志协公关部部门培训.ppt

志愿者协会公关部部门培训 一 了解志协与公关部二 场地借用流程三 公关礼仪培训四 外联方法与技巧 一 志协与公关部 我们加入这里是为了什么 志愿者的出发点不是好奇心的满足 而是对社会的回报志愿者不是指挥者 教育者 而是用生命去影响生命 志愿者精神奉献 友爱 互助 进步 在这里你可以得到什么 当看到被帮助的人露出的笑容那瞬间 你会觉得很值得 一切付出都很值得 即使没有回报 无关乎崇高也无关乎伟大 公关部的存在 公关部是专门开展公共关系工作的组织机构 它的每一项工作都可能涉及到组织的声誉和形象 组织的公关部同组织内部的其他部门一样 是一个重要的职能部门 其日常工作有着显著的特点 PublicRelations NO 1学会利用手中的资源 NO 2机动性 我们需要保持足够的机动性以应付许多突发活动 NO 3熟悉组织情况 我们要对组织内部的各种情况比较熟悉了解 尤其是对组织运营的特点和各种因素的相关程度 了解得比较透彻 把握得比较准确 如组织内各部门 各成员之间的关系及其在组织中所起的作用 谁是关键的人物 何处是关键性的环节 等等 这样 在开展工作时 才能提高公关工作的有效性 NO 4培养多方面能力 人际交往能力 人际交往能力 口头表达能力 文字写写作能力 灵活多变的能力 信息处理能力 NO 5积极主动 一 志愿者组织开展的活动毕竟有限二 志愿者活动需要的人数是有限的 三 有些志愿服务项目不适合所有的志愿者参加 四 有些适合自己参加的服务活动 自己可能没有时间参加 NO 6再坚持一会儿 职责不明 负担过重这是公关部最常见的不足之处 由于公关工作涉及面广 有时候事情冗杂是再正常不过了 NO 7态度好才是真的好 工作态度决定高度 二 场地借用流程 基本流程 团委盖章 相应单位盖章 收表 填表 横幅悬挂 把商家要求做的喷绘横幅告诉二期天桥下兄弟图文的马师傅 他做好后会帮我们挂在需要的位置 申请表类 若是二期大活摆点则在校保卫处其它则是相关负责处 三期摆点交至保安处 团委老师盖章 下载相应文件并修改 若没有 按标准格式写出并打印 教学设施申请 打印填写表格 表格末尾有标注文件交向单位处 活动承办 使用 单位由团委签字盖章 借教三教五都在教三203办理 办理时间为每周一三五的工作时间必要时提前一周借 三报借用 填表 团委老师盖章 校学工处盖章 注意事项 礼貌 认真 耐心 开朗 四 公关礼仪培训 礼仪是人类为维系社会正常生活而要求人们共同遵守的最起码的道德规范 它是人们在长期共同生活和相互交往中逐渐形成 并且以风俗 习惯和传统等方式固定下来 对一个人来说 礼仪是一个人的思想道德水平 文化修养 交际能力的外在表现 对一个社会来说 礼仪是一个国家社会文明程序 道德风尚和生活习惯的反映 重视 开展礼仪教育已成为道德实践的一个重要内容 礼仪教育的内容涵盖着社会生活的各个方面 外联礼仪 电话礼仪 短信礼仪 仪容礼仪 仪容礼仪 一 女装礼仪在正式场合应以典雅大方的套装为主 也可穿套装 长旗袍 传统民族服装 套装顏色应以冷色调为主 上衣内穿浅色衬衣 衬衣下摆扎入裙 裤 腰内 套装穿著要合体 袖长及腕 裙长过膝 裤长应至脚面 与套装 礼服 长旗袍配套的鞋子应为皮鞋 颜色以黑色 棕色为宜 高度适中 穿传统民族服装时可穿软底鞋 平跟鞋 布鞋 穿著不能过於华丽和时髦 不得穿低胸 露背 露脐 太透或无袖上衣 不得穿前卫紧身装 牛仔装 超短裙 吊带裙等 不得内长外短暴露内衣 切忌内衣外穿 切忌全身五颜六色 过于花哨 穿裙装袜筒口不能露在衣裙之外 不可穿健美裤代替袜子 切忌穿著抽丝 漏洞的袜子 不应穿拖鞋和鞋跟钉铁的鞋 鞋带松了不要当众整理 二 站姿站姿的基本要求是抬头挺胸 微收下颌 双目平视 面带笑容 双肩平直 舒展 收腹立腰 双腿直立 女士双腿 双脚靠紧 男士可双脚微分 但不宜超过肩宽 动作要平和自然 男士工作中的站姿应双脚平行 也可调整成 V 字形 双手搭在小腹之前或双手自然垂下 