翻译项目管理-20150713.ppt

翻译项目管理 主讲人 闫栗丽 课程内容 翻译公司的类型和特点翻译项目分类各类项目的基本流程笔译项目管理 2 翻译公司的类型及特点 个体户类 个人行为 通常是自由译者或者翻译主导 活做不完的时候找些帮手 没有固定员工 没有企业正式的办公场地 优点 无门槛 成本低 问题 译员要自己做翻译 还要找业务 如果没有稳定长期的客户 生存环境恶劣 因此大部分自由译者长期挂靠在一个或几个合作稳定的翻译公司 翻译公司的类型及特点 工作室类 由几个翻译组成的小翻译团队 通常固定为某个或者某类客户服务 有的成为为某些大型翻译公司的供应商 公司除了译员 没有其他岗位的专业分工 老总兼销售和PM 优点 成本低 风险低 管理简单 问题 规模太小 大活接不了 小活吃不饱 团队成员不稳定 生存质量差 翻译公司的类型及特点 中小型公司 岗位有分工 有专职销售和PM 公司一定数量的翻译人员 大部分业务依靠外部兼职译员完成 公司规模大概20 100人以内 优点 公司比个人更有竞争力 缺点 因为有经营压力 所以有的公司什么活都接 什么语种都敢接 喜欢打价格战 质量控制不稳定 客户流失率比较高 大活接不了 小活吃不饱 客户 客户 客户 翻译公司的类型及特点 生产型公司 也有的公司定位自己是只做翻译生产 不做直接客户的 他们因为地处偏远或老总不擅长营销 所以索性专门给大型翻译公司做供应商 优点 专注做自己擅长的事情 质量稳定 人员相对稳定 业务稳定 缺点 不掌握终端客户 利润偏低 只能走薄利多销的路线 客户 客户 客户 大型翻译公司 翻译公司的类型及特点 大中型公司 员工数量100人以上 部门专业化分工明确 有自己的质量控制体系 有译员评价体系 有专业的营销部门 有较为系统的内部培训体系 因为有一定数量的专职译员和专家 所以有能力承接大型的项目和紧急项目 在不同城市设立有分支机构 这样的公司在外部有大量的兼职译员和供应商 确保能满足他们大量的业务需求 优点 具有品牌 核心竞争力强 营销能力强 质量控制能力强 可胜任大型项目 抗风险能力强 处于产业链的上端 可以影响中下游的发展 具备一定的话语权 问题 管理运营成本高 无价格优势 对企业的管理层要求更高 战略一旦发生错误 或者管理上出现重大失误 可能会功亏一篑 盲目创业的困惑 1 公司从09年底注册到现在 原来2个人合资 现在那个合伙人不堪重负已经撤资 我一个人在做 2 公司一直没有太多业务 因为内陆省份的缘故吧 先说口译 西安的国际会议不多 这两年虽有上升趋势 但跟北京上海沿海等地不能比 即使有 一般这些会议掌握在很多会议公司和设备公司手里 所以 翻译公司能拿到活的不多 再说笔译 笔译更难 西安本地翻译公司也不少 更不提全国性的公司在西安的扩张 笔译有几个大问题 不像口译 不是所有人都敢上 笔译的译者 不管水平如何 都敢上 很多的是夫妻店 拿回家自己两个人翻 要么就是找学生 很低的价格 甚至还有直接机器翻译的 这个行业里很乱 质量也没有人监管 客户只要是报价低就可以接受 因为没人懂外语 业务少 报价低 像我这样正规的公司就几乎没有利润可言 比如 西安的笔译价格在120 150中间 给译者 能保证质量的译者 70 90 译审20 行政 税费 翻译公司所剩无几 所以 目前的生存环境比较危险 再有 笔译的活也不是掌握在翻译公司手里 比如像政府的一些会议或者资料 都是交给印刷厂去找人翻译 人家一般都是知道谁学英语的 找个熟人就翻了 3 翻译公司一般都要兼营其他项目 比如培训 但现在培训也都需要资质 我以前做培训的 也知道市场很大 很好 但我目前不想做 4 目前 只能扩展做一些相关的服务 比如会议 会务 会展 我不知道下一步怎么弄 5 我知道很多公司都是做本地化 但我没有业务来源 所以我暂时还不懂 6 关于TRADOS等辅助工作 到底用处有多大 我一直没用过 但很多原来用的人 