我公司统一指定的协议酒店或其他价格较低的酒店入住。 快捷酒店协议签订对经常出差的地区由公司统一收集当地的商务类酒店（如汉庭、如家、锦江之星等），并进行价格协商、洽谈，签订长期合作协议，所有人员到该地出差均在此住宿，凭票报销。具体详见各地区住宿酒店标准。快捷酒店折扣及优惠序号酒店名称价格优惠折扣其他优惠备注1汉庭门市价8.8折免费赠送早餐（个别店无早餐）酒店房态紧张时享受预订优先权预订延时保留至20:002锦江之星门市价9折酒店房态紧张时享受预订优先权预订保留延迟到20:003如家门市价9折酒店房态紧张时享受预订优先权预订延时保留至19:00免费延时退房至13:003、酒店的预定 各中心办公室负责本中心出差人员住宿酒店的预订，预订联系方式如下：序号酒店名称预订电话预订方式网站1汉庭400-812-1121报公司卡号，电话预订/2锦江之星400-820-9999报公司卡号，电话预订/3如家400-820-3333800-820-3333报公司卡号，电话预订/ 为避免当天预定酒店满房，请至少提前一天预定。 预定前先在网站上查询出差人员入住当地快捷酒店的住房情况及价格，然后通过电话进行预订。公司推荐的首选酒店为汉庭快捷酒店，其次为锦江之星快捷酒店和如家快捷酒店（见附表）。 预定成功后发短信告知出差人员酒店地址及联系电话，并告知最晚保留时间。 如出差人员不在该酒店住宿或不能在最晚保留时间前入住的，应及时告知本中心行政办公室，由行政办公室通知酒店取消或延时。4、未在统一指定快捷酒店地区住宿标准 无统一指定商务酒店的地区：出差人需向主管经理申请，并向行政主管提交该地区方便住宿酒店的名称、地址、价格、电话等信息备案，实施方案同有指定酒店地区。 有统一指定商务酒店，但因其他原因无法入住的，应通知主管经理及行政办公室可实报实销，但须注明所住酒店名称、地址、电话、入住时间和价格等信息。 因重点客户业务需要，营销副总监和大客户经理在必要时，可入住四星级以上高档酒店，但需向主管经理申请同意。5、其他规定 该规定由部门主管、经理、总监及财务部监督执行； 同性两人应合住，实报实销；报销住宿费，要在票面注明住宿天数及房价，或附酒店消费清单；若发票上的单位名称与酒店名称不一致，还应在票面标注酒店名称。对弄虚作假者，根据情节轻重，差旅费将给予减半报销、不予报销或现金罚款等处罚；六、报销时间规定：1、每周二、四、六进行集中审核、报销；2、差旅费须在回司后三个工作日内报销；其它费用须在业务结束五个工作日内报销。若有签批人出差等不在司情况，可先电话沟通处理，等签批人返司后补签。3、当月欠款、费用当月清理完毕（月末出差未回的除外）；年底必须将当年费用全部报清入账，跨年费用不予报销。4、若有特殊情况不能及时报销的，须提前告知财务部，说明原因后由财务部根据实际情况酌情给予处理。5、对不按时清还借款及不按时费用报销的，对责任人每项费用给予200元行政处罚。第十章 票据管理B/0四、费用票据管理1、为加强费用报销规范，费用票据必