全国科普统计数据库管理系统.doc

全国科普统计数据库管理系统帮助文档目 录目 录i第一章概述1第二章安装和运行22.1安装需求22.2开始安装22.3运行方法4第三章用户手册63.1文件菜单63.1.1新建数据库63.1.2选择数据库73.1.3导入数据库83.1.4导出数据库93.2数据菜单93.2.1录入/修改数据93.2.2数据查询123.2.3数据统计133.3帮助菜单153.3.1帮助内容153.3.2关于本软件15第四章常见问题解答（FAQ）164.1如何报送数据给上级单位164.2如何接收下级单位的报送164.3为什么要新建数据库164.4如何备份数据库164.5如何更改当前数据库174.6如何打印报表174.7如何实现数据查重17第五章版权申明182.2开始安装1、运行Setup.exe安装程序开始安装，2、安装程序自动运行，出现安装程序主界面，按提示操作，按下一步：l 软件环境建议客户计算机上安装Micorsoft Excel，以方便报表的打印和再次排版、修订。3、选择数据库管理系统的安装目录，软件将安装在您选择的目录下。4、选定需安装的目录后，按下一步正式开始安装5、您可以在安装对话框里面看到安装进程6、所需文件拷贝完成后，系统将提示安装完成，单击“完成”退出安装程序根据软硬件环境不同，有些计算机在安装完成之后还需要重新启动来完成安装过程。点击“确定”，计算机再次启动后，软件即可正常使用。2.3运行方法1、安装完成后，从开始菜单依次选择：开始程序科普统计全国科普统计数据管理系统2、系统启动后，进入如下图所示的系统主界面： 第三章 用户手册3.1文件菜单进入操作系统后，可通过“文件”菜单栏中的选项对数据库进行操作；3.1.1新建数据库当第一次使用本系统，或者要重新设立数据库时，可使用此功能。点击“文件”菜单下的“新建数据库”， 选择新建数据库保存的路径，并在“文件名”中输入数据库名称（建议数据库的名称最好以当前年度命名，例如“2005年度科普数据.MDB”），然后点击“保存”按钮。数据库一旦建立，系统将自动把该数据库设定为默认数据库，今后输入的数据，都将保存在这个数据库中。3.1.2选择数据库在系统操作界面左下方会显示当前数据库状态，如需选择新的数据库进行操作，可通过“选择数据库”进行修改。点击“文件”菜单下的“选择数据库”，选择数据库的路径，按“打开”将会出现默认数据库更换提示框，如下图，点击“是（Y）”当前将要打开的数据库会被系统设置为默认数据库，点击“否（N）”系统将打开默认数据库，所选定的新数据库将无法打开。3.1.3导入数据库当需要将下级单位数据库导入到当前数据库时，可使用此功能。点击“文件”菜单下的“导入数据库”，选择所需导入数据库的路径，按“打开”，将出现如下对话框：在对话框中，选择所需导入单位的区域、类型等，输入无误后点击“导入”，则所选定的数据库数据将根据选定条件自动导入到正在运行的主数据库中。3.1.4导出数据库当需要向上级单位报送本单位数据时，通过“导出数据库”功能，可将本单位的数据以数据库的形式导出。点击“文件”菜单下的“导出数据库”，选择所需导出数据库的路径及数据库的名称（数据库的名称最好是“报送单位名称_年度.MDB”，例如“市科技局_2005.MDB”），然后点击“保存”，此时数据库数据将自动导出到指定的数据库中。3.2数据菜单3.2.1录入/修改数据1、 在数据菜单项中选择“录入/修改数据”，进入如下图所示界面：2、数据录入窗口共分为四个区域：l 所在地区下图所示为所在地区录入选项区，用户需选择所需进行录入/修改的地区；所在地区必须选择到所在区县，否则无法继续录入。l 数据录入选项下图所示为数据录入选项区，用户可根据单位的情况在下拉菜单中选择对应的选项；调查类型和主管机构必须选择，否则无法继续录入。调查类型，按照调查表封面的调查表类型输入；主管机构，对应调查表封面与填报说明中的机构主管部门类别代码输入。l 填报单位信息最后，根据各单位的情况在“填报单位信息”区中对应填入单位信息其中，填报单位名称必须录入，否则无法继续录入。l 数据输入区域在此区域中分别输入“科普人员、科普场地、科普经费、科普传媒、科普活动”的数据检查填入信息无误后，点击“保存信息”按钮保存信息，数据输入完成；如在保存之后需要再次进行修改，您可以在“单位名称”下拉列表框中选择一个您想修改的单位，选择后界面左右的数据也会随之发生变化，您可以在修改后重新点击“保存信息”按钮。在“单位名称”中选择需要删除的单位，然后点击“删除该单位”按钮并再次确认后，您选择的单位将被删除。删除操作将无法恢复，请谨慎操作。3、数据录入时，软件会对数据大小做出判断：当数据值超出一般正常值时，软件会做出提醒。如果确为此数值，可以继续输入；当数据值不符合平衡关系时，软件会禁止输入，此时必须与填报单位联系，修改数据使之符合要求，方能继续输入。3.2.2数据查询1、 在数据菜单项中选择“数据查询”，进入如下图所示界面：2、在对话框中，选择所需查询单位的区域，确定后按“”，则选择的查询区域被加入到右侧已选查询区域的列表中。用户可以多重选择要查询的区域，若想从已选择的列表中删除某区划，则在列表中点击该区域名称，然后点击 “”，即可删除。3、在中填入所需查询范围，单击“查询”按钮，即可查询出满足既定查询条件的结果，下图是显示查询结果的窗口：查询结果按照本次科普统计的统计表格设计，分为：科普人员、科普活动、科普场地、科普经费和科普媒介5个报表分别显示。4、生成报表，点击“导出EXCEL报表”按钮，可将查询结果以报表的形式输出。点击该按钮后，将出现如下对话框：选择将要输出的路径，点击“保存”按钮即可。3.2.3数据统计l 在数据菜单项中选择“数据统计”，进入如下图所示界面在对话框中输入所需的查询条件，并可根