现在也转向还是自己翻译为主 更多的应该是团队合作用的多吧 市场问题 同质化竞争 标准化 人才供给 信息技术 实现产业化大发展所需的水平 当前绝大多数企业的实际水平 客户满意率低 低水平同质化竞争 传统模式下产业升级缓慢 产业机遇 语言服务机构目前全球发展基本类似 1 中国超过12000家 处于低层次竞争2 国外也是小而分散 全球最大企业年营业额也不过4亿多美元 与其他行业是比较小的 语联网 可以提升企业素质 根本改变创新业态 互联网和经济一体化必然诞生 语言服务领域的新业态和超大规模企业 创新业态的机会 建立产业链的机会 2015年国际翻译日主题 变化中的翻译职业 行业数据 1 TheRevenueDistributionofLSPOfferingsin2015Source CommonSenseAdvisory Inc 行业数据 2 MostLSPsHaveTwotoFiveEmployeesSource CommonSenseAdvisory Inc 行业数据 3 TheShapeoftheLanguageServicesMarketSource CommonSenseAdvisory Inc 行业数据 4 2014ExchangeRatesDiminishReportedRevenueSource OANDAaverageratesfromJanuary1toDecember31 2014 当外籍译员成本低于中国译员时 中国高校的翻译专业出路在哪里 行业数据 5 翻译公司前100强分析 1 前20强上市公司仅4家 美国1 英国2 日本1 2 前10强公司员工数量最少为605人 前20为200人 3 前20强人均产值最低4 58W 最高27 6W 第25名33W 第56名46W 作业 请研究如下三家公司的商业模式 谈谈你对他们的商业模式的看法 LionbridgeLogosGroupApostrophGroupHonyakuCenterInc 18 翻译项目管理 项目经理按照客户的要求 在既定的时间内 协调组织相关资源 保质保量的完成翻译任务 并将成本控制在预期的合理范围内 问题 资源包括什么 翻译审校排版质检编辑 润色语料技术支持设备资金 翻译项目分类 笔译口译派驻翻译视频翻译本地化翻译多媒体翻译其他 各种服务的占比 21 笔译项目处理基本流程图 译前 译中 译后 译前准备项目需求确定 稿件分析 组建团队 术语准备 项目规范和质量要求编写 制定项目计划 项目派发确定译审排价格 周期 发任务 出厂质检 项目提交 项目总结成本核算 译费结算 质量评估 过程评价 客户满意度调查 译后排版 译前排版工具准备译员培训 翻译 审校 口译项目的基本流程 外派项目基本流程 笔译项目管理 问题 项目准备从何时开始 从发现销售机会开始准备 25 启动 前期准备内容 确定需求 包括所有的细节 价格 周期 专业 质量要求 排版印刷等其他要求等 人员 译员 项目辅助人员文件 项目文件 参考文件 规范 合同等语料 客户方提供的语料 历史积累语料 其他可参考语料工具 项目过程中需要用到哪些工具 团队成员使用会用 是否需要培训 如果不能培训怎么办财务 客户是否有预付款 成本估算 项目过程中需要垫付的资金 风险资金等 26 启动 项目需求了解 1 项目类型 笔译类型 外包 现场 保密 审校 翻译 改译 编译等项目的目的或者用途 用于什么场合 给什么人看 参考级专业级出版级客户是否提供参考文件 术语 客户提供的原文稿件格式是否需要特殊处理 了解 专业 难度 质量要求或规范客户方是否有指定的项目接口人 27 启动 项目需求了解 2 文件是否有问题 文中字迹不清 缺页 原文文字出现质错误 原文重复等 立即向客户反馈 翻译方向 要求提交时间 客户对稿件的要求 排版要求 提交格式 是否需要打印 刻录光盘等 译员是否充足 大型项目需要拆分成几个项目经理进行处理 