对外合同管理办法(机电分公司).doc

对外合同管理办法一、为加强分公司的合同管理工作，建立和完善以事前防范为主、事中控制和事后补救为辅的法律保障体系，避免经营风险，维护分公司的合法权益，根据国家法律法规和公司管理办法的规定，结合分公司实际情况，特制定本办法。二、本办法所称合同是指分公司在生产经营活动中所签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。三、本办法所称的合同管理包括分公司所属单位有关合同的订立、履行、变更、解除、纠纷处理、备案、归档及考核奖惩等。四、本办法所称各单位是指分公司下属的机管站、作业队等。五、分公司实行统一授权、分工负责、归口把关的合同管理体制。合同综合管理部门以及合同执行部门应当各司其职、各负其责、互相配合，共同做好合同管理工作。六、机备部、综合部是合同专项管理部门，负责本部门业务范围内与合同管理有关的工作。七、合同的起草应由相关部门（即合同承办人）或以相关部门为主负责。八、合同文本应尽量使用公司法律事务部下发的范本，如需自行拟定，应当做到条款齐全、内容具体、权责明确、逻辑严密、表述清楚。合同中的术语、特有词汇、重要概念等，应当设立定义条款。涉及的数字、日期，应当注明是否包含本数。九、合同条款须明确数量、质量、安全、价款（酬金）、履行期限、地点、支付方式、合同争议的解决方式等。十、订立合同必须符合下列程序：1、意向接触。由各单位负责人或部门负责人指定至少一名合同承办人负责资信调查；2、合同谈判。由合同承办人组织相关业务部门共同参与；3、评审会签。填写合同评审表，由合同承办人组织其他相关业务部门按照各自职责分工进行审查会签；4、 合同签订。由各单位负责人或分公司经理授权委托人签订合同；5、登记备案、归档。由机备部统一编号和登记备案；合同签订后按照不同类别分别归档，更新合同台账；其他相关业务部门由合同承办部门提供合同副本或复印件。6、完成合同订立的其他程序。根据法律、法规的规定或当事人的约定，合同必须呈报上级主管部门批准或政府有关部门批准、鉴证或公证机关公证的，由合同承办人负责办理具体有关手续。十一、合同评审主要程序1、合同承办人向部门提交合同草案，由综合部组织评审、会签，根据会签人员提出的意见对合同文本作出修改。2、 设备部审查内容：合同中技术标准、参数是否科学、先进，结算核定的方法，相关专业条款是否完善。3、财务部审查内容：资金、资产的合法性；价款、酬金和结算的合法性、合理性及其它相关内容。4、综合部审查内容：(1) 合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家、公司法律、政策和本办法规定。(2) 合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。(3) 合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。5、修改后的合同经分公司领导审查后由合同承办部门报送上级单位进行评审，最后形成合同定稿。6、 定稿的合同文本与审查、评审意见一并归档。十二、合同生效后，应当按照约定全面履行义务，并遵循诚实信用的原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。十三、合同承办部门在合同签订后应根据合同约定及各职能部门的职责分工，对合同的履约责任进行分解，对有关部门进行合同交底，承担履约责任的业务部门应当按照各自的职责认真履行合同。十四、综合部应当根据各履约部门报送的书面报告，及时了解长期合同履行中存在的问题，进行归纳分析，提出意见。十五、承担履约责任的业务部门有证据证明对方当事人不履行或不完全履行合同，或存在其他损害分公司合法权益的情形，应及时书面报告分公司领导，尽可能减少和避免损失，以维护分公司的合法权益。十六、凡需动态管理的合同，均需进行验工计价。 1、其范围包括：班组施工合同，机械设备租赁合同。本办法所称验工计价数量单包括“已完工程数量”、“租赁设备考核”、“费用结算清单”等，根据实际情况而定。2、验工计价工作完成的及时性作为管理、实施人员的考核依据之一。3、分公司机备部负责验工计价工作的管理，分公司所属单位负责验工计价工作的实施。4、分公司机备部负责建立健全经济活动分析套表中的验工台账。5、验工计价组织机构：分公司成立验工计价领导小组，组织机构如下：组 长：分公司经理、常务副经理副组长：分公司分管领导组 员：分公司机备部部长、分公司所属单位负责人、核算员6、分公司所属单位负责人、核算员要熟悉合同条款、费用组成，准确掌握进度和验工计价标准，做好对项目部的验工计价工作。7、对项目部验工计价，每月25日前由核算员向项目部提供验工计价数量单，包括本月计价数量、开累计价数量、计算依据等。8、核算员协助项目部在次月5日前完成验工计价单的签认手续，上报分公司合同部。未按时上报的，对所属单位负责人及核算员各罚款100元，在当月考核中兑现。9、合同主管部门应动态管理验工计价工作，对本期计价、开累计价一目了然。10、认真做好计价资料的整理，前一期未批准的计价项目要分析原因，应计未计项目要在本期计价中列入，避免少报漏报错报造成损失。计价工作中应及时与作业队、项目部进行沟通，如有分歧致使当期计价工作滞后，应说明原因并上报分公司机备部，由机备部及相关领导进行协调处理。十七、合同的变更、解除、或不能履行的应采用书面形式及时通知对方当事人。十八、合同纠纷的处理按公司相关规定执行。十九、合同档案包括以下内容：1、合同当事人资信调查情况表；2、合同文本及份数、各文本保存记录；3、合同附件、审查会签意见及其他有关文件；4、履行情况记载；5、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。二十、合同管理工作纳入薪酬考核评价。二十一、合同档案管理不善，有缺、漏、错等现象，发现一次，对各部门、单位负责人及合同管理员罚款50元。二十二、已签订的合同相关手续不齐的，发现一处，对各部门、单位负责人及合同管理员罚款50元。二十三、合同签订后合同承办单位未对相关部门、人员进行合同交底的，发现一处，对各部门、单位负责人及合同管理员罚款50元。二十四、对符合下列条件之一的部门或个人，酌情给予表彰或奖励：1、在合同订立和履行过程中，为分公司避免或挽回重大经济损失的；2、检举、揭发和抵制利用合同进行违法、违章和犯罪活动有功的；3、其他应给予奖励的情形。二十五、对有以下情形之一的，根据情节轻重，对责任者进行行政处分或责令经济赔偿，构成犯罪的，依法追究刑事责任：1、订立虚假合同、伪造合同；2、与合同对方当事人恶意串通订立合同或收受贿赂，以谋取个人或小集体利益为目的，损害本单位合法权益的行为；3、合同文本管理不