印信管理制度.doc

印信管理制度为规范和明确公司印信的制作、变更、销毁、保管及使用程序，保障印章、介绍信的使用有章可循，有效地维护公司利益，杜绝因印信管理不当造成意外事件或违法事件的发生。特制定本制度。第一章 印信的种类第一条 公章：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。第二条 部门章：刻有公司部门名称的印章。第三条 人名章：刻有董事长或总经理签名的印章。第四条 介绍信：用于证明有关事项或人员系公司认可的书面证明。第五条 法人委托书：经公司法人签字确认或加盖公章的委托文件。第二章 印章的刻制第六条 各子公司、各职能中心、项目部、研究院所有印章的刻制应根据各单位业务需求由所属部门提出申请，填写印章制发申请表（附表一），并由单位领导签字，报集团行政管理中心审核，经集团总经理审批后，由集团行政管理中心统一办理。任何单位及个人不得私刻、复刻。第七条 印章刻好后由集团行政管理中心办理印章登记手续，填写印章管理登记表（附表二）备案并留好印章样图。第三章 印信的保管第八条 印信保管必须安全可靠。特制印章要放在保险柜，指定专人保管。保管人应妥善保管各类印信，不得转借他人，如有遗失需及时向主管领导报告，并承担相应责任。第九条 印信保管人发生职位变动时，必须进行印信及其使用情况的交接工作。第十条 印信保管人应对盖章对象和印信使用申请单（附表三）上载明的签署情况予以核对，经核对无误后方可盖章，否则不予盖章。第十一条 印信使用申请单作为使用印信的凭据，印信保管人要妥善留存，定期整理归档，以备查询。第十二条 公章一般不得携带外出使用，如遇特殊情况，需携带公章外出，须征得各单位领导同意后，如实填写印信借用登记表（附表四），方可带出。第十三条 任何人员必须严格依照本管理程序使用印信，违反本管理制度的规定，擅自使用印信的，依照情节予以经济处罚或行政处分，情况特别严重的，将追究其法律责任。第四章 印信的使用第十四条 集团各单位所有用印都必须及时在印信使用登记表（附表五）上进行登记。使用印章时，保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，与印信使用登记表进行核对，核对无误方可盖章，如发现问题应及时向相关领导请示，妥善解决。第十五条 对于重要文件、资料用印，印信保管人应保留用印材料正本或复印件，并进行编号整理，填写印信使用登记表后存档。第十六条 公司公章的使用要在办公室内，印章保管人要亲自盖印，不得随意委托他人代用。盖章时要严肃认真，盖出的印章要端正、清晰、美观、便于识别，印章文字不得歪斜或颠倒；如需将印章携带出公司使用，需事先填写印信借用登记表，经各单位领导同意后方可借用，借用人对印章外出的使用负有全责。第十七条 严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，印章保管人长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。第十八条 印章保管人在没有经过授权的情况下，私自将印章带出公司或私自用印的，一经发现立即予以辞退。第十九条 公司介绍信由各单位行政管理中心统一管理。第二十条 介绍信开具内容不能含糊笼统，更不得擅自开具空白介绍信，要求写清事由和有效期限，介绍信要有编号及骑缝章，存根和发出的内容要一致；特殊情况下开具空白介绍信必须有总经理批准方可开出。第二十一条 私人取物、取款、办理各种证明，需使用公司介绍信时，使用人需在介绍信存根上签字并报由各单位行政管理中心领导审核批准。第二十二条 印信管理人员要对开具的介绍信负责，经检查无误后方可用印。开具的介绍信要填写印信使用登记表并作为凭据由保管员妥善管理，以备查阅。第二十三条 印信管理人员须严格按照按本制度要求保管和使用印信，如有丢失、盗用、仿制等现象发生，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。第五章 印信的停用及销毁第二十四条 有下列情况，印章须停用：1、机构变动或机构名称发生改变2、上级部门通知改变印章图样3、正在使用的印章发生损坏或遗失第二十五条 公章因损坏或过期后，各单位行政管理中心需写一份印章废止申请单（附表六），报总经理审批后，对公章进行销毁，并建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。第二十六条 印章遗失或被窃，声明作废，各单位行政管理中心要进行公告、登记。第六章 附 则 第二十七条 本标准为集团行政管理中心起草，经集团总经理核定、批准后发布实施，集团行政管理中心对该条款负有解释权，修改时亦同。 集团行政管理中心二零一二年 月 日附件：附表一：印章制发申请表附表二：印章管理登记表附表三：印信使用申请单附表四：印信借用登记表附表五：印信使用登记表附表六：印章废止申请单附表一： 印章制发申请表年 月 日申请部门(单位)申请日期申请印章详 称类 别材 质形 状规 格申请理由申请部门(单位)负责人意见 签 字： 年 月 日集团行政管理中心意见 签 字： 年 月 日集团总经理意见 签 字： 年 月 日 备 注附表二： 印章管理登记表登记日期登记编号印章名称印 模 种 类形 状用 途制成日期印章材质制印人管理人责任人备 注：附表三： 印信使用申请单申请部门/单位使用份数类 别公章：法人章：介绍信：其他：申请原因申请日期申请人申请单位/部门经理意见： 集团行政管理中心经理意见：备 注：附表四：印信借用登记表借用日期借用印信的名称借用事由借用单位（部门）借用人批准借用领导归还日期归还人回收接办人备 注附表五： 印信使用登记表申领时间申领物