是否有足够的人选对于复杂项目 还需要了解客户方其他环节的时间安排 以便协助客户做出正确的时间规划 为每个环节争取更为合理的时间 真实的故事 1 真实的故事 2 真实的故事 3 真实的故事 4 32 启动 前期译员准备 做好译员资源预估和储备规划确定可能的专业技术和语言质量负责人选 审校 定稿 试译 考察点 完成时间 合作态度 询问期望价格 擅长方向 是否有低级错误 语言流畅程度 专业性 注意 资源不总是充足的 而且常常是紧缺的 且不确定因素非常多 怎么办 你是否能将变不可能为可能 这常常是成为竞争中取胜的关键点 举例 3个月内找到20名有汽车翻译经验的法语译员到东风汽车现场工作2年 解决方案是什么 33 启动 稿件分析 内容 专业 难度 质量要求或规范计算 字数 译员 审校数量复用 同参考文件比对 文件之间 同一文件内部比对 标红处理排版 所需时间 软件 是否需要译前排版保密 是否需要消密时间 译前处理 稿件对比 翻译 审校 质检 的时间比例工具 是否需要使用工具培训 是否需要对译员做培训等 34 计划 制定项目计划 时间管理 译前排版 译员 审校 译后排版 质检中途稿 终稿时间成本管理 派发价格 翻译 审校 质检 排版 根据项目特点 制定合理计划 注意 过度的成本控制会加大项目风险 一定要避免 质量管理项目质量要求编写质量控制的策略质量不是越高越好 合适的才是最好的 35 实施 项目派发 1 提取术语表并整理和定义注意 使用工具抽取的术语表一般由于工具的智能化不够 抽出很多非术语元素 是需要人工选定术语后再进行定义的2 派译 1 根据客户要求选择不同级别的译员 并考虑其日处理量 擅长方向 2 有目的性启用新译员 同资源了解清楚新译员情况 3 同一内容尽量分派给同一译员 同一内容量多的分派给小组译员 4 时间紧急 量大的稿件分派多位译员时候 给出翻译示例 模版 翻译要求 风格 语言 和术语表 及时沟通译员了解情况 36 实施 项目派发 5 新译员沟通问题 字数计算 结算日期和扣税 稿件质量规定 文件命名规范 合同签订 了解其紧急联系方式和网络联系方式 若有突发事件未能及时联系 通过离线留言 短信 邮件方式让对方在第一时间收到我们的反馈 6 预留译员和时间 降低出现事故的风险 做好派发记录 文件名 译员 价格 时间 派发后要确认译员收到并可以承接任务 电话 邮件 文件命名 稿件质量规定 合同模板 37 实施 稿件回收 回收时间 按与译员约定的时间回收译员返稿 如在约定时间内译员未能交稿 要立即与译员联系 确认其是否有能力在我方能接受的最后期限返稿 如不能 则立即采取措施补救 并与项目总控沟通 回收后的质量检查 稿件回收后 应该立刻安排质量检查 不合格稿件应该立即处理 对于错误不严重的 要求译员修改 如果问题严重 不能勉强继续 必须更换译员 注意 做时间规划的时候 要留有余地 否则可能风险过高 针对译员的情况 确定合理的回收时间点 如 有拖稿习惯的译员 在安排时间的时候 就要多留点富余量 避免出现被动情况 38 实施 排版 根据项目特点 与排版资源经理一同制定合理的排版计划和排版标准 确定排版资源经理已经预备足够且合格的排版人员 将待排版的稿件派发给排版资源经理安排排版 排版资源经理应对排版质量进行检查后提交给项目经理 项目经理应抽查排版质量 基本点 字体前后统一 英中标准 对齐 字号段前段后 行距 颜色 图片文本框 页眉页脚 页码 不错行 不断漏词句 排版软件的版本号问题 比如AUTOCAD不同版本的文件可能导致字体无法正常显示 所以要注意版本一致 39 控制 项目跟踪 1 1 进度控制 1 以项目工期 稿件具体情况划分中途稿提交时间 如 一周以内的项目 每天都要回收稿件 1周 1个月的项目 一般每隔1 2天返回一次中途稿 1个月的长期项目 稿件回收时间可适当放宽 对于质量稳定 合作记录良好的译员可以适当放宽 2 