大型活动策划与组织管理办法.doc

Q/JCG - -2003前 言 为规范工厂大型活动的管理行为，保证大型活动的正常有序进行，提升企业形象，特制定本标准。本标准由企业文化部提出。本标准由企业文化部归口。 本标准由企业文化部起草。 大型活动策划与组织管理办法1 范围 本标准规定了大型活动策划与组织管理的内容和要求。本标准适用于本厂的大型活动策划与组织管理。2 定义本办法采用下列定义。大型活动指以企业文化和形象传播为目的，有组织、有计划、有步骤组织工厂众多员工参与的厂内外活动。工厂的大型活动有：各种大型会议、大型庆典或纪念活动、大型参观展览活动、大型文艺演出或体育竞技活动、公益活动、其他各类重要活动等。 3 职责3.1 企业文化部负责工厂大型活动的审核、策划、组织和评估。负责组织大型会议，负责策划并组织工厂大型庆典、演出、大型参观、展览等活动。3.2 主办和协办单位按照企业文化部策划方案负责具体组织实施。4 管理内容与要求 4.1 审核程序4.1.1 凡需要组织厂内外大型活动的单位，必须向企业文化部提出申请，申请中应说明举办活动的名称、主办和协办单位、活动目的、内容、规模、形式、出席范围、议程、时间安排、地点、要求等，并注明举办本次活动的组织领导及相关的保障防范措施。4.1.2 活动拟邀请上级领导或专家及工厂领导出席的，应提前以约定的形式报厂长办公室。报告中应说明邀请对象的姓名、身份等有关信息和活动议程，如需领导讲话的，主办单位应提供讲稿或有关背景材料。4.1.3 活动主办单位还应将活动时间、地点、参加人数、安全措施和负责人姓名等信息报工厂综合保障部备案，落实好安全防范的措施。4.1.4 企业文化部依据主办单位提交的活动申请，从企业文化及形象传播的角度进行可行性研究审核和政策把关。4.1.5领导直接交办任务时，企业文化部负责统一策划和组织实施，相关部门做好配合。4.2 调研策划4.2.1企业文化部应本着务实、节俭、高效的原则，从有利于加强文化建设，弘扬企业文化，传播企业形象，促进企业发展的高度，结合工厂实际对活动进行整体策划，提出指导意见和总体要求。4.2.2 企业文化部应与主办单位召开活动方案研讨会，共同研究制定切合实际，操作性强的活动实施方案。4.2.3企业文化部或主力单位实事求是地做好各类大型活动经费的预算。4.3 组织实施4.3.1 活动由主办及协办单位具体负责实施。4.3.2 依据活动策划思想，提出活动具体可行的实施方案。4.3.3 提前组织进行方案培训，让实施工作人员理解策划方案精神，熟悉策划方案要求，掌握实施方案的工作方法、步骤和技巧，做到信息共享，明确责权。4.3.4针对本活动可能出现的问题，提出应急办法和明确要求，介绍相关的安全防范知识，提高防范和自救能力。4.3.5活动进行中，主办单位应自始至终坚守岗位，主动到位，确保活动顺利进行。4.3.6凡主办单位的组织者未按要求履行职责，一旦活动中出现问题应承担全部责任。4.3.7活动完毕后，要清理活动场地，若有器材或其它设施损坏，应由主办单位赔偿。4.3.8大型会议或活动结束后，主办单位负责将会议议程、领导讲话稿、会议、活动有关材料收集整理，作为文书档案归档保存。 4.4综合保障部应根据工厂大型活动的规模、场地、周边环境等系列客观因素和可能出现的意外情况制定防范和急救措施，维护好场内外秩序。4.5外单位要租借我厂文化场馆举办大型活动，必须征得工会办公室同意后，在不影响工厂正常文化活动的前提下方可出借。文化娱乐中心事前应与租借方签定租借协议，并按照租借协议提供相关服务和必要的安全防范措施。5 活动评估。活动结束后，企业文化部与主办单位应对活动总体成果进行综合评估，提出整改措施.6 本规定从即日起执行。本规定的解释权为企业文化部。见附录A附录A 大型活动策划与组织管理流程图 提出大型活动申请 主办单位活动进行企业文化部及主办、协办单位活动成