项目档案管理办法.doc

XXX公司工程档案管理办法第一章 总则第一条 为加强XXX公司（以下简称“公司”）项目档案的归档整理工作，确保工程档案的齐全、完整、准确与安全，充分发挥公司项目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的有效利用，根据中华人民共和国档案法、建设工程文件归档整理规范等有关法律、法规，结合本公司实际，特制定本制度。第二条 工程档案是指公司开发房地产项目建设活动中直接形成的，具有归档保存价值文字、图表、声像等不同形式的历史记录，也可称为基建档案。第三条 建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程档案的形成和归档纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。第四条 勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程档案立卷、整理后向建设单位移交。第五条 建设工程项目实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向建设单位移交；各分包单位将本单位形成的工程档案立卷、整理后及时移交总承包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、立卷、整理其承包项目所形成的工程档案，并及时向建设单位移交。第六条 工程档案管理工作实行由行政办公室档案室集中统一、分级管理的管理制度。工程档案管理工作由档案室负责管理、组织、协调、知道和监督，各业务部门负责分级落实工程档案的收集、立卷、整理归档工作。第七条 工程档案管理工作应建立档案管理网络。各部门、各参建单位明确一位领导分管档案工作并指定一名或多名兼职档案人员，形成工程档案管理网络。第二章 基本术语和定义第八条 建设工程项目 (construction project)经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。第九条 单位工程 (single project)具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。第十条 分部工程 (subproject)单位工程中可以独立组织施工的工程。第十一条 建设工程文件 (construction project document)在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。第十二条 工程准备阶段文件 (seedtime document of a construction project)工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。第十三条 监理文件 (project management document)监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。第十四条 施工文件 (constructing document)施工单位在工程施工过程中形成的文件。第十五条 竣工图 (as-build drawing)工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。第十六条 竣工验收文件 (handing over document)建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。第十七条 案卷 (file)由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。第十八条 立卷 (filing)按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。第十九条 归档 (putting into record)文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。第三章 工程档案归档与移交第二十条 凡是记录和反映本公司工程项目建设活动中形成的具有保存价值的文件材料，均按归档要求向行政办公室档案室移交，实行集中统一管理。任何部门和个人不得私自保存，擅自销毁工程档案或将工程档案据为己有。第二十一条 各部门要把工程档案资料的形成、积累、整理和归档工作列入工作计划、管理程序和岗位职责。第二十二条 有关人员在收集、整理工程档案时，应按照城建档案技术标准严格把好质量关。第二十三条 各部门在工程档案材料收集、整理、归档时，应做好以下工作：（一）按照工程档案归档范围，将需归档工程档案资料收集齐全、完整；（二）按照工程档案形成规律进行分类、立卷整理。第二十四条 工程档案具体归档范围及分类参见（附表：工程档案归档范围及分类表）。第二十五条 工程档案归档要求（一）归档的工程档案应为原件。（二）工程档案的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。（三）归档的工程档案应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章签字手续完备。（四）所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理。签字要求填写清楚、齐全，不得代签。第二十六条 工程档案移交（一）工程档案一般按照工程阶段进行归档移交。对于形成周期过长，程序明显的工程档案，需要跨年度、需几年甚至多年完成的工程项目，因所形成文件数量较为庞大，通常可按照各项目的工作阶段将其移交归档。（二）在项目完成综合验收6个月内，工程管理部应主动与当地城建档案馆联系，办理工程项目档案移交手续。并配合城建档案馆对移交档案资料进行清点、核对、整理入库等工作。（三）移交工程档案应如实填写档案（资料）移交书，移交书一式两份，并签字完毕，移交部门与保管部门各存一份，以备查考。第四章 工程档案立卷与整理第二十七条 工程档案立卷原则工程档案的立卷应遵循工程文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。第二十八条 工程档案立卷方法（一）工程文件可以按照建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。（二）工程准备阶段文件可以按照建设程序、专业、形成单位等进行立卷。（三）监理文件可以按照单位工程、分部工程、专业、阶段等进行立卷。（四）施工文件可以按照单位工程、分部工程、专业、阶段等进行立卷。（五）竣工图按照单位工程、专业等进行立卷。（六）竣工验收文件按照单位工程、专业等进行立卷。第二十九条 卷内文件排列（一）工程文件资料卷内文件的排列应按文件的内在联系及文件形成时间的先后顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、正文与附件不能分开，并按照批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，正文在前、附件在后的顺序排列。（二）图纸按照专业进行排列，同一专业的图纸按照图号顺序进行排列。（三）卷内既有文字材料又有图样时，文字材料排列在前，图样排列在后。第三十条 案卷编目（一）案卷必须填写卷内目录、备考表、封面、脊背等项目。（二）卷内目录的编制符合下列规定：1、序号：以每份文件为单位，采用阿拉伯数字从“1”开始依次标注。2、文件编号：填写工程文件材料原有的文号或图纸的图号。3、责任者：填写工程文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。4、文件题名：填写文件标题的全称。文件标题不详时，应重新拟写标题，简明概要。5、日期：填写文件形成的日期。6、页次：填写文件在卷内所排的起始页码。7、备注：填写文件材料需说明的情况。8、卷内文件目录在卷内文件首页之前。9、成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原来目录可代替卷内目录，不必重新编写。（三）卷内备考表主要是说明卷内文件的总页数、各类文件页数，以及立卷单位对案卷情况的说明。备考表置于卷内文件尾页之后。（四）案卷标题的填写应简明概要，准确反映卷内文件的基本内容。案卷标题应包括工程名称、专业名称、卷内文件内容概要。（五）案