第一次合作的译员严格控制时间 当天需要回收一次稿件 发现其无能力完成稿件应及时更换译员 并同资源 其他项目经理沟通 3 发现质量问题及时反馈更改 4 若在项目时间紧的情况下 可以考虑同时将小量译稿 以1 2页为宜 派发给新译员翻译 这样既避免因为只试译一个译员 而译员回稿质量不理想再重新找译员试译而耽误时间 同时也能甄选出质量较好的稿件 40 控制 项目跟踪 2 2 质量控制 文件中有任何需要同客户明确的问题 如特殊名称的翻译 出现其他语种的处理 及时同项目总控反馈 尽早解决 如果客户方中途有变更质量要求 必须立即做出评估 并通知项目参与人员 有些客户在项目初期不能明确告知质量期望 那么就需要在过程中增加沟通 尽早确定客户方的期望值 以便合理安排相关流程 确保不会导致项目质量事故 3 成本控制 对每一个流程的成本做出预估 并在过程中监控 将风险控制在最低 项目过程中 往往会由于条件变更 质量或者时间的变化 导致成本变化 此时需要重新做成本评估 确保项目的成本可控 合理 41 控制 审校 根据项目需要安排合适的审校流程和审校规则 对可能出现质量问题的稿件派发审校审阅 稿件可以是初译稿也可以是排版稿 审校人员应有足够的资格进行审校 能够判断稿件质量 提出问题所在 并能将稿件修改正确 确保能够达到审校目的 审校人员应在规定的时间范围内返回审校稿 项目经理抽查质量 对于要求较高的稿件 可进行语言审校和专业审校 审校完毕要求审校人员对译稿做出数据化的评价 以便对译员质量作数据化的分析和质量跟踪 42 控制 质检 质检目的 检查低级错误 如错别字 漏译 明显错译 语句不通 标点符号 格式版式等有无错误 质检人员应仔细认真负责 找出一切可以找出的错误 并进行修改 对不能进行修改的重大错误应做出标记 并及时通知质检派发人员或项目经理处理 对不能确定的问题应与质检派发人员或项目经理沟通或单独做一个文档列出 质检人员应在规定时间范围内返回质检稿 项目经理抽查质量 质检同时可以滚动同时进行排版 根据稿件的具体情况决定审校 质检 或排版的先后顺序 可以使用一些质检工具来解决低级错误的排查 避免人工作业导致的一些遗漏 如XBENCH 黑马校对等 43 收尾 项目提交 查点所有需要提交的文件 以防漏交 注意命名规范 若翻译中有需要同客户说明的事项 可提交译注 按照客户要求的文档形式提交稿件 将文件命名好 必要时需要刻录光盘 提交客户字数统计 提交的同时 要通知相关人员知道 销售 客户 44 收尾 项目总结 客户满意度调查发出调查邀请设计调查问卷分析调查结果项目总结内部项目总结会议外部项目总结会议项目总结文档项目文档备份电子邮件提交结果客户发送的文档缺陷管理数据库备份 45 项目管理三大要素 质量 成本 时间三个要素往往是互相制约的 因此PM应该综合各项因素 给出一个均衡合理的方案 如果一个项目的毛利预期低于15 则很难视为一个合格的项目 每个环节都应该有检查和预案 不应该有免检现象存在 要为每个环节尽可能争取更多的时间 不同质量标准的项目 流程也应该不同 由于客户往往是项目运作成败的关键因素之一 确保在各方面为客户提供及时而有效的信息反馈 是项目经理的一项重要责任 46 项目沟通策略 沟通的基本准则平和的心态 平易近人 职业精神如何对待出现的项目问题要认真耐心的倾听别人对问题的陈述 只有听清楚问题 才能进行正确的判断对于出现的问题 首先要在自己这边找找原因 如果的确是项目经理在处理过程中出现的问题 应及时予以纠正如果是由于其他部门的同事对工具或工作流程不熟悉而产生的疑问项目经理要耐心的予以解释如何回复客户的新项目第一封邮件确认任务已收到 书面确认客户的需求检查来自客户的文件是否完整确认生产时间表坚持 三勤 方法勤动嘴 勤动脑 勤动手 47 项目质量总体策略 尝试了解客户是如何评估我们的提交质量的 即客户方的验收标准 与客户的质量要求和评价标准尽量保持一