也可以在体前交叉或背手 女士工作中的站姿 双脚可调整成 V 字形或 丁 字形 右手搭在左手上 贴在腹部 站立应注意以下细节 站立时不要有歪脖 斜腰 屈腿等不雅观的姿态 正式场合不要袖手 抱臂 耸肩 抖足 双手叉腰及双手插在口袋里 站累时 单腿可以后撤半步 身体重心可前后移动 但双腿必须保持直立 三 坐姿女士坐姿应体现庄重 矜持 坐姿主要有几种类型 双腿垂直式 双腿直于地面 双脚的脚踝 膝盖直至大腿并拢在一起 双手自然放在双腿上 脊背伸直 头部摆正 目视前方 双腿斜放式 座椅较低时 应采用双腿斜放式 即双腿并拢后双腿同时向右侧或左侧斜放 并于地面成45度左右的夹角 正式场合女士入座时 应从座位的左侧入座 先退半步平稳地落座 坐椅面的一半或三分之二 穿著裙装的女士 入座时要用手先拢平裙摆 然后再坐下 落座动作要协调 声音要轻 坐定后 两手相叠后自然放在双腿上 坐姿应注意以下细节 入座后两手不可同时放在扶手上 不得半躺在沙发上 不要翘二郎腿 不能不停地抖动双腿或摇摆腿脚 女士不要等坐下后 再重新站起来整理衣裙 不要把脚藏在座椅下或钩住椅腿 不要猛起猛坐 弄得座椅乱响 女士切忌两腿叉开 腿伸得老远 电话礼仪1 打电话给对方时 无论对方是什么职位 第一句应说明自己身份 1 与外校通话时的开场白 您好 我是湖北大学志愿者协会公关部的XXX 请问你现在是否方便通话 2 与本校其他组织或其他部门通话时的开场白 您好 我是校志愿者协会公关部的XXX 请问你现在是否方便通话 P S 若对同等职位的同事或人员 可改用 你好 但是必须先确定对方在方便通话的前提下 再告知对方通话内容 若对方不方便通话 先道歉并告知对方稍后再给对方电话 2 注意是一定要说清楚自己的姓名 首先是考虑到对对方的尊重 其次是让对方知道正在与他通话的是谁 以后找负责人或联系人可以直接找到你 为以后工作留下方便 3 注意礼貌用语 称呼多用敬语 抱歉 对不起 多谢 等礼貌用语要经常挂在嘴边 还有一方面是在正常情况下先听到对方挂断电话之后 我们再挂断电话 4 要注意声音的控制 我们在社交活动当中 面对面地进行交流 可以充分地利用你的肢体语言来表达你要传达的这种职业表现 而电话只能听到你的声音 没法表达你的肢体语言 所以在这个时候要特别的注意自己的声音 语速 以及准确表达 5 如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料 应当动作迅速 你还可以有礼貌地向对方说 您是稍候片刻 还是过一会儿我再给您打过去 让对方等候时 你可以按下等候键 如果你的电话没有等候键 就把话筒轻轻地放在桌子上 如果查阅资料的时间超过你所预料的时间 你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展 如 你可以说 我已经快替您找完了 请您再稍候片刻 当你查找完毕 重新拿起电话时 可以说 对不起 让您久等了 以引起对方的注意 6 打电话邀请嘉宾参加活动 您好 我是 华南理工大学 校学生会公关部的XXX 请问您现在方便通电话吗 我们在XXX时间XXX地点将举办一个XXX活动 想邀请您参与我们的活动 不知道您是否有空呢 如没空 好的 非常抱歉打搅您了 谢谢 再见 如有空 好的 相应的邀请函我们将会尽快地送到您手上 谢谢 再见 7 做好记录 平时要做好通话记录准备 不应通话后放下听筒 再找纸笔 遇到听不清楚时 可以请求对方重复一遍 特别是对一些重要内容和涉及时间 地点 数量等 最好加以核实 避免记错 短信礼仪1 注意 一般的邀请消息 通知消息等 尽量使用打电话方式传达 考虑到打电话比较有诚意 而且问题可以较为清晰地传达 有不清楚的地方可以及时询问 而一般是对对方的提醒消息 一些参与活动前后的问候消息 一些节假日的祝贺消息就可以用短信渠道传达 2 外校出访活动 1 在出发之前要通过短信或电话与对方确定好时间 地点 在准备出发之时 发短信跟对方说明你现在出发 让对方做好准备 