备用金管理办法(正文).doc

备用金管理办法为规范公司备用金管理，专款专用，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本办法。一 备用金分类为保证日常零星支出而单独储备的现金，备用金分为定额备用金，临时备用金，和出纳备用金三种。1、 定额备用金：指因支出项目固定、支出业务频繁等原因需要周转使用的现金，具有时间长、固定性强的特点。根据公司情况，可设为项目备用金和其他定额备用金。2、 临时备用金：指因临时性的需要而借支的现金，具有时间短、一次性的特点。3、 出纳备用金：指因财务结算需要而准备的库存现金，具有金额较大，流转快的特点。二 备用金管理（一）定额备用金管理1、项目备用金：根据各项目具体实施情况，项目部设置备用金管理员，由岗位人员担任，统一负责备用金领用、保管、发放、报账等事宜。项目部向公司领用备用金时，由备用金管理员按公司规定填写领用单据，认真填写申请金额及用途，经项目部经理审核签字后，报公司审批并领取。备用金的金额由项目部按实际情况来核定。备用金管理员建立备用金台账，记录备用金的领用、中途报销和开支情况。借领人在完成相关工作事项后七日内（特殊情况经经理同意后可延至三十日内），按公司规定报销流程，填报报销单，项目经理对备用金开支的合理性、合法性负责，在项目部经理审批签字后，予以冲销。财务部在报帐时须对其合法性进行审核。2、其他定额备用金： 根据工作需要，公司小车司机和食堂管理员可以借用定额备用金，其他工作人员因经济业务频繁等原因确需办理定额备用金的，由所在部门填写文字申请，经公司法人、分管领导、财务负责人审批同意后，报财务部门办理相关手续。 工作人员借用定额备用金额度，由所在部门根据实际业务和本办法规定的额度标准进行合理核定，同时每半年对使用人员、额度和用途范围审定一次，审定结果报财务部门备案。备用金配备岗位备用金限额（元）公司司机2000食堂3000借用定额备用金人员应在每年末财务部门清理时全额冲账和还款。如需继续借用的，应重新办理申请审批手续。超出规定期限不冲账或不还款者，财务部门除在工资及其他收入中扣除借用金额。（二）临时备用金管理 1、临时备用金包括差旅费，临时采购费，行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款。2、具体借支人为借支款项的负责人，转借或其他情况没有办理相关财务手续的，财务不予承认。3、临时备用金由借款人以现金归还或者以费用报销冲抵。4、部门负责人为各种临时备用金归还的第一管理人，必须监督有关经办人及时办理相关报账归还手续。（三）出纳备用金管理 1、出纳根据公司日常报销情况，申请并管理出纳备用金。 2、出纳备用金的使用者只能是财务部门的出纳员。3、出纳取备用金要求开具银行基本账户支票，不得以收坐支。4、保险柜隔夜存放金额不得超过控制金额，特殊情况下的大额存放必须及时向财务部长报告，以便采取相应的安全措施。5、出纳备用金的直接负责人为当事现金出纳人员，财务部部长负管理责任。（四）相关约定 1、借支不分金额大小，均须报公司领导审批。2、各部门员工变更或离职必须及时办理清帐手续，人事部门及其他相关单位、部门有义务及时通知财务部清帐，否则，造成的损失由相关责任单位或部门责任。3、财务部出纳于每月10日清理临时个人备用金借款，并负责对该借款人进行催收。三 备用金借支，归还手续1、借款时，借支人应按要求填写内部请款单，按请款单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额（大小写）。备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。2、对于未按要求填写的备用金申请单，财务部门有权不予受理，由此产生的责任由借支人负责。3、借支备用金必须写明款项的用途，报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则不予以报销。备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视为代办人借支的备用金，由此产生的责任由代办人负责。4、定额备用金和临时备用金借支和归还手续借支：借款人填写内部请款单部门负责人签字财务人员审核备用金额度财务负责人审核签字公司领导审批签字出纳审核付款会计记账。归还：工作人员因临时出差借款的，应自返回公司之日起一周内到财务部门办理报销冲账和还款手续。其他临时业务借款的，应自借款之日起一月内到财务部门办理报销冲账和还款手续。工作人员办理定额备用金的，最长借款时间为一年（不跨年度），每年末清理一次。年度内可周转使用所借资金，无需办理冲账及还款业务。工作人员办理还款时，如足额报账冲销的，财务人员就作平帐处理，如需要