2 在临近离开活动现场时 一般都提前离开活动现场 避免活动结束时人流拥挤 发条短信给外校的接待员 告知他我们准备离开的消息 让他们做好准备 3 在回程 已经离开外校的管辖区域时 发条感激的短信 并捎带上你自己对他们活动的称赞和对他们接待的感谢 XXX 您好 我是湖北大学志愿者协会公关部的XXX 今天的活动让我们非常难忘 非常感激贵校的接待 并祝贵校活动完满成功 3 接待外校嘉宾时 1 在确定好本校活动时间地点时 第一时间按上述电话礼仪通知外校嘉宾 并约好大概于什么时候什么地点接待他们的到来 在电话结束后 立即发一条含有相关消息内容的短信给对方 您好 我是湖北大学志愿者协会公关部的XXX 我们的XXX活动是于XXX时间XXX地点举行 相关活动邀请函我们已经寄到您的邮箱 或是交给贵校的部门人员 活动当日 我们将在XXX时间XXX地点等候您的到来 如有变动我们会及时通知您 非常感谢 2 在外校嘉宾出发之时 发一条提醒短信并附上问候语 您好 我是华南理工大学校学生会公关部的XXX 我们将在XXX时间XXX地点恭候您的到来 天气炎热 记得带上遮阳伞 有小雨 谨记带上雨伞 3 在活动结束送别外校嘉宾之后 应该发一条感谢问候短信 您好 我是湖北大学志愿者协会公关部的XXX 非常感谢您的参与 希望您能为我们提出宝贵的意见 晚上回校注意安全 并捎带上我们部长的问候 非常感谢 外联礼仪1 见面礼仪 在引见外校嘉宾或上级领导时 通常应该走在在对方左前方与对方保持一定距离 忌把背影留给客人 在引见外校嘉宾和陪同宾客参观游览时 接待人员应适时向宾客介绍当次和近期活动有关基本情况 宣传经济和学生反映等 以提高宾客的兴趣和关注程度 同时 也可以咨询一下外校的情况 并且适当的寒暄 而不应该只顾着闷头走 在与外校见面时 介绍顺序应该是把外校嘉宾介绍给本校上级部长或主席 然后再介绍我们学校的人员 一般把年轻者介绍给年长者 把男士介绍给女士 如果有多位外校嘉宾时 应该按职位高低顺序介绍 介绍时 身体微欠 左手按住西装下方纽扣位置 右手微微伸出 在与外校嘉宾或上级领导交流中 如若要传递物件或接受物品时 应该双手接递 以示尊重和对物品的重视 2 接待礼仪 把握外校嘉宾的抵离时间 迎送人员应于宾客抵达之前到达迎送地点 但由于天气变化等多种因素 宾客乘坐的交通工具经常不能准时到达 因此 为不耽误迎送人员时间 需要密切关注宾客的准确到达时间 及时通知相关迎送人员 在本校活动期间 要求通讯联络人员密切留意外校嘉宾的离场时间和意愿 在活动即将结束的10分钟左右可以提醒嘉宾时间差不多 可以差开离场人流高峰期的时候离场 并且要求送离人员礼貌周到 送离时 送离人员可以代表本校向外校再次表示感谢 并且可以询问对活动举办的效果的意见和感觉 3 交谈的忌讳 交谈时不宜选择的话题 倾向错误的话题 令人反感或格调不高的话题 涉及国家或行业秘密的话题 涉及个人隐私的话题 捉弄对方 非议别人的话题 谈话时应实事求是 既不能自吹自擂 也不要妄自菲薄 交谈时应专心聆听别人讲话 不要随意打断对方的谈话 交谈时应礼让对方 不要独白 应多给对方发言的机会 与多人交谈时 应照顾到在场的每一个人 不要抬杠 不能固执己见 强词夺理 谈话中应明确说出自己的看法 冷静对待不同意见 不要冷场 积极与对方合作 冷场时设法打破僵局 可以转移旧话题 引出新话题 在公共场所 应充分展示自己良好的礼仪修养 维护部门公众形象 三 外联方法与技巧 什么是拉赞助或者说外联呢 拉赞助就是寻找活动开展的赞助商 确保我们活动能够正常的举办 同时用物质基础来提升活动质量 把活动办好 策划部 宣传部 新网部 加强沟通 共同出力 招新外联成果 联通为我们提供650瓶康师傅矿泉水 900张彩印的招新宣传单和2张4 5的大喷绘 天马驾校为我们提供了500元的现金 本部 阳逻 阳逻联通为我们提供了1000元现金和3000张A3彩印宣传单 前期准备阶段 自信 建立在这些自信之上 我们就要充分的发挥我们